Сущность комплектования ВУЗовской библиотеки

Библиотека – главная часть информационной системы образовательного учреждения. Основная задача библиотеки – всесторонняя информационная поддержка учебной и исследовательской деятельности, которая способствует эффективному функционированию школы, колледжа, вуза. Информационная функция библиотеки существует с момента ее возникновения, и ресурсы библиотек всегда использовались для помощи в решении той или иной государственной задачи.

Особенностью библиотеки вуза является ее полифункциональность (- сочетание различных функций в одном созвучии). Библиотека вуза – это и учебная библиотека и научная одновременно, поскольку обслуживает не только учебный, но и научный процесс. Главной целью деятельности вузовских библиотек всегда было удовлетворение информационных потребностей субъектов высшего образования – от студентов, получающих это образование, до преподавателей и сотрудников, осуществляющих образовательную и научную деятельности в вузовском сообществе. Чем эффективнее вузовские библиотеки реализуют данную цель, тем выше их статус в системе высшей школы и благоприятнее перспективы на будущее.

Время ставило перед вузовскими библиотеками каждый раз свои задачи и возможности для их осуществления. На протяжении всей деятельности библиотеки самым актуальным является формирование фонда, комплектование учебными и научными изданиями.

Известно, что учреждение, которое ограничивается тем, что только приобретает опубликованные материалы и выдает их по требованию, может быть функционирующим, организованным на научной основе предприятием, но не библиотекой. По мнению Р.Клута, лишь «специальный отбор и продуманная система расстановки фондов, ступенчатая система раскрытия содержания, накопленность информационных материалов и, наконец, активное и избирательное распределение информации об информационных документах и о самой информации – только это придает производству характер библиотеки».

При этом надо учитывать, что функцию основы деятельности библиотеки как социального института выполняет библиотечный фонд, основные характеристики которого формируются в процессе комплектования. Несомненно, что библиотеки должны соответствовать новым требованиям современного образования. А эффективное обслуживание читателей невозможно без качественного формирования библиотечного фонда.

Комплектование – сложный, противоречивый процесс. Его можно определить как систему мероприятий по реализации четко ориентированной программы (модели) создания и специализации конкретного фонда библиотеки. Именно в таком качестве комплектование способно обеспечить библиотеке выполнение всех ее важнейших общественных функций.

С увеличением количества специальностей и дисциплин встает задача обеспечения их учебной литературой, формирование фондов фундаментальной научной литературой, согласно учебным и тематическим планам. В связи с этим, первой и очень важной задачей сотрудников комплектования является сбор информации о необходимости приобретения научной и учебной литературы. Для сбора необходимой информации существует несколько способов, как традиционных, так и новаторских.

Комплектование фонда библиотеки университета всегда проводилось в несколько взаимосвязанных этапов: распределение по кафедрам для просмотра специалистами сигнальных образцов учебной литературы, получаемых от регионального библиотечного коллектора (обьект, устройство и т.п. что либо собирающее); сбор заявок от специалистов кафедр по просмотренным образцам, сверка с рабочими программами по дисциплинам; заказ необходимой литературы в издательствах через библиотечный коллектор; анализ заказанных и приобретенных документов на предмет востребованности у читателей; работа с отказами в отделах обслуживания; комплектование библиотеки внутривузовскими и электронными изданиями; комплектование фонда научной литературы по системе обязательного платного экземпляра.

Одним из важных инструментов проведения анализа отсутствующих в фонде документов является картотека отказов читателям. Сотрудники отдела комплектования ведут учет отказов, куда заносятся тематика запросов и наименования книг, отсутствующих в фонде библиотеки. Сведения по картотеке отказов поступают в отдел комплектования из отделов обслуживания. Сотрудники отделов обслуживания как никто другой знают о потребностях читателей: они информированы о тематике запросов, знают о наиболее популярных авторах, имеют представление о необходимом количестве документов для удовлетворения потребностей читателей.

Книжный рынок сегодня отличается ростом документального потока, однако количественным показателям далеко не всегда соответствуют качественные. Едва ли не главным в работе комплектатора вузовской библиотеки становится сегодня правильный выбор по-настоящему ценной, содержательной литературы, отвечающей требованиям к современной учебной и научной книге. А помочь в этом комплектаторам могут только специалисты кафедр, поэтому ни одна книга не приобретается в библиотеку университета без просмотра и заявки специалиста.

Как экономическая, социокультурная система и как подсистема вуза, осуществляя различные виды деятельности: социальную, производственную, экономическую, библиотека университета вовлекается в разнообразные общественные отношения и это, естественно, влияет на ее развитие, и требует изменения форм и методов ее работы.

Качественное предоставление библиотечных услуг невозможно без применения новейших технологий. Вузовские библиотеки России с начала 90-х годов 20 века развиваются быстрыми темпами, интегрируясь на основе научных информационных технологий в единое образовательное информационное пространство. Техническая оснащенность учреждений образования, увеличивающиеся объемы информации, появление новых типов образовательных ресурсов (электронных учебников, обучающих медиа-ресурсов и т.д.), которые надо учитывать, обрабатывать, предоставлять и хранить, требуют применения в библиотечной практике современных эффективных автоматизированных систем. Современные автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС) позволяют технологически по-новому организовать в библиотеках рабочие процессы библиотекаря и обслуживание читателей. Однако АБИС до сих пор является одной из сложнейших систем, требующей совместного труда библиотекарей, библиографов, системных и прикладных программистов.

В настоящее время во всех отделах библиотеки КБГУ, а также в ее филиалах установлена автоматизированная библиотечно-информационная система, разработанная заведующим отделом автоматизации библиотеки А.Уначевым, которая максимально адаптирована к условиям вузовской библиотеки. Данная система используется нами как основной механизм автоматизации библиотечных процессов.

В процессах комплектования переход на новые информационные технологии помогает решить многие задачи: повысить производительность труда сотрудников комплектования за счет автоматизации процессов сбора, оформления и передачи заказа, учета фонда; улучшить работу с кафедрами по формированию фонда за счет предоставления им более полной информации о новинках; обеспечить многоаспектный анализ книгообеспеченности учебного процесса; повысить уровень книгообеспеченности за счет электронных учебников.

Кроме того, внедрение новых технологий, автоматизация основных библиотечных процессов позволили отделу комплектования более активно взаимодействовать со всеми структурными подразделениями нашего вуза, увеличить оперативность взаимосвязи «библиотека – читатель», снизить трудоемкость многих библиотечных процессов, более качественно выполнять задачи, поставленные перед сотрудниками отдела.

До недавнего времени темпланы издательств, прайс-листы и каталоги периодики передавались для просмотра и заказа литературы на факультеты через деканаты и кафедры только при личном общении. Это были либо выходы сотрудников отдела на факультеты, на заседания кафедр, либо посещения преподавателями библиотеки, как в индивидуальном порядке, так и на проводимых в стенах библиотеки Днях кафедр. Сейчас возможность общения отдела комплектования с любой кафедрой по электронной почте (отсылка пришедших прайс-листов издательств и возврат заполненных заказов) повышает оперативность работы с заявками специалистов, сокращает число хождений по территориально разбросанным корпусам, факультетам. Налаживается постоянная взаимосвязь по e-mail заведующего отделом комплектования с кафедрами.

Работая в какой либо системе, не отходя от монитора, комплектатор быстро может сверить дисциплинарный список с электронным каталогом библиотеки на наличие и экземплярность данной книги в фонде, ввести данные в базу «Книгообеспеченность». После того, как мы закончим работу с заполнением полей в БД «Книгообеспеченность», мы сможем автоматически произвести расчет коэффициента книгообеспеченности по каждой дисциплине.

Новые технологии позволили также автоматизировать учет новых поступлений. В сводном электронном каталоге фонда библиотеки есть возможность выборки списка новых поступлений за определенный период и по заданной тематике.

Работа отдела комплектования с электронными рабочими программами и списками рекомендуемой для учебного процесса литературы, подаваемыми кафедрами, выявила множество проблем, которые необходимо разрешить в ближайшее будущее. Наверняка эти проблемы общие для всех вузовских библиотек: в большинстве списков рекомендуемая литература не подразделяется на основную и дополнительную, хотя при комплектовании той или другой используются совершенно различные подходы; в списки рекомендуемой литературы очень мало включено официальных, справочных и периодических изданий (либо, наоборот, делается упор на периодические издания старых годов выпуска); есть дисциплины, по которым нет списков рекомендуемой литературы; рекомендуется литература, которая либо отсутствует в фонде библиотеки, либо имеется в ограниченном количестве (1-3 экз.); видно, что списки рекомендуемой литературы составляются без сверки с каталогом библиотеки (указываются издания старых лет, хотя в библиотеке имеются новые издания); очень много дисциплин, не обеспеченных необходимой литературой, а заявок от специалистов нет.

Среди современных проблем комплектования библиотечных фондов можно назвать также нестабильность финансирования, из-за которой многие библиотеки сталкиваются с проблемой «неудовлетворенного спроса», часто деньги появляются тогда, когда нужной книги на рынке уже нет.

Определенные трудности связаны и с тем, что библиотеки, территориально удаленные от издательств или книготорговых организаций, часто не располагают достаточной информацией для оценки той или иной книги.

При комплектовании фонда необходима тесная связь с издающими и книготорговыми организациями. В хорошо налаженные партнерские отношения библиотеки с издательствами внесли свои коррективы новые экономические требования по правилам закупок литературы. Это различные котировки, тендеры (конкурсы) на сотрудничество на более выгодных условиях. Приемлемые скидки, доставка литературы до места назначения, бесплатно предоставляемые прайс-листы, темпланы, электронные каталоги на CD-R, все это является обязательными условием для заключения договоров на приобретение издательской книжной продукции. Однако, все это оттягивает время поступления книги в библиотечный фонд именно в тот момент, когда она наиболее актуальна.

В заключение хотелось бы отметить, что важнейшую роль в качественном формировании фонда вузовской библиотеки играет четкая политика комплектования, именно отсутствие которой было сдерживающим фактором участия библиотек в книжном рынке. В 90-х гг. это не позволило принять оптимальные решения о принципах комплектования и структуре фондов и не способствовало созданию целостных книжных коллекций. Основные причины столь неудачного участия библиотек в профессионально близком книжном рынке – уже традиционное отсутствие опыта рыночных взаимоотношений, для которого необходимы понимание позиции и интересов библиотеки, а также навыков принятия стратегических решений. Но возможности изменить ситуацию все же есть: участвуя в дальнейшем в непростых рыночных отношениях, библиотеки будут вынуждены более четко определять свои задачи, на основе которых взвешенно формировать критерии качества комплектования. Это позволит понять свои интересы, обосновать выбор, отстоять финансирование.