Использование подхода «снизу вверх»

Для того чтобы привести к единому знаменателю все уровни своей жизни, вы, что вполне логично, можете начать прояснять их сверху вниз. Найти свое предназначение на Земле. Определить, какой образ жизни и какая профессиональная сфера лучше всего подходят для исполнения этого предназначения. Какая работа и личные отношения помогут двигаться в этом направлении? Какие ключевые действия нужно осуществить прямо сейчас и что вы физически можете сделать как можно скорее, чтобы сдвинуться с места?

У вас всегда достаточно возможностей для определения приоритетов на любом уровне. Обращайте внимание на то, каким уровнем горизонта вам хочется заняться.

Вы можете заняться своими приоритетами на любом уровне в любой момент. Я всегда знаю, какие конструктивные шаги могу предпринять, чтобы повысить свою осведомленность и концентрацию на каждом уровне. У меня никогда не бывает недостатка в перспективах, которые надо обдумать, в целях, которые нужно переоценить, в проектах, которые необходимо определить или запланировать, или в действиях, требующих моего решения. Секрет в том, чтобы научиться уделять внимание нужным вещам в нужное время, чтобы поддерживать ясность мыслей и ощущение присутствия.

Поскольку все задачи будут определяться главным образом исходя из приоритетов более высокого уровня, любую расстановку приоритетов разумнее всего начинать сверху. Если, например, вы потратили время на расстановку приоритетов в работе, а затем осознали, что это не та работа, которой стоило заниматься, то может оказаться, что вы зря потеряли время и силы, которые лучше было бы посвятить поискам желаемой работы. Если вы не контролируете ситуацию на уровне реализации (текущие проекты и действия) и не верите, что способны должным образом управлять этими уровнями, то попытки управлять своей жизнью сверху вниз часто оборачиваются разочарованием.

Попытки управлять своей жизнью сверху вниз, если вы не контролируете нижние уровни, могут оказаться наименее эффективным подходом.

С практической точки зрения я рекомендую двигаться снизу вверх. В процессе консультаций я наблюдал оба подхода в действии и с позиции долгосрочной пользы могу с уверенностью заявить, что стратегия, когда клиент сначала брал под контроль свою текущую повседневную деятельность, а затем расширял горизонт фокуса, никогда не подводила.

Основная причина, по которой направление работы должно идти снизу вверх, состоит в том, что это помогает для начала расчистить свое внутреннее пространство и позволяет творческому вниманию сконцентрироваться на более значимых, но неясных перспективах, которые вам требуется для себя определить. Кроме того, эта методика очень гибка и включает универсальные приемы мыслительного и организационного процессов, которые эффективны вне зависимости от сферы применения. Вот почему ее стоит освоить независимо от того, какие насущные проблемы вы решаете в данный момент. Если вы переключитесь на что-то другое, эта методика поможет вам приспособиться к новым условиям максимально быстро. Не нужно много времени, чтобы изменить в и дение или цель, но умением взяться за исполнение этой новой цели планомерно, сконцентрированно и без стресса необходимо овладеть. Осознание того, что вы это можете, позволит вам выйти на новый уровень в игре. Это откроет перед вами большие возможности.

Приведите в порядок то, что требует вашего внимания, и вы узнаете, что на самом деле требует вашего внимания.

За долгие годы практики я понял, что важнее всего справиться с тем, о чем вы больше всего думаете в настоящий момент. То, что вы сами не хотите придавать этому большого значения, не играет никакой роли. Вы уже об этом думаете, и на то есть причина. Конечно, задачу «Купить кошачий корм» вряд ли можно отнести к высокоприоритетным, но если именно это больше всего беспокоит вас в данную минуту, то ее решение будет в некотором роде делом номер один. Как только вы справитесь с тем, что занимает ваше внимание, вы освободите свое сознание для того, что на самом деле должно занимать ваше внимание. А когда вы справитесь с этим, то увидите, что на самом деле должно занимать ваше внимание, и так далее. Практически все руководители без исключения, с которыми мне доводилось работать, больше всего были измотаны управлением своей рутинной деятельностью: электронными письмами, встречами, командировками, проектами, идущими не по плану, и т. д. Когда им удавалось упорядочить все это и взять под контроль, их внимание неизменно переключалось на зоны ответственности и интереса более высокого уровня: на семью, карьеру, качество образа жизни. Так что не стоит беспокоиться о том, какой уровень горизонта или аспект вашей жизни является самым приоритетным, чтобы привести его в порядок. Просто беритесь за то, что волнует вас сейчас. Когда вы это сделаете, то поймете, что действительно для вас важно, и сможете справиться с этим более эффективно^[46].

В то время как Горизонт 5 (миссия и принципы) является самым важным контекстом для расстановки приоритетов, практика показывает, что, когда мы понимаем все уровни работы, в которую вовлечены, особенно уровни Основания и Горизонта 1, мы получаем б о льшую степень свободы и больше ресурсов для выполнения более глобальных задач. Если ваш корабль идет ко дну, вам уже неважно, в какую сторону он направлялся! Хотя подход «снизу вверх» не является концептуальным приоритетом, с практической точки зрения это критический фактор для достижения сбалансированной, продуктивной и комфортной жизни.

 

Основание. Первым делом нужно убедиться, что все ваши списки дел являются полными. Это само по себе может оказаться непростой задачей. Те, кто подойдет к этому со всей ответственностью, могут обнаружить, что осталось еще много всего, о чем они забыли, записали не туда или просто не заметили.

Если помимо календаря у вас не накопилось по крайней мере пятидесяти ваших следующих действий и тех, что вы ожидаете от других, включая все повестки дня для встреч и людей, я сомневаюсь, что вы действительно собрали абсолютно все. Хотя, если вы тщательно следовали всем рекомендациям и шагам, приведенным в части 2, возможно, вы справились с этой задачей. Если же нет, но все-таки хотите разобраться с этим уровнем, выделите определенное время и тщательно проработайте главы с четвертой по шестую в режиме реального времени.

Когда вы приведете этот уровень контроля в актуальное состояние, у вас автоматически появится более обоснованное восприятие текущих приоритетов: добиться этого по-другому практически невозможно.

 

Горизонт 1. Завершите свой список проектов. Действительно ли он охватывает все ваши обязательства, требующие от вас более одного действия? Это определит границы еженедельного распределения вашей деятельности и позволит освободить сознание на более продолжительные промежутки времени.

Если вы сформируете полный список всего того, что хотели бы видеть в своей личной жизни и на работе на этом уровне, то обнаружите, что необходимо предпринять определенные действия, чего прежде даже не осознавали. Одно лишь создание этого объективного списка даст вам более прочную основу для принятия решений, чем заняться, когда у вас появляется немного свободного времени. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают сразу несколько шагов, которые могут выполнить, чтобы сдвинуть намеченные дела с места.

Полное определение текущей работы на всех уровнях автоматически обеспечит вам большую степень концентрации, соответствия и приоритетов.

Лишь у единиц эта информация бывает четко определена и доступна в удобной форме. Прежде чем обсуждать, что должно быть сделано сегодня после обеда, убедитесь, что эта информация у вас под рукой.

Если вы применяете на практике методологию Getting Things Done, то ваш список проектов будет именно таким, каким должен быть. Большинству наших клиентов обычно требуется от десяти до пятнадцати часов, чтобы собрать, обработать и организовать свои материалы настолько, чтобы можно было доверять своей системе.

А для того чтобы достичь состояния «сознание как вода» (когда в сознании нет ничего, кроме дел, занимающих вас в настоящий момент), самые интересные задачи нужно решить на уровне Горизонта 1. У каждого из нас случаются ситуации и обстоятельства, которые требуют нашего внимания, вызывают интерес или беспокойство, однако при этом неочевидно, что же следует предпринять. У вашего сына не складываются отношения с учителем математики; вас беспокоит, сколько времени займет проведение какой-то процедуры в вашей компании; вы не вполне довольны человеком, возглавляющим комитет по сбору средств; из головы не идут мысли о том, что вам нужно возобновить свои занятия живописью, и т. д. Для того чтобы избавиться от этого информационного фона, требуется определить объективный результат для каждого из этих пунктов (проектов) вместе с конкретным следующим действием и поместить напоминание в надежную систему. Умение постоянно действовать в рамках этого уровня продуктивности без стресса служит признаком мастерства.

 

Горизонт 2. Это уровень «текущих профессиональных обязанностей» и «областей жизни, которые необходимо поддерживать на определенном уровне». Какие социальные роли вы выполняете? С точки зрения работы это относится к вашей занимаемой должности и обязанностям. С позиции личной жизни речь идет о том, какую роль вы играете в своей семье, в местном сообществе и каково ваше представление о самом себе.

Возможно, некоторые из этих ролей уже определены и прописаны. Если вы недавно заняли новую должность и у вас есть контракт или соглашение, закрепляющие ваши области компетенции, это уже неплохое начало. Если ранее вы занимались персональным целеполаганием или выполняли упражнения по прояснению ценностей и у вас остались какие-то материалы, добавьте в комплекс и их.

Если вы не вполне уверены, в чем состоит ваша работа, вы всегда будете ощущать перегрузку.

Далее рекомендую вам создать и поддерживать список «Зоны внимания». Возможно, его будет удобно разделить на подсписки: «Профессиональные» и «Личные». В этом случае нужно будет проводить обзор обоих подсписков. Это один из наиболее полезных списков, которые вы только можете создать для повышения уровня собственной организованности. Он не потребует еженедельного пересмотра, как список проектов. Скорее всего, он будет актуален в долгосрочной перспективе. В зависимости от скорости изменений в некоторых наиболее важных областях вашей жизни и работы его можно использовать как список напоминаний о новых потенциальных проектах и обращаться к нему с периодичностью от одного до трех месяцев.

У вас, вероятно, от четырех до семи основных областей ответственности на работе и примерно столько же – в личной жизни. Ваша работа может включать такие направления, как развитие персонала, системное проектирование, долгосрочное планирование, административная поддержка, обслуживание клиентов и маркетинг; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, контроль качества, управление активами и т. д. Если у вас собственный бизнес, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выполняли конкретные обязанности в крупной компании. Остальные сферы вашей жизни могут включать такие направления, как родительские обязанности, участие в партнерских соглашениях, духовная жизнь, здоровье, волонтерская деятельность, ведение домашнего хозяйства, управление финансами, саморазвитие, творческое самовыражение и т. д. Каждую из этих областей можно разбить на полезные подкатегории. Категория «Родительские обязанности» может включать отдельные контрольные списки для каждого из ваших детей. В категорию «Маркетинг» могут входить «Разработка программы», «Проведение исследования», «Социальные сети» и т. д.

Список «Зоны внимания» необходим для того, чтобы вы были уверены, что все ваши проекты и следующие действия определены и вы можете управлять своими обязательствами. Если бы вам понадобилось вести учет обязанностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обязательно обнаружили проекты, которые нужно добавить в список проектов. Проводя обзор этого списка, вы можете прийти к выводу, что некоторые области не требуют дополнительного внимания и находятся под контролем. В то же время какие-то области могут вызывать беспокойство, и нужно определить проект, чтобы разрешить эту ситуацию. Список «Зоны внимания» является лишь более абстрактной и проработанной версией списка напоминаний, о котором мы говорили ранее.

Каждый из моих клиентов за последние тридцать лет обнаруживал по крайней мере два или три существенных пробела на данном уровне обсуждения. Например, к стандартным обязанностям, входящим в сферу компетенции менеджера или руководителя, относится работа с персоналом. Поразмыслив, большинство людей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, например: «Усовершенствовать процедуры центра поддержки», «Нанять руководителя по кадрам», «Усовершенствовать процедуры оценки производительности». Если бы учет обязанностей касался личной жизни, могли бы появиться такие проекты, как «Найти занятия по йоге» и «Организовать летний отдых для детей».

Обсуждение приоритетов должно охватывать все уровни текущих соглашений между вами и другими людьми. Если вы заведете такой контрольный список своих профессиональных обязанностей и будете поддерживать его в актуальном состоянии, то, вероятно, почувствуете больше спокойствия и большую степень контроля, чем большинство людей в нашей культурной среде. Очень немногие люди занимаются исключительно тем, для чего их наняли на работу. Необходимо постоянно иметь ясное представление о новых, меняющихся ожиданиях. В равной степени немногие люди совершают регулярный объективный обзор всех соответствующих областей своей жизни (семья, развлечения или финансы), чтобы закрыть существующие пробелы. Управление образом мышления и системами с этих уровней поможет вам перейти от надежды к твердой уверенности, когда вы делаете необходимый повседневный выбор своих конкретных занятий.

 

Горизонты 3–5. В то время как три нижних уровня касаются в основном текущего положения дел: ваших действий, проектов и зон ответственности, – начиная с уровня Горизонта 3 на первое место выходят факторы будущего, направления вашего движения и ваши намерения. На этих уровнях также нужно заниматься составлением списков (особенно на высшем уровне – миссии и принципов, – который постоянно является критерием контроля и корректировки действий и поведения). Однако главным образом на этих уровнях необходимо руководствоваться вопросом: «Какие текущие действия оправданны с точки зрения запланированных результатов и как я собираюсь их достичь?» Временной интервал при этом может быть от карьерных целей на один год (Горизонт 3) до ожиданий вашего служебного и материального положения через три года (Горизонт 4) и интуитивного определения цели вашей жизни и способов ее максимального воплощения (Горизонт 5).

Я объединил три верхних уровня, потому что зачастую ситуации могут быть отнесены к любой из этих категорий. Кроме того, поскольку методология Getting Things Done в большей степени нацелена на искусство достижения, чем на постановку целей и определение в и дения, я не буду углубляться в детальный анализ. Но по своей сути подобное исследование затрагивает очень глубокие и сложные области, включающие бизнес-стратегии, развитие организации, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и ценностей.

Если вы не знаете, к чему стремитесь и что для вас по-настоящему важно, то никогда не поймете, когда нужно остановиться.

Для наших целей важно сосредоточиться на том, какие мотивирующие факторы определяют всю вашу работу в полном объеме на данный момент (некоторые из них могут следовать из ваших обязательств более высокого уровня и намерений). Нужно ли изменить или прояснить ваши цели и направление движения на основании глубокого обдумывания, анализа и интуиции – это тема отдельного обсуждения. Даже в этом случае, вероятно, вы прямо сейчас сможете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное.

Выбирайте сражения достаточно крупные, чтобы они имели значение, и достаточно мелкие, чтобы их можно было выиграть.

Джонатан Козол, публицист

Если бы вы мысленно нарисовали себе картину того, чем могли бы заниматься через год или полтора, или в чем состояла бы суть вашей работы на этом этапе, какие дальнейшие действия вызвала бы эта картина? На этом, более тонком уровне от чего-то лично вам необходимо избавиться, а с какими-то людьми и системами нужно взаимодействовать, чтобы воплотить задуманное. Поскольку сама работа является движущейся мишенью, а современный профессиональный мир находится в постоянном движении и изменении, как зыбучие пески, возможно, необходимо наметить проекты, чтобы обеспечить достижение результатов в заданной области.

В личной жизни, возможно, вы захотите уделить внимание вопросам, подобным этим: «Моя карьера будет стоять на месте, пока я четко не изложу свои цели начальнику [начальнику моего начальника]». Или: «Какие новые занятия появятся у моих детей в следующие пару лет и что я должен сделать в связи с этим?» Или: «Какая профилактика необходима, чтобы справиться с возникшей проблемой со здоровьем?»

С позиции долгосрочной перспективы вы могли бы оценить, как развивается ваша карьера; что происходит в вашей личной жизни; как ваша компания реагирует на изменение внешних условий и как это влияет на вас. Ответы на эти вопросы охватывают горизонт планирования сроком от года до пяти. Начиная отвечать на них, люди делают для себя важные выводы.

Однажды я консультировал клиента, работавшего в крупном международном банке. После нескольких месяцев применения этой методики и обретения контроля над повседневной рутиной он решил, что пришло время инвестировать в создание собственной хай-тек-компании. Эта мысль была слишком амбициозной, чтобы сразу за нее взяться, однако, начав с уровня Основания, шаг за шагом, он постепенно пришел к обдумыванию идеи на этом уровне горизонта. Недавно я узнал, что он добился невероятного успеха в своем новом предприятии.

Если у вас есть долгосрочные обязательства и планы на период больше года (брак, дети, карьера, компания, искусство, хобби), стоит задуматься о том, что необходимо сделать, чтобы успешно двигаться в этом направлении. Задайте себе следующие вопросы.

• В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей компании? Какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

• Какие долгосрочные цели и задачи я установил для себя? Какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

• Какие еще значимые события могут повлиять на выбор того, что я делаю?

 

Хочу подчеркнуть, что я не призываю вас устанавливать новые цели или поднимать планку стандартов. Скорее стараюсь указать на то, чему необходимо уделить должное внимание, чтобы очистить собственное пространство.

Вот примеры вопросов, которые могут возникнуть на этом уровне.

 

Изменение характера вашей работы в связи со сменой приоритетов на уровне компании. Вместо управления разработкой собственных обучающих программ внутри компании вам придется передать эту задачу внешним специалистам.

 

Направления, в которых, как вам кажется, должна развиваться ваша карьера. Через год вам хотелось бы заниматься другой работой, и для этого необходимо предпринять определенные шаги и изучить возможности для перехода на другое место или для повышения.

 

Направления развития компании с учетом глобализации и расширения. Предстоит множество зарубежных поездок, и с учетом ваших жизненных предпочтений вам необходимо пересмотреть свои карьерные планы.

 

Жизненные предпочтения и изменение потребностей. По мере взросления детей необходимость постоянно быть рядом с ними дома уменьшается, а у вас повышается интерес к инструментам инвестирования и к планированию своей пенсии.

 

На высшем уровне мышления необходимо задать первостепенные вопросы: зачем существует ваша компания? Зачем существуете вы? В чем смысл вашего существования, личного и/или компании, определяющий любой ваш выбор? Это вопросы, касающиеся перспективы и общей картины: для того чтобы справиться с ними, обратитесь за помощью к книгам, гуру и сформированным моделям.

«Зачем?» – это главный вопрос, ответ на который пытаемся найти все мы.

Вы можете идеально организовать все остальные уровни вашей жизни и работы, но, если вы хотя бы немного отклонились от курса с точки зрения того, чего хотите на самом глубоком уровне или того, в чем ваше призвание, вы не будете чувствовать себя комфортно.

Как выбросить из головы проблему определения приоритетов

Уделите несколько минут, если вы еще этого не сделали, тому, чтобы набросать неформальные заметки о том, что пришло вам в голову при чтении этой главы. Какие бы мысли ни попали в расширенный радиус действия вашего внутреннего радара, запишите их и выбросите из головы.

Затем обработайте эти заметки. Решите, действительно ли вам хочется заниматься тем, что вы записали. Если нет, выбросите эти записи или отложите их в список «Когда-нибудь / может быть» или в папку под названием «Мечты и планы, к которым я когда-нибудь вернусь». Возможно, вы захотите продолжить записывать мысли о будущем и придать процессу более формальный характер. Можете, например, составить новый бизнес-план со своими партнерами, описать свои представления об идеальной жизни с супругой, написать конкретный план развития вашей карьеры на ближайшие три года или просто нанять персонального наставника, который поможет вам справиться со всем этим. Внесите желаемый результат в список проектов и определите следующее действие. Затем выполните его, делегируйте или поместите напоминание о действии в соответствующий список.

Нейтральное состояние – это когда вы не устремляетесь вперед слишком поспешно и не двигаетесь слишком медленно. «Нейтральный» не означает «пассивный». Это размеренное движение, позволяющее новой информации и новым возможностям появляться прежде, чем вы предпринимаете дальнейшие действия. Находясь в нейтральном состоянии, вы повышаете свою чувствительность и интуитивные способности. Нейтральное состояние – это плодотворная почва для роста новых возможностей.

Док Чайлдре, ученый

После этого можно сконцентрироваться на разработке конкретных проектов, которые уже определены, но еще не конкретизированы, как вы того хотели бы. Убедитесь, что вы готовы к такой вертикальной обработке проектов.

Контроль над проектами

В ГЛАВАХ с четвертой по шестую рассказывалось обо всех методах и приемах, необходимых, чтобы выбросить все из головы и принимать интуитивные решения о том, что и когда делать. Это горизонтальный уровень – все, что требует вашего внимания в «горизонтальной жизненной плоскости». Финальным элементом пазла является вертикальный уровень – глубокий анализ и самые смелые планы, которые могут в полной мере раскрыть ваш творческий потенциал. Возможно, вы действительно прояснили желаемые результаты и следующие действия по самым различным проектам и обстоятельствам, однако не исключено, что когда-нибудь вам захочется еще раз подойти к ним более творчески и детально.

Это возвращает нас к усовершенствованию процесса проектного планирования.

Потребность в менее формальном планировании

После многолетней работы с тысячами специалистов «на местах» с уверенностью заявляю, что практически любой человек мог бы уделять больше времени планированию своей личной жизни и профессиональной деятельности, мог бы заниматься планированием чаще и подходить к этому процессу менее формально. Это в значительной мере избавило бы нас от стресса и обеспечило огромные творческие результаты с минимальными усилиями.

Каждый успешный проект в середине его реализации кажется катастрофой.

Розабет Мосс Кантер, профессор Гарвардской школы бизнеса, консультант

Я обнаружил, что самая значительная возможность усовершенствования процесса планирования не требует сложных технологий, которыми иногда пользуются профессиональные управленцы (к примеру, диаграммы Ганта^[47]). Большинство людей, которым они необходимы, уже применяют их или по крайней мере имеют доступ к обучающим материалам и программному обеспечению, позволяющим их освоить. В действительности нам нужно научиться в большей мере задействовать творческое, конструктивное мышление, чем мы используем (или могли бы использовать) на практике.

Основная причина, почему нам не хватает эффективного мышления, заключается в недостатке структурированных и простых систем для управления бесконечным объемом информации и деталей, возникающих в результате. Именно поэтому я выступаю за подход «снизу вверх». Если вы не в состоянии контролировать свои текущие обязательства, то будете бессознательно отторгать целенаправленное планирование. Однако когда вы начнете применять эти методы, то почувствуете, что они освобождают пространство для творческого и конструктивного мышления. Если ваши действующие системы и привычки позволяют реализовывать ваши идеи, то ваша продуктивность может повыситься в геометрической прогрессии.

Необходимо наладить системы и приемы, которые помогут вам анализировать проекты и сложившиеся обстоятельства чаще, проще и глубже.

В главе 3 я достаточно подробно описал пять этапов планирования проекта от стадии замысла до практической реализации.

Далее приведены практические советы и технические приемы, способствующие неформальному процессу естественного планирования. Хотя все мои советы основаны на соображениях здравого смысла, люди следуют им далеко не так часто, как могли бы. Пользуйтесь ими всегда, когда это возможно, вместо того чтобы прибегать к ним только в процессе крупных официальных встреч.

Какие проекты следует планировать?

Бо́льшая часть задач, которые вы поместили в свой список проектов, не требует особого планирования: вы просто их обдумываете и принимаете решение по следующему конкретному действию. Например, для задачи «Пройти диагностику автомобиля» планирование будет заключаться в том, чтобы найти в интернете ближайший сервисный центр с такой услугой, а затем договориться о времени.

Однако два типа проектов требуют хотя бы минимального предварительного планирования: 1) те, которые по-прежнему нуждаются в вашем внимании после того, как вы определили следующие действия по ним; 2) те, по которым неожиданно возникают потенциально полезные идеи и детали.

Первый тип – проекты, о которых вы знаете, что по ним еще необходимо решить и организовать ряд вопросов, – требует более детального подхода, чем простое определение следующего конкретного действия. Для них необходимо более последовательно применять один или несколько из четырех шагов естественной модели планирования: миссия и принципы, в и дение/результат, мозговой штурм и/или организация.

Второй тип – проекты, по которым идеи появляются неожиданно, когда вы находитесь на пляже, за рулем автомобиля или на деловой встрече, – требует создания должного места для сбора всех этих идей. Там они могут накапливаться до момента дальнейшего использования по мере необходимости.

Проекты, следующие действия по которым связаны с планированием

Возможно, прямо сейчас у вас есть несколько занимающих ваши мысли проектов, которые вы хотели бы детализировать и взять под контроль. Может быть, в скором будущем предстоит важная встреча, и вам необходимо подготовить к ней материалы и повестку дня. Или вам только что поручили координировать проведение ежегодной конференции для деловых партнеров, и теперь вам нужно как можно быстрее организовать этот процесс, чтобы делегировать конкретные задания сотрудникам. Или нужно спланировать предстоящее семейное торжество. Если вы еще этого не сделали, определите следующее действие прямо сейчас: это положит начало процессу планирования в каждом случае – и запишите это действие в соответствующий список. Затем продолжите выполнять следующие шаги процесса планирования.

Стандартные шаги процесса планирования

Стандартными этапами процесса планирования являются ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

 

Мозговой штурм. Некоторые проекты, занимающие в данный момент ваше внимание, потребуют от вас обдумывания в свободной форме. Это, в частности, касается тех проектов, по которым вы еще не определили следующие действия. В этом случае следующее действие будет: «Набросать идеи относительно Х».

Вы должны решить, где и как планируете выполнить определенное вами действие, чтобы знать, в какой список поместить напоминание о нем. Нужен ли вам для мозгового штурма компьютер или вы предпочитаете записывать свои мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает мне моя интуиция. В моем случае это следующее действие попадает либо в список «За компьютером», либо в список «Где угодно» (поскольку я в состоянии рисовать ассоциативные карты или делать заметки где бы ни находился, если у меня под рукой есть ручка и листок бумаги).

 

Организация материалов. У вас могут быть проекты, по которым уже накопилось определенное количество записей и разных вспомогательных материалов, и вам нужно просто рассортировать их и структурировать. В этом случае следующим действием будет, вероятно, структурирование материалов по проекту Х. Если для этого необходимо находиться в офисе (потому что именно там хранятся все папки и вам не хотелось бы переносить их с места на место), это действие попадет в список действий «В офисе». Если вы носите материалы по проекту с собой – в папке или в каком-то цифровом устройстве, – то напоминание о необходимости структурировать материалы по проекту Х попадет в список «Где угодно», если вы планировали сортировать материалы вручную, или в список «За компьютером», если вы собирались использовать текстовый редактор, электронный планировщик или другое ПО для создания презентаций, ассоциативных карт или проектного планирования.

Одним из величайших препятствий на пути повышения организационной (и семейной) продуктивности является отсутствие решения со стороны кого-либо о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки.

Организация деловых встреч. Часто, чтобы добиться прогресса в планировании по проекту, нужно организовать встречу с людьми, которых вы хотели бы привлечь к участию в мозговом штурме и/или принятии решений. Обычно это означает электронную рассылку по всей рабочей группе, поручение помощнику, чтобы он внес эту встречу в календарь, или телефонный звонок ключевому участнику, чтобы назначить день и время.

 

Сбор информации. В некоторых случаях следующей задачей в рамках проектного мышления является сбор дополнительной информации. Возможно, вы хотите узнать чье-либо мнение («Позвонить Биллу и узнать, что он думает по поводу встречи менеджеров»). Или нужно просмотреть папки, оставшиеся с прошлогодней конференции («Просмотреть архивные папки с конференции деловых партнеров»). Или же вы хотите поискать в интернете информацию по теме, которую изучаете («Найти стипендиальные фонды колледжей»).