Аудит касових операцій та підзвітних сум

 

Як свідчить контрольно-ревізійна практика, найбільше по­рушень фінансової дисципліни допускається під час здійснення касових і розрахункових операцій, особливо операцій з готівкою. Тому аудит касових операцій та підзвітних сум - це найвідповідальніша ділянка документального контролю.
Головними завданням аудиту касових операцій та готівко­вого обігу на підприємствах є:
перевірка фактичної наявності та забезпечення збере­ження готівки, цінних паперів, бланків строгої звітності та валютних коштів;
встановлення законності та економічної доцільності готівкових операцій, дотримання касової та фінансової дисципліни;
перевірка правил приймання, видачі та обліку готівки.
Аудит операцій з готівкою, як правило, включає такі етапи:
1. Раптова інвентаризація готівки, бланків суворої звітності та цінних паперів, що містяться в касі підприємства.
2. Перевірка реальності залишків грошових коштів, які є в підзвіті окремих працівників.
3. Документальна перевірка законності та доцільності готівкових операцій підприємства, правильності їх відоб­раження в облікових регістрах та звітності.
Джерелами інформації аудиту готівкових операцій є:
— прибуткові та видаткові касові ордери;
— корінці чекової книжки та квитанції на внесок готівки до банку або на оплату послуг інших організацій;
— розрахунково-платіжні (платіжні) відомості на виплату заробітної плати та інші виплати;
— авансові звіти, чеки, рахунки на придбання матеріальних цінностей готівкою;
— касові книги та звіти касира;
— журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів;
— журнали-ордери та відомості за рахунками і субрахунка­ми "Каса" та "Розрахунки з підзвітними особами";
— денні звіти та фіскальна пам'ять реєстраторів розрахунко­вих операцій (РРО);
— розрахункові книжки та книжки обліку розрахункових операцій;
— облікові записи в позабалансовому рахунку "Бланки су­ворої звітності";
— Головна книга та баланс підприємства.

Першочерговою контрольною дією на об'єкті перевірки є інвентаризація каси. Це дозволяє дотриматися найважливішої умови контролю за касою - раптовості його проведення. Тому інвентаризація каси починається з першого дня після прибуття аудитора на підприємство.
Каса перевіряється у присутності касира комісією, до якої, окрім аудитора, включається бухгалтер підприємства. На час інвентаризації каса опечатується, а касові операції тимчасово припиняються.
До початку перевірки каси касир у присутності аудитора складає касовий звіт, до якого додаються усі прибуткові та видат­кові документи та виводиться залишок коштів за даними бухгал­терського обліку на момент інвентаризації. Акт перевірки каси має бути оформлений згідно з вимогами нормативних документів Національного банку України. Ці вимоги встановлені у додатках до Порядку ведення касових операцій у національній валюті в Україні.
До початку перевірки касир складає розписку, що усі при­буткові та видаткові документи на грошові кошти здані ним до бухгалтерії, та всі грошові кошти, що надійшли під його відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані по ви­датках. Причому до касового звіту можуть бути включені належ­ним чином оформлені типові документи. Ніякі приватні розписки та неоформлені документи не повинні братися до уваги.
Якщо касир заявить, що в касі є кошти, які не належать ус­танові, аудитор повинен негайно одержати від тих установ чи приватних осіб довідку про належну їм суму грошей. Особливо це набирає ваги у разі встановлення залишків, коли касир, бачачи ре­зультат, "згадує", що це його кошти або інших осіб.
Якщо у касі містяться кошти громадських організацій, які діють на території підприємства, наприклад профспілок, то па­ралельно слід перевірити і ці кошти, залучивши до цього членів ревізійних комісій даних організацій.
У тому разі, коли в касі на момент інвентаризації є докумен­ти з незавершених операцій (платіжні відомості на виплату за­робітної плати, відомості внесків за проживання у гуртожитку то­що), слід точно визначити кількість виданих або залучених у касу грошей за цими документами. Після цього визначається остаточ­ний залишок готівки за даними обліку. Аналогічно складається звіт про інші види грошових коштів та цінностей.
За наявності на підприємстві кількох структурних підрозділів (крамниці, їдальні, пункт надання послуг тощо), які здійснюють операції з готівкою, інвентаризація проводиться у кожній касі.
Після складання звіту касир пред'являє наявну готівку та інші цінності. Комісія перераховує гроші поштучно, а цінні папе­ри - за номінальною вартістю й номерами. Грошові кошти у валюті заносять до матеріалів інвентаризації, вказавши назву та суму іноземної валюти, курс Національного банку України на день інвентаризації та суму перерахунку в національну валюту України. Результати перевірки записуються до акту інвентари­зації, який підписується аудитором, усіма членами інвентари­заційної комісії та касиром. Залишок грошових коштів у ка­совій книзі теж засвідчується підписами членів комісії.
Інвентаризація каси включає перевірку:
o фактичної наявності готівки національною та іноземною валютами;
o цінних паперів (акцій, облігацій, векселів);
o грошових документів (чекових книжок, акредитивів, ма­рок гербового збору тощо);
o бланків суворої звітності (незаповнені бланки векселів, прибуткових ордерів, доручень тощо; санітарно-курортні путівки).
У разі виявлення розбіжностей між фактичною наявністю та обліковими даними аудитор повинен отримати письмові пояснен­ня від касира та головного бухгалтера про причини цих відхилень.
Аудитор має перевірити і стан касового господарства підприємства, зокрема:
чи укладено договір з касиром про повну матеріальну відповідальність;
чи забезпечується збереження грошових коштів у касі під час їх зберігання та транспортування;
чи виконуються на підприємстві рекомендації щодо технічного укріплення і обладнання засобами охоронно-пожежної сигналізації приміщень кас;
чи дотримується касиром порядок ведення касової книги і складання звітності.
Відповідно до чинного законодавства повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей не­се касир. До ведення касових операцій не допускаються особи:
§ які раніше притягалися до кримінальної відповідальності за навмисні злочини, судимість у яких не погашена або не знята у встановленому порядку, мають вирок суду про позбавлення права займатися цією діяльністю;
§ яким пред'явлені звинувачення у здійсненні злочину;
§ які страждають хронічними психічними захворюваннями;
§ які систематично порушують громадський порядок;
§ які зловживають спиртними напоями або вживають нар­котичні речовини без призначення лікаря.
Після ухвалення наказу про призначення касира на роботу керівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити йо­го з Порядком ведення касових операцій в національній валюті в Україні та укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.
Керівник підприємства має надати касиру охорону для транспортування грошових коштів з банків або в банки і, в разі потреби, - транспортний засіб. Охорона касира під час транспор­тування значних грошових сум має здійснюватися на договірних засадах працівниками міліції та підрозділами державної служби охорони при органах внутрішніх справ.
Касою називається приміщення або місце, призначене для прийому, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Уся готівка на підприємствах, як правило, зберігається у вогнетривких металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються
ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Двері до каси під час здійснення операцій мають бути замкнені з внутрішнього бо­ку. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до їх роботи, забороняється. Керівники підприємств несуть у встанов­леному відповідним законодавством порядку відповідальність у то­му разі, якщо з їх вини не були створені необхідні умови, які забезпе­чують схоронність коштів під час їх зберігання та транспортування.
У разі потреби, каси підприємств можуть бути застраховані страховою організацією.
Після інвентаризації аудитор починає перевірку касових операцій, яка має проводитись методом суцільного контролю касових документів відносно прибутків, видатків, правильності їх оформлення (наявність підписів про отримання, заповнення реквізитів, підписів керівника та головного бухгалтера, номера документа і дати здійснення операції, номера кореспондентського рахунку тощо) і законності здійснення касових операцій.
Під час перевірки слід визначити коло посадових осіб, які мають право підписувати касові документи. Касові документи підписують: прибуткові - головний (старший) бухгалтер, видат­кові - розпорядник кредиту чи особи, які ним на те уповноважені, та головний (старший) бухгалтер. Доцільно особливу увагу звер­нути на ті касові ордери, де за бухгалтера підписується його за­ступник чи навіть керівник і, навпаки, за керівника підписуються його заступники чи головний бухгалтер. Існують випадки, коли ордери підписували особи, не уповноважені на те. В такому разі можливі зловживання навіть при тому, що операція, на перший погляд, проведена правильно. Взагалі підпис іншої особи за роз­порядника кредитів не дозволяється без відповідно оформлених повноважень.
Під час перевірки доцільно простежити, чи не передавав керівник свого права підпису іншій особі, виявити факти видачі грошей за ордерами чи платіжними відомостями, підписаними лише головним бухгалтером.
У практиці мають місце випадки, коли керівник завчасно підписує чисті бланки ордерів, і їх заповнюють, по суті, без відома керівника. Дуже часто при цьому виявляються зловживання. Як­що такі випадки будуть зафіксовані, перевірку потрібно вести в суцільному порядку з особливою уважністю.
Слід також перевірити дотримання правил збереження та заповнення чекових книжок, зокрема встановити: чи не припус­кається виписка чеків на пред'явника, а не на касира; чи немає на підприємстві випадків підпису незаповнених чеків керівником та головним бухгалтером.
Незалежно від послідовності перевірки касових операцій, спо­собів і методів перевірки аудитори мають упевнитись, що в установі, підприємстві чи організації дотримуються обов'язкового порядку оформлення грошових документів, на основі яких оприбутковано готівку або списано готівку на видаток з каси. Головну увагу зверта­ють на правильність заповнення в документах усіх необхідних реквізитів, наявність підписів одержувачів грошей, відміток про пред'явлення доручень, паспортів із зазначенням їх номерів і дати видачі, а також погашення всіх документів, доданих до касових ор­дерів спеціальним штампом: "Одержано" і "Оплачено".
Правильність ведення касової документації перевіряється шляхом перегляду як прибуткових, так і видаткових документів. Звертається увага на правильність і повноту заповнення реквізитів у цих документах. Прибуткові касові документи можна перевіряти вибірково (але, як свідчить практика, краще суцільним порядком). Видаткові - методом суцільної перевірки. На всіх корінцях чеків, за якими було отримано гроші, з метою не­допущення їх подвійного обліку слід робити відповідні позначки.
При цьому слід пам'ятати:
видача прибуткових ордерів на руки особам, які вносять гроші, забороняється;
неправильно оформлений прибутковий ордер касир по­вертає в бухгалтерію для належного його оформлення;
у видаткових ордерах має бути зазначена підстава для їх складання і перераховані додані до них документи;
усі додані документи мають бути погашені штампом або підписом: прибуткові документи "Одержано", а видаткові - "Оплачено" із зазначенням дати;
видавати видаткові ордери або документи, що їх заміню­ють, на руки особам, які одержують гроші, забороняється;
неправильно оформлені видаткові ордери касиром для оплати не приймаються;
особи, які одержали гроші, розписуються в ордерах чорнилом або пастою кулькових ручок, зазначаючи одержану суму: гривень - прописом, копійок - цифрами;
якщо одержувач не має можливості розписатись особис­то, то за його проханням може розписатись інша особа, тільки не працівник бухгалтерії або каси даного підприємства. На видатковому ордері вказують номер, да­ту та місце видачі документа, який засвідчує особу фак­тичного одержувача і особу, яка розписалась за нього;
записи в касову книгу здійснюються касиром вслід за одержанням або видачею грошей за кожним ордером або іншим документом, який його замінює.
Під час перевірок з'ясовується наявність у підприємства ка­сової книги, а також правильність її оформлення. Крім того, пе­ревіряється правильність ведення касової книги: оформлення в ній касових операцій із приймання і видачі готівкових коштів (у т. ч. по строках), відповідність зазначених у ній сум про прийняту до каси або видану з каси готівку даним прибуткових і видаткових касових ордерів (типові форми відповідно КО-1 і КО-2); якість і своєчасність записів касира згідно із зазначеними в касовій книзі касовими документами; наявність підпису бухгалтера, який пе­ревірив записи в касовій книзі за кількістю отриманих ним касо­вих ордерів, правильність підрахунку в касовій книзі фактичних залишків готівки в касі на кінець дня тощо.
Аудитори мають встановити також наявність у підприємства журналу реєстрації прибуткових і видаткових касо­вих документі та книги обліку прийнятих та виданих касиром грошей (типові форми відповідно КО-3 і КО-5) і правильність їх ведення, а також правильність відображення в касових докумен­тах номерів кореспондуючих рахунків, відповідність між корес­понденцією рахунків, внесених до касової книги та проставле­них у касових ордерах, наявність потрібних виправдувальних до­кументів, що додаються до касових ордерів (заяви, накладні, ра­хунки, довідки тощо), і відміток про їх погашення. У касових до­кументах, які викликають сумніви щодо їх справжності, пе­ревіряється достовірність підписів одержувачів коштів і службо­вих осіб, які дають пояснення щодо цього.
Далі аудитор на основі аналізу первинних касових доку­ментів та облікових регістрів повинен встановити:
— дотримання встановленого банком ліміту залишку готівки в касі;
— своєчасність та повноту оприбуткування готівки по касі, що була отримана в банку та із інших джерел;
— використання коштів за цільовим призначенням;
— дотримання правил розрахунків готівкою з підприємства­ми та індивідуальними підприємцями;
— порядок ведення розрахункових книжок та роботи РРО.
Як правило, перевірку касової дисципліни починають з ус­тановлення випадків порушення залишку готівки в касі, що вста­новлюється для кожного підприємства самостійно (незалежно від того, чи перебуває чи не перебуває воно на самостійному балансі) з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, вста­новлених строків і порядку здавання касових надходжень та графіка заїзду інкасаторів.
Готівку, яка одержана в банку для виплат, пов'язаних з оп­латою праці, пенсій, стипендій, відряджень, дивідендів, підприємства мають право зберігати у касах понад встановлений ліміт протягом трьох робочих днів. Після закінчення цих строків суми готівки, не використані за призначенням, повертаються в банк не пізніше наступного робочого дня (клієнта та банку). При­чому підприємства, які мають податкову заборгованість, мають здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за ра­хунок коштів, отриманих з установ банків.
Сума платежу готівкою одного підприємства іншому не по­винна перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня. У разі здійснення готівкових розрахунків понад встановлену граничну суму кошти у розмірі перевищення вказаної суми розрахункове додаються до фактичних залишків готівки в касі одноразово (в день, коли була здійснена така операція), з подальшим порівнян­ням одержаної суми із затвердженим лімітом каси.
Штрафні санкції за перевищення затверджених лімітів за­лишку готівки в касах та за інші порушення норм регулюван­ня обігу готівки встановлені Указом Президента України "Про внесення змін до Указу Президента України від 12 червня 1995 р № 436" від 11 травня 1999 р. Зокрема, в ньому передба­чені такі штрафи:
за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах - у двократному розмірі сум виявленої по­надлімітної готівки за кожний день;
за неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки - у п'ятикратному розмірі неоприбуткованої су­ми;
за витрачання готівки з виручки, отриманої від реалізації продукції (робіт, послуг) та інших касових надходжень (крім коштів, отриманих із кас установ банку), на випла­ти, що пов'язані з оплатою праці (за винятком екстрених (невідкладних) обставин), за наявності податкової забор­гованості - у розмірі здійснених виплат;
за перевищення встановлених строків використання ви­даної під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів - у розмірі 25 % виданих під звіт сум;
за проведення готівкових розрахунків без подання одер­жувачем коштів платіжного документа (товарного або ка­сового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів - у розмірі сплачених коштів;
за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням - у розмірі витраче­ної готівки.

Відповідно до Закону України "Про застосування реєстра­торів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського хар­чування та послуг" суб'єкти підприємницької діяльності, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або в без­готівковій формі (із застосуванням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо), під час продажу товарів (наданні послуг) зо­бов'язані:
1. проводити розрахункові операції на повну суму покупки (надання послуги) через зареєстровані, опломбовані у встановленому порядку та переведені у фіскальний ре­жим роботи реєстратори розрахункових операцій з роздрукуванням відповідних розрахункових документів, що підтверджують виконання розрахункових операцій, або у випадках, передбачених цим Законом, із застосуванням зареєстрованих у встановленому порядку розрахункових книжок;
2. видавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, розрахунковий доку­мент встановленої форми на повну суму проведеної опе­рації;
3. застосовувати реєстратори розрахункових операцій, що включені до Державного реєстру реєстраторів розрахун­кових операцій, з додержанням установленого порядку їх застосування;
4. забезпечувати цілісність пломб реєстратора розрахунко­вих операцій та незмінність його конструкції та програм­ного забезпечення;
5. у разі незастосування реєстраторів розрахункових опе­рацій у випадках, визначених цим Законом, проводити розрахунки з використанням книги обліку розрахунко­вих операцій та розрахункової книжки з додержанням встановленого порядку їх ведення;
6. забезпечувати зберігання використаних книг обліку роз­рахункових операцій та розрахункових книжок протягом трьох років після їх закінчення;
7. 7) подавати до органів державної податкової служби звітність, пов'язану із застосуванням реєстратора розра­хункових операцій та розрахункових книжок, не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця;
8. реалізовувати товари (надавати послуги) за умови наяв­ності цінника на товар (меню, прейскуранта, тарифу на послугу, що надається) у грошовій одиниці України;
9. щоденно друкувати на реєстраторах розрахункових опе­рацій (за винятком автоматів для продажу товарів (по­слуг)) фіскальні звітні чеки та забезпечувати їх зберіган­ня в книгах обліку розрахункових операцій;
10. друкувати на реєстраторах розрахункових операцій (за винятком автоматів для продажу товарів (послуг)) кон­трольні стрічки і забезпечувати їх зберігання протягом трьох років;
11. проводити розрахункові операції через реєстратори роз-
12. рахункових операцій з використанням режиму поперед­нього програмування найменування, цін товарів (по­слуг) та обліку їх кількості;
13. вести у встановленому порядку облік товарів за місцем їх реалізації та зберігання, реалізовувати тільки обліко­вані товари;
14. забезпечувати відповідність сум готівки на місці прове­дення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті реєстратора розрахункових операцій, а в разі вико­ристання розрахункової книжки - загальній сумі прода­жу за розрахунковими квитанціями, виданими на почат­ку робочого дня;
15. вводити в експлуатацію, проводити технічне обслугову­вання, ремонтувати реєстратори розрахункових опе­рацій через центри сервісного обслуговування у вста­новленому порядку.
На період виходу з ладу реєстратора розрахункових опе­рацій та здійснення його ремонту або у разі тимчасового, але не більше 72 годин, відключення електроенергії, проведення роз­рахункових операцій може здійснюватися з використанням книги обліку розрахункових операцій або із застосуванням належним чином зареєстрованого резервного РРО.
Перелік окремих форм та умов діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, за яких дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО, з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, а також граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів (надання послуг), у разі перевищення якого за­стосування РРО є обов'язковим, встановлюється КМУ за подан­ням Міністерства економіки та Державної податкової адміністрації України.
З практики контрольної роботи найбільш відомі такі пору­шення у веденні касових операцій:
одержання та видача грошових коштів без підпису розпо­рядників кредиту - керівника, головного (старшого) бух­галтера;
придбання матеріальних цінностей за готівку у приват­них осіб або в магазинах, але з порушенням законного порядку (завищення ціни, фіктивні чеки, фіктивні акти, довідки з ринку, інше);
видача грошей не особисто одержувачеві, а іншим особам без доручення, завіреного в установленому порядку;
списання грошових сум на видаток за фальшивими доку­ментами або за документами з підробленими підписами, з виправленням підсумків, з дописками і т. ін.;
повне або часткове неоприбуткування одержаної в банку готівки;
витрачання коштів на незаконну видачу допомоги, авансів в рахунок оплати праці, коли сума перевищує фактично відпрацьований час або виконану роботу, опла­ту винагород, передплату газет і журналів для особистого користування керівного складу, тематика яких не відповідає виробничій потребі;
незаконне використання виручки на потреби господарст­ва, особливо у разі заборгованості платежів за податкови­ми зобов'язаннями, виплатами заробітної плати, належ­них платежів у бюджет;
використання коштів, одержаних з банку, не за цільовим призначенням, наприклад грошей, одержаних на оплату праці, на відрядження, господарські та інші потреби;
віднесення сум, виданих із каси, не на ті рахунки бухгал­терського обліку, куди вони мають бути віднесені за ха­рактером здійснення операції. Крім того, при цьому мо­жуть бути факти привласнення, розтрати та крадіжки коштів.

Розкрадання коштів щодо особливості методики їх розкрит­тя ділиться на 2 групи:
o розкрадання, пов'язані з неоприбуткуванням грошових коштів по касі;
o розкрадання грошових коштів, оприбуткованих по касі. Перевіряючи касові операції, перш за все з'ясовують, чи здійснювалась насправді ця операція і якщо здійснювалась, то чи в тому обсязі, як зазначено в документі. Аудитору при цьому слід особливо ретельно перевірити повноту та своєчасність оприбут­кування готівки, що надходить на підприємство із банку. Він по­винен за корінцями чеків та записами у виписках із банку встановити одержані суми і зіставити їх із сумами, вказаними у прибут­кових касових ордерах та записах у касовій книзі. У разі виявлення розбіжностей у сумах необхідно зробити уточнення даних за тими чеками, які містяться в банку. У разі виявлення розриву між датами фактичного оприбуткування по касі отрима­них грошей та датою оплати чека, згідно з випискою банку, ауди­тор повинен з'ясувати причини та встановити, чи не були тимча­сово вилучені кошти із господарського обігу в особистих корис­ливих цілях окремими посадовими особами підприємства.

Перевірка повноти та своєчасності оприбуткування готівки по касі в інших випадках проводиться:
o зіставленням сум і дат на оприбуткування виручки в при­буткових касових ордерах із датами і сумами, вказаними на документах на реалізацію продукції готівкрю та ден­ними звітами РРО;
o зіставленням сум і дат у прибуткових касових ордерах із первинними документами про надані послуги чи відпу­щені матеріальні цінності стороннім організаціям під час проведення вибіркових зустрічних перевірок на об'єктах, яким надавались такі послуги, тощо.
У практиці перевірки відомі випадки розкрадання грошо­вих коштів, здійснені засобом неоприбуткування по касі сум, одержаних від працівників підприємства, установи та інших осіб за відпущені їм матеріальні цінності, продукцію, надані послуги. Ознаками такого розкрадання можуть бути факти:
o неоприбуткування грошей по касі;
o невідповідність даних про кількість відпущеної продукції і матеріальних цінностей, зазначених у звітах матеріаль­но-відповідальних осіб, з даними касових звітів про над­ходження грошей.

Можливості касира в неоприбуткуванні надходжень до каси і в привласненні оприбуткованих грошей значно розширюються, якщо в цьому беруть участь облікові працівники, які здійснюють облік касових операцій. Останні можуть не зареєструвати прибут­ковий касовий ордер, не відобразити надходження за ним грошей у регістрах бухгалтерського обліку.
Привласнення коштів, які надходять у касу господарства (реалізація товарів, продукції, плата за утримання дітей в дитячих яслах і садках, за послуги автомобільного та гужового транспорту, за експлуатацію житлового фонду і компослуг, пов'язаних з ним і т. ін.), приховується різними шляхами:
o у прибуткових касових ордерах здійснюються підробки, які виражаються в зменшенні фактично одержаної суми. Одночасно з цим у касовій книзі та в кредиті рахунку 70 "Доходи від реалізації" відображається менша сума гро­шей, ніж надійшла справді;
o знищуються примірники документів, які стверджують надходження коштів (накладні, відомості, дорожні ли­сти тощо).
Це пов'язано з:
1) використанням незареєстрованих видаткових доку­ментів;
2) відсутністю належного наступного контролю за раніше виданими і зареєстрованими видатковими документами, зокрема:
а) у квитанції до прибуткового касового ордера, яку вида­ють платнику, зазначають справжню суму, а в прибут­ковому ордері - меншу, або прибутковий касовий ор­дер не реєструють і знищують. У цьому разі доцільно у особи, яка вносила гроші (якщо це можливо), взяти пояснення та корінець прибуткового касового ордера (якщо він зберігся);
б) гроші, які надходять від платника, касир одержує і не видає останньому квитанцію до прибуткового касово­го ордера, повністю привласнюючи одержану суму (посилання касира в цьому випадку різні щодо неви­дачі квитанцій:
o касир посилається на зайнятість;
o проявляє грубість і безтактовність;
o проявляє надмірну увагу, відволікаючи здавача гро­шей від основного завдання;
o посилається на відсутність бланків чи навмисно псує бланк корінця і начебто залишає його оформ­лення на потім);
в) у підсобних господарствах, тимчасових торгівельних палатах на період розпродажу продукції, коморах агрофірм гроші за реалізовану продукцію, овочі, фрукти покупці платять безпосередньо комірникам, бригади­рам, реалізаторам, а останні не здають їх у касу чи ча­стково здають, а продукція, яка була реалізована, якщо вона документально проведена, списується з будь-яких причин: псування, розливання (молоко, олія); г) під час масових робіт (розвантаження великої кількості вагонів, сільгоспробіт, благоустрою, ре­алізації плодів безпосередньо з саду) гроші прийма­ються за відомостями, які потім або переписуються або взагалі знищуються.
При цьому доцільно під час інвентаризації каси перевірити в робочому столі наявність різного роду записів. Зареєстровані випадки існування не проведених прибуткових ордерів, корінців чеків, відомостей, які були переписані зі зменшенням суми і не знищені, інших записів. Ці записи в ході інвентаризації вилуча­ються і потім, після їх аналізу, використовуються в роботі під час перевірки.
Особлива увага під час перевірок має приділятися цільово­му використанню готівки, яку підприємство (підприємець) одер­жує в установі банку. Цільове призначення цих коштів зазна­чається конкретним підприємством (підприємцем) під час запов­нення грошового чека встановленої форми і не повинно суперечи­ти чинному законодавству України.
Перевіряючи цільове використання готівки, одержаної підприємством в установі банку, використовують банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, журнали-ордери 1 за кредитом субрахунку ЗОЇ "Каса в національній валюті", книги обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, які підтверджу­ють факт витрачання готівкових коштів за призначенням. Крім того, можуть також використовуватися товарні та касові чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні докумен­ти, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо.
Під час перевірки підприємства зіставляються відповідні за­писи в касовій книзі та прибуткових касових ордерах з банківськими виписками про цільове призначення одержаних у банку коштів, що визначається за символами касових оборотів, які вказуються в банківських виписках (згідно із змістом сим­волів звіту про касові обороти банків України, що викладені в главі 6 Інструкції). У разі виникнення розбіжностей з'ясовуються їх припини.
Суми та напрями використання готівки, одержаної в касі банку, порівнюються з аналогічними показниками їх фактичного витрачання із залученням відповідних виправдувальних доку­ментів. За результатами перевірки встановлюються конкретні факти нецільового використання готівки, з'ясовуються їх причи­ни. Якщо лише частина одержаної в банку готівки була викорис­тана за цільовим призначенням, а інша не здана до каси підприємства, то сума витраченої на інші цілі готівки кваліфікується як нецільове використання коштів. Вважаються порушенням також випадки фактичного використання підприємством (підприємцем) одержаної в банку готівки за цільовим призначенням, але без надання підтверджувальних до­кументів.
Ефективним способом перевірки видаткових касових опе­рацій є взаємне зіставлення здійснених касових операцій з інши­ми пов'язаними операціями як у середині підприємства, що пе­ревіряється, так і за даними підприємств та організацій, з якими пов'язані витрати готівки. Для цього зіставляють видаткові касові документи:
§ на виплату заробітної плати, премій та допомог із доку­ментами на їх нарахування;
§ на оплату товарно-матеріальних цінностей з прибуткови­ми документами складів про надходження цих матеріалів;
§ на оплату вартості різних робіт та послуг з актами прий­мання та іншими документами, які засвідчують фактичне виконання цих робіт та послуг;
§ на здавання готівки у банк із квитанціями та виписками банку.
Няні підприємства та організації дедалі частіше здійснюють придбання матеріальних цінностей на ринку. Тому аудитору не­обхідно уважно вивчити документи, які засвідчують факт закупки товарів у приватних осіб, точність їх заповнення, відповідність цін
довідкам ринкового комітету, факти сплати відповідних податків та надання повідомлень до податкових органів.
До порушень щодо правильності оформлення касових доку­ментів слід віднести:
відсутність доручення чи наявність неправильно оформ­леного Доручення під час виплати грошей третім особам;
невідповідність суми касового видаткового документу сумі, що дозволена розпорядником кредиту;
відсутність практики погашення касових документів на підприємстві;
наявність при ордері недоброякісних документів як за формою, так і за суттю відображених у них операцій (фальсифіковані, безгрошові, вилучені з архіву).
Під час здійснення контролю за дотриманням ведення опе­рацій з готівкою особлива увага має приділятися операціям щодо одержання підприємством (підприємцем) значних сум (які пере­вищують еквівалент 10000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком) зі своїх банківських рахунків та їх цільовому використанню.
Під час перевірки систематизуються згідно з банківськими документами всі випадки одержання підприємством (підприємцем) значних сум готівкових коштів, а за потреби вико­ристовуються також відповідні дані установ банків, у яких відкрито його поточні рахунки.
У сучасних умовах значно розширюються права банківської системи у перевірці касових операцій, що зафіксовано у постанові НБУ "Про посилення контролю за операціями з готівкою". Регіональні управління НБУ з метою виявлення фактів видачі значних сум готівки суб'єктам господарювання мають система­тично аналізувати касові обороти комерційних банків регіону. Аналогічно має здійснюватися аналіз видачі готівки і ко­мерційними банками. Особливого контролю потребують:
банківські операції клієнтів з готівкою за наявності обста­вин, які свідчать про відсутність зв'язку цих операцій з ха­рактером діяльності клієнта;
систематичне чи повне знімання клієнтом значних сум готівки в день та її надходження на його банківський ра­хунок;
внесення на рахунок готівки з подальшим ЇЇ переказом іншій особі;
переміщення та вилучення грошових коштів клієнтом, який, як правило, здійснював розрахунки платіжними доручення­ми, чеками, іншими формами безготівкових розрахунків;
вилучення з рахунку готівки в сумі, яка значно перевищує середньодобовий обсяг вилучення готівкових коштів юридичною особою за останні три місяці;
перерахування грошових коштів на рахунок, за яким опе­рації не провадилися чи були незначними, з дорученням про видачу цих коштів готівкою;
відкриття рахунку з розміщенням на ньому значних сум готівки.
Якщо виникає сумнів щодо правомірності здійснення таких операцій, комерційний банк може зобов'язати клієнта надати до­кументи з обґрунтуванням цільового використання отриманої готівки чи провести перевірку дотримання касової дисципліни безпосередньо на підприємстві.
Аналізується також видача готівки сумами, які становлять менше ніж 10000 євро, але які підприємство (підприємець), що перевіряється, одержувало зі свого рахунку регулярно протягом короткого періоду (тижня, декади, місяця).
Особливу увагу під час перевірки готівкових операцій слід приділити правильності видачі із каси грошей підзвітним особам.
Аудит підзвітних сум, як і вся перевірка касових операцій, здійснюється, як правило, суцільним методом. При цьому вико­ристовуються такі документи:
o накази, які встановлюють коло осіб, що мають право на одержання підзвітних сум;
o авансові звіти з усіма доданими документами;
o журнал-ордер № 7;
o касові звіти, виписки банку за поточним рахунком та інші документи.
Підзвітні суми повинні видаватися лише штатним працівникам підприємства на поточні та господарські потреби і лише в тому разі, коли неможливо оплатити ці витрати безготівково чи з каси. Особи, які мають право на отримання підзвітних сум, визначаються наказом по підприємству.
Готівка під звіт видається на конкре