Анализ проблем в сфере организации труда в торговой фирме ооо «мир сумок»

 

Стиль руководства. В торговой фирме ООО «Мир сумок» с приходом нового генерального директора присутствует авторитарный режим управления персоналом, так как руководитель сам определяет цели и задачи деятельности, строго контролирует их выполнение, а также проявляет слабый интерес к работнику как к личности. Статусные символы поддерживают властную позицию руководителя. Дистанция власти между подчиненным и руководителем максимальна, что создает сильно психологическое напряжение у работников торговой фирмы ООО «Мир сумок». Например, работников не приглашают в кабинет директора, а вызывают. Практикуются постоянные выговоры подчиненным со стороны руководства. В силу сказанного наблюдается сильное недоверие со стороны руководства к своим работникам. Такой стиль характерен для лидера-руководителя, который превращает методы администрирования в стиль поведения: лидер не говорит с сотрудниками до тех пор, пока не займет позиций, с которых он может приказывать. В его общении с сотрудниками торговой фирмы «Мир сумок» доминируют: требование-приказ, требование-условие, требование-угроза.

Большинство работников торговой фирмы «Мир сумок» жалуются на недостаток информации, необходимой для работы. Это приводит к тому, что руководители или совсем не знают, или знают не в полной мере, как сотрудники реагируют на их приказы и распоряжения. В свою очередь, такая ситуация приводит к тому, что руководители высших уровней торговой фирмы ООО «Мир сумок» не имеют возможности корректировать и изменять меры воздействия на поведение подчиненных всех нижестоящих уровней, а подчиненные не могут довести до сведения высшего руководства информацию о частных проблемах подразделений и отдельных работников. Вся информация передается через приказы и распоряжения. Именно таким образом руководство фирмы доводит до подчиненных сведения о текущих задачах, рекомендуемых методах действий, применяемых санкциях, об изменении организационных норм и нормативов, организационной структуры и технологии. Сами приказы далеко не всегда исполняются надлежащим образом, не существует необходимого контроля за их исполнением. В тоже время в торговой фирме ООО «Мир сумок» отсутствуют процедуры участия персонала в принятии какого-либо управленческого решения.

Время руководителя. Для работников аппарата управления торговой фирмы ООО «Мир сумок» процесс труда представляет собой выполнение совокупности функций, к основным из которых следует отнести: планирование; организацию; координацию; контроль; учет; анализ; регулирование. Отсюда следует вполне закономерный вывод, что руководители торговой фирмы ООО «Мир сумок» должны обладать высокими профессиональными навыками. Несмотря на то, что все руководители торговой фирмы ООО «Мир сумок» выполняют управленческие действия, нельзя сказать, что все они занимаются одним и тем же видом трудовой деятельности. Отдельным руководителям приходится затрачивать время на координирование работы других руководителей, которые в свою очередь координируют работу сотрудников более низкого уровня и т.д. до уровня руководителя, который координирует основной персонал - людей, физически оказывающих услуги по продажам продукции КГК «Альянс». Такое вертикальное развертывание разделения труда и образует уровни управления торговой фирмы ООО «Мир сумок». В торговой фирме ООО «Мир сумок» существует четыре уровня управления. На всех уровнях управления руководители выполняют не только чисто управленческие, но и исполнительные функции. Однако с повышением уровня руководства (с 4-го до 1-го) удельный вес исполнительских функций понижается. Это значит, что руководитель любого уровня управления определенный процент времени тратит на принятие управленческих решений и определенный - на принятие решений по специальности. С повышением уровня управления удельный вес заданий по специальности падает, а по менеджменту возрастает.

 

Таблица 2.2

Оценка результатов деятельности работников

Должность	Кол-во	Проф. подго- товка	Загружен- ность, %	Оценка деятельности (по 10-бальной шкале)
Генеральный директор	1	Высшее экономическое	90	9,8
Главный менеджер	1	Высшее экономическое	85	9,4
Начальник отдела закупок	1	Высшее экономическое	70	8
Начальник отдела продаж	1	Высшее экономическое	75	8,5
Начальник отдела кадров	1	Среднее специальное	86	9
Инспектор отдела кадров	2	Среднее специальное, среднее	50	6
Маркетолог	1	Высшее экономическое	95	10
Товаровед	1	Среднее специальное	70	9
Продавцы	75	Среднее специальное, среднее	85	8

 

Как показал анализ данной таблицы, загруженность в зависимости от занимаемой должности неравномерна. Так, главный менеджер несет большую нагрузку, чем начальники отделов закупки и продаж, что говорит в пользу перераспределения обязанностей между ними. При анализе работы инспекторов отдела кадров возникает вопрос о целесообразности работы двух человек на этой должности, т.к. всю основную нагрузку несет начальник отдела. Следует обратить внимание и на работу маркетолога, который делает все возможное для увеличения продаж продукции компании КГК «Альянс», но загрузку у него слишком высокая. Работа остальных, по нашему мнению, не требует никаких изменений.

Определение резервов улучшения использования рабочего времени директора ООО «Мир сумок». Основными этапами фотографии рабочего времени являются: подготовка, проведение, обработка результатов наблюдения, их анализ и разработка мероприятий по улучшению использования рабочего времени. При индивидуальной фотографии рабочего времени методом непосредственных замеров в наблюдательном листе записываются все действия исполнителя и перерывы в том порядке, в каком они фактически происходят. На основании данных наблюдений проводится анализ структуры затрат рабочего времени. Такой анализ проводился на основе карты самофотографии рабочего времени руководителя. На основании полученных данных заполняем таблицу 2.3, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 2.4, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям.

 

Таблица 2.3

Структура фактических затрат рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Изучение и подготовка рабочих документов	960	16
Консультации по работе	540	11
Взаимодействие с клиентами	1800	30
Разговоры по телефону	720	12
Повышение квалификации	180	3
Служебные командировки	360	6
Выполнение общественных работ	180	3
Взаимодействие с коллегами	60	1
Регламентированные перерывы	600	10
Нерегламентированные перерывы	120	2

Таблица 2.4

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Плановые затраты рабочего времени, мин	Фактические затраты рабочего времени, мин
Изучение и подготовка рабочих документов	780	960
Консультации по работе	600	540
Взаимодействие с клиентами	1440	1800
Разговоры по телефону	600	720
Повышение квалификации	600	180
Служебные командировки	300	360
Выполнение общественных работ	120	180
Взаимодействие с коллегами	240	60
Регламентированные перерывы	540	600
Нерегламентированные перерывы	180	120

 

Для анализа рациональности использования рабочего времени директора ООО «Мир сумок» за весь период наблюдений, представленного в таблице 2.5, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 2.4.

 

Таблица 2.5

Анализ фактических затрат рабочего времени за весь период наблюдений

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
			сократить нельзя		Можно сократить или исключить
	мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Изучение и подготовка рабочих документов	960	17,6	90	50	90	50
Консультации по работе	540	10	60	100
Взаимодействие с клиентами	1800	33	300	83	60	17
Разговоры по телефону	720	13	30	33	60	67
Повышение квалификации	180	3	420	100
Служебные командировки	360	6,4	60	100
Выполнение общественных работ	180	3	40	67	20	33
Взаимодействие с коллегами	60	1	10	16	50	84
Регламентированные перерывы	600	11	60	100
Нерегламентированные перерывы	120	2	30	50	30	50
Итого	5400	100	1160	76	350	24

 

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

 

 

где Регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Фактический фонд рабочего времени, мин.

Регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 720 мин., нерегламентированные перерывы составляют 300 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Тогда:

 

К_э = 1 - 1020/5400 = 1- 0,19 = 0,81

 

Полученное значение коэффициента экстенсивности для директора ООО «Мир сумок» достаточно низкое и говорит об отсутствии серьезных нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени. Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных техническими причинами, рассчитывается по формуле:

 

Где  Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

Нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 300 мин., из которых 90 мин. - потери рабочего времени, вызванные неисправностью компьютера. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 210 мин. Тогда:

 

К_по = 210 / 5400 =0,039

 

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также невелико, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени директора ООО «Мир сумок».

Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

 

 

Где  Время на отдых и личные надобности, мин.

Регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 720 мин., следовательно, коэффициент потерь составляет:

К_от = 720 / 5400 = 0,13

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Рабочее место руководителя. Условия труда:

1. Общая площадь - 30 м.

2. Площадь на одного сотрудника во время совещания - 2м.кв.

3. Санитарные условия - нормальные.

4. Норма освещенности -200 лк.

.   Средняя температура - 20 С.

.   Уровень влажности - до 50 %.

.   Уровень шума - не более 50 дб.

.   Цвет помещения - белый.

Мебель и оборудование:

1. Рабочий стол 120*180 см - 3 шт.

2. Стол для компьютера 80*80 см - 1 шт.

.   Уголок R 80 см. - 1 шт.

.   Книжный шкаф - 1 шт.

.   Кресло директора - 1 шт.

.   Стулья кабинетные - 10 шт.

.   Сейф металлический - 1 шт.

Технические средства:

1. Персональный компьютер - 1 шт.

2. Принтер - 1 шт.

.   Коммутатор внутренней связи - 1 шт.

.   Телефонный аппарат - факс - 1 шт.

.   Кондиционер бытовой - 1 шт.

.   Канцелярский набор «Органайзер» - 1 шт.

.   Папки деловые - 20 шт.

Проведенный анализ условий труда руководителя торговой фирмы ООО «Мир сумок» показал, что в целом рабочее место отвечает требованиям эргономики, а именно: экономичности, высокой технической оснащенности и дизайна.

Рекомендации по оптимизации труда руководителей в торговой фирме ООО «Мир сумок»

 

Стиль руководства. Эффективность совместной деятельности во многом зависит от распределения ролей в коллективе торговой фирмы «Мир сумок». Умение работать в команде определяется, во-первых, готовностью сотрудников компании овладевать разными командными ролями, а, во-вторых, готовностью принимать особенности ролевого «исполнения» своих коллег. Таким образом, руководителю торговой фирмы «Мир сумок» необходимо формировать оптимальную среду компании, где культивируется командная работа, рационально используются имеющиеся ресурсы, снижается количество и острота противоречий между работниками, путем создания общности видения стратегических целей компании, а также развития доверия и делегирования полномочий.

Практика показала, что наиболее благоприятный социально-психологический климат и самые высокие показатели производительности труда работников торговых предприятий отмечаются в тех компаниях, руководители которых используют ситуативный подход к выбору стилей управления. Поэтому руководству торговой фирмы «Мир сумок» необходимо осуществлять более гибкий переход от одного стиля к другому. Критерии принятия управленческих решений также могут помочь, а могут и помешать развитию существующей в организации культуры, поэтому они должны быть обоснованы. При формировании социально-психологического климата необходимо осознание роли руководителя торговой фирмы «Мир сумок», которая заключается в сплочении членов коллектива и направлении их деятельности. От него требуется тесное личное общение с ближайшим окружением. При этом выявляются и играют организующую роль его личные качества, умение владеть ситуацией, принимать решения, брать на себя ответственность, делать верный политический выбор (людей, проблем, первоочередных задач).

Здесь следует напомнить, что формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач эффективного управления торговой фирмой ООО «Мир сумок». В связи с этим одной из главных задач исследуемой фирмы является создание системы коммуникаций, ее запуск и контроль за нормальным функционированием. Это возможно при переводе отношений между руководителями и подчиненными в такой режим работы, когда подчиненных постоянно информируют обо всех проблемах торговой фирмы «Мир сумок», а подчиненные участвуют в решении ключевых проблем своей фирмы, т.е. происходит выстраивание стратегии снизу вверх, а не сверху вниз.

Время руководителя. Также в рамках оптимизации деятельности руководителей торговой фирмы ООО «Мир сумок» разработана программа по координации сотрудников фирмы.Необходимо проводить совещания и собрания в соответствии с порядком, указанным в таблице Приложения 4. При необходимости проводятся внеплановые совещания.

Генеральному директору торговой фирмы ООО «Мир сумок» необходимо перераспределить 24 % рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам:

1. Взаимодействия с клиентами - на 6 % от общего фонда времени;

2. Повышения квалификации - на 8 % от общего фонда времени;

.   Подготовки исходящих документов и справок - на 2 % от общего фонда времени.

Рабочее место руководителя. Рассмотрим необходимые факторы для улучшения условий труда генерального директора компании:

1. Кабинет желательно разделить на две условные зоны: непосредственно рабочее место генерального директора; зона отдыха и приема клиентов компании, где нужно поставить журнальный столик и два комфортабельных кресла или маленький диванчик и одно кресло.

2. Стол руководителя лучше выбрать достаточно большим и закругленным в виде буквы Г, на меньшей части которого можно расположить компьютер и принтер.

.   Офис компании расположен в «старом фонде», где высота потолков достигает 4,5 метров, поэтому, помимо люстры и лампы на столе, желательно дополнительное настенное мягкое освещение. Цвет освещения также имеет психологическое значение, поэтому предпочтение лучше отдать теплым тонам.

.   Также в кабинете необходимо разместить побольше живых цветов, поскольку основной цвет стен - белый.

Данные изменения позволят улучшить рабочее место для выполнения функций генерального директора компании и соответственно уменьшить потери рабочего времени руководителя.

Выводы

 

Проведенный анализ проблем в торговой фирме ООО «Мир сумок» показал, что основными задачами руководителей являются:

1) Изменение стиля руководства в сторону консолидации работников; усиление влияния руководителей на социально-психологический климат в торговой фирме и отношение с сотрудниками.

2) Перераспределение времени руководителей торговой фирмы ООО «Мир сумок».

)   Внесение некоторых дополнений в кабинет генерального директора фирмы ООО «Мир сумок».

 

Заключение

На основе проведенного исследования можно сделать следующие выводы. Любая управленческая деятельность может характеризоваться рядом особенностей, среди которых, в первую очередь, можно назвать высокую ответственность и высокую «цену» ошибки, неизбежно жесткий лимит времени, необходимость постоянно предвосхищать ситуации, умение принимать согласованные решения и т.д. При этом важно отметить, что простое перенесение опыта других стран в российскую область управления персоналом не может дать эффективных результатов, так как эта область напрямую связана с человеческими ресурсами, которыми нельзя эффективно управлять, не учитывая их специфику, мотивационные факторы, характерные для них, аспекты существующих традиций, культуры и образа жизни.

Каждый руководитель, прежде всего, - человек, обладающий рядом индивидуально-личностных черт и деловых качеств. Наличие или отсутствие тех или иных качеств и черт может определять особенности выполнения деятельности (а также и ее эффективность) тем или иным управленцем. Для успешной деятельности коллектива торговой фирмы ООО «Мир сумок» в целом и каждого отдельного руководителя, в частности, важно уметь мотивировать персонал на эффективную работу, а также, в условиях нехватки времени (неизбежно сопровождающей менеджеров), делегировать часть своих функций подчиненным. Однако не только эти факторы могут способствовать успешной профессиональной деятельности руководителя торгового предприятия.

В торговой фирме «Мир сумок» роль руководителя заключается в сплочении ее участников и направлении их деятельности. От него требуется тесное личное общение с ближайшим окружением. При этом выявляются и играют организующую роль его личные качества умение владеть ситуацией, принимать решения, брать на себя ответственность, делать верный политический выбор (людей, проблем, первоочередных задач). Одновременно руководитель должен уметь удовлетворять интересы группы, не выходя за пределы права и гражданских норм и не ставя свое окружение в зависимость от своих благодеяний. На отношения с группой и авторитет руководителя оказывают значительное влияние личный стиль его поведения и стратегия принятия решений.

Таким образом, личность руководителя - это один из важных факторов качественного управленческого процесса. Реальное влияние руководителя на деятельность коллектива основывается не только на его официальных полномочиях, но и на личном авторитете, т.е. базируется на двух позициях: формального руководителя и неформального лидера. Оптимальным для управления является тип руководителя с высоким официальным, профессиональным и личностным статусом. Осуществление управленческой деятельности тем или иным профессионалом зависит от его индивидуально-личностных черт и деловых качеств. Нельзя назвать определенного «рецепта» успешного осуществления управленческой деятельности, каждая ситуация требует разных действий. Но все же управленческая работа каждого отдельного руководителя, вне зависимости от условий ее осуществления, похожа.

В данной работе был проведен анализ условий труда на рабочем месте генерального директора ООО «Мир сумок», рационального использования его рабочего времени, а также подготовлены рекомендации по улучшению организации труда руководителей торговой фирмы.

Труд генерального директора компании должен быть четко регламентирован и должен соответствовать определенным основным нормам и правилам организации рабочего места. Оптимизация труда генерального директора компании основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ. В результате данной работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени.

Список литературы

1. Бережной С.А., Романов В.В., Седов Ю.И. Безопасность жизнедеятельности: Учебное пособие. Тверь: ТГТУ, 2001. С.69-73.

2. Виханский О.С., Наумов А.П. Менеджмент. Человек, стратегия, организация, процесс: Учебник для экономических специальностей вузов. М.: Изд-во МГУ, 2001. 648 с.

3. Демченко Т. Управление персоналом: современные подходы // Человек и труд. 2005. № 8. С. 72-75

4. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. М.:ИНФРА-М, Интерэксперт, 1999. 267 с.

.   Иванов М.А., Шустерман Д.М. Организация как ваш инструмент: российский менталитет и практика бизнеса. 3 - е изд. М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. 392 с.

6. Карташова Л.В. Управление человеческими ресурсами: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2005. 236 с. (Учебники для программы МВА)

7. Комаров А., Комаров Е. Особенности российского кадрового менеджмента в XXI веке // Управление персоналом. 2005. № 10 (39). С. 31-34.

. Моргенстерн Д. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью. М.: ООО «добрая книга», 2001. 264 с.

. Мордовин С.К. Управление персоналом: современная российская практика. СПб: Питер, 2003. 238 с.

10. Патрик М. Ленсиони. Пять искушений руководителя: притчи о лидерстве. М.: Диалектика. 2005. 256 с.

11. Прохоров А.П. Перспективы развития российской модели управления // Менеджмент в России и за рубежом. 2003. № 2. С.77-89.

12. Психология менеджмента. Учебник для вузов / под ред. Г.С. Никифорова. - 2-е изд., доп и преработ. СПб.: Питер. 2004. 639 с.

.   Самоукина Н.В. Управление персоналом: российский опыт. СПб.: Питер. 2003. 236 с.

14. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. 3-е изд., доп. и перераб. М.: ИНФРА-М, 2006. 638 с.

15. Хроленко А.Т. Самоменеджмент М.: «Экономика», 1999. 139 с.

16. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Время руководителя: эффективность использования. М., 2001. 112 с.

Приложение 1