Разные типы информации в ячейке и её редактирование

Ввод данных осуществляется в три этапа:

● выделение ячейки;

● ввод данных;

● подтверждение ввода (нажать клавишу Enter).

После того как данные введены, их нужно представить на экране в определенном формате. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.

Формат данных

Данные в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат / Ячейки.

Появится окно диалога “Формат ячеек”,в котором нужно выбрать вкладку “Число”. В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке “Числовые форматы” приведены названия всех используемых в Excel форматов.

Рис. 1.

Для формата каждой категории приводится список его кодов. В правом окне “Тип” вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды MS Excel или ввести свой код формата. Для ввода форматного кода выберите строку и введите символы форматного кода в поле ввода “Тип”.

Формулы и функции

Формула представляет собой выражение, которое вычисляет значение ячейки. Функции — это предопределенные формулы и они уже встроены в Excel.

Например, на рисунке ниже ячейка А3 содержит формулу, которая складывает значения ячеек А2 и A1.

Ещё один пример. Ячейка A3 содержит функцию SUM, которая вычисляет сумму диапазона A1:A2.

=SUM(A1:A2)

Ввод формулы

Чтобы ввести формулу, следуйте инструкции ниже:

1. Выделите ячейку.
2. Чтобы Excel знал, что вы хотите ввести формулу, используйте знак равенства (=).
3. К примеру, на рисунке ниже введена формула, суммирующая ячейки А1 и А2.
   
4. Измените значение ячейки A1 на 3.
   
   Excel автоматически пересчитывает значение ячейки A3. Это одна из наиболее мощных возможностей Excel.

Редактирование формул

Когда вы выделяете ячейку, Excel показывает значение или формулу, находящиеся в ячейке, в строке формул.

Чтобы отредактировать формулу, кликните по строке формул и измените формулу.

Нажмите Enter.

Приоритет операций

Excel использует встроенный порядок, по которому ведутся расчеты. Если часть формулы в скобках, она будет вычислена в первую очередь. Затем выполняется умножение или деление. После этого Excel будет складывать и вычитать. Смотрите пример ниже:

Сперва Excel умножает (A1*A2), затем добавляет значение ячейки A3 к этому результату.

Другой пример:

Сначала Excel вычисляет значение в круглых скобках (A2+A3), потом умножает полученный результат на величину ячейки A1.

Копировать/вставить формулу

Когда вы копируете формулу, Excel автоматически подстраивает ссылки для каждой новой ячейки, в которую копируется формула. Чтобы понять это, выполните следующие действия:

1. Введите формулу, показанную ниже, в ячейку A4.
   
2. Выделите ячейку А4, кликните по ней правой кнопкой мыши и нажмите сочетание клавиш Ctrl+C.
3. Далее выделите ячейку B4, кликните по ней правой кнопкой мыши и нажмите сочетание клавиш Ctrl+V.
4. Ещё вы можете скопировать формулу из ячейки A4 в B4 протягиванием. Выделите ячейку А4, зажмите её нижний правый угол и протяните до ячейки В4. Это намного проще и дает тот же результат!
   
   Результат: Формула в ячейке B4 ссылается на значения в столбце B.
   

Вставка функции

Все функции имеют одинаковую структуру. Например:

SUM(A1:A4)

Название этой функции — SUM. Выражение между скобками (аргументы) означает, что мы задали диапазон A1:A4 в качестве входных данных. Эта функция складывает значения в ячейках A1, A2, A3 и A4. Запомнить, какие функции и аргументы использовать для каждой конкретной задачи не просто. К счастью, в Excel есть команда Insert Function.

Чтобы вставить функцию, сделайте следующее:

1. Выделите ячейку.
2. Нажмите кнопку Insert Function (Вставить функцию).
   
   Появится одноименное диалоговое окно.
3. Отыщите нужную функцию или выберите её из категории. Например, вы можете выбрать функцию COUNTIF из категории Statistical (Статистические).
   
4. Нажмите ОК. Появится диалоговое окно Function Arguments.
5. Кликните по кнопке справа от поля Range (Диапазон) и выберите диапазон A1:C2.
6. Кликните в поле Criteria (Критерий) и введите “>5”.
7. Нажмите OK.
   
   Результат: Excel подсчитывает число ячеек, значение которых больше 5.
   =COUNTIF(A1:C2;">5")