Система управления производственной деятельностью предприятия: функции и задачи

 

В системе управления производственной деятельностью функция контроля (дискриминатор) связана через свои входные каналы (сенсоры) с выходом (результатом производственной деятельности). Это функция сравнения фактического результата с плановым, который определяет менеджмент организации. Принятие решения по устранению отклонений является обязанностью руководителей менеджмента первого уровня (блок формирования решения). Корректирующей воздействие используется для надлежащей модификации в следующем цикле деятельности производственной системы.

Итак, управляющая система включает в себя следующие стадии процесса управления:

·   планирование (задатчик цели);

·   руководство (блок формирования решений);

·   организацию выполнения решений (эффектор);

·   управленческий учет (сенсор);

·   контроль (дискриминатор).

Основными задачами управления производственной деятельностью предприятия являются:

·   определение меры ответственности и объема делегирования полномочий в процессе текущей работы;

·   установление степени отчуждения на различных стадиях технологического процесса;

·   оценка эффективности централизации и децентрализации в принятии решений;

·   создание новой структуры управления производственной деятельностью;

·   введение единых стандартов качества для всех видов производств;

·   организация контроля качества сырья и готовой продукции;

·   разработка и внедрение регламента планирования производства и обеспечения;

·   запуск новых производств.

Среди функций управления производственной деятельностью предприятия выделяют следующие основные:

·   внутрифирменное планирование;

·   функция организации;

·   функция мотивации;

·   функции учета, контроля и анализа.

В жизни деловых организаций планирование является обязательной функцией, предшествующей дополняющим ее функциям организации, мотивации и контроля. Обычно признается, что планирование - неотъемлемая функция управления на всех уровнях организации.

Планирование - это проектирование желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Ясно, что оно представляет собой процесс принятия решений. Столь же ясно, что не всякое принятое решение есть планирование. Планирование, по мнению Р. Акоффа, специфично в четырех отношениях:

·   планирование осуществляется перед тем, как начать действовать, т.е. планирование - это предварительное принятие решений;

·   потребность в планировании возникает тогда, когда достижение желаемого состояния зависит от целого набора взаимосвязанных решений, т.е. от системы решений;

·   планирование является не единовременным актом, а процессом, не имеющим ясно выраженного начала и конца;

·   процесс планирования направлен на достижение такого состояния в будущем, которое желательно, но от которого нельзя ожидать, что оно возникнет само собой.

Суммируя все вышесказанное, можно дать следующее определение: планирование - это процесс заблаговременного принятия и оценки взаимосвязанной совокупности решений в ситуации, когда предполагается, что желаемое состояние в будущем вряд ли наступит, если не принять специальных мер, и что, приняв соответствующие меры, можно увеличить вероятность благоприятного исхода.

Функция организации состоит в том, чтобы заблаговременно иметь все необходимое для выполнения плана. Другими словами, она заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, а также личными и материально-вещественными факторами производства.

В производственной системе организационная деятельность охватывает три взаимосвязанные сферы:

.   организацию материально-вещественных факторов производства;

.   организацию труда;

.   организацию управления.

Мотивация рассматривается как процесс, но теоретически может быть представлена в виде следующих этапов:

·   выявление потребностей работника, а также интересов, желаний, стремлений, ценностей, ценностных ориентаций, идеалов, собственно мотивов, определяющих поведение личности;

·   поиск путей удовлетворения потребностей, интересов, желаний и т.д. (процесс использования различных стимулов для мотивирования людей называется процессом стимулирования);

·   оценка экономической и социальной эффективности мотивации.

Учет как функция управления производственной деятельностью имеет целью сбор и обработку экономической информации, и принятие на ее основе управленческих решений. Важная функция учета - разработка стандартной системы учета и отчетности.

Контроль, с точки зрения менеджмента, охватывает всю производственную систему с целью выполнения фирмой своих обязательств перед потребителями и достижения собственных целей: поставлять товары в соответствии с договорами, получая при этом планируемую прибыль.

Контроль - это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными. В частности, подлежит контролю выполнение всех плановых показателей - как собственных, так и тех разделов планов, за выполнение которых менеджер несет ответственность, а именно:

·   задачи подразделений и организации в целом;

·   программы как планируемые, так и выполняемые;

·   нормативы по качеству и количеству труда;

·   правила работы подразделений и организации в целом;

·   процедуры, главным образом обязательные для подразделения, а также действующие в организации в целом;

·   методы выполнения задач, поставленных перед подразделением;

·   сметы, включая программы сбыта, сметы текущих расходов, капитальных вложений, затрат на приобретение материалов и комплектующих изделий.

Главное, над чем следует подумать, это:

·   что контролировать (например, затраты, сроки, качество, количество и т.д.);

·   кто будет осуществлять контроль и отвечать за него;

·   какие методы и где должны проводиться контрольные операции;

·   какие методы контроля будут использоваться.

Для создания эффективной системы управленческого контроля недостаточно простой обратной связи. Поэтому создаются системы опережающего контроля, которые контролируют входы процесса для определения того, насколько они отвечают запланированным

Если в процессе контроля обнаруживается расхождение, то сам процесс или входы изменяются для обеспечения желаемых результатов.

Эффективность функции контроля в управлении значительно повысилась в результате использования автоматизированных информационных систем, которые позволили оперативно выявить отклонения от намеченных показателей. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы, независимо от его месторасположения. Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенные сочетания централизации и децентрализации в управлении.

На уровне структурных подразделений осуществляется контроль за соответствие хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж и др. Такой контроль обычно называют оперативным (а также административным, или тактическим). В отличие от общего стратегического контроля, оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления производственной деятельностью.

Контролируя исполнение плана, менеджмент может установить, что ход работ отличается от планового. Однако для управления производственной деятельностью нужно иметь представление не только о ходе выполнения плана, результатах хозяйственной деятельности, но и о тенденциях и характере происходящих изменений в экономике предприятия. Осмысление, понимание информации достигается с помощью экономического анализа.

В итоге анализ хозяйственной деятельности формирует информацию обратной связи в системе управления. В процессе анализа первичная информация проходит аналитическую обработку.

Исходя из результатов анализа, разрабатываются и обосновываются управленческие решения. Кроме того, экономический анализ - это не только функция, но и определенная система мышления, которая требует научных подходов, разработки методов разработки информации, умения сформулировать правильные выводы на основе анализируемых показателей.

Полнота экономического анализа зависит от наличия информационной базы, достоверности анализируемых показателей, применения компьютерной техники, как при ведении отчетности, так и в процессе проведения анализа.

Каждая фирма в целях ведения учета, отчетности, контроля и анализа хозяйственной деятельности разрабатывает свою методику оценки показателей. Как правило, такая методика полностью или частично приводится в примечаниях к финансовой отчетности.

Вместе с тем международная практика в области учета и отчетности выработала некоторые унифицированные методы учета, которыми фирмы широко пользуются в целях сопоставимости отчетных данных и облегчения экономического анализа. В частности, в международной практике нашли широкое применение методы ведения учета и анализа, разработанные Комитетом по международным стандартам учета.