Анализ организационной культуры

 

Организационная культура «Котласской государственной типографии» очень сложна, это связанно прежде всего с номенклатурой выпускаемой продукции предприятия. Такая структура предполагает большую численность аппарата управления.

В структуре управления «Котласской государственной типографии».

линейные звенья - это отделы, входящие в состав предприятия.

Функциональные звенья - это заместители руководителя, руководители отделов, специалисты, которые призваны помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Достоинства данной структуры «Котласская государственная типография» заключаются в том, что руководители отделов, командиры среднего звена освобождены от многих вопросов, связанных с планированием, материально- техническим обеспечением и так далее, построение связей «руководитель - подчиненный», при которых, каждый работник подчинен только одному руководителю.

Недостаток структуры заключается в том, что отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия между отдельными структурными подразделениями. Каждое подразделение заинтересовано в достижении своей узкой цели, а не общей цели предприятия.

Организационная культура управления предприятием строиться в соответствии со штатным расписанием организации, которое представлено в таблице 2.12.

 

Таблица 2.12 - Штатное расписание «Котласская государственная типография» в 2009 году

№п\п	Наименование должности	Количество единиц, чел
1	Директор	1
2	Начальник отдела кадров	1
3	Главный экономист	1
4	Главный бухгалтер	1
5	Инженер- программист	1
6	Инженер- технолог	1
7	Главный инженер	1
8	Зам. директора по производству	1
9	Зам. директора по хоз части	1
10	Диспетчер	1
11	Отдел управления качеством	5
12	Инженер по технике безопасности	2
13	Отдел маркетинга	5
14	Юрист	1
	ИТОГО АУП	23
15	УЧАСТКИ
	Офсетно- ротационный участок	67
	Переплетный участок	112
	Плоско- печатный участок	112
	Цинкография	89
	Ремонтно- механическая служба	67
	ИТОГО РАБОЧИХ	446
	ИТОГО	469

 

Линейные и функциональные звенья управления перечислены в таблице 2.13.

 

Таблица 2.13 - Основные звенья управления «Котласская государственная типография»

№п\п	Функциональный	Линейный
1		Директор
2	Начальник отдела кадров
3	Главный экономист
4	Главный бухгалтер
5	Инженер- программист
6	Инженер- технолог
7	Главный инженер
8	Зам директора по производству
9	Зам. директора по хоз части
10	Диспетчер
11	Отдел управления качеством
12	Инженер по технике безопасности
13	Отдел маркетинга
14	Юрист

 

Рассмотрим функции наиболее существенных структурных единиц предприятия.

Высшим органом управления предприятия «Котласская государственная типография» является руководитель (директор). К компетенции директора относятся следующие вопросы:

. внесение изменений и дополнений в устав или утверждение новой редакции устава;

. принятие решения о реорганизации;

. принятие решения о ликвидации, назначение ликвидационной комиссии и утверждение промежуточного и окончательного ликвидационных балансов;

. принятие решения об увеличении уставного капитала;

. принятие решения об уменьшении уставного капитала;

. избрание (назначение) директора филиала и досрочное прекращение его полномочий;

. избрание членов ревизионной комиссии (ревизора) и досрочное прекращение их полномочий;

. утверждение аудитора;

. утверждение годовых отчетов, бухгалтерских балансов, счетов прибылей и убытков и распределение его прибылей и убытков;

. утверждение и внесение изменений и дополнений в Положение об общем собрании учредителей;

. образование счетной комиссии;

. принятие решения о дроблении и консолидации;

. принятие решения о заключении сделок, в совершении которых имеется заинтересованность;

.принятие решения о совершении сделки, связанной с приобретением и отчуждением имущества;

.принятие решения об участии в финансово-промышленных группах.

. определение приоритетных направлений деятельности;

. определение размера оплаты услуг аудитора, рекомендации по размеру выплачиваемых членам ревизионной комиссии вознаграждений и компенсаций;

. принятие решения об образовании и использовании резервного и иных фондов;

. утверждение внутренних документов, определяющих порядок деятельности его органов управления;

. принятие решений о создании дочерних обществ, решений о создании филиалов и открытии представительств и утверждение положений о них.

Начальник отдела кадров - возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификаций. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия. Участвует в организации повышения квалификации специалистов. Принимает участие в аттестации, определяет круг специалистов, подлежащих очередной и повторной аттестации, обеспечивает подготовку необходимых документов. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

Главный экономист осуществляет организацию и совершенствование экономической деятельности предприятия, направленной на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой продукции, снижение ее себестоимости, достижение наибольших результатов при наименьших затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Контролирует своевременность представления отчетности о результатах экономической деятельности в выше стоящие органы. Он руководит структурными подразделениями предприятия, выполняющими экономическую работу, содействует внедрению экономически наиболее целесообразных решений по управлению производством.

Бухгалтерия - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы.

Главный инженер - обеспечивает бесперебойную и технически правильную эксплуатацию и надежную работу оборудования, содержание в работоспособном состоянии на требуемом уровне точности. Организует разработку планов осмотров, испытаний и профилактических ремонтов оборудования, утверждает эти планы и контролирует их выполнение, обеспечивает техническую подготовку производства. Организует межремонтное обслуживание, своевременный и качественный ремонт и модернизацию оборудования, технический надзор за состоянием, содержанием, ремонтом зданий и сооружений, обеспечивает рациональное использование материалов на выполнение ремонтных работ. Организует проведение инвентаризации производственных основных фондов, определяет устаревшее оборудование, объекты, требующие капитального ремонта и устанавливает очередность производства ремонтных работ. Руководит работниками отдела и подразделениями, осуществляющими ремонтное обслуживание оборудование, зданий и сооружение предприятия.

Инженер - программист несет ответственность за программное обеспечение Ии информационные технологии на предприятии.

Инженер по технике безопасности - осуществляет контроль за соблюдением в подразделениях предприятия действующего законодательства, инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной защите и охране окружающей среды, за предоставление работникам установленных льгот и компенсаций по условиям труда. Участвует в проверке технического состояния оборудования, определение его соответствия требованием безопасного ведения работ. Осуществляет контроль за работой аспирационных и вентиляционных систем, состоянием предохранительных приспособлений и защитных устройств. Проводит вводные и повторные инструктажи работников предприятия. Участвует в расследовании случаев производственного травматизма. Контролирует своевременность выдачи работникам средств индивидуальной защиты, а также расходование подразделениями предприятия ассигнований на охрану труда и технику безопасности.

Юрист занимается вопросами юридического консультирования и ведет претензионную работу на предприятии.

Зам. директора по хозяйственной части является ответственным за материально- техническое обеспечение предприятия, а также за склады и подсобные хозяйства на предприятии.

Отдел управления качеством отвечает за контроль и соблюдение качества продукции предприятия.

Отдел маркетинга несет обязанности по исследованию рынка, а также стимулированию продаж на предприятии.

В подчинение зам. директора по производству входят все участки деятельности предприятия.

Далее рассмотрим некоторые основные функции аппарата управления предприятия в соответствии с существующей организационной структурой в таблице 2.14. Она показывает распределение функций между подразделениями типографии.

Таблица 2.14 - Функциональное разделение труда в аппарате управления «Котласской государственной типографии» в процессе технической подготовки производства

Функциональные подразделения и должностные лица

1. Отдел маркетинга

2. Гл. бухгалтер

3. Гл. инженер

4. Гл. экономист

5. Юрист

6. Начальник отдела кадров

7. Директор

8. Зам. директора по производственной части

9. Инспектор по технике безопасности

10. Зам. директора по хозяйственной части

 

Рассмотрим функции каждого подразделения.

Подбор и размещение персонала:

отдел маркетинга - подает рекомендации по подбору и расстановке кадров;

отдел кадров - предоставляет руководству предложения по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров;

директор - принимает решения и утверждает мероприятия по улучшению расстановки кадров, и санкционирует подбор кадров;

Составление плана потребности в персонале:

отдел маркетинга - предоставляет информацию о необходимости в персонале;

гл. экономист - содействует повышению научной обоснованности планов на основе установленных показателей и нормативов, с учетом достижений науки и техники, организации производства и труда;

отдел кадров - разрабатывает текущие и перспективные планы комплектования предприятия кадрами с учетом изменений внешней и внутренней среды предприятия;

руководитель - утверждает планы потребности в персонале;

Оформление подбора, перевода, увольнение работников:

юрист - оказывает правовую помощь в процессе приема, перевода, увольнения персонала;

отдел кадров - производит оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами руководителя;

руководитель - издает приказы и утверждает прием, перевод, увольнение работников.

Изучение причин текучести кадров:

отдел кадров - проводит изучение причин текучести кадров и разрабатывает мероприятия по их устранению.

Осуществление контроля за правильным использованием персонала:

отдел кадров - осуществляет контроль за правильным использованием руководящих работников и специалистов, предоставляет руководителю предложения по улучшению расстановки и использованию рабочих кадров;

инспектор по ОиБТ - осуществляет контроль за соблюдением законных прав и интересов работников в области охраны труда, условиями труда работников.

Создание резерва кадров и его обучение:

отдел маркетинга - подает планы подготовки и повышения квалификации рабочих, специалистов, служащих;

отдел кадров - организовывает работу по изучению деловых качеств и других индивидуальных качеств специалистов с целью подбора кадров в резерв на выдвижение, осуществляет мероприятия по подготовке специалистов;

руководитель - утверждает список резерва и санкционирует профподготовку специалистов.

Проведение учета личных дел:

отдел кадров - ведет учет личного состава и личных дел работников предприятия.

Оформление документации на награждение:

гл. бухгалтер - осуществляет контроль за правильным исчислением и выдачей всех видов премий, вознаграждений;

юрист - визирует списки работников на награждения;

отдел кадров - подготавливает и согласовывает списки и документы на награждение работников;

руководитель - утверждает списки и издает приказы на награждение работников.

Заполнение трудовых книжек:

отдел кадров - ведет хранение и заполнение трудовых книжек работников предприятия.

Работа по профессиональном продвижению кадров:

гл. инженер - организовывает мероприятия по повышению квалификации специалистов и служащих;

отдел кадров - организовывает работу по изучению деловых качеств и других индивидуальных качеств специалистов с целью подбора кадров в резерв на выдвижение, осуществляет мероприятия по подготовке специалистов;

руководитель - санкционирует проведение мероприятий по профподготовке и профессиональное продвижение кадров.

Рассмотрение писем жалоб, заявлений:

юрист - принимает к рассмотрению письма жалобы, заявления;

руководитель - принимает решения относительно поступивших жалоб и заявлений.

Создание мотивации персонала к труду:

отдел маркетинга - предоставляет предложения по совершенствованию организации труда, системе оплаты труда, материального поощрения;

гл. бухгалтер - организовывает расчеты по заработной плате с работниками предприятия;

гл. инженер - обеспечивает повышение эффективности производительности труда;

гл. экономист - организовывает проведение экономических расчетов и анализа эффективности внедрения новой техники, организации производства, труда и управления;

инспектор по ОиБТ - разрабатывает мероприятия по улучшению условий труда.

Усовершенствование стиля и методов работы с персоналом:

отдел маркетинга - вносит предложения по совершенствованию организации труда и управления;

гл. инженер - проводит мероприятия по усовершенствованию организации труда и управлению;

руководитель - организовывает мероприятия по усовершенствованию стиля и методов работы с персоналом.

Анализ профессионального, возрастного по образованию состава персонала:

отдел маркетинга - проводит анализ персонала;

отдел кадров - организовывает анализ персонала.

Таким образом, на предприятии существует четко определенная система разделения и координации связей между различными элементами и подразделениями организационной структуры.

Существовавшая организационно-управленческая структура «Котласской государственной типографии» являлась линейно - функциональной по принципу своего построения с высоким уровнем централизации управления. При такой структуре управления производством каждое подразделение выполняет четко определенные функции в общей цепочке производственного процесса. По сути, это - конвейер, и каждое подразделение четко знает свою роль в функционировании этого конвейера: конструкторы разрабатывают, технологи внедряют, отдел сбыта продает и т.д. Подобная структура является оптимальной для:

компаний малого и среднего размера;

для предприятий с ограниченной номенклатурой продукции.

Эта структура хорошо работает при стабильной экономической ситуации и предназначена для выполнения однотипных повторяющихся операций. «Котласская государственная типография» благополучно работал по такой схеме при стабильном рынке, в соответствии с утверждаемыми разнарядками. При указанных условиях система имеет следующие преимущества:

внутренние организационные связи ясно очерчены;

система позволяет повышать профессиональный уровень технических специалистов;

система управления и контроля относительно проста;

может быть обеспечено конкурентное преимущество через повышение качества работы функциональных подразделений;

относительно низкие накладные расходы при условии полной загрузки производственных мощностей.

Функциональная административно-командная структура управления, долгие годы присущая «Котласской государственной типографии», в условиях системного кризиса в экономике и изменившейся внешней среды, перестала соответствовать тем экономическим реалиям, в которых оказалось предприятие. Она не обеспечивала выполнения задач, стоящих перед ним, а именно:

выход на новые рынки;

создание условий для развития активности и ответственности руководителей отдельных производственных подразделений за конкретные результаты своей работы.

Функциональная структура несла в себе недостатки, которые ранее не являлись определяющими, но в изменившихся экономических условиях стали серьезными и требующими немедленного устранения. Основными из них можно назвать:

развитие скорее "узких" специалистов - технарей, нежели управляющих (менеджеров); для это привело к тому, что практически на всех руководящих должностях работали высококлассные и опытные технические специалисты, однако не все из них хорошо освоили новую для себя специальность - менеджер (профессиональный управленец);

ответственность за финансовые результаты предприятия в целом несет исключительно руководитель предприятия, а критерием оценки деятельности руководителей большинства производственных подразделений является физический объем произведенной продукции, для непроизводственных - решение инженерно-технических задач и т.п. При этом руководители среднего звена стремятся дистанцироваться от ответственности за финансово-экономические результаты деятельности подразделения, и, кроме того, традиционная система внутрифирменного учета просто не позволяет эти результаты объективно оценивать;

структура "сопротивляется" расширению профильности производства и диверсификации деятельности;

руководители специализированных подразделений ориентированы на рутинную текущую работу;

большинство структурных подразделений предприятия по типу своей деятельности (внешней активности) не ориентировано на реальный рынок и не учитывает его потребностей.

Структура управления «Котласской государственной типографии», просуществовавшая долгие годы, являлась наиболее типичной для многих средних и крупных унитарных предприятий России и СНГ. Она вполне соответствовала тем задачам, которые стояли перед предприятием в условиях плановой централизованной экономики, и вполне адекватно функционировала. Изменение внешней среды потребовало соответствующей корректировки структуры. Руководство предприятия (еще до появления внешних консультантов) осознало тот факт, что структуру управления предприятием необходимо преобразовывать в дивизиональную, при которой практически каждое структурное подразделение наделяется той или иной степенью самостоятельности, ориентируется на потребности определенного рынка и становится бизнес - единицей в составе компании.

На сегодняшний день была проделана огромная работа по совершенствованию структуры управления и развитию организационной культуры, но при этом недостатки все же имеют место. Старая система управления оставила свой след, большая часть управленцев осталась на своих местах, структура управления поменялась, требует это и изменение отношения руководителей к своей работе.