Организация, структура и функции бухгалтерской службы

 

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (составляющих) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основными составляющими системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации бухгалтерского учета состоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации указывается перечень документов для учета хозяйственных операций и составляется расчет потребности в бланках. При этом организации могут использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках их заказывают в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают заявку на получение их от вышестоящей организации.

Все формы первичных учетных документов – как типовых, так и разработанных самостоятельно – составляются с соблюдением требований, предусмотренных Федеральным законом «О бухгалтерском учете» [5].

Основой организации первичного учета в организации является утвержденный главным бухгалтером график документооборота. Под документооборотом, как уже говорилось, понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

В плане инвентаризации определяются порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций. План инвентаризации составляется с учетом того, чтобы проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу организации. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам.

В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точными указанием выполняемых ими работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй – сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.

В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета, которая будет применена в данной организации, а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы. При выборе формы учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

Значительное место в плане технического оформления учета должно быть уделено механизации и автоматизации учета. Причем помимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение различных вычислительных таблиц и средств механизации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и др.).

В плане организации труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дается должностная характеристика каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.

Практика показывает, что во вновь создаваемых хозяйствующих субъектах с небольшой численностью функцию бухгалтера и кассира может совмещать одно лицо. Для хозяйствующего субъекта, где численность работников достигает свыше 1800 человек, появляется необходимость привлечение дополнительных бухгалтерских работников даже при автоматизации учета. Как правило, обязанности распределяются в части общей организации бухгалтерской работы.

На практике большинство структур бухгалтерии не оптимальны: инструментарий обработки информации беден, внутренние взаимодействия противоречивы, управление неэффективно. Такое положение вещей объясняется отсутствием достаточного управленческого опыта у главных бухгалтеров, незнанием новых нормативных актов. Неоптимальная структура бухгалтерии, однако, часто способна приносить прибыль и обеспечивать выживание предприятия, поэтому и сохраняется в неизменном виде до наступления кризиса. Реально оптимизация корректирует методы обработки документации, устраняет противоречия и дублирование во внутренних взаимодействиях, снимает проблемы, возникшие из-за несовершенства структуры бухгалтерии [43, c. 95].

Результаты мониторинга организации и ведения учета в ИП Нурзат Анатолий Кыргысович г. Кызыла показали, что участки бухгалтерского учета ведутся с различной интенсивностью (табл. 3.1.).

Таблица 3.1.- Анализ функций бухгалтерской службы ИП

Нурзат Анатолий Кыргысович

Участки бухгалтерского учета	Число операций  в месяц, ед.		Исполнитель
Учет товаров	1003		Бухгалтер
Учет материалов	32		Бухгалтер
Учет расчетов с покупателями и заказчиками	788		Бухгалтер
Учет расчетов с подотчетными лицами	67		Бухгалтер-кассир
Учет кассовых операций	55		Бухгалтер-кассир
Учет банковских операций	322		Бухгалтер-кассир
Учет основных средств и амортизации по ним	25		Главный бухгалтер
Учет вложений во внеоборотные активы	15		Главный бухгалтер
Расчет налоговых платежей	36		Главный бухгалтер
Учет коммерческих расходов	12		Бухгалтер
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками	566		Главный бухгалтер
Учет коммерческих расходов и расходов на продажу		127	Бухгалтер
Учет расчетов с персоналом по оплате труда		78	Бухгалтер
Формирование отчетности		5	Главный бухгалтер

Определим, нагрузку, приходящуюся на каждого из сотрудников бухгалтерии ООО ИП Нурзат Анатолий Кыргысович:

Главный бухгалтер – 647 операций в месяц;

Бухгалтер – 2040 бухгалтерских операций в месяц;

Бухгалтер-кассир – 444 операции в месяц (рис. 4).

 

Рисунок 3.1- Сравнительный анализ интенсивности работы