Вопрос Методы обработки документов

Самые распространенные методы обработки зараженных документов – обработка парами формалина или при помощи высокочастотного тока. Но эти популярные методы имеют существенные недостатки.

Формалин плохо проникает внутрь бумаги и велика вероятность размножения остаточных спор. Кроме того, такая дезинфекция требует полистной очистки документов после обработки. И нельзя забывать, что формалин является канцерогеном и представляет опасность для человека.

Обработка высокочастотным током требует изъятия из дел всех металлических креплений (скрепок и скоб) и не подходит для документов склеенных ПВА и силикатным клеем.

Фумигация – обработка документов ядохимикатами, находящимися в газообразном состоянии – наиболее рациональный и щадящий для документов способ обработки поврежденных документов.

Достоинствами фумигации являются:

 высокая способность газообразных веществ проникать внутрь обрабатываемых документов и легко улетучиваться при проветривании;

 возможность не проводить предварительную подготовку документов (изъятие скрепок и скоб);

 возможность обрабатывать любые документы независимо от способа переплета и сорта бумаги;

 возможность обработать до 3500 дел стандартного размера одновременно;

 в результате обработки корешки и обложки дел не деформируется;

 газовая обработка не наносит ущерба тексту независимо от способа воспроизведения (рукописный, машинописный, чернильный или карандашный);

 обработанные документы не сохраняют запаха химикатов.

23 вопрос Общие требования к оформлению и контроль качества подготовки документов ОРД

Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105).

Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое – 35 мм (минимум 20 мм), правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 10 мм.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит – обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа.

24 Технология оформления локально-нормативных актов организации

Локальные нормативные акты, как правило, являются многостраничными документами со сложной структурой. В локальных актах можно выделить следующие составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть

Локальные акты оформляются на бланках (бланк конкретного документа, п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; далее - ГОСТ Р 6.30-2003), включающих:

наименование организации; наименование вида документа; дату регистрации; регистрационный номер; место составления документа.

Дата регистрации – это дата утверждения документа

Наименование организации указывается в бланке документа в строгом соответствии с тем, которое закреплено в ее учредительных документах, включая сокращенное и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное, а затем, ниже или за ним, - сокращенное (в скобках).

Наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Наименование локального нормативного акта пишется после наименования организации прописными буквами.

В бланке локального нормативного акта обозначаются места расположения переменных реквизитов: дата регистрации и регистрационный номер документа.

Реквизиты бланка, как правило, имеют угловое расположение.

Содержательная часть

Сложность подготовки организационных документов и большой объем различной информации в них вызывают необходимость четкой регламентации не только формы, но и содержания таких документов. Приступая к составлению текста локальных нормативных актов, неплохо для начала определиться с его структурой - выделить обязательные разделы содержательной части. Текст внутри разделов обычно делится на пункты и подпункты, может содержать таблицы и схемы.

В типовых формах, предложенных специалистами ВНИИДАД, примерная структура текста определена. При составлении организационных документов по типовым формам следует придерживаться следующего правила: сначала раскрываются разделы, а затем - при необходимости - добавляются дополнительные сведения, отражающие специфику деятельности конкретной организации.

В соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений, используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

Содержательная часть документа включает и такие реквизиты, как заголовок к тексту и отметка о наличии приложений.

Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться с наименованием локального акта или формулироваться с помощью предлога «о» («об»).

К локальному нормативному акту могут быть приложены документы. В этом случае оформляется отметка о наличии приложения. Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления - в зависимости от конкретной ситуации.

Итак, отметка о наличии приложения включает: слово «Приложение», которое всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов; указание на количество листов и экземпляров прилагаемого документа и - при необходимости - наименование приложенных документов.

Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер наименование, дату и номер основного документа.

Допускается печатать «ПРИЛОЖЕНИЕ №» прописными буквами, а также центрировать его вместе с наименованием документа, его датой и регистрационным номером относительно самой длинной строки.

Оформляющая часть документа содержит совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

 

В пределах этой части локального нормативного акта группируются следующие реквизиты: подпись составителя; визы согласования документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Проект локального нормативного акта подписывается его разработчиком. Реквизит «Подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ; личную подпись этого лица; расшифровку личной подписи.

Проекты локальных нормативных актов, как правило, согласовываются с отдельными работниками организации по усмотрению работодателя. Согласование проекта документа с работниками организации оформляется визой согласования, включающей: подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза согласования дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.

При наличии у визирующего замечаний к тексту, как правило, оформляется приложение: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В дальнейшем проект документа дорабатывают до окончательного варианта.

Локальные нормативные акты принимаются с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого органа) в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями. Порядок учета мнения представительного органа работников при принятии локальных нормативных актов установлен ст. 372 ТК РФ.

Факт учета мнения представительного органа работников оформляется в документе с помощью специального грифа.

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. В этом случае на документе оформляется соответствующий гриф согласования.

УТВЕРЖДЕНИЕ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения документа» (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003).

Локальный нормативный акт может утверждаться посредством издания работодателем соответствующего распорядительного документа, на который в дальнейшем делается ссылка в грифе утверждения.

Также локальный нормативный акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица.

Дата утверждения документа в грифе с личной подписью руководителя проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется только число или число и месяц.

27 вопрос Правила оформления международного письма

. В последнее время заметно возрос объем международной переписки предприятий и организаций. Несмотря на то, что в каждой стране существуют определенные особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.

 Письмо международного образца содержит следующие реквизиты:

сведения об отправителе (название организации-отправителя, ее почтовый, электронный и телеграфный адрес, факс, телефон). Эти сведения печатают в верхней части листа — в левом углу или в центре. Наряду с названием организации, предприятия указывают характер деятельности и организационно-правовую форму (Incorporated (Inc.) -корпорация, Limited (Ltd.) - общество с ограниченной ответственностью), логотип. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа печатают почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона и факса. Если это необходимо, указывают номера декларации и регистрационной лицензии;

ссылки на документы отправителя и получателя. Ссылка (номер) может содержать краткое обозначение вида документа, инициалы составителя, индекс подразделения и т. д., например: Reference: KL/DC/305, где: Reference — ссылка (используется также сокращение Ref.); KL — инициалы автора;  DC — инициалы исполнителя или секретаря-референта;   305 - порядковый номер документа.

 Ссылка является элементом, связывающим письмо-ответ с инициативным документом, например:

 Yourref.:OR/12     Our ref.: OR/75, где:

 Your ref. - ваша ссылка; Our ref. - наша ссылка;  OR — вид документов (order); 12 и 75 — номера инициативного письма и ответа;

дата. Дату указывают в верхнем правом углу буквенно-цифровым способом. Возможны два варианта — английский и американский:

 1) на первом месте стоит число (British method — 5 December, 2004);

 2) на первом месте стоит месяц (American method — December 5, 2004).

 Пунктуация может варьироваться, т. е. отправитель по своему желанию выбирает, ставить ему запятую после названия месяца или после числа или не ставить ее вообще;

адрес получателя. Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использованием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обязательно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия города необходимо указать штат, в Великобритании — графство, в Германии — землю, в Швейцарии — кантон. Если письмо направляют организации, то ее наименование указывают перед адресом;

указание на конкретное лицо. Данный реквизит используют в случае, когда автор желает, чтобы письмо было получено конкретным лицом. Возможны следующие варианты: For the attention of Mr. Smith Attention: Marketing Department Attention: Finance Manager;

вступительное обращение. Обращение пишется с новой строки, с отступом от адреса в четыре междустрочных интервала и может начинаться со слова "Dear". Используют различные формы обращения: к одному лицу — Madam, Sir; к нескольким лицам — Mesdames, Gentlmen, Sirs. Необходимо правильно употреблять сокращения: Mr. — господин, Mrs. — замужняя женщина, Ms. - женщина, семейное положение которой неизвестно. Miss - обращение к незамужней женщине. После обращения можно поставить двоеточие (американский вариант) или запятую (британский вариант);

заголовок (необязательный элемент). Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обозначают или подчеркиванием, или следующими способами:  Subject: — предмет вопроса;  Re: — сокращение от слова «regarding» (относительно);   In re: — сокращение от «in regard to» (касательно);

текст письма. Стандарт написания основной части письма состоит в том, что каждое предложение для легкости восприятия выделяют в отдельный абзац и при отсутствии "красной" строки абзацы выравнивают по левому краю и разделяют пробелом;

заключительная формула вежливости. Завершающую письмо фразу выбирают исходя из формы приветствия и положения (звания) получателя. Это может быть: Yours very sincerely Yours faithfully Yours very truly;

подпись. Подпись размещают под заключительной формулой вежливости. Ниже личной подписи дают ее расшифровку, т. е. указывают полностью имя и фамилию. В случае, если письмо подписывает не руководитель предприятия, организации, а другое лицо, на следующей строке указывают также должность лица, подписавшего документ;

приложения. Их обозначают следующим образом: вначале пишут слово Enclosure (Приложение), а затем после двоеточия — название документа и его номер, например: Enclosure: Order № 67;

сведения о наличии копий. Этот реквизит используют по мере необходимости и оформляют так: вначале - Сс (carbon сору), т. е. «копия», затем после двоеточия - фамилия и должность того лица, которому она предназначена, например: сс: Mr. Alex Smrth, Advocacy.

 Иногда вместо имени и фамилии лиц указывают название организации, в которую направляют копии.

 В письме-подтверждении часто встречаются словосочетания "подтверждаем получение", "подтверждаем сроки выполнения работы" и т. п.