Анализ деятельности обменного пункта

   Ключевым работником обменного пункта является кассир. Рассмотрим деятельность обменного пункта через трудовой процесс валютного кассира в течение рабочего дня.

   Пред началом рабочего дня кассир должен подготовить свое место, проверить сигнализацию и внести поступившие изменения в имеющиеся у него нормативные документы, если это необходимо, а также заполнить заявку на получение аванса для совершения операций в обменном пункте. Наличные денежные средства, рубли и валюта доставляются инкассатором данного банка к началу рабочего дня и выдаются под материальную ответственность кассиру обменного пункта. Принимаемые ценности должны быть пересчитаны. Если какие банкноты вызывают сомнение в их подлинности или платежеспособности, то они в сумму взноса не засчитываются.

   Также кассиром обменного пункта получаются реестры на купленную или проданную валюту, справка об остатках наличных денежных средств на конец рабочего дня. На каждом заполняемом документе должна быть представлена дата, фамилия и подпись кассира обменного пункта. Акт передается инкассатору для оправки в банк.

   Операция обслуживания клиента (купля/продажа) валюты проводится в течение смены, с частотой, определяемой количеством обращающихся в обменный пункт клиентов.

В обменном пункте в течение смены производятся следующие операции:

- заполнение заявки на получение аванса для совершения операций;

- получение наличных денежных средств, реестров и справки об остатках;

- заполнение акта о приеме наличных денежных средств;

- обслуживание клиента;

- заполнение реестров – наличной иностранной валюты, купленной и проданной за наличные рубли;

- заполнение справки об остатках наличной иностранной валюты, платежных документов в иностранной валюте, и наличных рублей;

- подготовка денежных средств к инкассации и последующая их отправка, а также сдача бланков строгой отчетности и другой документации на конец дня.

Операция обслуживания клиента состоит из:

- выяснения вида операции (покупка или продажа валюты), необходимой суммы валюты и др.;

- расчет сумм валюты и рублей по курсу (в случае покупки иностранной валюты расчет также 0.5% от общей суммы);

- проверка имеющегося в пункте количества валюты и рублей, их достаточности для проведения операции (если средств хватает ‑ выполнение операции продолжается, в противном случае выполняется подкрепление);

- получение средств от клиента;

- подсчет получаемых купюр (в случае получения рублей – подсчет купюр старого и нового образца)

- заполнение реестра продажи или покупки валюты в зависимости от вида операции;

- распечатывание справки по форме 113-И, по требованию клиента.

   В таблице 2.2 приведены данные о распределении времени при ручном оформлении операций.

Таблица 2.2 Распределение времени при ручном оформлени е операций

№	Название операций	Время на обработку соответствующих сумм долларов США
		50	100	200	1000	8000
1	Выяснение вида операции и необходимой клиенту суммы	5	5	5	10	10
2	Расчет суммы валюты и рублей (включая расчет 0.5% от суммы при продаже валюты)	7	7	7	7	9
3	Проверка имеющегося в пункте количества валюты и рублей, и их достаточности для проведения операции	0	0	0	20	40
4	Получение средств от клиента	5	7	10	20	35
5	Подсчет получаемых купюр	15	20	25	300	600
6	Подсчет продаваемых купюр	5	5	5	15	20
7	Заполнение реестра покупки и продажи валюты в зависимости от вида операций	8	8	8	8	8
8	Выписывание справки форма  113-И	70	70	70	85	85
9	Выдача продаваемых купюр и справки форма № 0406007 клиенту	10	10	10	25	25
10	Итого (сек.)	125	128	140	485	837
11	Итого (мин.)	2.1	2.2	2.3	8	13.9

 

   Из таблицы видно, что с увеличением суммы возрастает время на выполнение операции. Длительность операции возрастает в основном за счет увеличения времени на проверку и подсчет денежных средств, получаемых от клиента, на выписывание справки строгой отчетности и заполнение реестра, подсчет наличных денежных средств, получаемых от клиента.

   После завершения операционного дня валютный кассир подсчитывает суммы прихода и расхода по каждой валюте, сверяя с наличием денежных средств на данный момент в кассе (если при сводке кассы кассир обнаруживает расхождение между фактическим наличием ценностей и данными в отчетных документах, то он предоставляет записку заведующему кассой), и затем передает денежные средства (рубли и валюту)работнику банка, инкассатору, который доставляет их в банк. Вместе с денежными средствами также валютный кассир передает заполненные реестры покупки/продажи валюты, справку об остатках наличной валюты и рублей, а также сопроводительные документы на отправляемые и получаемые ценности, доверенности инкассаторов, контрольные листы кассы пересчета.

На основе приведенного анализа следует сказать, создание АРМ валютного кассира могло бы значительно упростить труд кассира, поскольку не затрачивается время на заполнение реестров покупки/продажи валют, справки строгой отчетности и других документов.

   Если  проанализировать деятельность обменного пункта за год то, станет ясно,что объем дохода снижается под воздействием двух факторов:

- снижение выручки; при чем эта переменная имеет сезонный характер, так летом происходит существенное увеличение выручки, в зимний период – снижение. Однако разность между сезонными колебаниями выручки не превышает 30%;

- введение новых штатных единиц (бухгалтер, уборщица, охранник и т.д.)

   Установка АРМ валютного кассира в обменном пункте позволила бы существенно увеличить эффективность работы за счет повышения пропускной способности.