Вопрос Российская и международная практика ДОУ

 Разработка и внедрение технических нормативных правовых актов во всех сферах деятельности - фактор согласованности действий в высококонкурентной среде. Технические нормативные правовые акты также эффективный механизм распространения наилучших технологий и методов работы, установление соответствий международным нормам. Повышение юридической значимости документа в эпоху усиления действия экономических факторов обусловливает актуальность пересмотра подходов к управлению документами.

 Регламентация и управление выступают основными организационными формами регулирования создания и функционирования систем документации. Стандартизация в различных организациях регламентов и процедур управления всеми документами обеспечивает эффективный доступ к содержащейся в документах информации и защиту документов. Однако целесообразно рассмотреть международные стандарты - технические нормативные правовые акты в сфере управления документацией, в том числе электронными документами. Это стандарт «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 1: Общие принципы» и «Информация и документация. Оперативный учет. Часть 2: Отчет». Данные акты разработаны Международной организацией по стандартизации (ISO), соответствующими структурами Евросоюза, национальными комитетами по стандартизации и сертификации, другими государственными организациями, а также объединениями специалистов в этой области. Международные и зарубежные национальные технические нормативные правовые акты по управлению документацией существенно отличаются от отечественных стандартов и инструкций по организации делопроизводства. Современные международные технические нормативные правовые акты - это не предельно четкие и ясные инструкции, как в российских стандартах, а описание обобщенных идей, требований и методик без определенных способов их практической реализации, которая возлагается на пользователя. Обычно для организаций они носят рекомендательный характер, но если стандарты в определенной отрасли зарекомендовали себя к общему принятию, то они становятся обязательными. Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений требуется осмысливание контекстов документов и определение взаимосвязей их контекстов. Все это практически невозможно без принятия соответствующей правовой базы. Если раньше системы документооборота реализовывали функции просто регистрации информации и формального контроля продвижения документов по исполнителям, по всей цепочке исполнения вопроса, то сейчас требования к автоматизированным системам документационного обкспечения управления - это отражение содержательных этапов планирования, мотивации персонала к деятельности, учета экспертной информации, экспертных оценок и прогноза, которые все больше учитываются при принятии решений.

 Стандарты ISO определяют документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от устоявшейся терминологии российских стандартов, в ISO основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа. Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений требуется осмысливание контекстов документов и определение взаимосвязей их контекстов.

 Под управлением документами понимают область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов.

 К наиболее общим принципам управления документацией и информационными ресурсами в организации, отмеченным в ISO, относятся установление и документальное закрепление:

 1) основных правил и стандартов работы с документацией в организации;

 2) распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;

 3) делопроизводственных процессов и технологий.

 Стандарт ISO - регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;

 - облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;

- требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации;

- требует от системы управления доступом к документации, чтобы надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа, как документам, так и пользователям;

 - указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами;

 - закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы;

 - определяет, что из политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов; закрепляет ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления;

 - содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO;

 - не регулирует управление архивными документами в организациях;

 - содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.

 Многие положения ISO непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства.

 Такие положения применяются при выработке в любых организациях регламента системы безопасности информации.

 В России ISO 15489 был утвержден 12 марта 2007 г. как ГОСТ Р ИСО 15489 с целью его ускоренного внедрения в практику.

 Известен также стандарт MoReq Европейского Союза в области управления документами, принятый в 2001 г.

 Стандарт MoReq проводит различие между основными типами систем управления документами: информационными системами и системами электронного документооборота. Н.А. Храмцовская считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность электронного документа. После регистрации информационного материала в качестве документа тот не может быть изменен или уничтожен, если он не имеет статуса документа временного срока хранения. В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем с системами электронного документооборота.

 Стандарт MoReq содержит основные требования к: - самой системе электронных документов; - классификационной схеме (электронной номенклатуре дел); - средствам обеспечения безопасности документов; - хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению; - вводу документов в систему; - идентификаторам объектов; - поиску, извлечению и выводу документов; - метаданным и эталонной модели.

 В требованиях MoReq также рассмотрены: - автоматическая защита аутентичности документа; - экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов; - организация долговременного хранения электронных документов; - важнейшие документы и восстановление деятельности после катастроф.

 Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб инженерно-технической и документационного обеспечения управления.

 В MoReq есть так называемая нулевая глава - национальное видение, и каждая страна-член ЕС самостоятельно решает, что войдет в ее нулевую главу. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами гармонизированный перевод терминов и др.

 Российские стандарты в области делопроизводства ограничивают возможности внедрения менеджмента знаний и нуждаются в развитии. С учетом существующих реалий в российские стандарты в области делопроизводства должны обеспечивать:

 1) адекватное применение принципов и технологий обработки документов, гармонизированных с международными;

 2) единое методологическое обеспечение создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления для различных организаций;

 3) способность автоматизированной системы документационного обеспечения управления импортировать и экспортировать документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате.

 Особый интерес также в российской практике представляют стандарты по управлению видами электронной деятельности.

 Неурегулированность в должной степени действующим российским законодательством тех аспектов нормативного регулирования электронным документооборотом, которые уже с успехом отработаны в мировой практике, обусловливает существование крайне громоздких, с большим трудом и неэффективно управляемых систем «бумажного + электронного» документооборота, в которых электронный документ до сих пор продолжает легализовываться при помощи бумажных документов. В современных условиях такое положение дел вступит в серьезное противоречие с базисным принципом функциональной эквивалентности электронных и бумажных документов, который является фундаментальным в международном законодательстве в области электронной коммерции и электронной подписи.