Оптимальное применение внешней системы

Когда вы будете действовать на этом уровне владения методологией GTD, ваш творческий вектор от ее применения сместится от самых эффективных способов справляться с повседневной рутиной к максимальному использованию преимуществ от созданных вами самим напоминаний и контекста, чтобы генерировать творческие идеи, планы и действия, чего бы вы никогда раньше не сделали.

Разве не замечательно не думать так много о том, о чем нужно подумать?

Например, если вам когда-нибудь приходилось чистить систему хранения контактной информации и актуализировать ее, когда вы просматривали старые данные о людях и компаниях, наверняка попадались чьи-то контакты, которые заставляли вас подумать: «О, мне непременно нужно встретиться с этим человеком в связи с тем, над чем я сейчас работаю». Если эта скромная мысль впоследствии развивалась во что-то ст о ящее, то вы уже почувствовали хотя бы слабый вкус того, что можно использовать гораздо эффективнее. Сколько еще идей, которые могли бы изменить к лучшему какие-то аспекты наших отношений, работы, творческого самовыражения, могло возникнуть сегодня у каждого из нас, если бы только мы сконцентрировались на правильных вещах и смогли не упустить эти идеи?

Эта творческая и продуктивная аналитическая работа автоматически происходит при проведении, например, еженедельного обзора, когда вы просматриваете прошедшие и предстоящие события в календаре («О, это напомнило мне, что…!») и обновляете списки проектов и следующих действий («Ага… теперь мне нужно..!»). Регулярная переоценка содержания списка «Когда-нибудь / может быть» дает еще больший простор для творчества («Думаю, мне на самом деле стоит записаться на уроки живописи!»). А сколько других аспектов вашей деятельности и взаимоотношений могли бы улучшиться благодаря подобным напоминаниям и стимулам для обдумывания? Какие еще списки, если регулярно проводить их обзор, могут принести ценные идеи? Довольно непросто выработать у себя такие привычки, но открывающиеся возможности поистине безграничны.

На этом уровне владения методологией GTD особое значение приобретает простая идея контрольных списков. Как подтвердили ученые, занимающиеся когнитивной наукой, мозг очень плохо справляется с задачей запоминания и воспроизведения объема данных, зато очень эффективно производит оценку той информации, которая находится перед ним. Если освободить мозг от функции запоминания, он превращается в фантастический механизм, который кладет нужные решения «перед дверью», так что вам не приходится усердно обдумывать то, о чем нужно подумать.

С какой частотой вы хотите получать напоминания о членах семьи? О чем конкретно хотели бы получить напоминание, когда думаете о своем партнере, сыне, сестре? Кто, по вашему мнению, должен находиться в списке номер один вашей профессиональной сети (люди, взаимодействие с которыми представляет наибольшую ценность)? Как часто вам нужно просматривать этот список? Какого рода коммуникация необходима, чтобы поддерживать эти отношения, с какой частотой?

Очевидно, что существует бесконечное число возможностей, которыми может воспользоваться любой из нас, чтобы улучшить свою жизнь, если сформирована правильная система, призванная освободить сознание от той работы, для которой оно не предназначено, и усилить то, с чем оно великолепно справляется. Однако это не произойдет само по себе. Критерием продвинутого уровня владения методологией GTD является то, что вы осознаете эту динамику и используете мыслительные способности в качестве усилителя. Суть в том, чтобы иметь свободу генерировать и развивать идеи без ограничений, а затем использовать технику правильной обработки и организации этих записей и идей. Самые умные люди отдают себе отчет в том, что они не постоянно, а время от времени переживают периоды вдохновения, когда к ним в голову приходят гениальные идеи. Эти люди выстраивают системы и процессы так, чтобы воспользоваться этими гениальными идеями, которые зачастую погребены под ворохом тех скучных дел, которыми приходится заниматься повседневно.

Этот путь к совершенству в GTD: внедрение основ, использование более сложной, комплексной системы и усиление целенаправленного творческого фокуса – не представляет собой такую ограниченную последовательность, как я это сформулировал. Практически каждый человек демонстрирует отдельные аспекты всех этих уровней в ходе своей деятельности, и мне встречались новички, которые очень быстро достигали значительного прогресса. Однако, по моему опыту, когда речь идет о системе продуктивности без стресса в целом, необходим устойчивый прогресс по всем направлениям без пробелов. Невозможно сохранять чувство контроля, если в вашей электронной почте царит хаос. Вы не сможете беспрепятственно заниматься долгосрочным планированием, если не контролируете свою реальность из условных семидесяти пяти текущих проектов.

Вы постоянно действуете на всех этих уровнях, осознанно или бессознательно, внешне или внутренне. У вас есть назначенные встречи, проекты, действия, цели и ценности; кроме того, ваша работа налагает на вас определенные обязательства, в рамках которых вы должны действовать. Ваше владение методологией Getting Things Done просто отражает то спокойствие и хладнокровие, с которым вы справляетесь со всеми задачами. Неожиданное электронное письмо, сообщающее о серьезной проблеме, день рождения тети на этой неделе, возможные изменения в стратегии вашей компании или новая кухонная утварь, которую вы захотели купить, – с любым вопросом вы справляетесь быстро, эффективно и в нужном контексте, не оставляя в сознании ничего, кроме того, чем оно занято в данный конкретный момент.

Заключение

Надеюсь, эта книга оказалась для вас полезной и вы уже начали пожинать плоды: успеваете сделать больше, затрачивая при этом меньше усилий и нервов. Я искренне надеюсь, что вы ощутили чувство свободы от состояния «сознание как вода» и прилив творческой энергии, которые являются следствием применения этих техник. Те, кто начинает использовать методы GTD, всегда обнаруживают, что они таят в себе больший потенциал, чем кажется на первый взгляд, и вы сами, возможно, начали испытывать это на себе.

Готов поспорить, что методология Getting Things Done только подтвердила многое из того, что вы и так знали и в той или иной степени применяли на практике в своей личной жизни и профессиональной деятельности. Хотя, возможно, благодаря этой книге вам станет гораздо проще проявлять здравый смысл в мире, который не перестает поражать все большей сложностью и глубиной.

Моя цель заключалась не в том, чтобы внести свой вклад в копилку современных теорий и моделей, демонстрирующих, как стать успешным. Напротив, я попытался определить ключевые методы, не меняющиеся в угоду времени, которые при правильном применении работают всегда. Это как с силой притяжения: когда понимаешь базовый принцип, можно действовать гораздо эффективнее, чем бы вы ни занимались. Возможно, это новый способ вернуться к основам!

Методология Getting Things Done является дорожной картой, как достичь положительной, расслабленной концентрации внимания, которая характеризует наиболее продуктивное состояние. Предлагаю использовать ее как дорожную карту, как справочный инструмент, чтобы перейти в это состояние всякий раз, когда это необходимо.

И несколько финальных советов для тех, кто хочет продвинуться вперед.

• Создайте свою персональную физическую систему организации дел.

• Наведите порядок на своем рабочем месте.

• Организуйте корзины «Входящие».

• Создайте работающую и легкодоступную персональную систему хранения справочных материалов на работе и дома.

• Выберите хороший инструмент для создания списков и управления ими, которым вам будет приятно пользоваться.

• Сделайте любые изменения, необходимые для улучшения рабочей среды. Повесьте картины, купите канцелярские принадлежности, выбросьте старые вещи – преобразите рабочее место. Всячески поддержите свой новый старт.

• Выделите время, когда вы могли бы полностью разобрать отдельный участок офиса, а затем каждый угол дома. Соберите все в систему и проработайте ее, руководствуясь принципами методологии Getting Things Done.

• Поделитесь любыми ценными навыками, которые вы почерпнули из этой книги, с кем-нибудь еще. (Это самый быстрый способ научиться.)

• Вернитесь к этой книге через три-шесть месяцев. Вы найдете в ней моменты, упущенные при первом прочтении, и я гарантирую, что у вас возникнет ощущение, что вы читаете абсолютно новую книгу.

• Поддерживайте контакты с людьми, которые передают и развивают описанные навыки и стандарты^[69].

 

Желаю вам наслаждаться жизнью!

Приложение
Словарь терминов

В контексте методологии Getting Things Done используются следующие термины.

Getting Things Done – название методологии, описанной в этой книге, например: «Мария была еще новичком в использовании принципов Getting Things Done».

GTD – аббревиатура от названия методологии Getting Things Done.

Вертикальное мышление – изучение и создание множественных уровней содержания в рамках определенной области, то есть планирование проекта от желаемой цели до следующих действий.

Вспомогательные материалы по проекту – любая дополнительная информация или материалы по конкретному проекту, включая планы проектов, потенциально полезную справочную информацию. Лучше всего организовывать их по проектам или темам.

Вспомогательный материал для выполнения действия – категория физических или цифровых материалов, относящихся к следующим действиям. Используются скорее в качестве справочных материалов, чем напоминаний о действиях.

Горизонт 1: Текущие проекты – все, что мы хотим завершить в течение следующего года и что требует больше одного конкретного действия, включая результаты в краткосрочной перспективе, например «Починить стоп-сигнал», и масштабные проекты, например «Реорганизация в западном регионе». Основа еженедельного обзора.

Горизонт 2: Зоны ответственности и внимания – аспекты личной жизни и работы, которые необходимо поддерживать, чтобы обеспечить стабильность и успех свой и своего дела (здоровье, финансы, клиентский сервис, стратегическое планирование, семья, карьера).

Горизонт 3: Цели – результаты для достижения в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно от 3 до 24 месяцев), например «Завершить поглощение Acme Consulting», «Организовать прибыльную онлайн-версию нашего тренинга по развитию лидерских качеств», «Согласовать планы Марии по обучению в колледже».

Горизонт 4: В и дение – желаемый результат в долгосрочной перспективе (например, «Издать мемуары», «Вывести компанию на IPO», «Купить летний домик в Провансе»).

Горизонт 5: Миссия и принципы – высшая цель, смысл существования, главные ценности человека или компании (например, «Служить местному сообществу, стабильно принося максимальную пользу как можно большему числу людей»).

Горизонтальное мышление – процесс оценки и управления содержанием на одном уровне (например, обзор всех проектов, личных и профессиональных).

Горизонты фокуса – отдельные уровни наших обязательств и образа мышления, личные и/или корпоративные.

Еженедельный обзор – наиболее эффективная техника сортировки информации на операционном уровне раз в неделю, контроль сделанного за конкретный период, удаление мусора, обновление информации, создание творческого настроя для поддержания постоянного контроля и концентрации.

Жизненная экосистема – то, что находится в рамках эмпирического опыта человека: восприятие человеком внешнего мира, способность оценить ситуацию и применить соответствующую ей модель поведения, характеризующуюся большей или меньшей степенью эффективности по шкале от физического выживания до полного духовного присутствия.

Запланированная работа – заранее определенные действия и проекты, отраженные в списках и напоминаниях, доступные для оценки и обзора, в противовес неожиданно возникающим вопросам.

Карта – любой инструмент для создания нужной степени концентрации и направления, например: календарь, списки действий и проектов, повестки дня для встреч, стратегические планы, должностные инструкции, контрольный список для путешествий, контрольный список для еженедельного обзора.

Карты ориентации – специально созданные списки или справочные материалы, необходимые в определенных обстоятельствах (например, повестка встречи, календарь, списки проектов и следующих действий).

Категории – объединение похожих предметов, обычно в формате списка, в папке или в отдельном месте.

«Когда-нибудь / может быть» – общая категория для организации проектов и действий, которые вы хотите периодически просматривать, чтобы иметь возможность что-то предпринять когда-нибудь в будущем.

Комплексная система управления жизненным циклом – сочетание инструментов, структуры, содержания и методов, используемое для поддержания соответствующего образа жизни. Система организации и обзора рабочего процесса, затрагивающая все аспекты личной жизни и профессиональной деятельности, которая обеспечивает качественную взаимосвязь всех текущих обязательств, напоминаний и информации для оптимального контроля и концентрации в любом месте, в любое время.

Контекст – физическая или психологическая среда, наиболее подходящая для оценки напоминаний и информации об определенных действиях, например: дома, на деловой встрече, в поездке, за компьютером, ощущение творческого потенциала, у телефона, разговор с партнером и т. д.

Контроль – один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с перспективой). Используется для описания стабильной ситуации, с которой вы можете справиться, а не попыток что-либо сделать (например, держать под контролем вождение автомобиля, ситуацию на встрече или кухню).

Контрольный список – любой список, который используется для напоминания или оценки дополнительных шагов, процедур и/или составляющих какой-то деятельности, например: чек-лист для путешествий; процесс резервирования информации в компьютере; задания для детей, определяющие готовность к школе.

Корзина «Входящие» – физическая или электронная корзина для сбора входящей информации с целью последующей обработки.

Лист ожидания – категория для отслеживания того, что вы ждете из других источников.

Модель анализа повседневной работы – категории того, что мы делаем в течение рабочего дня, которые включают: 1) выполнение запланированной работы; 2) выполнение неожиданно появившейся работы; 3) планирование работы (обработка входящей информации).

Модель естественного планирования – интуитивный процесс мышления, состоящий из пяти этапов, к которому прибегает мозг для достижения любого желаемого результата.

«Незавершенка» – набор необработанного «разного», который собрался в физическом или ментальном пространстве.

Необходимая вовлеченность – состояние удовлетворенности статусом какой-то задачи, позволяющее исключить ее из зоны внимания.

Обдумать – позволить чему-либо остаться в системе, не предпринимая действий сразу, чтобы оценить это позже; например, это относится к напоминаниям, обычно хранящимся в списке «Когда-нибудь / может быть», в картотеке или календаре.

Обзор – процесс анализа соответствующих карт (см. «Карта»), проводимый на периодической основе или по мере необходимости для обеспечения ясности и концентрации.

Обработка – процесс определения значения чего-либо, что неожиданно возникло после этапа сбора информации, например: «Нужно ли мне сейчас что-то с этим сделать? Если да, то что? Выбросить? Отложить, обдумать? Сохранить для справки?»

Организация – процесс физической или цифровой сортировки похожих предметов в отдельные категории и места (например: список телефонных звонков, которые нужно сделать; полка для книг, которые нужно прочитать; список проектов, которые нужно завершить).

Организованный (предмет) – когда что-то соответствует тому, что это для вас означает.

Основание: Текущие действия – вещи на физическом, очевидном уровне деятельности, например письма, телефонные звонки, обсуждения, разные дела, встречи.

Открытый вопрос – вопрос, который мы считаем нерешенным. При неправильном управлении постоянно неэффективно нас беспокоит.

Оценка (подобна «Обзору») – процесс оценки содержания любого уровня горизонта или категории с точки зрения перспективы.

Перспектива – один из двух ключевых элементов процесса управления (наряду с контролем). Относится к точке зрения, фокусу, уровню горизонта.

Продуктивное состояние – состояние контроля, спокойствия, концентрации и значимой вовлеченности в процесс. Состояние полного присутствия, оптимальное для достижения продуктивности.

Проект – любой результат, которого можно достичь в течение одного года за счет завершения нескольких шагов (см. Горизонт 1); любое обязательство в заданных временн ы х рамках, обзор которого необходимо проводить хотя бы раз в неделю.

Прояснение (подобно «Обработке») – процесс определения, что именно означают для вас собранная информация и предметы, какова природа любых их производных и что вы намерены делать с результатами.

Путь к совершенству в GTD – пожизненное обучение, совершенствование и адаптация процесса управления собственной жизнью и работой. Создание и использование комплексной системы управления жизненным циклом, динамически управляемой и обеспечивающей оптимальную ориентацию для любых обстоятельств до конца жизни.

Работа – все, что необходимо выполнить, что еще не завершено.

Рабочий процесс – последовательность действий, определяющаяся входящей информацией и обязательствами с начала до момента завершения.

«Разное» – все возникающее в вашем физическом и ментальном пространстве, что требует какого-то решения или действия, но еще не организовано и не определено.

Результат – итоговый результат на любом уровне; обычно относится к «желаемому результату», то есть характеристика успешного завершения.

Сбор – процесс сбора (а в некоторых случаях – генерирования) предметов и идей, которые вы считаете потенциально значимыми; вещи, которые привлекли внимание или интерес, чтобы решить, что с ними делать.

Свободное время – небольшие промежутки свободного времени, случайно появляющиеся в течение рабочего дня, во время которых также можно действовать продуктивно, если использовать напоминания и материалы, подходящие для контекста.

Система напоминаний в формате картотеки – бумажный или цифровой инструмент планирования, обеспечивающий возможность напоминаний с привязкой к дате, которые попадают к вам для оценки конкретно в эту дату или недалеко от нее.

Следующее действие – следующее конкретное физическое действие, ведущее к завершению процесса. Оно достаточно определенное, и вы знаете, где и как оно должно происходить. Так выглядит «процесс» выполнения.

Требующая действий – задача или информация, по поводу которой необходимо что-либо предпринять.

Фиксирование (подобно «Сбору») – процесс сбора воедино предметов и идей, которые нуждаются в оценке, принятии решения или конкретном действии.

Экосистема продуктивности – вся потенциально значимая информация, отношения и входящие данные, которые могут вызвать внимание и задать направление фокуса.

Благодарности

Так много наставников, партнеров, коллег, сотрудников, клиентов, друзей и последователей методологии Getting Things Done по всему миру за последние десятилетия внесли свой вклад в развитие этих принципов, что выделить кого-то конкретно кажется очень несправедливым, хотя сделать это необходимо. Поэтому я выражаю благодарность и приношу извинения всем тем, кого не назвал здесь лично, но чье участие безмерно ценю (вы знаете, к кому я обращаюсь!).

В начале 1980-х гг. Дин Ачесон и Рассел Бишоп предложили мне изначальную концепцию, которая стала стимулом и основой создания мощной методологии, известной впоследствии во всем мире как методология GTD. Из бесконечного числа партнеров и коллег, внесших свой вклад в развитие и распространение этой методологии за многие годы, я должен поблагодарить отдельно Мэриэн Бейтман, Мэг Эдвардс, Анну-Марию Гонзалез, Анну Геннетт, Лесли Бойер, Келли Форристер, Джона Форристера, Уэйна Пеппеар, Фрэнка Соппера, Мэгги Уайсс и Майка Уильямса.

Важно не что мы имеем в жизни, а кто есть в нашей жизни.

Дж. М. Лоуренс

Кроме того, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и «настроить» описанные в книге модели. Особая благодарность руководителям HR-отделов, которые на начальном этапе формирования методологии увидели значимость этого подхода для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это. В частности, спасибо Майклу Уинстону, Бену Кэннону, Кевину Уайльду, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману.

Эта книга никогда не обрела бы свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Грега Стайклезера, Сэма Спурлина и моего неутомимого агента Доу Кувера. Поистине велика заслуга редактора первого издания Джанет Голдстейн и редактора этой версии Рика Кота, которые делились со мной профессиональными (и терпеливыми) советами по написанию.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного коуча Джей-Ар за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, поддержку и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Об авторе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных в мире исследователей по теме продуктивности. Он выступал докладчиком и координатором таких организаций, как одна из крупнейших американских страховых компаний New York Life, Всемирный банк, Фонд Форда, компания L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит семинары по вопросам продуктивности для частных лиц и компаний по всему миру. Кроме того, он является президентом David Allen Company и более тридцати пяти лет – консультантом по вопросам управления и коучем менеджеров высшего звена. Статьи о его деятельности были опубликованы в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Его книга «Как привести дела в порядок» была переведена более чем на тридцать языков, а лицензионные тренинги проводятся более чем в шестидесяти странах мира.

Дэвид Аллен живет в Амстердаме. Его сайт gettingthingsdone.com.

Сайт представительства в России, Казахстане и Республике Беларусь – gtdrussia.ru

Каков ваш следующий шаг в освоении GTD®?

Если после прочтения этой книги вы готовы к тому, чтобы внести продуктивные изменения в вашу жизнь, посетите сайт www.gtdrussia.ru – здесь вы найдете целый набор прикладных решений в области GTD®. Мы предлагаем:

• открытые семинары;

• корпоративные программы;

• индивидуальный коучинг.

 

GTD® Russia – эксклюзивное представительство David Allen Company на территории России, Казахстана и Республики Беларусь. Наша команда экспертов готова помочь вам продолжить ваш путь в GTD® и внедрить методологию в вашу профессиональную и личную жизнь.

Getting Things Done® стала неоспоримым стандартом в области повышения продуктивности при снижении стресса как для отдельных людей, так и для целых команд. GTD® Russia поддерживает своих индивидуальных и корпоративных клиентов в освоении методологии GTD, оказывая услуги российским и международным корпорациям, государственным органам, образовательным учреждениям, высокотехнологичным компаниям и др.

Зайдите по ссылке www.gtdrussia.ru/events и получите скидку 25 % на любое мероприятие GTD® Russia, используя промокод GTDBOOK15.

 

GTD® Russia

www.gtdrussia.ru

[e-mail]

[phone]

facebook.com/gtdrussia

vk.com/gtdrussia

twitter.com/gtdrussia

instagram.com/gtdrussia

Mastering workflow series