TDMS (Technical Data Management System)

TDMS (Technical Data Management System) - это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используется технические данные и создаваемые на их основе документы: планы, схемы, спецификации, ведомости и т.п.

Основой системы TDMS является объектно-ориентированное ядро, позволяющее гибко настроить среду разработки объектов проектирования - проектов, изделий, сооружений, и связать в единое информационное пространство разнородные электронные документы, внешнюю и внутреннюю почту, систему управления, отслеживания хода выполнения работ и обеспечение интеграции с прикладным программным обеспечением.

Для более эффективного использования ресурсов проектных организаций разработан (как дополнение к серверу TDMS) файловый сервер TDMS - опциональное приложение, запускаемое на любом локальном или удаленном компьютере и позволяющее эффективно управлять файлами, размещенными на практически неограниченном количестве устройств хранения.

История разработки содержит полную информацию об объекте проектирования, связанных с ним почтовых сообщениях, его версиях, этапах и т.д. Это позволяет администратору объекта или другому уполномоченному лицу быстро определить, почему и на каком основании были приняты те или иные решения, а также проконтролировать соблюдение всех необходимых требований, касающихся правил разработки технической документации.

Защищенная электронная почта TDMS предназначена для надежной и безопасной рассылки сообщений в рамках информационного обеспечения производственного процесса. Почтовые сообщения могут создаваться как пользователями системы, так и самой системой, иметь различные уровни важности и переносить ссылки на объекты.позволяет фиксировать действия пользователей, касающиеся их работы в системе: создание, просмотр, редактирование, удаление объектов, выполнение запросов, создание версий и т.д. Накапливаемую информацию можно группировать для дальнейшего изучения не только по пользователям или документам, но и по любым другим критериям.

При настройке TDMS на предметную область справочники подразделений и должностей могут использоваться для различных целей. Так, например, справочник подразделений позволяет привязать файловые серверы к структуре предприятия.

Атрибуты связей описывают свойства связей объектов, что позволяет хранить и обрабатывать количественную и качественную информацию о составе объектов для создания электронных спецификаций, ведомостей и т.п.

Большое количество новых свойств и методов, функции для обработки табличных данных, создание произвольных форм ввода; обработка событий при создании, изменении, удалении объектов и др.

Встроенный механизм поддержки версий обладает возможностью настройки нумерации версий и одновременного просмотра одноименных файлов версий объекта. Интеграция с профессиональной системой управления проектами позволяет значительно улучшить качество управленческой функции за счет анализа и контроля хода работ.

Добавлена возможность использования встроенного программного кода для построения сложных и нестандартных отчетов; поддерживается вывод данных в Microsoft Excel, Crystal Reports, List & Labels.версии 2 унаследовал от своего предшественника простоту и изящность интерфейсных решений, дополнившись более информативными панелями инструментов, улучшенным редактором форм, более гибкими настройками интерфейса пользователя, возможностью представлять результаты выборки в дереве объектов и многое другое.

Назначение TDMS - собрать в интегрированной базе данных всю информацию и документацию, связанную с разрабатываемыми объектами, и обеспечить коллективное использование этой информации в процессах проектирования, планирования и производства в соответствии с отечественными стандартами и процедурами ISO9000.- универсальная информационная система, которая используется на российских предприятиях в качестве электронного архива технической документации, системы управления проектными данными (информацией об изделиях), комплексной системы управления информационными потоками предприятия.

Внедрение на предприятии системы TDMS позволяет комплексно автоматизировать процесс решения задач, связанных с вопросами хранения, поиска и распределения технической информации и документации, планирования и оперативного управления работами.

Универсальная система TDMS позволяет объединить в рамках единого информационного поля работу практически всех подразделений проектно-ориентированного предприятия (аналитических, конструкторских, проектных, научно-технических, планово-экономических и др.).

Руководители высшего уровня обеспечиваются консолидированными отчетами о ходе выполнения всех работ в организации, о сроках и ответственных за проекты и этапы проектов, о критических участках проектов и работ.

Кроме того, им предоставляется возможность анализа информации в различных разрезах (по подразделениям, по проектам и др.), что позволяет оперативно принимать правильные управленческие решения.

Руководство среднего уровня получает возможность эффективного планирования и контроля выполнения заказов, проектов и отдельных работ, согласования и утверждения комплектов и пакетов документации. TDMS также позволяет контролировать комплектность разрабатываемой документации, полноту номенклатуры типовых изделий, материалов и сортаментов.

Рядовые сотрудники, являющиеся основными пользователями системы, обеспечены всеми средствами коллективной, в том числе и параллельной, работы с информацией. При проектировании специалист может заимствовать изделия и документы из других проектов, осуществлять многовариантное проектирование, получать предварительную и окончательную отчетность (спецификации, ведомости), контролировать комплектность подготавливаемых документов. Пользователям TDMS предоставляется возможность расширенного поиска разрабатываемых и сопровождаемых объектов и их частей, а также связанных с ними документов.

Основные преимущества TDMS:

· простота использования. Разработчики TDMS приложили максимум усилий, чтобы сделать систему простой в освоении и использовании. Стандартный, интуитивно понятный интерфейс, выполненный в стиле файлового менеджера Microsoft Windows Explorer, динамические контекстные меню, возможность настройки интерфейсов пользователей, использование принятой в организации терминологии и методики работы с документами существенно уменьшают срок освоения системы, что позволяет ускорить процесс внедрения TDMS на предприятии;

· гибкость. TDMS обладает гибким и удобным инструментарием, позволяющим создать информационную систему, оптимально адаптированную к потребностям предприятия. TDMS - открытое приложение, функционал которого может быть практически безгранично расширен благодаря наличию программных интерфейсов, встроенных языков программирования и средств импорта готовых настроек системы;

· защита информации. Для обеспечения безопасности информации TDMS использует целый комплекс средств. Система работает на современных СУБД Microsoft SQL Server 2000 и Oracle 9i, сертифицированных по C2, использует тройную систему аутентификации с шифрованием паролей для доступа к базе данных, обеспечивает разделение уровней прав доступа пользователей на редактирование и просмотр вплоть до видимости объекта, ограничивает уровень доступа к информационным объектам в зависимости от этапа их разработки, ведет журнал действий пользователей;

· средства поиска. За последние три года объем информации, накопленной человечеством за все время своего существования, увеличился в два раза, а к 2010 году подобное удвоение будет происходить каждые полгода. Чтобы пользователь «не утонул» в информационном потоке, мог быстро и без больших усилий находить необходимые данные, TDMS обладает уникальным набором средств поиска, включающим в себя контекстный поиск в адресной строке; мастер запросов; фильтр событий; поиск почтовых сообщений; полнотекстовый поиск; динамические запросы-выборки, которые могут вложенными, параметризованными и дополненными программным кодом;

· внутренняя почта. Встроенный почтовый модуль обеспечивает безопасную передачу различных системных сообщений (уведомлений о начале или окончании разработки, сообщений о назначении пользователя на выполнение определенных работ, различного рода директив и т.д.), а также передачу сообщений от одного сотрудника другому в результате маршрутизации документов. Удалить сообщение пользователь не может. Почта открывается автоматически при открытии TDMS, поэтому саботаж или рассеянность сотрудника при ее получении фактически исключены;

· комплексность решения. Благодаря своей универсальности и гибкости TDMS позволяет осуществлять поэтапное внедрение, обеспечивая плавный переход организации от простого электронного архива к системе коллективной разработки технической документации и управления проектными данными. TDMS предоставляет возможность не только расширить базовый набор функций системы, но и работать с внешними источниками данных, в качестве которых могут выступать корпоративные информационные системы, системы технической подготовки производства, внешней электронной почты и т.д. Для решения задач календарного и ресурсного планирования TDMS интегрирован с системой управления проектами Microsoft Project.

 

Преимущества от внедрения TDMS:

· повышение доступности информации. Система TDMS хранит все связанные с рабочим процессом данные в центральном хранилище, что обеспечивает постоянный доступ всех участников проектирования к любой необходимой информации. Все документы и данные, созданные каждым сотрудником организации в процессе работы, могут быть использованы другими работниками. Информация становится собственностью организации, а не отдельных сотрудников;

· снижение затрат времени на поиск актуальной информации. Система предоставляет возможность правильного структурирования и атрибутирования информации различных видов: документов, проектов, контактов, дел, адресов заказчиков и смежников и т.д. Работники не тратят времени на ненужную работу по выявлению ошибок, связанных с использованием недействительной информации и направляют все усилия на выполнение своих непосредственных обязанностей;

· снижение накладных расходов на работу с бумажными документами. TDMS способствует снижению расходов на печать и рассылку документации. Снижается потребность в печати многочисленных промежуточных вариантов документов при проведении их согласования или внесении изменений;

· повышение эффективности управления. TDMS протоколирует работу пользователей с документами и проектными данными, поэтому всегда известно, кто и чем занимается. В результате у руководства появляется возможность планировать проведение работ и отслеживать процесс их выполнения, а также правильно перераспределять ресурсы, что, в конечном счете, обеспечивает своевременное решение задач;

· повышение эффективности работы. Система TDMS обеспечивает эффективное взаимодействие пользователей, совместно работающих над проектом, что позволяет, не увеличивая числа сотрудников, выполнять значительно большее количество работы. Средства полной интеграции системы с программными приложениями позволяют оптимизировать управление проектными данными, обеспечивая непосредственно в приложениях их автоматическое обновление в процессе разработки документов. Оперативный доступ к актуальной проектной информации, представленной в виде, специфичном для каждого подразделения компании, значительно повышает эффективность работы организации в целом;

· защита и сохранность данных. TDMS гарантирует надежную защиту от некорректного использования проектной информации и несанкционированного получения данных, доступ к которым имеют только авторизованные пользователи системы. Для управления доступом и контроля работы пользователей в TDMS предусмотрен целый набор функций: ведение протокола работы пользователей системы, история изменений статуса и версий документации, история проектной информации, ролевой доступ;

· повышение удобства работы. Система обеспечивает автоматизацию многих процессов работы с документами. Например, в момент регистрации документа формирует автоматическое обозначение с возможностью его проверки на уникальность. TDMS позволяет использовать централизованные шаблоны любых типов файлов и документов. Шаблоны содержат поля, автоматически заполняющиеся данными из карточек документов;

TDMS предоставляет возможность программировать правила работы с документами: автоматически рассылать извещения об их изменении или аннулировании, автоматизировать любые другие процедуры согласования / утверждения документации и информации.гарантирует соблюдение правильного порядка выполнения работы, а также согласования и утверждения документов. Система исключает источник наиболее часто возникающих ошибок - работу с устаревшими версиями документов или их неполным набором. Это безупречный инструмент для внедрения и поддержания стандартов ISO9000.обладает гибким механизмом хранения файлов, позволяющим размещать их непосредственно в СУБД, на файловом сервере или хранить в произвольном месте на диске пользователя, в локальной или глобальной сети.

Хранение данных в СУБД обеспечивает максимальный уровень безопасности данных, позволяет осуществлять резервное копирование всех данных сразу и использовать встроенный в СУБД полнотекстовый поиск. Недостатком хранения файлов в СУБД являются относительно низкая скорость операций записи файлов в базу данных и большая нагрузка на сервер БД и его каналы связи.

Файловый сервер TDMS - опциональное приложение, запускаемое на любом локальном или удаленном компьютере и позволяющее эффективно управлять файлами, размещенными на практически неограниченном количестве устройств хранения.

Для обычного пользователя файловый сервер выглядит как «черный ящик». Чтобы извлечь требуемый файл, клиентское приложение отправляет запрос на сервер БД, где происходит проверка прав на просмотр файла. Если право на просмотр имеется, служба файлового сервера получает команду передать защищенный пакет данных на рабочее место пользователя. Обновление данных на файловом сервере происходит по аналогичному сценарию: данные помещаются на файловый сервер только после подтверждения прав пользователя на редактирование файла. Такая схема позволяет создавать распределенные хранилища данных, не опираясь на политики безопасности отдельно взятой файловой системы.

Файловый сервер TDMS позволяет автоматически архивировать информацию, осуществлять резервное копирование, оптимизировать хранение файлов, учитывая скорость работы устройств хранения и частоту обращения к файлам. Файловые серверы TDMS могут привязываться к подразделениям предприятия, что позволяет размещать файлы непосредственно в том сегменте сети, где они наиболее часто используются.

Использование файловых серверов значительно повышает быстродействие системы TDMS при работе с файлами:

· снижается нагрузка на СУБД при использовании отдельных компьютеров под файловые серверы;

· уменьшается сетевой трафик, обусловленный размещением нескольких файловых серверов в разных сегментах сети.

В качестве устройств хранения информации могут выступать обычные папки на локальном или удаленном компьютере, устройства типа CD-ROM, роботизированные CD/DVD-библиотеки или любые другие поддерживаемые Windows устройства хранения информации. Доступ к файловому серверу со стороны клиентского приложения определяется внутренними учетными записями, что позволяет различать файлы, принадлежащие разным приложениям-клиентам (в случае TDMS - отношение файла к той или иной базе данных TDMS).

Интерфейсы - это специальные программные компоненты, позволяющие синхронизировать работу системы и приложений, редактирующих файлы объектов TDMS.

В стандартную поставку TDMS включены интерфейсы с программами MS Word, MS Excel и AutoCAD 2000-2004, а также интерфейс с MS Outlook.

По заказу клиента может быть создан интерфейс к любому приложению MS Windows.

Эти интерфейсы позволяют синхронизировать значения атрибутов карточки документа системы TDMS и содержимого файла документа (чертежа), а также предоставляют возможность сохранять файлы этих приложений в объектах TDMS.

Стандартный функционал интерфейса обеспечивает следующие возможности:

· размещение в файле текстовых полей (текстовых атрибутов), значения которых автоматически заполняются и обновляются из карточки объекта TDMS;

· добавление меню TDMS в строку меню приложения.

Меню TDMS позволяет:

· сохранить файл непосредственно в объект TDMS;

· сохранить файл и закрыть объект TDMS, в котором находится данный файл;

· отменить редактирование файла и закрыть объект;

· сохранить любой файл приложения в существующий объект TDMS.

Интерфейс системы TDMS и Microsoft Project предназначен для реализации функций календарного и ресурсного планирования процессов разработки проектов (объектов, документов), хранимых в TDMS.

Интерфейс обеспечивает:

· создание и редактирование календарных планов средствами Microsoft Project;

· хранение календарных планов Microsoft Project в системе TDMS;

· отслеживание хода выполнения плана в системе TDMS.

Пользователь TDMS, назначенный на работу в качестве исполнителя, может указывать ход выполнения этой работы либо в процентах, либо как количество отработанных часов. Установка Microsoft Project на компьютер пользователя-исполнителя для этого не требуется, поскольку функция реализована в виде команды TDMS.

Для получения информации о ходе выполнения плана используются как средства генерации отчетов системы TDMS, так и генератор отчетов Microsoft Project.

 

Список литературы

1) Библиотека On - line www.citforum.ru

2) Информационный справочный портал www. Library. ru

3) Э. Лемона. - Москва: Изд - во Триумф, 2006. - 320 с. «Современный компьютер».

4) Назаров С.В., Смольников Л.П. «Пакеты программ офисного назначения», 1997 - 320 с.

)   Справочник кадров: делопроизводства. - М.: Инфра-М, 2002. - 527 с.

)   «Корпорация Парус», 2004 - все права защищены 7.50

)   «1С: Бухгалтерия», 2005 - все права защищены 8