Офісна техніка (апаратне забезпечення) підприємства

Звичайно на кожному підприємстві використовувалася велика кількість інформації. Тобто здійснюється її пошук, збирання, обробка, передача, збереження. Самостійно це все людина виконати невзмозі. Особливо зараз, коли наступила інформаційна ера ми маємо справу з надзвичайно великою кількістю інформації. Тому, щоб бути успішними підприємства намагаються використовувати найновіші технології, що значно полегшують роботу з інформацією.

Отже, апаратне забезпечення підприємств або іншими словами офісна техніка є невідмінною складовою інформаційної системи, що найчастіше включає:

- набір комп’ютерів;

- вхідні пристрої (пристрої введення);

- вихідні пристрої (пристрої виведення);

- комунікаційне обладнання.

Зараз на підприємстві є 16 комп’ютерів.

Вони особливо використовуються в бухгалтерії, за допомогою яких здійснюються економічні розрахунки та ведеться вся бухгалтерська документація.

Насамперед комп’ютери використовуються для обробки  великої кількості інформації.

 Щодо пристроїв введення то звичайно сюди входять сканери. Саме вони дають змогу створювати електронні копії текстових та графічних документів. Найчастіше використовуються планшетні сканери. Принцип роботи їх полягає в тому, що скануючи головка рухається відносно аркуша за допомогою спеціального двигуна.

Для введення інформації використовуються принтери, а саме лазерні принтери, що дають значно кращий друк ніж матричні чи струменеві. Такі принтери кращі, бо надруковані документи не розпливаються під дією води чи вологи як це часто буває у випадку струменевого принтера. Крім того чорнило (фарбувальний порошок) – тонер  лазерних принтерів характеризується високою стійкістю і практично не вицвітає.

Для розмноження та копіювання документів на підприємстві також використовуються ксерокси.

Також звичайно використовуються телефони і факси, що відіграють функцію засобів зв’язку.  Важливу роль відіграє локальна мережа, що об’єднує комп’ютери підприємства. Вона створена для спільного використання ресурсів та обладнання. Отже на підприємстві використовується мережний адаптер, що виконує функцію кодування та декодування. 

Оскільки ВАТ «Галія» моє вихід до глобальної мережі Internet, то роль адаптера відіграє модем. Існують також інші пристрої, що стосуються мережного обладнання.

Робота з текстовим редактором Word.

Створення документів

Отже, для роботи із документами на підприємствівикористовується текстовий редактор Word. Оскільки він має численні переваги над іншими, до яких у першу чергу належать широкі функціональні можливості.

Текстовий редактор Word для Windows входить до групи програм Microsoft Office. Для запуску Word слід виконати команду Пуск /Програмапл/ Microsoft Word, після чого на екрані появляється вікно редактора.

Вікно редактора Word має декілька стандартних елементів. Одні з них постійно присутні на екрані, інші можна викликати за бажанням користувача.

Створення документів.

 При створенні нового документа слід виконати команду Файл/Создать або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная. При цьому відкривається вікно діалогу Создаяие документа. Створюючи документ, у полі Новий документ слід встановити опцію Документ. Як правило, текстовий редактор використовують для підготовки типових документів. Word пропонує користувачу стандартні форми таких документів і інструменти для їх використання. Основними інструментами є шаблони і майстри.

Шаблон — це порожній бланк, в якому користувач заповнює потрібні поля своєю інформацією. Шаблон може попередньо включати деякі заповнені поля, які є спільними для всіх документів даного типу.

Майстер базується на шаблонах, але на відміну від останніх вони дозволяють ще більше спростити процес введення даних у документ. Якщо при заповненні шаблона користувач самостійно переміщується по документу і розміщує в ньому інформацію, то при використанні майстрів дані заносяться в процесі діалогу майстра з користувачем.

Після натискування кнопки ОК вікна діалогу Создать редактор у відповідності з вибраним шаблоном створить вікно документа з іменем ДОКУМЕНТ.

Переглянути шаблони, які приєднані до активного документу, можна за допомогою команди " Файл/Шаблон ы ".

Якщо користувача не задовольняють наявні шаблони і майстри, то він може створити власний шаблон або змінити один із існуючих.

 Створення шаблонів.

Для створення нового шаблона слід подати команду Файл/Создать і в полі Новий документ вікна діалогу Создать встановити опцію Шаблон. Після натиснення кнопки ОК на екран виведеться вікно шаблона. Від вікна документа воно відрізняється тільки назвою рядка заголовка — ШАБЛОН замість ДОКУМЕНТ. Далі слід ввести необхідні дані (параметри форматування, текстові поля) і зберегти шаблон. Щоб зберегти документ як шаблон, слід подати команду Файл/Сохранить как, а потім у полі Тип файла вибрати елемент Шаблон документа. Правила додержання хорошого стилю роботи потребують для кожного документа (в тому числі і для шаблона) заповнення довідки, в яку включаються основні відомості про документ. Тому після збереження нового документа чи шаблона бажано виконати команду Файл/Свойства і заповнити потрібні рядки у вікні діалогу Свойства.

Після створення шаблону документу потробно його зберегти. Для цого слід виконати команду Файл/Сохранить або натиснути відповідну кнопку панелі інструментів Стандартная. Якщо документ новий і ця команда виконується для нього вперше, то відкривається вікно діалогу Сохранение документа. В цьому вікні можна вказати диск, папку, ім’я і розширення файлу.

Якщо ж потрібно зберегти файл під новим іменем, в іншій папці або з іншим форматом, то потрібно виконати команду Файл/Сохранить как. При цьому відкривається вікно діалогу Сохранение документа, і всі дії користувача аналогічні діям при збереженні нового документа.

Вводити і редагувати символи  можна тільки текст активного вікна.

Перед введенням символів слід вибрати шрифт, його розмір, формат.

Форматування тексту.

Під форматуванням розуміють операції, які зв'язані з оформленням тексту і зміною його зовнішнього вигляду. Операції форматування дійсні тільки для виділених фрагментів.

Розрізняють три основні операції форматування: форматування символів; форматування абзаців; форматування сторінок.

При форматуванні символів можна змінити шрифти, його розмір. Форматування здійснюється командою Формат/Шрифт. При цьому на екрані з'явиться вікно діалогу Шрифт, в якому можна встановити такі параметри:

•шрифт (вибирається із списка шрифтів);

•стиль (можна вибрати звичайний стиль, курсив, напівжирний і напівжирний з курсивом шрифти);

• розмір шрифта;

• підкреслення (вибір різних варіантів підкреслення);

• колір символів;

• ефекти (верхній і нижній індекс, перекреслений).

У полі Образец цього вікна показується зовнішній вигляд тексту при вибраних параметрах.

Для форматування абзацу використовують команду Формат/Абзац, відкриває вікно діалогу Абзац в якому можна здійснити:

• вирівнювання абзаців;

• встановлення відступів абзаців;

• встановлення відстані між рядками і абзацами.

Опція Отступ дозволяє встановити відступи зліва і справа рядків виділеного абзаца, а також окремо лівий відступ першого рядка абзацу. Для встановлення відступів можна використовувати і горизонтальну лінійку. На ній є маркери відступу ліворуч (нижній лівий), відступу праворуч (нижній правий) і відступу першого рядка абзацу (верхній лівий).

При введенні і друкуванні тексту Word використовує встановлені за замовчуванням розміри поля сторінки. Змінити ці параметри можна за допомогою команди Файл/Параметри страницм.

Вкладка Поля д озволяє встановити розміри верхнього, нижнього, лівого і правого полів. Поле Образец цієї вкладинки показує, який вигляд матиме  сторінка з встановленими параметрами поля при друкуванні.

Більш широкі можливості для створення і модифікації стилів дає команда Формат/Стиль і вікно діалогу Стиль.

Вкладинка Размер бумаги дозволяє вибрати стандартні розміри із списка форматів, які підтримує Word. Якщо ні один із стандартних розмірів не підходить, то слід вибрати в списку форматів елемент Специальний і для нього вказати ширину і висоту. В полі Ориентация потрібно вказати орієнтацію документа Книжная (рядки документа паралельні короткій стороні аркуша) або Альбомная (рядки паралельні довгій стороні аркуша).

Саме за вище наведеним принципом були створенні такі документи як:

- Довідка про включення до єдиного державного реєстру;

- Накладна;

- Розрахунково-платіжна відомість;

- Табель обліку робочого часу;

- ВКО та ПКО;

- Платіжне доручення;

- Авансовий звіт.

Деякі з вище наведених документів можна переглянути в Додатках.

Робота з Excel

До групи програм Microsoft Office, крім як ми знаємо Word, ще входить електронна таблиця Excel, що також використовується на підприємстві.

Електронна таблиця – це програма, що моделює на екрані двовимірну таблицю, яка складається з рядків та стовпців, які утворюють комірки. Основним призначенням ЕТ є формування табличних документів з використанням чисел, текстів і формул.

Excel можна завантажити кількома способами, наприклад через Пуск – Програми - Microsoft Excel чи з вікна Мой комп’ютер або Проводник.

Після цього відкриється вікноExcel, яке має спеціальні компоненти, властиві саме йому:

Рядок формул – це панель у верхній частині вікна, що використовується для введення і редагування вмісту комірки.

Поле імені – це поле у якому відображається ім’я виділеної комірки.

Робоча частина аркуша – це графічне зображення ЕТ, що складається з комірок, заголовків рядків і стовпців.

Вкладки аркушів – ці елементи розташовані в нижній частині вікна (Лист 1, 2, 3..).   

Кожний документ в Excel називається робочою книгою, яка призначена для збереження і обробки даних.

Введення даних (тексту, числа або формули) в таблицю Excel з клавіатури можна безпосередньо до комірки або в рядок формул. Для цього потрібно клацнути по комірці або у рядку формул.

Також в Excel можна переміщати і копіювати дані за допомогою таких засобів як Drag and Drop та буфер обміну. Також можна виконати операції із вставкою рядків та стовпців. Для цього потрібно виконати команди Вставка – Строки(Столбцьі, Ячейки). Видалити їх можна за допомогою контекстного меню або за допомогою операцій Правка – Удалить.

Значно спростити введення даних в комірки можна за допомогою засобу автозаповнення, використовуючи певні послідовності (дні тижня, назви місяців, інше та за допомогою введення прогресій.

Найчастіше електронні таблиці використовуються в бухгалтерії, економіці.

 

Обчислення в ЕТ

 Комірки ЕТ можуть містити інформацію одного із трьох типів: текст, число, формула.

Саме формули є основним інструментом, за допомогою яких можна здійснювати обчислення в комірках. Вони вписуються в рядок формул і можуть містити такі компоненти:

Символ =, яким починається запис;

Оператори, тобто інструкції для виконання дій(+, -, /, * та інші);

Числа або текстові значення;

Функції з набору вбудованих функцій Excel (наприклад, СУММ, МАКС, CОS);

Посилання на комірки і діапазони (наприклад, А2, С5:С9)

Прикладом формули може бути:

=А3*2+С9

При введенні формул у рядку формул з’являються нові кнопки. Клацання по кнопці з червоним хрестиком скасовує внесені до формули зміни, з зеленою “ галочкою ” дає команду на виконання формули записаної в комірці. Після цього з’явиться результат її виконання або повідомлення про помилку.

В ЕТ Excel є чотири види операторів:

Арифметичні (+, -, *, /, %, ^);

Оператори порівнянь (=, <, >, <=, >=, <>);

Текстові (&, “…”,);

Адресні (наприклад, А3:F7, СУМ(АЗ:В6, К4:F7)).

Також формули можуть містити функції. Щоб вставити функцію потрібно виконати такі операції Вставка – Функція. Дальше потрібно вибрати категорію функцій і саму функцію.

ЕТ найчастіше використовуються в тих сферах діяльності, де необхідно прораховувати, аналізувати та подавати в різній формі великі обсяги числової інформації.

Internen. Основні поняття

Internet – це поєднання багатьох мереж, що забезпечує поширення інформаційних потоків по всій земній кулі. Його ще називають глобальною мережкю.

Завдяки об’єднанню мереж комп’ютери, що знаходяться на значній відстані можуть обмінюватися інформацією.

Комп’ютери, які працюють в у мережі Інтернет, називаються вузлами. Серед них є такі, які надають послуги іншим комп’ютерам – це сервери. Сервери – потужні комп’ютери, які постійно працюють і завжди підключені до Інтернету.

Для того, щоб встановився зв'язок між комп’ютерами існує протокол ТСР/ІР – це основний транспортний протокол передавання даних в Інтернеті. Також щоб мати доступ до Інтернет необхідним є провайдер.

Він, як правило, забезпечує користувачам такі послуги Інтернету:

- доступ до інформаційних ресурсів Інтернету;

- надання адреси електронної пошти;

- виділення простору для створення Web-сторінки.

World Wide Web (WWW) - це розподілена інформаційна система мультимедіа, заснована на гіпертексті.

Розподілена інформаційна система: інформація зберігається на величезній безлічі так званих WWW-серверів. Тобто комп'ютерів, на яких встановлене спеціальне програмне забезпечення і які об'єднані в мережу Internet. Користувачі, що мають доступ до мережі, отримують цю інформацію за допомогою програм-клієнтів, програм перегляду WWW-документів. При цьому програма перегляду посилає по комп'ютерній мережі запит серверу, що зберігає файл з необхідним документом. У відповідь на запит сервер висилає програмі перегляду цей необхідний файл або повідомлення про відмову, якщо файл по тих або інших причинах недоступний.

Мультимедіа: інформація включає в себе не тільки текст, але і двох- і трьохмірну графіку, відео і звук.

Гіпертекст: інформація в WWW представляється у вигляді документів, кожний з яких може містити як внутрішні перехресні посилання, так і посилання на інші документи, що зберігаються на тому ж самому або на будь-якому іншому сервері.

Усі комп’ютери, що підключені до Інтернет мають свою адресу, яка називається ІР-адресою.

ІР-адрес – це запис, який точно визначає місцезнаходження комп’ютера в Інтернеті і є записом чотирьох чисел у діапазоні від 0 до 255.

Але для роботи в Інтернеті ІР-адресн не використовуються, оскільки їх важко запам’ятати. Тому замість них використовується системам доменних імен DNS, тобто ім’я кожного Web-серверу є послідовністю слів, розділених крапками.

За їх допомогою створюється запис, який називається URL.

У запису URL зазначаються такі дані:

- протокол доступу до ресурсу (HTTP, FTP, GOPHER);

- доменне ім’я серверу, на якому розміщено ресурс;

- адреса порту, використовуваного для зв’язку;

- специфікація ресурсу на жорсткому диску серверу.

Тобто протокол://адреса_сервера:номер_порта/ім'я_директорії/ім'я_файла

Однак деякі компоненти цього запису можуть бути відсутні.

Наприклад, http: // www.meta.ua / i ndex.htm /

Ми вже знаємо, що, програма з якою безпосередньо спілкується користувач при роботі з ресурсами WWW називається програмою перегляду WWW-документів або програмою-браузером. Нагадуємо, що робота такої програми полягає в посилці запиту до заданого сервера, інтерпретації отриманої інформації і представлення її користувачеві. Крім того, вона виконує ряд допоміжних задач, наприклад, підтримує список прочитаних документів, щоб користувач міг до них повернутися надалі.

У цей час набули поширення більш десяти програм перегляду WWW-документів. Найбільш використовувані – це Microsoft Internet Explorer, NCSA Mosaic, Netscape Navigator.

На підприємстві використовується програма-браузер Internet Explorer (фірми Microsoft).

Основними можливостями цієї програми є:

- відображення не лише текстової інформації, а й відтворення звуку, анімації, відео.

- перехід між Web-сторінками, які переглядалися раніше за допомогою кнопок Назад і Вперед.

- автоматичне створення списку вузлів(журналу), які відбувалися раніше.

- відстеження Web-сторінок шляхом накопичення їх ярликів в системній папці Избранноє і. т. д.

 

Internen. Пошук інформації на економічну тему

Для пошуку інформації в Інтернет найчастіше використовують інформаційно-пошукові системи. Такими системами є Рамблер, Яндекс, Yahoo, Excite, Мета та інші.

Потрібно ввести адресу такої системи (www.rambler.ru, www. yahoo.com, www.meta.com) в адресний рядок програми-браузера Internet Explorer. Після цього загрузиться головна сторінка пошукової системи.

Пошук потрібної інформації можна за допомогою ключових слів або за допомогою Web-каталогів.

У верхній частині початкової сторінки пошукової системи розташоване текстове поле у яке потрібно ввести ключові слова, які мають максимально відображати сутність потрібної інформації. Наприклад вводимо ключове слово економіка підприємств.

При записі ключового слова потрібно застосовувати малі літери, з великої набирати тільки власні імена. Пробіл між словами означає, що обидва слова повинні бути у шуканому документі. Якщо потрібно знайти документ із будь-яким з вказаних слів використовують знак «|». Цитати в ключових словах беруться в лапки. Після введення ключових слів потрібно нажати кнопку Найти. Після здійснення пошуку у вікно виводиться результати. Якщо кількість посилань дуже велика, то потрібно зменшити зону пошуку. Тоді знову потрібно ввести в текстове поле ключові слова, які б ще точніше визначали суть потрібної інформації. Наприклад можна ввести слово підприємництво. Після цього можна побачити, що кількість посилань порівняно з попереднім результатом значно зменшилася.

Пошук можна здійснювати не тільки за ключовими словами, а й за Web-каталогом, який є у більшості пошукових систем.

Web-каталог – це вузол, на якому розміщено послання на Web-сторінки, класифіковані за певною ієрархічною системою. Тобто на верхньому рівні Web-каталогу розташовані найрізноманітніші теми. Потрібно вибрати потрібну тему і клацнути по ній мишею. Дальше розкривається наступний рівень каталогу, в якому потрібно знайти наступну тему і розкрити її. Так потрібно рухатись поки не буде знайдено потрібне посилання (тему).