Комунікації між керівником і робочою групою

На додаток до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і його робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дозволяє керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожний має можливість поміркувати про нові задачі і пріоритети відділу, про те, як варто було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їхні наслідки для цього й іншого відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиції раціоналізаторського характеру.

Впровадження техніки і технології в область обробки інформації привело до значного підвищення продуктивності. В інформаційному суспільстві не можуть конкурувати організації, що не використовують інформаційну техніку.

Хмельницька обласна служба зайнятості має на своєму озброєнні прогресивну технологію обміну і керування інформаційними потоками.

Основними ж засобами комунікації Хмельницької обласної служби зайнятості, крім традиційних, є локальні комп'ютерні мережі і глобальна мережа, ядром якої є відділ АСУ обласного центра.

У структурі Хмельницької служби зайнятості сьогодні функціонує 23 локальних мереж: у 23 районних і міських центрах.

Переваги експлуатації локальних мереж особливо наочно при виконанні робіт, що носять періодичний характер: це бухгалтерська і статистична звітність, підготовка й обробка в кожнім центрі зайнятості даних для регіональної програми зайнятості та інше, коли з тими самими базами можуть працювати кілька людей, тобто здійснювати набір, контроль, коректування даних.

Усі локальні мережі підрозділів області зв'язані в єдину глобальну комп'ютерну мережу Хмельницької обласної служби зайнятості за допомогою так званої електронної пошти - програмним забезпеченням, що базується на модемному зв'язку, що використовує виділені лінії зв'язку, при якій виконується обмін інформацією між сервером обласного центру і локальними мережами міських і районних центрів.

За допомогою електронної пошти оперативно розсилаються в підрозділи області розпорядження керівництва обласного центру, різного роду інформація відділів, нові програми і рекомендації з їхнього використання. З іншої сторони здійснюється збір статистичної, бухгалтерської інформації, щомісячних, квартальних і річних звітів, що економить час і транспортні витрати.

Уже відзначалося, що головний ресурс, що заощаджується в процесі використання глобальної мережі - це час. Так, наприклад, процес збору місячної статистичної звітності з усіх підрозділів області займає декілька годин, за які відбуваються автоматичні сеанси зв'язку з кожним підрозділом обласної служби зайнятості.

Великою зручністю при експлуатації глобальної комп'ютерної мережі на базі модемного зв'язку є використання технології віддаленого терміналу, що дає можливість програмісту в обласному центрі виконати які-небудь роботи, що вимагають спеціальної кваліфікації, на комп'ютері, що знаходиться у віддаленому міському чи районному центрі.

Мережний підхід побудови інформаційного середовища забезпечує надійність і високу ефективність розроблювальної на її основі системи керування, коли термін АСУ - автоматизована система керування, нарешті, починає себе виправдувати.

Проаналізувавши реалізацію функцій керування у відділі АСУ Хмельницького обласного центру зайнятості можна зробити наступні висновки.

Планування

Планування займає значне місце в діяльності керівництва відділу вже тільки тому, що має три аспекти: матеріальні, людські ресурси і технології.

У відношенні людських ресурсів, незважаючи на те, що ведеться значна робота з планування завантаженості їхньою роботою і закріпленню за кожним працівником задач на найближчий час і на більш тривалі періоди, необхідно відзначити недостатню участь відділу в плануванні навчання користувальницького персоналу. Рекомендаційний характер носять пропозиції керівництва відділу АСУ обласного центру про включення в штат міських і районних центрів програмістів-операторів. Недостатня можливість використання фахівцями АСУ транспортних засобів найчастіше зводить нанівець плани відряджень по області, а отже, ремонт техніки і працездатність експлуатованих програм.

Складності в плануванні матеріальних ресурсів обумовлені, по-перше, тим, що права на самостійне придбання техніки відділи АСУ обласних центрів не мають, техніку, як правило, розподіляє по областях державний центр зайнятості; по-друге, складностями з фінансуванням, що роблять скрутним планування придбання як комплектуючих деталей для ремонту, так і матеріалів

Основна частина планування припадає на технології, тобто створення довгострокових, середньострокових і короткострокових планів розробки, впровадження й експлуатації програм, запровадження в дію нової чи модернізованої техніки.

Організація

Що стосується організації діяльності, то при горизонтальному поділі праці начальник відділу АСУ і комп'ютеризації делегує функції керування завідувачем секторами, що керують роботами по ремонті техніки, розробці, впровадженню й експлуатації програм. Істотний вплив на завантаженість роботою кожного сектора зробили технології використання локальних і глобальних мереж, додавши додаткові функції в технічне забезпечення, вимагаючи розробки і впровадження мережних програм і необхідність щоденного обслуговування електронної пошти, але одночасно надавши додаткові можливості більшості відділів обласного, міських і районних центрів.

Потрібно відзначити недостатню організацію при проведенні методичної роботи з навчання комп'ютерної грамотності працівників служби зайнятості області.

Мотивація

При мотивуванні як фахівців АСУ, так і працівників центрів зайнятості, що використовують комп'ютерну техніку, в основному має місце трудова і статусна мотивація і внутрішня винагорода, при яких провідну роль відіграє освоєння комп'ютерних технологій роботи, розширення знань і можливостей, оцінка своєї роботи колегами і керівництвом.

Проблеми фінансування обмежують можливості розвитку соціального сектора організації: виникають складності з забезпеченням співробітників і їхніх дітей оздоровчими путівками, організацією дитячих свят, відсутня можливість надання житла, матеріальної допомоги. Усе це негативно позначається на мотивації людей до праці

 

Контроль

Реалізація функції контролю у відділі АСУ Хмельницького обласного центру зайнятості не носить характер конкретних заходів, вона органічно зливається з іншими управлінськими функціями, особливо з плануванням і організацією діяльності, коли виконання визначених робіт конкретними виконавцями повинне строго відповідати технологіям і термінам.

Комунікації

Комунікації займають особливе місце в управлінській діяльності керівництва відділу АСУ. Досить складна система локальної і глобальної комп'ютерної мереж області істотно вплинула на організацію праці не тільки співробітників відділу АСУ і користувачів техніки, але і практично всіх підрозділів обласного, міських і районних центрів, надавши можливість оперативного обміну інформацією, що значно підвищило ефективність їхньої роботи.

Існуючі комунікаційні технології забезпечують високу оперативність інформаційних потоків у Хмельницькій обласній службі зайнятості при значній економії коштів.

Техніка не є панацеєю для вирішення питань продуктивності зв'язку, ретельно спланованим чином її необхідно впровадити в загальну інформаційну систему управління організацією, щоб потрібну інформацію в потрібний час одержували потрібні люди.

 3. ПРОПОНОВАНІ НАПРЯМКИ ДІЯЛЬНОСТІ АСУ, НАЦІЛЕНІ НА ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ КЕРУВАННЯ в СЛУЖБІ ЗАЙНЯТОСТІ ХМЕЛЬНИЦЬКОЇ ОБЛАСТІ.

 

У службі зайнятості Хмельницької області існує досить проблем, що могли б бути вирішені силами відділу АСУ. Крім того, джерелом виникнення проблем можуть бути непербачені умови, що змінилися під впливом, мети діяльності. Таким чином, проблема завжди пов'язана із сукупністю факторів, що створюють ситуацію, вплив на діяльність організації.

Проблемна ситуація характеризує проблему, що виникла під впливом сформованої ситуації. Виявлення проблемної ситуації являє собою вихідний момент для постановки задачі прийняття рішень.

Відзначивши досягнення і недоліки в реалізації функцій керування у відділі АСУ Хмельницького обласного центру можна запропонувати ряд додаткових заходів, спрямованих на збільшення їхньої ефективності при рішенні проблем служби зайнятості області.