Обеспечение целостности данных в базе данных MS Access

Создание таблиц с использование мастера таблиц.

       13.6.1 Добавление и удаление записей в таблице.

       13.6.2 Копирование, поиск и сортировка записей.

 

Разработка приложения

Процесс создания новой базы данных (или нового приложения) основан на приведенных выше принципах объектно-ориетированного и визуального программирования. Если говорить вкратце то этот процесс заключается в том, что MS Access предоставляет нам пустую базу данных с прототипами множества объектов, из которых пользователь создает конкретную базу данных для решения определенной задачи. Для этого нам предоставляется множество мастеров - пошаговых автоматических процедур, с помощью которых, не пользуясь языком программирования можно построить достаточно сложные выражения и конструкции - таблицы, формы, отчеты, запросы и организовать их взаимодействие между собой для решения конкретной задачи. Например, автоматизации составления путевки по предлагаемым туристической фирмой маршрутам и всех необходимых сопроводительных и финансовых документов. Пользователь, решающий такую задачу, должен проанализировать свои данные, определить их логические взаимосвязи, структуру таблиц и типы данных. После этого создается набор таблиц, в которые вводятся исходные данные задачи. Затем с помощью мастеров MS Access разрабатываются необходимые запросы, а на основе запросов и таблиц создаются формы с элементами управления. Далее можно разрабатывать макросы для автоматизации выполняемых функций, назначить их соответствующим элементам управления и формам - и полноценное приложение, решающее конкретную задачу готово.

В самом общем случае разработка любого приложения начинается с постановки задачи, в которой определяется цель и назначение разработки, затем определяется состав подзадач и последовательность их выполнения. Сформулируем эти подзадачи:

· проанализировать содержание исходной информации и определить состав таблиц для разрабатываемой базы данных;

· проанализировать структуру информации и определить связи межу таблицами данных;

· определить ключевые поля и разработать схемы связи;

· разработать набор форм для просмотра и редактирования данных;

· разработать макросы для операций обработки данных;

· разработать элементы управления для каждой формы и назначить макросы каждому элементу;

· разработать основную запускаемую форму и обеспечит нужные связи между формами;

· проверить работу приложения в целом и при необходимости внести изменения и исправления в предыдущие пункты.

Итак, как правило, информация в базе данных хранится в виде таблиц, связанных между собой. Например:

· “ Список предприятий ” - хранится информация о каждом предприятии, с которым имеются контакты;

· “Список подразделений” - хранится вся информация о подразделениях данного предприятия;

· “Список сотрудников” - хранится информация о каждом сотруднике данного предприятия

· и т.д.

Таблицы состоят из отдельных записей (соответствует отдельной строке в таблице). Количество записей в таблице может изменяться в процессе ввода/корректировки информации в Базе Данных.

Каждая запись состоит из отдельных полей (соответствуют столбцам в таблице). Поля в таблице могут быть разного типа, т.е. информация, хранимая в полях, может иметь разный вид (текст, целые или вещественные числа и т.д.). В данной таблице количество полей и их тип – фиксированы. Список полей и их типы определяют структуру записи.

Например: записи таблицы “Список сотрудников” могут состоять из следующих полей:

1. Табельный номер (целое число);

2. ФИО (текст);

3. Код подразделения, в котором работает сотрудник (целое число);

4. Должность (текст);

5. Оклад (вещественное число)

6. и т.д.

Замечание: в разных СУБД физическое хранение информации организовано разными способами. В СУБД Access вся информация хранится в одном файле.

Форма хранения информации в Базе Данных логически может быть представлена в виде схемы:

 

Создание и работа с Базой Данных состоит из нескольких этапов:

1. Определение типа, структуры и объема информации, необходимой для хранения.

2. Разработка структуры Базы Данных, т.е. разложение всей информации на отдельные части (таблицы) и определение структуры таблиц (списка полей и их типов).

3. Разработка форм представления информации, т.е. в какой форме будет выводиться информация для различных запросов (экранные формы).

4. Заполнение базы данных информацией, т.е. заполнение таблиц записями.

5. Ввод запросов по различным условиям и получение необходимой информации.

Рассмотрим конкретный пример разработки структуры Базы Данных.

Необходимо создать Базу Данных предприятия, которая должна хранить следующую информацию:

1. Список предприятий, с которыми имеет контакты данное предприятие. Необходимая информация:

· название предприятия;

· адрес;

· ФИО руководителя;

· банк, где предприятие имеет расчетный счет;

2. Какие товары выпускаются данными предприятиями и по какой цене.

3. Какие предприятия выпускают данный товар.

4. Цены товаров могут быть в разных валютах.

На первый взгляд достаточно создать только две таблицы:

· Список предприятий

· Список товаров

Причем для связи этих таблиц во второй таблице должна хранится информация о предприятиях, которые выпускают данный товар.

Получаем следующую структуру таблиц:

Список предприятий:

1. Код предприятия (целое число);

2. Название предприятия (текст);

3. Адрес (текст);

4. ФИО руководителя (текст);

5. Банк (текст).

Список товаров:

1. Название товара (текст);

2. Код предприятия, выпускающего данный товар (целое число);

3. Цена (вещественное число);

4. Наименование валюты (текст).

После заполнения информацией получим следующие таблицы:

 

Список предприятий

Код	Название	ФИО руководителя	Банк
10	АО “Интенс”	Иванов В.И.	Инком банк
20	“Скиф”	Петров И.Н.	Укр Нац Банк
30	“Рога и копыта”	Бендер О.И.	Черном Банк
40	“Макеевуголь”	Кольцов М.Н.	Укр Нац Банк
50	“Автостекло”	Сидоров К.Л.	Инком Банк

Список товаров

Название	Код (предприятия)	Цена	Валюта
Магнитофон	20	235.50	Гривна
Стул	10	56.80	гривна
стул	50	50	Доллар
Зеркало	40	123.0	Гривна
Зеркало	30	236	Рубль
Стол	30	580	рубль
Стул	30	100	Рубль

Как видно, во второй таблице возникает путаница с повторяющимися названиями товаров и валют (использование заглавных и прописных букв при вводе одинаковых понятий). Чтобы избежать этого, обычно отдельно используют таблицы только с названиями и кодами, а в таблицах, где данное понятие используются несколько раз, вводятся только коды этих понятий. Тогда таблица “Список товаров” может быть разбита на две таблицы: “Список названий товаров” и “Список товаров”.

Список названий товаров

Код товара	Название
10	Магнитофон
20	Стул
30	Стол
40	Зеркало

Список товаров

Код товара	Код (предприятия)	Цена	Валюта
10	20	235.50	Гривна
20	10	56.80	гривна
20	50	50	Доллар
40	40	123.0	Гривна
40	30	236	Рубль
30	30	580	рубль
20	30	100	Рубль

Аналогично, можно поступить и с названиями валют, т.е. создать таблицу “Список валют” и использовать в списке товаров только коды валют. Чтобы избежать такой же ситуации с названиями банков в таблице “Список предприятий”, необходимо ввести таблицу “Список банков” и использовать коды банков в списке предприятий.

Таким образом, получим следующую структуру таблиц:

Список предприятий:

1. Код предприятия (целое число);

2. Название предприятия (текст);

3. Адрес (текст);

4. ФИО руководителя (текст);

5. Код банка (целое число).

Список названий товаров:

1. Код товара (целое число);

2. Название товара (текст);

Список товаров:

1. Код товара (целое число);

2. Код предприятия, выпускающее данный товар (целое число);

3. Цена (вещественное число);

4. Код валюты (целое число).

Список банков:

1. Код банка (целое число);

2. Название банка (текст).

Список валют:

1. Код валюты (целое число);

2. Название валюты (текст);

3. Курс валюты относительно национальной валюты (гривны) (вещественное число).

 

Общие сведения о работе в MS Access. Примеры баз данных.