Ознакомление с основными приемами работы

Ознакомление с основными приемами работы

В программе Microsoft Word

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

В процессе выполнения работы студентам необходимо освоить ввод и редактирование текста с помощью клавиатуры и мыши (вставка, удаление, копирование, перемещение и удаление отдельных символов, строк, абзацев); изучить настройки параметров страницы, форматирование шрифтов и абзацев, сервисные возможности программы для работы с текстом (отмена команд, расстановка переносов, проверка орфографии).

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Создание документа

Когда вы запускаете Word, то уже наверняка знаете, какой именно Документ хотите создать: докладную записку начальнику, справку о ре­зультатах своей работы, письмо деловому партнеру или заявление об уходе. Каждый из этих документов имеет определенную, уже устоявшуюся форму. Бланки многих таких документов (называемых шаблонами) присутствуют в арсенале редактора Word.

После запуска редактора Word перед вами появляется пустое окно документа, эквивалентное чистому листу бумаги. Такой вариант начала работы подходит для создания нестандартного документа. Если же нужен документ, имеющий стандартную форму, (деловое письмо, счет, резюме и т. д.), то лучше воспользоваться шаблоном.

Открытие файла

Для того чтобы открыть файл, выполните следующие действия:

1. Из меню Файл выберите команду Открыть (или щелкните на кнопке Открыть , расположенной на стандартной панели инструментов), чтобы вызвать диалоговое окно Открытие документа.

2. Сообщите программе тип искомого файла. Обычно она предполагает, что вы ищете файлы, являющиеся документами Word. Если у вашего файла другой тип, из списка Тип файла выберите нужный тип файла или пункт Все файлы.

3. Сообщите программе Word, на каком диске вы будете искать свой файл. Для этого щелкните на маленькой стрелке справа от поля Папка и сделайте выбор в появившемся списке.

4. Укажите программе Word папку, в которой хранится ваш файл. Если вы не можете определить нужную папку, последовательно просмотрите содержимое всех папок. Содержимое папки отобража­ется после двойного щелчка на ее значке.

Существует несколько способов открыть найденный файл. Вы можете с помощью клавиатуры ввести имя файла в текстовое поле Имя файла и нажать клавишу Enter. Можно также выделить файл в списке и щелкнуть на кнопке Открыть. Файл будет также открыт, если дважды щелкнуть на его имени или на его значке в списке файлов. После от­крытия требуемого файла можно приступить к редактированию его со­держимого.

Сохранение документа

Для того чтобы обезопасить себя от неприятных неожиданностей (на­пример, потеря всего ранее набранного текста из-за внезапных непола­док в электросети), необходимо через каждые 15-20 минут работы сохранять текст. В редакторе Word команда Сохранить выполняется нажатием сочетания клавишей Shift+F12. Можно также просто щелкнуть на кнопку Сохранить  панели инструментов.

Если текст документа сохраняется впервые, то открывается диалоговое окно Сохранить как. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить документ и в поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить документу.

Установка формата бумаги

Установить нужный формат бумаги можно при помощи диалогового окна Параметры страницы. Выберите из меню Файл команду Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Размер бумаги, затем выберете один из стандартных форматов (например, стандартный формат А4). Можно также задать любой другой размер, выбрав из списка Размер бумаги пункт другой. В этом случае необходимо указать высоту и ширину страницы. После этого укажите способ ориентации бумаги: альбомная или книжная.

Установка размеров полей

Поля – это свободные пространства на странице, окружающие набранный текст. Их размеры можно уменьшать и увеличивать по желанию пользователя (однако уничтожить их полностью нельзя, так как каждый принтер имеет недоступную для печати зону, за соблюдением которой следит Windows).

Для того чтобы изменить размеры полей, выберите из меню Файл команду Параметры страницы, затем, на вкладке Поля установите нужные величины. Word позволяет задавать различные параметры поля для разных участков в пределах одного. Для этого щелкните в соответствующем элементе списка Применить в окне Параметры страницы.

Ввод текста

Ввод текста в документ осуществляется с помощью клавиатуры. При нажатии кнопки клавиатуры на экране (в том месте, где располагается курсор) возникнет соответствующий ей символ. Возможен ввод символов как кириллического, так и латинского алфавита (переключение осуществляется комбинацией клавиш Ctrl+Shift). Заглавные буквы можно ввести нажатием соответствующей клавиши клавиатуры, удерживая Shift. Завершение ввода абзаца текста производится нажатием клавиши Enter.

Текстовый редактор Word самостоятельно делит документ на страни­цы и в строке состояния сообщает вам, на какую страницу вы вводите текст и сколько всего страниц в документе.

Перемещение по документу

При необходимости просмотреть текст документа, введенный несколь­ко страниц назад, вы можете сделать это несколькими способами. Самый простой способ — перемещаться по тексту с помощью мыши, установив ее предварительно на одну из полос прокрутки.

Но использование специальных клавиш и их комбинаций позволит вам точнее попасть на нужную позицию:

· В начало (конец) строки курсор попадет при нажатии клавиш Home (End).

· Вверх (вниз) по тексту на один экран курсор перемещают клавиши PageUp (PageDn).

· В начало (конец) документа можно попасть с помощью сочетания клавиш Ctrl+Home (Ctrl+End).

· Для перемещения на одно слово влево (вправо) используется соче­тание клавиш Ctrl+ стрелка влево (Ctrl+ стрелка вправо).

· Переход на один абзац вверх (вниз) можно реализовать с помощью сочетания клавиш Ctrl+стрелка вверх (Ctrl+ стрелка вниз).

· В начало (конец) экрана можно попасть с помощью сочетания клавиш Alt+Ctrl+PageUp (Alt+Ctrl+PageDn).

· В начало (конец) следующей страницы курсор перемещают клавиши Ctrl+PageUp (Ctrl+PageDn).

· Для того чтобы попасть в то место текста, где вы сделали изменения, воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift+F5 (причем эта комбинация поможет вам определить те позиции в тексте, где были сделаны три последних по времени изменения).

· Для быстрого перехода к конкретной странице текста (или конкретно выбранному месту в тексте) нажмите клавишу F5 или, дважды щелкнув мышью на номере страницы в строке состояния, вызовите окно Найти и заменить с открытой вкладкой Перейти.

Удаление элементов текста

Иногда бывает необходимо удалить отдельные элементы текста. Для этой цели текстовый редактор Word предоставляет на выбор один из следующих способов:

· Выделите ненужный текст (отдельное слово, несколько слов или не­сколько строк, или даже весь документ целиком) с помощью мыши, удерживая её левую кнопку, и нажмите кла­вишу Del.

· Клавиша Backspace стирает символы слева от курсора.

· Клавиша Del стирает символы справа от курсора.

· Комбинация клавиш Ctrl+Backspace стирает слово слева от курсора.

· Комбинация клавиш Ctrl+Del стирает слово справа от курсора.

· Комбинация клавиш Shift+Del вырезает выделенный текст и поме­щает его в буфер обмена.

Использование буфера обмена

Буфер обмена позволяет перемещать текст путем удаления его из одного места и вставки его в другое место. Такой способ удобен, когда вы не можете видеть на экране оба эти места одновременно, например в случае перемещения абзаца с одной страницы на другую. Для перемещения текста с помощью буфера обмена выполните следующие действия:

1. Поместите текст в буфер обмена. Для этого выделите текст и нажмите клавиши Shift+Del или щелкните на кнопке Вырезать   расположенной на стандартной панели инструментов. Можно также щелкнуть правой кнопкой на выделенном тексте и из появившегося контекстного меню выбрать команду Вырезать.

2. Используя полосу прокрутки или клавиши со стрелками, поместите курсор в то место, где должно появиться начало текста.

3. Нажмите клавиши Shift+lns или щелкните на кнопке Вставить  расположенной на стандартной панели инструментов. Кроме того можно опять щелкнуть правой кнопкой мыши на точке вставки текста и из появившегося контекстного меню выбрать команду Вставить.

Форматирование абзацев

Шрифтовое оформление документа позволяет обратить внимание читателя на ту или иную часть документа. Однако внешний вид документа зависит от того, как вы расположите ваш текст на странице. Так, например, заголовки часто предпочитают располагать в центре страницы. Новый абзац принято начинать с красной строки. Некоторые примеча­тельные места в тексте можно выделить, сместив поля слева и справа и так далее.

Все операции, связанные с размещением текстового документа на странице можно разбить на два раздела: установление межстрочного ин­тервала в абзацах (в том числе и определения интервала между абза­цами) и выбор типа выравнивания для абзаца.

Для настройки межстрочного интервала выберите из меню Формат команду Абзац или щелкните правой кнопкой мыши где-нибудь внутри абзаца и из появившегося контекстного меню выберите команду Абзац. В диалоговом окне Абзац щелкните на вкладке Отступы и интервалы, затем из раскрывающегося списка Междустрочный выберите необходимую величину интервала между строками.

В раскрывающемся списке Междустрочный имеется несколько пунк­тов:

· Минимум означает, что межстрочный интервал будет не меньше ве­личины, указанной в поле Значение, и увеличится, если использо­ванный в строке шрифт не войдет в заданный интервал.

· Если вы хотите установить межстрочный интервал, отличающийся от предлагаемых (например, тройной), то в поле Межстрочный Ин­тервал выберите Точно и введите требуемый интервал в пунктах в поле Значение.

· Команда Множитель используется для увеличения или уменьшения межстрочного интервала в указываемое число раз. Например, ввод 1,25 в поле Значение приведет к увеличению расстояния между строками в 1,25 раза.

Ваш текст будет лучше выглядеть и будет более удобочитаемым, если вы немного увеличите расстояние между абзацами. Для этого совсем не надо дважды нажимать клавишу Enter в конце каждого абзаца. Суще­ствует гораздо более простой способ увеличить расстояние между абза­цами. Для этого в диалоговом окне Абзац на вкладке Отступы и ин­тервалы используются поля Перед и После, что означает: определить интервал отступа перед или после абзаца. Если вы используете шрифт размером 12 пунктов и хотите, например, добавить интервал в полстро­ки в конце каждого абзаца, введите 6 пт в поле, отмеченное После (1 строка = 12 пунктам).

В текстовом редакторе Word имеется четыре способа выравнивания текста. В раскрывающемся списке Выравнивание имеется несколько пунк­тов:

· по левому краю (кнопка  на панели форматирования). Поскольку большая часть человече­ства читает слева направо, то это наиболее популярное и привычное рас­положение текста. При этом строки начинаются у левой кромки страницы в одной и той же позиции и завершаются справа в различных позициях в зависимости от количества символов в строке. Именно такое выравнивание лучше всего использовать при наборе текста.

· по центру (кнопка  на панели форматирования). Расположение текста по центру удобно ис­пользовать для заголовков и очень коротких блоков текста. Центриро­вание длинных фрагментов текста ни к чему хорошему не приведет.

· по правому краю (кнопка  на панели форматирования). При этом способе выравнивания; текст выравнивается по правой кромке и каждая новая буква сдвигает предыдущую влево, так что строки идеально выравниваются по правому краю. Этот тип выравнивания используется для достижения специаль­ных целей. Иногда этот способ можно применять и для заголовков.

· по ширине (кнопка  на панели форматирования). При использовании этого способа вырав­нивания, Word выравнивает текст как по правой, так и по левой кромке, вставляя вместо недостающих символов дополнительные пробелу между словами. Текст, отформатированный с помощью выравнивания по ширине выглядит красиво и опрятно. Применять выравнивание по ширине лучше всего после окончания всех редакторских правок, непосредственно перед выводом документа на печать.

Операции выравнивания относятся ко всему абзацу. Однако есть две операции, которые относятся только к первой строке абзаца. Это коман­ды Отступ и Выступ. Устанавливаются эти команды в диалоговом окне Абзац в поле Первая строка. В русском языке принято начинать абзац с абзацного отступа.

Расстановка переносов

После того, как вы внесете все исправления и соответствующим об­разом отформатируете документ, вам, возможно, понадобится поставить переносы для того, чтобы уменьшить разрывы между словами (при ис­пользовании выравнивания По ширине). Это совсем простая операция. Из меню Сервис выберите команду Язык, а затем Расстановка перено­сов. В диалоговом окне расстановка переносов вам придется установить ширину зоны переноса и включить опцию Автоматическая расстановка переносов. Если вы полностью доверяете редактору Word, щелкните на кнопке ОК. Если же вы хотите проверить, правильно ли Word расставит знаки переноса, щелкните по кнопке Принудительно.

Печать документа

Печать документа выполняется с помощью команды Печать... меню Файл, открывающей диалог задания печати с возможностью настрой­ки параметров. Печать одной копии активного документа с использованием текущих параметров печати задается с помощью кнопки Печать  панели инструментов Стандартная.

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

В ходе выполнения лабораторной работы для закрепления теоретических знаний студентам предлагается выполнить в редакторе Word контрольный документ «Письмо», шаблоны которого приведены в Приложениях Б, В и Г. Необходимо ввести текст одного из документов в компьютер, отредактировать и выполнить его форматирование описанными выше средствами. Полученный в результате документ необходимо распечатать.

В завершении работы необходимо ответить на контрольные вопросы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Создание нового документа Word. Работа с шаблонами документов. Сохранение и открытие документов.

2. Изменение формата бумаги и полей документа.

3. Ввод, выделение, копирование и удаление текста. Перемещение по тексту. Просмотр текста.

4. Форматирование шрифта. Изменение гарнитуры, кегля, способа начертания и цвета шрифта.

5. Форматирование абзаца. Изменение межстрочного интервала, выравнивания и отступов абзаца.

6. Проверка правописания. Расстановка переносов.

Приложение Б

Шаблон документа «Письмо №1»

 

 

 

Директору

Московской оптово-торговой

Базы культтоваров

г-ну А.Б. Маслову

 

О поставе партии телевизоров «Samsung»

 

В соответствии с договором №17 от 5 февраля 2000 г. просим не позднее второй половины марта с.г. обеспечит отгрузку партии цветных телевизоров «Samsung» в количестве 10 тысяч штук.

Оплату стоимости партии телевизоров и их доставки по договорным ценам гарантируем.

 

 

Директор ___________________________ А.В. Гришин

^{(подпись)}

 

Главный бухгалтер ___________________ Г.П. Ларина

^{(подпись)}

Приложение В

Шаблон документа «Письмо №2»

 

 

100200, г. Москва,

ул. Строителей, д. 25^А.

Организационный комитет

IV Региональной выставки-ярмарки

«Древняя Русь»

 

 

Информационное письмо

 

Уважаемые коллеги! Организационный комитет IV Региональной выставки-ярмарки «Древняя Русь» в лице коммерческого представителя во Владимирской области Романова С.П. предлагает Вам принять участие в конференции «Промышленные товары 2001», которая состоится 6 ноября 2000 года в г. Москва.

Дополнительная информация по телефону (095) 112-32-72.

Электронный адрес е-mail: promtovar@drev_rus.ru

 

 

Романов С.П.

 

 

Приложение Г

Шаблон документа «Письмо №3»

 

 

600203, г. Муром, Владимирская обл.

ул. Светлая, д. 1^А

МП «Озон-Ltd)

Сахарову В.Е.

 

 

Данным уведомляем, что Ваше письмо от 13.05.2000г. (регистрационный номер №12/06-00) было рассмотрено на собрании акционеров нашего предприятия 22 июля 2000 г. протокол №1, где было принято решение о продолжении и расширении коммерческого сотрудничества с Вашей организацией.

Просим Вас направить представителей для составления условий нового договора.

 

Коммерческий директор

АО «Заряд»                                                   М.Е.Корнилов 

 

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

В процессе выполнения данной лабораторной работы студентам необходимо освоить создание, редактирование и форматирование таблиц в редакторе Word (добавление, копирование и удаление строк и столбцов, разбиение, объединение и изменение параметров ячеек, изменение направления текста).

 

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

С помощью таблиц можно:

· Выстраивать слова и числа в виде аккуратных столбцов (с рамками или без них).

· Аккуратно располагать рядом текст и графику.

· Размещать рядом абзацы текста.

· Создавать профессионально оформленные бланки.

При добавлении в документ таблицы Word выводит на экран сетку из тонких пунктирных линий, помогающую видеть границы ячеек в строках и столбцах. При желании для придания таблице презентабель­ного вида вы можете также добавлять рамки, фон и изощряться в форматировании каждого элемента (ячейки) таблицы. И если вы когда-либо пытались выравнивать столбцы с использованием клавиши табуляции, то вы поймете, насколько облегчилась эта трудная и кропотливая работа.

Работа с таблицей

После того, как вы создадите пустую таблицу, вы можете начинать заполнять ее данными. После того, как данные аккуратно занесены в таблицу, вы можете ее переупорядочивать, оформлять и обрабатывать. Вы можете перемещать ячейки, строки или столбцы, изменять высоту строки или ширину столбца, с помощью нескольких щелчков мыши вы можете даже автоматически переформатировать всю вашу таблицу. Однако, прежде чем переупорядочивать, изменять размеры или переформатировать часть таблицы, вы должны выделить эту часть. Есть несколько приемов для выделения частей таблицы.

1. Выделение текста в ячейке осуществляется так же, как и при работе с обычным текстом: протаскиванием указателя мыши при нажатой левой кнопке.

2. Для выделения ячейки установите указатель мыши внутри требуе­мой ячейки возле ее левого края (указатель мыши превратится в большую белую стрелку) и щелкните.

3. Для выделения строки установите указатель мыши снаружи ле­вого края первой ячейки строки (указатель мыши, как и при вы­делении ячейки, превратится в большую белую стрелку) и щелк­ните.

4. Для выделения столбца установите указатель мыши выше линии сетки над выделяемым столбцом (теперь он превратится в малень­кую направленную вниз черную стрелку) и щелкните.

5. Для выделения нескольких строк или столбцов выделите строку или столбец так, как описано выше и не отпуская кнопку мыши, перемещайте указатель, чтобы выделить дополнительные строки или столбцы.

6. И наконец, для выделения всей таблицы выберите из меню Таб­лица команду Выделить таблицу.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

В ходе выполнения данной лабораторной работы для закрепления теоретической части студентам предлагается выполнить в редакторе Word контрольный документ «Таблица», шаблоны которого приведены в Приложении А. Необходимо выполнить данную таблицу с учетом приведенного в шаблоне форматирования текста и ячеек описанными в теоретической части средствами. Полученный в результате документ необходимо распечатать.

В завершении работы необходимо ответить на контрольные вопросы.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Добавление таблицы в документ Word. Задание структуры таблицы (количество строк и столбцов).

2. Выделение строк, столбцов и отдельных ячеек. Изменение их размеров.

3. Добавление, копирование и удаление строк и столбцов в таблице.

4. Форматирование текста внутри отдельных и группы ячеек. Изменение центрирования и направления текста.

5. Форматирование ячеек в таблице. Изменение границ и заливки.

Приложение А

Шаблоны документа «Таблица»

 

Товары, подлежащие списанию

 

№ п/п	Наименование	Кол-во	Ед.изм.	№ склада	Дата списания		Примечания
					по акту	факт.
1	Ткань ТХ35/2	20	м	1	13.05.00	15.05.00	отв. Сергеев В.А.
2	Ткань СХ105	15	м	1	13.05.00	15.05.00	отв. Сергеев В.А.
3	Шпагат №2	25	м	3	26.07.00	29.07.00	передан
4	Бумага «LCM»	10	пач	2	13.04.00	13.04.00	передан
5	Спирт СЭП-90	5	л	4	13.03.00	15.03.00	отв. Сергеев В.А.

 

Состояние преступности и раскрываемость преступлений

по данным МВД РФ

 

 

Виды преступлений		Всего	Материалы в производстве
			раскрыто	Не раскрыто
Тяжкие		1095729	645746	111
Бандитизм		263	230	16
Разбои		24981	16722	5101
Мошенничество		59296	43778	12275
Кражи	Грузов на транспорте	6485	4563	2033
	Транспортных средств	46429	10842	31578
Хулиганство		141208	130393	8879

 

 

Нормы

возмещения командировочных расходов, руб.

 

Начало действия нормы	Норма расходов по найму жилого помещения	Норма расходов по найму жилья без документов	Суточные	Письмо МФ РФ
				Дата	Номер
01.07.92	165		80	27.07.92	61
01.11.92	300	60	125	07.12.92	113
01.02.93	800	70	300	09.02.93	9
01.05.93	1600	100	500	12.05.93	60
01.09.93	4000	200	1000	27.08.93	101
01.12.93	11000	450	2200	02.12.93	138

 

Чертежный штамп

 

МИВУ 0608.012.00 ПЗ