Аналіз реалізації функцій управління у відділі АСУ Хмельницького обласного центру зайнятості.

 

Основні функції управління - це планування, організація діяльності, мотивація, контроль, а також сполучної їхньої комунікації (малюнок 2.1).

Ємність кожної функції менеджменту на різних рівнях керування різний [15]

(малюнок 2.1).

 

Розглянемо реалізацію функцій менеджменту в роботі відділу АСУ обласного центра зайнятості на прикладі Хмельницької області.

 

Планування

Оскільки організація - це група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети, то функція планування припускає рішення про те, якою повинна бути мета організації, і що повинні робити її члени, щоб досягти її.

По своїй суті, планування відповідає на три питання:

- де ми знаходимося в даний час і що маємо (сильні і слабкі сторони організації в області фінансів, трудових ресурсів, матеріальної бази і т.п.)?

- куди хочемо рухатися?

- як збираємося це зробити?

Планування в організації не представляє (принаймні не повинне представляти) собою окремої одноразової події [10]. По-перше якщо одні цілі досягнуті, то вони визначаються заново чи міняються, по-друге зовнішні події можуть приводити до перегляду цілей.

Визначаючи функцію планування в підрозділах АСУ служби зайнятості, ми повинні враховувати 3 його аспекти.

Перший - вертикальний і горизонтальний поділ праці.

Другий - про планування яких ресурсів мова йде: матеріальних, людських, технологічних.

Третій - необхідно відповісти на три питання планування: яке становище справ, чого необхідно досягти і яким чином?

Визначимося з плануванням у підрозділах АСУ при вертикальному поділі праці й існуючим положенням речей.

Матеріальні ресурси

Що стосується оснащеності ЦЗ комп'ютерною технікою, то її не можна назвати достатньою. В усіх підрозділах Хмельницької обласної служби зайнятості нараховується всього 150 одиниць комп'ютерної техніки типу IBM PС при 450-ти працюючих, у достатній кількості модеми, але не вистачає лазерних принтерів. У даному випадку функцію планування оснащеності технікою бере на себе ДЦЗ, що постійно володіє оперативною інформацією про її наявність і технічний стан в областях.

Людські ресурси

У цьому ракурсі функція планування на рівні ДЦЗ визначається затвердженням штатного розпису на відділи АСУ в областях і програмістів-операторів у міських і районних центрах.

Технології.

Тут мова йде про плани впровадження обов'язкових чи рекомендованих відділом АСУ ДЦЗ програмних комплексів.

 

При горизонтальному поділі праці:

Матеріальні ресурси

При горизонтальному поділі праці на другому і третьому рівнях керування (малюнок 1.1) усі функції планування матеріальних ресурсів у відношенні комп'ютерної техніки реалізуються начальником відділу АСУ при узгодженні з адміністрацією обласної служби зайнятості:

- це розподіл комп'ютерної техніки як у підрозділах обласного, так і в міських і районних центрах;

- це планування модернізації усього парку комп'ютерної техніки;

- це планування придбання і використання матеріалів і запчастин для ремонту техніки.

Людські ресурси

- це рекомендації зі зміни штатного розпису, введенню одиниць програмістів-операторів у штат міських і районних центрів;

- це планування навчання користувачів програм як на обласних, так і на виїзних семінарах в міських і районних центрах;

- це індивідуальне навчання як азам комп'ютерної грамотності, так і технологіям, пов'язаним з роботою конкретних фахівців;

- це планування відряджень у ДЦЗ, міські і районні центри Хмельницької області, у відділи АСУ інших областей України для обміну досвідом;

- це планування роботи электронщиків з метою надання ними технічної допомоги, у якій постійно виникає необхідність при експлуатації техніки.

Технології

- це довгострокові і короткострокові плани розробки, впровадження і супроводи програм для підрозділів відділу АСУ і для кожного фахівця індивідуально.

Планування розробок нових програм при горизонтальному поділі праці здійснюється разом із планами інших служб обласного центру, що представляють свої потреби в сервісних програмах і їхній можливості освоїти нові технології у визначений термін, які необхідно враховувати при плануванні впровадження.

На питання про те, чого хотілося б досягти в процесі планування матеріальних, людських ресурсів і технологій відповідь проста:

- максимальної оснащеності технікою;

- високої грамотності не тільки фахівців АСУ, але кожного користувача комп'ютерної техніки;

- максимальної віддачі кожного комп'ютера, тобто наявності технологій, що відповідають усім вимогам сьогоднішнього дня на кожнному робочому місці.

Які заходи можуть бути вжиті в цьому напрямку на даному етапі?

Матеріальні ресурси

- це до оснащення можливостями державного центру зайнятості чи самостійного придбання обласним центром відсутніх комп'ютерів, а також сервісної комп'ютерної техніки (сканерів, факсів-модемів, лазерних принтерів), розширення елементної бази для ремонту техніки, відсутність якої найчастіше затримує його проведення.

Людські ресурси

- це введення штатних одиниць програміста-оператора в кожнім центрі зайнятості. Наявність цієї штатної одиниці економічно виправдано, тому що в кожному центрі Хмельницької служби зайнятості є комп'ютери й експлуатуються програми. У тих центрах, де є штатний програміст-оператор, завжди ефективніше проходить впровадження нового програмного забезпечення. Наявність штатних програмістів-операторів на місцях найчастіше усуває необхідність виїздів у відрядження співробітників обласного відділу АСУ, а також дозволяє заощаджувати їхній час на навчання нових користувачів азам комп'ютерної грамотності.

Технології

- це автоматизація праці усіх фахівців служби зайнятості, запуск в експлуатацію нових програм, заміна існуючих технологій більш сучасними.

 

Організація діяльності.

Функція організації повинна відображати структуру керованої і керуючої систем і цілеспрямований вплив на колектив людей, що реалізують цей процес [22].

Організувати - значить створити деяку структуру. Існує кілька елементів, які необхідно структурувати, щоб організація могла виконувати свої плани і тим самим досягати своїх цілей. Основними з них є робота (що саме потрібно робити).

Іншим елементом організації є визначення, хто саме повинен виконувати кожне конкретне завдання з великої кількості таких завдань.

Керівник підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і надає повноваження використовувати ресурси організації [20].

Таким чином, для того, щоб створити організаційну структуру, необхідно:

- здійснити розподіл організації на блоки, що відповідають найважливішим напрямкам діяльності по реалізації стратегії;

- установити співвідношення повноважень різних посад;

- визначити посадові обов'язки, як сукупність визначених задач і функцій, доручити їхнє виконання конкретним обличчям.

Інфраструктура АСУ в державній службі зайнятості припускає наявність у кожному обласному центрі відділу АСУ, що координує всі роботи, пов'язані з використанням комп'ютерної техніки.

У загальних положеннях про відділ АСУ і комп'ютеризації Хмельницького обласного центру зайнятості [3] сказано, що:

- відділ АСУ створюється в структурі обласного центра зайнятості і є його самостійним структурним підрозділом;

- відділ АСУ підпорядковується директору центра зайнятості і його заступнику;

- відділ очолює начальник відділу, що призначається на посаду і звільняється з посади наказом директора обласного центру зайнятості;

- структура і штат відділу затверджуються директором центра зайнятості по представленню начальника відділу;

- відділ АСУ у своїй роботі керується законом України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України; постановами і наказами Мінпраці України, положенням про обласний центр зайнятості населення.

Організація роботи є дуже трудомістким процесом: крім самої розробки програм для підрозділів 3-го рівня необхідно розробити посадові інструкції для користувачів комп'ютерної техніки, провести їхнє навчання, протестувати нові технології на базових підрозділах, упровадити їх у всіх інших центрах.

Велика увага керівництвом відділу АСУ приділяється організації методичної роботи з підвищення комп'ютерної грамотності користувачів техніки.

У принципі, основні переваги нової технології переробки інформації позначаються там, де доводиться виконувати задачі, що передбачають запрограмовані рішення, або задачі з великим обсягом чисто механічної праці. А саме такі завдання складають велику частину роботи в багатьох підрозділи служби зайнятості.

 

Мотивація.

Центральним фактором у будь-якій моделі управління є люди. Якщо керівництво не визнає, що кожен працівник представляє собою особистість з її неповторними переживаннями і запитами, здатність організації досягти намічених цілей буде поставлена під загрозу. Керівництво, як водиться, досягає цілей організації через інших людей [21].

Щирі спонукання, що змушують людей віддавати роботі максимум зусиль, важко визначити, і вони надзвичайно складні. Опанувавши сучасними моделями мотивації, керівник зможе значно розширити свої можливості в залученні досвідченого, забезпеченого працівника сьогоднішнього дня до виконання задач, спрямованих на досягнення цілей організації.

Задача функції мотивації з планом. У літературі існує кілька визначень мотивації.

Мотивація - це процес спонукання себе й інших до діяльності для досягнення особистих цілей чи цілей організації [15].

Мотивація - це рушійна сила поводження, прагнення людини до творення [5].

Мотивація - це усвідомлене прагнення до задоволення потреб, шлях до успіх.

Розглянемо коротко існуючі в теорії керування поняття потреб і винагороди.

Людина відчуває потребу, коли відчуває фізіологічно чи психологічно недолік чого-небудь. Потреби можна класифікувати як первинні і вторинні [15]. Первинні потреби за своэю природою є фізіологічними і, як правило, уродженими. Прикладами можуть служити потреби в їжі, воді, сні й інші. Вторинні потреби по природі своєї психологічні. Наприклад, потреби в успіху, повазі, прихильності, владі і потреба в приналежності кому чи чому-небудь. Первинні потреби закладені генетично, а вторинні звичайно усвідомлюються з досвідом. Оскільки люди мають різний набутий досвід, вторинні потреби людей розрізняються в більшому ступені, чим первинні.

Потреби служать мотивом до дії. Коли потреба відчувається людиною, вона будить у ньому стан спрямованості. Спонукання - це відчуття недоліку в чому-небудь, що має визначену спрямованість. Воно є поведінковим проявом потреби і сконцентровано на досягненні мети. Мета в цьому змісті - це щось, що усвідомлюється як засіб задоволення потреби. Коли людина досягає такої мети, його потреба виявляється вдоволеної, частково вдоволеної чи незадоволеної.

У процесі своєї діяльності керівникам підрозділів АСУ доводиться працювати як зі співробітниками свого відділу, так і з людьми-користувачами комп'ютерної техніки і програм, що не є фахівцями АСУ. Мотивація тих і інших різна вже тільки тому, що для одного комп'ютер є професійним інструментом, а для інших - способом підвищення ефективності їхньої праці. В другому випадку контингент користувачів комп'ютерної техніки дуже різнорідний: це люди різного віку, що мають як технічне, так і гуманітарне утворення, з різними особистими якостями і спонукальними мотивами до праці. Зовсім очевидно, що ефективне застосування ЕОМ залежить не тільки від її якості і програмного забезпечення, але й у величезній мірі від того, хто буде на ній працювати, наскільки велике бажання її використовувати в конкретної людини.

Необхідно відзначити, що мотивації праці взагалі, а з використанням комп'ютерної техніки зокрема, адміністрація центрів зайнятості приділяє недостатньо уваги. Якщо на щотижневих планових нарадах чи нарадах директорів і фахівців області відзначаються недоробки чи успіхи в міських чи районних центрах, то вони повинні бути персоніфіковані, це в значній мірі підвищило б мотивацію праці, збільшило б відповідальність виконавців на всіх рівнях.

Що стосується фахівців АСУ, то в мотивації їхньої праці, як і інших фахівців, має місце такий соціально-психологічний фактор, як стабільність матеріального становища і зайнятості. Велике значення здорового морально-психологічного клімату в колективі, дає відчуття розуміння і підтримки, власній захищеності і відповідальності за своїх колег, а також бажання проводити разом вільний, а не тільки робочий час.

Оскільки заробітну плату працівників служби зайнятості не можна назвати високою, тому висококваліфікованих фахівців АСУ, найчастіше утримує в службі зайнятості саме трудова мотивація, тому що в службі зайнятості є можливість як використання сучасної високоефективної техніки, так і потреба в застосуванні високої кваліфікації при впровадженні новітніх технологій.

У даному випадку відіграє роль внутрішня винагорода, усвідомлення людиною ступеня відповідальності і складності виконуваної роботи, як самооцінка, так і оцінка з боку колективу, керівників, а також безпосередніх споживачів програмних продуктів.

Внутрішня винагорода частково компенсує відсутність зовнішнього, але керівникам середнього рівня не слід цим зловживати.

 

Контроль.

Плани не завжди виконуються так, як було задумано. Люди не завжди приймають делеговані їм права й обов'язки. Керівництву не завжди вдається належним чином мотивувати людей на досягнення поставлених цілей. Процесом, за допомогою якого керівництво організації визначає, чи правильні його рішення і чи досягає організація своїх цілей, є контроль [15].

Одна з найважливіших причин необхідності здійснення контролю полягає в тому, що будь-яка організація повинна мати здатність вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони зашкодять досягненню цілей організації.

Контроль має таку позитивну сторону, як усіляка підтримка всього того, що є успішним у діяльності організації. Іншими словами, один з найважливіших аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, які саме напрямку діяльності організації найбільше ефективно сприяли досягненню її загальних цілей.

Широта контролю.

Контроль - це критично важлива і складна функція керування. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку варто враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинний бути всеосяжним. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинний здійснювати контроль як невід'ємна частина своїх посадових обов'язків, навіть якщо ніхто йому спеціально цього не доручав.

Контроль є основних елемент процесу управління. Hі планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати цілком у відриві від контролю. Дійсно, фактично усі вони є невід'ємними частинами загальної системи контролю в даній організації.

Існує три основних види контролю: попередній, поточний і заключний. За формою здійснення всі ці види контролю схожі, тому що мають ту саму мету: сприяти тому, щоб фактично одержувані результати минулого якнайближче до необхідного. Розрізняються вони тільки часом здійснення.

Попередній контроль.

Контроль нагадує айсберг, велика частина якого, як відомо, схована під водою. Деякі найбільш важливі види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій керування. Так, наприклад, хоча планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони як такі дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація (не створення, а саме реалізація) визначених правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила і лінії поведінки виробляються для виконання планів то їхнє чітке дотримання - це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку.

Людські ресурси.

Попередній контроль в області людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок ретельного аналізу тих ділових якостей і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. Для того, щоб переконатися, що прийняті працівники зможуть виконати доручені їм обов'язки, необхідно установити мінімально припустимий стаж роботи в даній області і перевірити документи і рекомендації, що подаються найманим.

При прийомі на роботу у відділ АСУ нових співробітників, наприклад, програмістів, необхідно переконатися в тому, що вони володіють мовами програмування, уточнити, які програми вони розробляли; якщо це оператори - то наскільки вони володіють знаннями, необхідними для роботи на комп'ютері.

Матеріальні ресурси.

Попередній контроль матеріальних ресурсів значною мірою пов'язаний з контролем в області технологій і людських ресурсів. Контролювати наявність і працездатність техніки можна тільки при точному проходженні вимог технологій і підготовленості персоналу. Попередній контроль комп'ютерної техніки припускає не тільки володіння інформацією про її працездатність, але і відповідність тим програмам, що на ній повинні експлуатуватися, тобто потреба в ресурсах пам'яті, швидкодія процесора, можливість використання в мережі, тощо.

Технології.

Попередній контроль в області технологій припускає як підготовленість користувачів і наявність відповідної комп'ютерної техніки, так і відповідність самого програмного продукту вимогам, що обумовлюють його розробку чи придбання.

Поточний контроль.

Контроль який здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт. Найчастіше його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвитися, вони можуть перерости в серйозні труднощі для всієї організації.

Поточний контроль не проводиться буквально одночасно з виконанням самої роботи. Скоріше він базується на вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснювати поточний контроль таким чином, апарату керування необхідний зворотний зв'язок.

Зворотний зв'язок - це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки.

Системи контролю зі зворотним зв'язком, які використовуються в управлінні, впливають на "входи", щоб досягти необхідних характеристик на "виході". "Входом" для організаційних систем зі зворотним зв'язком є усі види ресурсів: матеріальні, людські, технології. "Виходом" таких систем є товари і послуги.

Заключний контроль.

При поточному контролі використовується зворотний зв'язок у ході проведення самих робіт для того, щоб досягти необхідних цілей і вирішити виникаючі проблеми перш, ніж це зажадає занадто великих витрат. У рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. Або відразу по завершенню контрольованої діяльності, або після закінчення визначеного періоду часу фактично отримані результати порівнюються з необхідними.

Заключний контроль - це збір і аналіз інформації про фактичні результати використання всіх ресурсів усіма користувачами. Це усі види статистичної, фінансової звітності, звітність про стан технічних засобів, про результати проведення ремонтних робіт, а також розробки, впровадження й експлуатації задач,

Хоча заключний контроль здійснюється занадто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їхнього виникнення, проте, він має дві важливі функції. Одна з них полягає в тому, що заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактично отримані і результати, що вимагалися, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичні були складені їм плани. Ця процедура дозволяє також одержати інформацію про виниклі проблемах і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому. Друга функція заключного контролю полягає в тому, щоб сприяти мотивації. Якщо керівництво організації зв'язує мотиваційні винагороди з досягненням визначеного рівня результативності, то, мабуть, що фактично досягнуті результати треба вимірювати точно й об'єктивно.

Ми розглянули чотири функції управління, вони мають дві загальні характеристики: вимагають прийняття рішень і для усіх необхідна комунікація, обмін інформацією [13].

Прийняття рішень - це вибір того, як і що планувати, організувати, мотивувати, контролювати. Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення є наявність точної інформації, єдиним способом одержання якої є комунікація [7].

 

Комунікації.

Керівник від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистих відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією входить в усі основні види управлінської діяльності, комунікація називається сполучним процесом [15].

Оскільки керівник виконує три своїх ролі і здійснює чотири основних функції, для того, щоб сформулювати мету організації і досягти її, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.

Організації користаються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення.