Модуль «Управление снабжением»

На рис. В.З представлена схема документооборота по опера­циям приобретения материальных ценностей и услуг [4].

Контур Логистика тесно связан с модулем Финансово-расчет­ные операции (ФРО) контура Бухгалтерский учет. Поэтому пол­ностью освоить проведение хотя бы простых логистических опе­раций можно лишь после ознакомления с темой Г, посвященной ведению бухгалтерского учета в системе «Галактика».

 

 

Рис. В.З. Схема документооборота по операциям приобретения материальных ценностей и услуг [4]

 

Чтобы разобраться в представленной на рис. В.З схеме, необ­ходимо решить конкретную задачу. На реальном примере рас­смотрим работу модуля Управление снабжением, а также некото­рые функции модуля Складской учет.

Прежде чем приступать к решению конкретных задач, необ­ходимо проверить, что описанные в теме А настройки системы проведены в полном объеме.

Задача В.1. Собственная организация О А О «Листинг» при­обретает с оплатой по факту поставки у фирмы АО «Саратовс­кие зори» 10аккумуляторов типа «Вечность».

 

10.07.2003 АО «Са­ратовские зори» выставило счет на оплату № 1002, в котором ука­зана цена аккумуляторов - 1000 руб. за шт. Налоги не входят в стоимость товара.

11.07.2003 аккумуляторы поступили на предприятие. 14.07.2003 предприятие оплатило счет.

 

Оформление данной хозяйственной операции включает не­сколько этапов.

 

1. Необходимо проверить, есть ли в каталоге Материальные цен­ности данная позиция. Для этого подаем команды Настройка → Настройка → Заполнение каталогов → Каталог МЦ (см. рис. А.23).

 

 

Рис. В.4. Окно Редактирование матценности (вкладка Основной)

 

В случае необходимости можно ввести в каталог новую мат-ценность (нажатием клавиши [F7]) либо отредактировать ее (рис. В.4). Отметим, что номенклатурный номер материальной ценно­сти (0101004) сформировался автоматически, как только была задана ее принадлежность к группе (в данном случае - к группе Основные средства с кодом 0101). Для открытия окна Выберите группу матценностей (см. рис. В.4) необходимо щелкнуть по кноп­ке справа от поля Группа.

Выбрав вкладку Складской учет, вводим необходимые пара­метры МЦ: Линейные размеры, Вес нетто, Вес тары, Вес брутто, Ресурс хранения (рис. В.5).

 

 

Рис. В.5. Окно Редактирование матценности (вкладка Складской учет)

 

2. Перейдя в модуль Настройка, проверьте статус ДО на за­купки: Настройка → =Настройка= → Настройка → Документы → Закупки → Статус ДО по умолчанию - оформляемый.

В модуле Управление снабжением формируем Документ-ос­нование (ДО) - счет № 1002 на закупку ТМЦ: Управление снабже­нием → Документы → Счета, ДО на закупку. В окне Основание на закупку (состоит из двух панелей - верхней и нижней) вводим с помощью клавиши [F7] новый документ (рис. В.6).

В верхней панели этого окна вводим номер счета, дату вы­писки. Поставщика выбираем из каталога Организации (каталог организаций «разворачиваем» щелчком по кнопке с тремя точ­ками справа от поля). Заметим, что дескриптор (краткое имя) пользователя, создающего данный документ - ВОС, подставля­ется в поле Деск. автоматически.

Далее следует определить признак входимости налогов в цену товара. В данном случае следует установить в поле Налоги значе­ние не входят.

В нижней панели окна вводятся данные по приобретаемым материальным ценностям. Переход к нижней панели окна необ­ходимо проводить установкой курсора (щелчок левой кнопкой мыши) в самое левое поле N (номер МЦ по порядку) либо во вто-

рое слева поле «*» - спецификация МЦ. Если появляется сооб­щение о необходимости сменить статус ДО с исполняемого на оформляемый, выполните эту операцию.

 

 

Рис. В.6. Окно Основание на закупку

 

В нижней панели окна выбираем нужные материальные цен­ности из Каталога материальных ценностей, затем следует ввес­ти количество МЦ, цену за ед. МЦ. Суммарная стоимость МЦ вычисляется по формуле: Стоимость = Цена * Количество.

Отметим, что если нужной МЦ в каталоге МЦ нет, то вовсе не обязательно корректировать этот каталог из модуля Настрой­ка. Нажмите клавишу [F7] и заполните окно Редактирование матценности (см. рис. В.5).

В столбце «*» задается спецификация: Т - товар (матценность), У - услуга.

 

3. Создаем Приходную накладную Л? 5727 от 11.07.2003 на основании Счета № 1002. Для этого в окне Основание на закупку (см. рис. В.6) надо щелкнуть по кнопке Расширенная инфор­мация.

В появившемся окне (рис. В.7) щелчком по кнопке Сопрово­дительные документы открываем одноименное окно и подтверж­даем создание накладной. Редактирование накладной необходи-

 

Рис. В.7. Фрагмент окна Документ-основание: расширенная информация

 

 

Рис. В.8. Окно Редактирование накладной на получение МЦ

 

мо осуществлять при статусе оформляемый (рис. В.8). Переклю­чение статуса проводится кнопкой справа от поля Статус.

В окне (см. рис. В.8) необходимо ввести номер накладной, дату выписки, дату цен (т.е. ближайшую дату, на которую имеется информация о курсе валюты). Остальные поля заполняются ав­томатически по информации из ДО.

 

4. Теперь можно оприходовать МЦ на склад автозапчастей, материально ответственное лицо Хахалин А.В. (разумеется, и данное подразделение предприятия, и сотрудник должны присут-

ствовать в соответствующих каталогах). Для этого в окне рис. В.8 щелкните по кнопке Оприходование. В появившихся ок­нах следует выбрать склад, МОЛ, а также ввести дату оприходо­вания. Только после этого будет заполнено поле Дата оприходо­вания в окне рис. В.8.

 

5. Для создания счета-фактуры по накладной и ввода записи в журнале учета документов НДС в окне Редактирование наклад­ной на получение МЦ (см. рис. В.8) щелкните по кнопке Расши­ренная информация. Соответствующее диалоговое окно показа­но на рис. В.9.

На появившееся сообщение «Создать новый документ для уче­та НДС для данного документа?» следует ответить «Да». Затем при необходимости можно отредактировать этот документ либо отказаться от этой процедуры.

 

 

Рис. В.9. Окно Расширенная информация по накладной

 

6. Важным достоинством современных корпоративных инфор­мационных систем является автоматическое генерирование зна­чительного количества необходимых документов и отчетов по проведенным хозяйственным операциям. При этом пользовате­лю зачастую нет необходимости открывать тот либо иной мо­дуль и вносить в него какую-либо информацию. Так, до сих пор мы не открывали модуль Складской учет. Тем не менее необхо­димая информация о поступивших на склад аккумуляторах в этом модуле уже имеется. Чтобы убедиться в этом, посмотрим карточку

 

Рис. В.10. Окно Карточка складского учета. Выберите МЦ

 

Рис. В.11. Окно Операции по: «Аккумулятор "Вечность"»

 

 

складского учета (КСУ) материальной ценности Аккумулятор «Вечность», подав команды Складской учет → Документы → Кар­точка складского учета (рис. В. 10). Для выбора МЦ нажмите кла­вишу [Enter].

Карточка складского учета (рис. В.11) содержит следующую информацию: символ П в первом столбце означает приход МЦ на склад, К во втором столбце - приход МЦ произошел в резуль­тате операции с внешним контрагентом, затем указывается дата прихода МЦ на склад автозапчастей, МОЛ - Хахалин А.В., ос­тальные значения очевидны. Кроме того, в карточке складского учета имеется ссылка на Накладную па прием МЦ № 3721 от 11.07.2003.

 

7. В качестве документа, отражающего движение МЦ по скла­дам, используются оборотные ведомости. Для их формирования подадим команды Складской учет → Отчеты → Оборотная ведо­мость → По складам. В результате на экран будет выдан отчет ОБОРОТНАЯ ВЕДОМОСТЬ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ С 01/07/2003 ПО 31/07/2003. Просмотрите этот

отчет и сравните представленную в нем информацию со сведени­ями из предыдущих документов.

 

8. Далее необходимо произвести оплату товарно-материаль­ных ценностей по счету № 1002. Однако прежде надо сменить ста­тус Накладной на получение МЦ с «оформляемый» на «исполняе­мый».

Для оплаты нужно войти в модуль Финансово-расчетные опе­рации (ФРО), подав команды ФРО → Документы → Платежные поручения. На экране появляется список платежных поручений собственного предприятия. Вводим новое платежное поручение нажатием клавиши [F7], в нем указываем документ-основание -ДО № 1002, дату оплаты - 14.07.2003.

 

 

Рис. В.12. Окно редактирования платежного поручения

 

В нижней панели окна Платежное поручение (рис. В.12) вво­дим Дебет счета 60 (расчеты с поставщиками и подрядчиками), Кредит счета 51 (расчетный счет). Однако можно использовать Типовые хозяйственные операции (ТХО) для ввода бухгалтерской проводки, соответствующей операции оплаты выставленного счета за поставку ТМЦ. Подробно эти вопросы рассмотрим при освоении контура Бухгалтерский учет в теме Г.

 

9. Счет-фактура по оплате сформировалась автоматически. Для проверки этого нажимаем в верхней панели платежного по-

ручения (рис. В. 12) кнопку Хозоперации. Переходим в поле Доку­мент для учета НДС и нажимаем клавишу [F3]. Появляется окно Документ для учета НДС по покупкам. Для распечатки докумен­та Счет-фактура следует нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+[P].

 

10. Созданные документы для учета НДС по покупкам (сче­та-фактуры) можно просмотреть в журнале учета счетов-фактур. С этой целью подаем команды Управление снабжением → Доку­менты → Счета-фактуры поставщика. Фрагмент журнала учета счетов-фактур показан на рис. В. 13.

 

 

Рис. В. 13. Журнал учета счетов-фактур

 

В этот журнал записи заносятся либо по счету-фактуре по на­кладной (СФП в столбце Тип), либо по платежу (Опл. в столбце Тип). В столбце * символ 3 означает, что документ зарегистриро­ван, символ О - оплачен. В столбце Номер для счета-фактуры по накладной проставляется номер накладной (в нашем случае - 3721), а для счета-фактуры по оплате - номер платежного поручения (в нашем случае - 000022). В столбце Дата занесены даты создания документов. В столбце Д приведен дескриптор пользователя, осу­ществившего ввод рассматриваемых документов.

 

 

Рис. В.14. Окно Книга покупок

 

11. Проведенные выше операции автоматически отражаются в Книге покупок. Для ее просмотра подадим команды Управле­ние снабжением → Документы → Книга покупок (рис. В. 14).

Нажав клавишу [Enter] либо сделав двойной щелчок мышью на выделенной записи в Книге покупок, можно получить доступ к подробной информации о сделанной предприятием покупке (рис. В. 15).

 

 

Рис. В. 15. Окно Запись в книге покупок

 

Еще раз напомним, что из-за невозможности полностью ото­бразить диалоговые окна необходимо пользоваться полосами прокрутки.

 

12. Сформируем отчет об исполнении документа-основания № 1002 организации АО «Саратовские зори»: Управление снаб­жением → Отчеты → Исполняемые документы-основания на за­купку (рис. В. 16). Для перехода к формированию отчета необхо­димо щелчком по кнопке Сформировать отчет в нижней части окна выбрать тип отчета (в данном случае - Реестр исполняемых ДО и нажать клавишу [Enter]. На экране появится Отчет по исполня­емым документам-основаниям на закупку.

Информация о сделанной предприятием покупке теперь от­ражена во всех относящихся к бизнес-процессам снабжения ка­талогах. Перейдите в каталог материальных ценностей (коман­ды Настройка → Настройка → Заполнение каталогов → Каталог МЦ) и убедитесь, что в нем отмечено наличие на предприятии 10 аккумуляторов типа «Вечность» (рис. В. 17). Сравните состояние каталога материальных ценностей с его первоначальным состоя­нием (см. рис. А.23).

 

Задача решена.

 

Рис. В.16. Фрагмент окна Параметры отчета по исполняемым ДО

 

 

Рис. В.17. Фрагмент каталога материальных ценностей после покупки 10 аккумуляторов «Вечность»

 

В.3.

Модуль «Управление сбытом»

 

В системе «Галактика» операции по реализации товарно-ма­териальных ценностей осуществляются в модуле Управление сбы­том (рис. В. 18) [4]. Процесс реализации регламентируют следую­щие документы: прайс-листы, документы-основания (счета), рас­ходные накладные на отпуск МЦ, складские ордера.

 

Рис. В.18. Схема документооборота по операциям реализации материальных ценностей и услуг

 

Рассмотрим задачу, иллюстрирующую бизнес-процессы опе­раций сбыта.

 

Задача В.2.21 декабря 2003 г. О А О «Листинг» реализует ЗА О «Темпус-99» (реквизиты этого предприятия приведены в задании для самостоятельной работы № 8 к теме А) 600 кг бумаги типографс­кой № 2 номенклатурный номер 1001017 по цепе 50руб./кг (операция приобретения предприятием этой МЦ отражена в заданиях № 1 и 2 для самостоятельной работы к настоящей теме). Налоги входят в стоимость товара. Оформить эту операцию.

 

Оформление данной хозяйственной операции включает несколь­ко этапов (рассматриваем случай реализации без прайс-листа).

1. Проверьте наличие на производственном складе бумаги типографской № 2. Достаточно ли остатка для продажи в задан­ном объеме? Чтобы выяснить это, следует подать команды фор­мирования соответствующего отчета Складской учет → Отчеты → Наличие по МЦ → установить фильтр «по МЦ» → Бумага типогр. № → Сформировать.

Перейдя в модуль Настройка, проверьте статус ДО на прода­жу: Настройка → = Настройка = → Настройка → Документы → Продажи → Статус ДО по умолчанию - оформляемый.

Сформируем счет на продажу: Управление сбытом → Докумен­ты → Счета, ДО на продажу → [F7] - формирование нового ДО. Для создания нового документа нажимаем клавишу [F7] (рис. В. 19). Вводим дату, в поле Плательщик выбираем контрагента ЗАО «Темпус-99».

Для выбора необходимой МЦ нажимаем комбинацию кла­виш [Ctrl]+[F3], далее указываем количество МЦ и цену.

Рис. В.19. Окно Редактирования ДО на продажу

Устанавливаем опцию Налоги входят в цепу товара. Меняем статус ДО на исполняемый. Для просмотра счета и его последую­щей распечатки нажимаем комбинацию клавиш [Ctrl]+[P] в окне рис. В. 19. Копия счета № 000032 от 21/12/2003 приведена ниже.

 

 

СЧЕТ№ 000032 от 21/12/2003 ПОСТАВЩИК: ОАО "Листинг" ИНН: 6452001053 Банк: Инкомбанк Саратовский филиал Счет № 40702810700000000099 БИК 046311822 К/С 30101810600000000810 Адрес: 410600 Саратов, ул. Московская, 100 тел./факс: 8452-51-33-89 ПОЛУЧАТЕЛЬ: ЗАО "ТЕМПУС-99" ИНН: 7702788877 Банк: Акционерный коммерческий банк "Поиск" Счет № 40702810500000000511 БИК 044345675 К/С 30101810200000000999 Адрес: 110345 Москва, Балаковский пер., 3 тел./факс: 095-58533322
№ п/п	Номенк-латурный номер	Наимено-вание сорт, размер	Единица измерения		Количе-ство	Цена	Сумма
1.	1001017	Бумага типогр. №2	килограмм		600.00	50.00	30’000.00
				Итого с учетом налогов			30’000.00

Итого к оплате