Инструменты бизнес-процесса (закупочной деятельности)

 

Управление "от склада" означает опору не на качественную информацию, а на данные предшествующих периодов. На их основании строятся прогнозы на будущее. Такой подход лучше всего применять к традиционным товарам с предсказуемым спросом. Именно при этих условиях хорошо работают методы SIC (статистического контроля запасов, statistical inventory method), к которым относятся ABC - и XYZ-анализ.

Смысл XYZ-анализа в изучении стабильности продаж. Если ABC-анализ позволяет определить вклад конкретного товара в итоговый результат (чаще всего в общую прибыль компании или в стоимость запасов), то XYZ-анализ изучает отклонения, скачки, нестабильность сбыта.

В категорию X включают товары со стабильными и растущими продажами. Если каждый рабочий день склада продает сто плюс-минус пять коробок сокосодержащей продукции, то этот продукт попадает в данную категорию. Для группы Y допускаются более значительные отклонения. В категории Z оказываются товары, продажи которых точно прогнозировать невозможно, слишком велики колебания.

Грубо говоря, чем меньше разница между реальной продажей за единицу периода (например, за неделю) и средним арифметическим продаж за весь период (например, за квартал), тем более предсказуемы продажи товара в последующий период. Цель XYZ-анализа - дифференциация товаров (номенклатуры) по группам в зависимости от равномерности спроса и точности прогнозирования.

Для распределения товаров по этим категориям существует весьма несложный статистический аппарат. При сравнении данных используется формула расчета коэффициента вариации.

шаг: Определить объекты анализа.

Наш случай: сок "Спелёнок" 0,2л. яблочно-персиковый с мякотью

шаг: Определить параметр, по которому следует проводить анализ объекта. Наш случай: количество проданного, шт.

шаг: Определить период и количество периодов, по которым необходимо сделать анализ. Наш случай: полугодие.

Общие рекомендации: Период должен оказаться не меньше, чем горизонт планирования, принятый в вашей компании. Горизонт планирования в ООО "ТИГр-Логистик" составляет 216 тонн за полугодие (закупочной стоимостью около 7 200 000 рублей). Все товары попадают в категорию Z.

шаг: Определить коэффициент вариации для каждого анализируемого объекта. Коэффициент составляет 22,5%

Октябрь - 327 шт.

Сентябрь - 333 шт.

Август - 502 шт.

Июль - 418 шт.

Июнь - 405 шт.

Май - 113 шт.

шаг: Отсортировать объекты анализа по возрастанию значения коэффициента вариации; далее определить группы X, Y и Z. Номенклатуцрный объект - сок "Спелёнок" 0,2л. яблочно-персиковй с мякотью относится к категории Y.

Этот коэффициент показывает (в процентах) степень отклонения данных от среднего значения. Высокие его значения наглядно иллюстрирует старая шутка статистиков: "Сидеть на плите с головой в холодильнике в среднем неплохо".

Номенклатурные позиции (по западной терминологии, SKU - stock keeping unit) со значением коэффициента вариации от 0 до 10% попадают в категорию X, от 10 до 25% - в категорию Y, остальные - в категорию Z. Впрочем, это примерное распределение.

Лучше всего применять XYZ-анализ в сочетании с ABC-анализом (хотя и он один даст отделу логистики существенную информацию). При этом весь ассортиментный ряд делится на девять категорий товаров. С ними уже можно детально работать, а это гораздо проще, чем иметь дело с необработанными данными, скажем, по 8 тысячам наименований.

А - наиболее ценные,20 % - тов. запасов; 80 % - продаж

В - промежуточные, 30 % - тов. запасов; 15 % - продаж, т.е. закупается не чаще 1 раза в 1,5-2 месяца).

С - наименее ценные, 50 % - тов. запасов; 5 % - продаж. Группа С включает широкий ассортимент оставшихся малоценных позиций, те закупка этой категории Товара до 2 раз в полугодие. Но необходима частая проверка группы С для предупреждения ситуации с излишним накоплением товара на складе.

Для определения к какой категории относится товар, ООО "Тигр - Логистик" использует три способа:

. по количеств реализованного (штуках, паллетах и т.п.) рис.1

. по уровню валовой прибыли (руб.) рис.2

. по оборачиваемости (%) ООО "ТИГр-Логистик" отказалось предоставить данные сведения

Приложенные к настоящей работе приложения (рисунки) четко показывают как меняется насыщенность (наполняемость) категории А в зависимости от акцентированного параметра.

И все-таки польза от интегрированного анализа несомненна. Он служит основой управления запасами, позволяет определить "точку заказа".

Наглядность результатов ABC (XYZ) - анализа позволяет использовать его как аргумент в общении с руководителями, чтобы подтолкнуть их к определенным действиям.

В одной российской компании именно из-за отсутствия доказательств отделу логистики не удавалось убедить руководство изменить политику закупок, иначе выстроить взаимоотношения с финансовой службой. Прозрение наступило очень поздно, когда убытки зафиксировала бухгалтерия. Между тем в подобных ситуациях интегрированный анализ может стать серьезным подспорьем.

Используя XYZ-анализ, надо помнить о нескольких существенных ограничениях. Прежде всего, требование к объему используемых данных. Чем их больше, тем надежнее окажутся полученные результаты. Число исследуемых периодов должно быть не менее трех.

Не удастся применить статистические методы в случае динамично меняющейся ситуации, например, при выводе на рынок нового товара (аналогами которого компания до сих пор не торговала) или однократного приобретения каких-то товарных позиций. Когда количество продаж новинки еженедельно растет, XYZ-анализ ничего не даст, товар неизбежно попадет в "нестабильную" группу Z.лишен смысла и для предприятий или компаний, работающих под заказ, подобные прогнозы им просто не нужны.

Периодичность анализа - дело для каждой компании сугубо индивидуальное.

Весьма серьезно на результат расчетов может влиять сезонность. Вот типичный случай. Компания информирована о повышении сезонного спроса, необходимый запас товаров приобретен или произведен.

Но из-за скачков продаж товар скатывается в "непредсказуемую" категорию Z. В этом случае необходимо действовать как при старте нового товара: сравнивать отклонение продаж за анализируемый период от прогноза. При этом оценивается точность планирования.

Ещё одним инструментом бизнес - процесса, кроме ABC - и XYZ-анализа, является информационное обеспечение предприятия.

Информационное обеспечение не возможно без информационных систем.

Технологии информационных систем дают предприятию ООО "ТИГр - Логистик" следующие основные преимущества:

. Снижение затрат и повышение эффективности за счет упрощения процессов закупок.

. Быстрый и более легкий доступ к наиболее важным данным в режиме реального времени помогает принимать обоснованные решения.

. В масштабах всего предприятия, системы позволяют контролировать расходы.

На российских и зарубежных предприятиях для информационного обеспечения закупочной деятельности используются следующие основные программные комплексы:

. "Галактика". Комплексная информационная система (КИС)"Галактика" предназначена для автоматизации всего спектра финансово-хозяйственной деятельности средних и крупных предприятий:

определение объемов и направлений материальных потоков;

организацию складского хозяйства;

организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения и т.д.

. "1С-Логистика: Управление складом". Данный программный продукт предназначен для автоматизации управления складским хозяйством предприятия. При ее использовании уменьшается количество ошибочных складских операций, повышается точной и оперативность учета товара, уменьшаются затраты на заработную плату складских работников и т.д. Именно этим продуктом информационного обеспечения пользуется ООО "ТИГр - Логистик".

. "Фолио". Данный программный продукт отличается большой функциональной полнотой. Он включает в себя: "Фолио-WinСклад", "Фолио-ЛогистикСклад", "Фолио-ЗаказПоставка", "Фолио-Интернет-Заказ" и т.д. Программный модуль "Фолио-ЗаказПоставка" автоматизирует работу отдела закупки и отдела логистики. В функциональном смысле представляет собой систему, отслеживающую цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад. Преимущества: поддержка полного цикла документооборота, подбор поставщиков по нескольким критериям (цена, сроки, качество, надежность), возможность консолидации и подачи заявок в разной форме.

. "Oracle". В данной системе находится модуль "Закупки", который представляет собой интегрированное программное решение для учета данных о поставщиках, ведения информации о заявках и заказах предприятия, а также для управления процессом поступления сырья и ресурсов. Данный модуль позволяет вести базу данных поставщиков, автоматизировать работу с заявками на приобретение, управлять процессом получения сырья и материалов.

На любом предприятии необходимо оценивать степень эффективности использования информационного обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения с поставщиками предприятия, а также целесообразный их поиск и выбор.