Применение на практике, частичное или полное, зависит от «трюков»

Если вы не уверены, что готовы в полной мере применять эти методы на практике, позвольте вас уверить, что самую большую пользу люди извлекают из этих методов, узнав о «трюках». Иногда стоит прочитать весь этот материал ради одного хорошего «трюка». Некоторые участники семинаров признавались мне, что самым полезным, что они для себя вынесли, было правило двух минут. Эти «трюки» скорее предназначены для нашего подсознания. В значительной степени самые продуктивные люди, которых я знаю, – это те, кто сделал самые лучшие «трюки» частью своей жизни. Это же верно и в отношении меня. Наше сознание определяет те задачи, которые мы должны выполнить, а наше подсознание реагирует на них почти автоматически, предлагая поведение, которое обеспечит достижение хорошего результата. Мы стимулируем себя делать то, что должны делать. Например, если вы, как и я, время от времени занимаетесь спортом, у вас, скорее всего, есть свои «трюки» – способы заставить себя не пропускать тренировку. Мой «трюк» – одежда. Если я надеваю спортивный костюм, я настраиваюсь на спорт. Если же я оденусь иначе, вероятнее всего, мне захочется заняться чем-то другим.

Гораздо проще вести себя сообразно своим ощущениям, чем чувствовать себя сообразно своим действиям.

О. Х. Маурер, психолог-бихевиорист

А вот пример настоящего «трюка» для повышения продуктивности. Случалось ли так, что вы брали работу на дом, чтобы доделать ее? Чрезвычайно важно на следующее утро не забыть взять эти документы! И куда же вы положили их прошлой ночью? Прямо напротив двери или на ключи? Кто научил вас этой тонкой технике самоорганизации? Именно об этом я и говорил. Прошлой ночью ваша сознательная часть вполне понимала, что завтра с утра вы даже собственное имя вспомните с трудом: «Что это тут лежит перед дверью? Ах да, я же должен взять это с собой!»

Классный прием, правда? Этот трюк я называю «Положить вещь перед дверью». В нашем случае «дверью» будет дверь вашего сознания, а не дома. Но суть та же.

Если вы прямо сейчас откроете ежедневник и внимательно изучите список задач на ближайшие две недели, то, скорее всего, найдете хотя бы одно напоминание о том, что вам нужно сделать сейчас. Если это стимулирует вас к действию, вы почувствуете себя лучше, выбросите это из головы, и на одно выполненное дело у вас станет больше. В этом нет ничего сложного – просто хороший «трюк».

Если прямо сейчас вы возьмете чистый лист бумаги и ручку и на три минуты полностью сконцентрируетесь на самом важном проекте, занимающем в данный момент ваши мысли, бьюсь об заклад, у вас появится хотя бы одна идея, на что еще вам нужно обратить внимание по проекту. Запишите ее и положите лист бумаги туда, где сможете использовать эту информацию или идею. От этого вы не станете умнее, чем были десять минут назад, но сделаете что-то полезное для работы и жизни.

Главный секрет эффективности творческого мышления и действий состоит в том, чтобы нужные вещи привлекали ваше внимание в нужное время.

Эффективное управление рабочим процессом в значительной степени заключается в том, чтобы составить план и предпринимать такие действия, чтобы процесс обдумывания происходил более автоматически и втянуться в деятельность было бы проще. Дальнейшие рекомендации по поводу организации времени, места и инструментов – надежные методы для решения задач на качественно новом уровне.

Если вы серьезно настроены на создание личной системы управления, советую обратить особое внимание на детали и полностью следовать рекомендациям, предложенным далее. Целое больше, чем сумма частей. Результаты от выполнения этой программы вы увидите сразу. Многое из того, что вы хотите сделать, мы выполним новыми эффективными способами, которые, возможно, удивят вас.

Выделите время

Рекомендую выделить определенное время, чтобы начать процесс и подготовить удобную площадку для работы. Если ваше рабочее пространство организовано правильно, это уменьшит ваше подсознательное сопротивление выполнению работы и даже сделает рабочий процесс приятным и желанным. Для большинства людей идеальными временн ы ми рамками является период в два полных дня. (Однако пусть вас не смущает, если столько свободного времени у вас не найдется: полезным будет выполнение любых моих рекомендаций, независимо от того, сколько времени вы можете этому посвятить. Получать отдачу от этих техник и принципов вы начнете практически сразу.) Процесс сбора информации в полном объеме занимает до шести часов. Прояснение и принятие решений по всем задачам, которые вы хотите вынести во внешнюю систему, – еще восемь. Конечно, можно собирать и обрабатывать задачи порциями, но будет гораздо проще сделать все за один раз.

Не бойтесь сделать один большой шаг, если вы его определили. Нельзя преодолеть пропасть в два маленьких прыжка.

Дэвид Ллойд Джордж, политик

Для меня идеальное время работы с кем-то над реализацией этой методологии – выходные или праздники, так как шансы, что нам кто-то или что-то помешает, значительно ниже. Если приходится делать это в обычный будний день, сначала мы убеждаемся, что на этот день не назначено никаких встреч, и договариваемся, что прервать нашу работу могут только в экстренных случаях. Телефонные звонки перенаправляются на голосовую почту или на них отвечают помощники, а мой клиент получает отчет во время перерыва. Я не рекомендую оставлять эту работу на конец дня. Обычно к вечеру ваша эффективность снижается, и слишком велика вероятность, что вы задержитесь в офисе надолго^[19].

Для большинства руководителей, с которыми я работаю, заставить весь мир подождать целых два дня – самая сложная задача во всем процессе. Непросто избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Вот поэтому мы чаще всего работаем в выходные. Если же вы работаете в коллективе, то выделить нужное количество времени в течение рабочего дня для такой работы будет еще труднее.

Посвятите два дня этому процессу, и результат окупится сторицей в виде вашей эффективности и душевного здоровья.

Дело вовсе не в сложности процедуры – просто требуется много энергии, чтобы упорядочить и принять решения по такому количеству открытых вопросов, особенно если они остаются незавершенными уже долгое время. Если вас будут постоянно прерывать, то на все может уйти в два раза больше времени. А если вам удастся справиться за один раз, вы обретете невероятное чувство контроля и завершенности и получите источник энергии и творческого подхода. Впоследствии у вас будет уходить гораздо меньше времени на поддержание вашей системы, и заниматься этим можно будет между делом в течение рабочего дня.

Организация пространства

Необходимо определиться с физическим местом, которое станет вашим контрольным пунктом. Если у вас уже есть рабочий стол и организованное офисное пространство, где вы работаете, возможно, это оптимальное место для старта. Если вы работаете дома, очевидно, это и будет вашей главной площадкой. Если вам приходится работать и дома, и в офисе, возможно, стоит завести идентичные и даже взаимозаменяемые системы и там, и там, хотя одна из них все-таки должна быть основной. Если же у вас нет стационарного рабочего места – того физического пространства, где вы могли бы разобраться с делами, – необходимо создать его для себя. Даже если ваша жизнь очень динамична, высокотехнологична и виртуальна, у вас все равно должно быть свое личное физическое пространство – как лагерь, из которого вы действуете. Эту программу можно реализовать, где бы вы ни выполняли свою работу, но лучше всего начать с главного места.

Основой для организации рабочего пространства являются письменный стол, место для лотка для входящих документов и, возможно (для большинства людей), место для основных цифровых инструментов. Представителям некоторых профессий, например мастеру машинного цеха, медсестре в больнице или няне ваших детей, этого вполне достаточно. Большинству людей, работающих дома, скорее всего, не понадобится много места для организации управления своим рабочим процессом, но при этом им чрезвычайно важно иметь отдельное место, где они могли бы обрабатывать информацию, почту, работать над домашними задачами, семейным бюджетом и т. д. Обычно все эти вещи в беспорядке валяются на кухне, в прихожей, на обеденном столе, на книжных полках и способны просто ввести в ступор.

У большинства специалистов рабочая зона обычно бывает несколько шире и включает телефон, компьютер, различные лотки, ящики и полки для хранения информации. Некоторым необходимы принтер, доска и/или мультимедийное оборудование для презентаций. Те, кто хочет полной автономии, обычно пытаются организовать еще место для занятий спортом, отдыха и хобби.

Наличие функционального рабочего места обязательно. Если у вас его еще нет, займитесь решением этого вопроса сейчас. Это касается также студентов, фрилансеров и пенсионеров. У каждого должна быть физическая точка контроля, откуда можно справляться со всем остальным.

У вас должно быть конкретное, персональное, автономное рабочее место дома, на работе и даже в пути.

Если бы мне нужно было за несколько минут в срочном порядке организовать рабочее место, я бы снял с петель дверь, положил ее на две тумбочки, поставил на нее три лотка, положил блокнот и ручку. Это была бы моя рабочая база. (Если бы у меня было время присесть, я бы раздобыл еще и стул!) Хотите верьте, хотите нет, мне доводилось бывать в офисах некоторых руководителей, которые не могли похвастаться такой функциональностью.