Анализ использования системного подхода в управлении ооо «автоматика -сервис»

системный подход экономический

Весь процесс работы ООО «Автоматика-Сервис» состоит из взаимодействия внешних систем и внутренних подсистем. Следовательно результат определяется множеством внешних и внутренних взаимосвязанных процессов. Именно поэтому эффективное управление возможно только на основе системного подхода к управлению. Система не является простой суммой свойств входящих в нее частей, а обладает новыми системными качествами. При системном подходе вначале определяется вышестоящая система, изучаются ее свойства и закономерности развития, и только потом переходят к анализу нижестоящей системы (подсистемы) с учетом влияния вышестоящей. В управлении ООО «Автоматика-Сервис» можно выделить три основные составляющие:

.   Разработка представлений о конечных результатах деятельности и особенностях функционирования.

.   Разработка технологии (плана) осуществления медико-производственных процессов (иными словами - представлений о способах достижения ожидаемых результатов).

.   Обеспечение соответствия между теоретическими представлениями, с одной стороны, и реальными процессами и полученными результатами, с другой стороны.

Рассмотрение предприятия как системы позволяет выявить причины проблем, пересмотреть функции, структуру и организацию ее деятельности, а главное, наметить пути решения управленческих задач. Особое же значение системный подход приобретает:

.   при разработке и реализации целевых комплексных программ по различным видам услуг;

.   в разработке и реализации долгосрочных прогнозов и планов их развития;

.   в оптимизации распределения ресурсов в городском масштабе;

.   в обеспечении более обоснованных управленческих решений;

.   в создании системы организационно-правовой документации.

Важным является также обеспечение преемственности ремонтно-профилактических мероприятий, их этапности и обоснованности. В системном анализе нуждаются также цели, задачи и объекты изучения в рамках экономико-правовых исследований.

Общие правила использования системного подхода к управлению ООО «Автоматика-Сервис» можно сформулировать следующим образом.

. Упрощению структуры системы способствует сокращение числа уровней управления, количества связей между компонентами системы и параметров модели управления.

Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро перестраиваться на решение новых задач, предоставление новых услуг и товаров медицинского назначения.

. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях системы не оказывали существенного влияния на ее функционирование. Субъекты управления индустрией должны делегировать часть своих полномочий объектам управления, предоставляя им максимально возможную свободу и самостоятельность.

Количество горизонтальных связей между компонентами системы одного уровня должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. С одной стороны, сокращение числа горизонтальных связей ведет к повышению устойчивости системы, что придает медико-производственной деятельности большую оперативность. С другой стороны, широта горизонтальных связей позволяет в полной мере реализовать неформальные отношения между компонентами системы, способствует распространению профессиональных знаний, обеспечивает координацию совместных действий компонентов одного уровня, направленных на достижение цели системы.

. Все процессы, происходящие в системе, а также вне ее пределов, непрерывны и взаимообусловлены. В силу множественности и сложности описания систем не нужно пытаться познать абсолютно все их свойства, оценить все их параметры. В каждом конкретном случае можно ограничиться набором самых существенных для системы показателей, распределив их по уровням иерархии.

Если в структуре системы ООО «Автоматика-Сервис» есть компоненты, не способствующие реализации ее главной цели (т. е. такие компоненты, без которых она и дальше могла бы успешно функционировать), то их следует, либо ликвидировать, либо перепрофилировать, переориентировав на выполнение других социально значимых функций в рамках системы, так и вне ее).

Изучение взаимодействия системы с окружающей средой надо проводить в следующей последовательности:

    построение «черного ящика»;

    уточнение требований к параметрам «выхода» системы;

    определение характера воздействия на систему факторов внешней среды;

    формулирование требования к «входу» системы;

    установление каналов обратной связи;

    проектирование процесса в системе.

Количество связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность негативно сказывается на качестве управления.

Стратегия функционирования и развития системы ООО «Автоматика-Сервис» и ее компонентов строиться на основе иерархического дерева целей с использованием соответствующих оптимизационных моделей.

При построении дерева целей и в процессе оптимизации функционирования системы и ее компонентов необходимо как можно более активно искать и эффективно использовать любые проявления мультипликативности их функциональных свойств. Все субъекты ООО «Автоматика-Сервис» должны ориентироваться на единственно возможный для них сегодня инновационный путь развития. Повышению обоснованности инвестиций способствует изучение доминантных и рецессивных признаков всех служб, звеньев и подразделений индустрии услуг с целью выявления производственных объектов, наиболее перспективных с точки зрения инвестирования.

ООО «Автоматика-Сервис» с самого своего основания использует системный подход в управлении.

В числе наиболее существенных результатов внедрения системного подхода в управлении можно назвать:

    постоянное улучшение качества предоставляемых услуг и повышение удовлетворенности потребителей;

    повышение результативности и эффективности деятельности при сокращении затрат на оказание услуг;

    рост производственной и финансовой дисциплины;

    увеличение заинтересованности персонала в качестве, в том числе и через введение стимулирующих надбавок, а также создание такой атмосферы в коллективе, которая ориентирует персонал на долгосрочную перспективу;

    укрепление авторитета фирмы у населения, а также в профессиональных кругах.

При внедрении системного подхода, первое с чего началась работа в ООО «Автоматика-Сервис»- это отработка должностных инструкций. Как оказалось, унифицированные инструкции не отражали особенностей «Автоматика-сервис», реалий и требований сегодняшнего дня.

Затем для поддержки нормативных актов были разработаны протоколы оказания услуг на основе отраслевых и международных стандартов. Ежемесячно проводится экспертиза качества услуг и контроль качества работы всех категорий. Отработаны и утверждены схемы внутриведомственной экспертной оценки качества услуг.

Каждый случай экспертной оценки вносится в журнал. Проводится мониторинг, анализ выявленных случаев некачественного оказания услуг и их причин, разработка мероприятий по их предупреждению.

Проводится обучение персонала по вопросам качества предоставления услуг, т.к. каждый сотрудник должен осознать необходимость учета и контроля качества услуг; понять, что экспертиза качества- такая же неотъемлемая часть работы, как выполнение тех или иных исследований. Это - своего рода стандарт работы.

В рамках системного подхода систематизирован алгоритм взаимоотношений клиента и работника ООО «Автоматика-Сервис», предусмотрены различные ситуации и четко обозначено их решение.

Должностные инструкции, модели конечных результатов, технологические стандарты обеспечивают прозрачность оценки работы. Каждый сотрудник знает, что он обязан делать в системе управления качеством услуг, как подводятся итоги работы и как они оцениваются и вознаграждаются. Стимулирующие надбавки сотрудникам начисляются по итогам работы отделений, оценивающимся по моделям конечных результатов. Повышается роль среднего персонала, он вовлекается в активную работу по улучшению качества работы; повышается статус менеджеров.

Таким образом, повсеместное внедрение и использование в практической работе ООО «Автоматика-Сервис» системного подхода к управлению приводит к реальному повышению эффективности процесса; ведет к повышению доступности обслуживания, удовлетворенности клиентов. Компания планирует продолжать эту деятельность, совершенствовать службу управления качеством услуг и занимать лидирующие позиции на рынке.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:

. менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

. руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не допускать квазиоптимизации управленческих решений;

. менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным - общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

. системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств и приемов, значительно облегчающих принятие управленческих решений, использование более совершенных систем планирования и контроля.

Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метол к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны. Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию.

Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое - к частичному решению проблем. Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

Учебные пособия

. Ансофф И. Новая корпоративная стратегия: Пер. с англ. С. Жильцова. 3-е изд., перераб. - СПб: Питер, 1999. 416 с

. Багриновский К.А. Современные методы управления: Учебник. - М.: Инфра - М, 2002.

. Баскаков А.Я., Туленков Н.В. Методология научного исследования: Учеб. пособие. - 2-е изд., испр. - К.: МАУП, 2004.

. Бузырев В.В., Панибратов Ю.П., Федосеев И.В. Планирование на строительном предприятии: Учебное пособие. - М.: Образовательно-издательский центр «Академия», 2004.

. Веснин В. Р. Менеджмент: Учебник. - М.: Проспект, 2004.

. Виханский О. С. Менеджмент: Учебник. - М.: Экономистъ, 2004.

. Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник, 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Гардарика, 1998. 296 с.

. Жаворонков Е.П., Пермякова Л.В. Менеджмент в строительстве. Поточное строительство. Логистический подход. Маркетинговые стратегии. - М.: Элит-2000, 2005.

. Сергеев В.И. Логистика: аналитический обзор.- СПб: Знание, 1996.

. Фатхутдинов Р.А. Инновационный менеджмент: Учебник. - СПБ.: Питер, 2002.

. Фатхутдинов Р.А. Управленческие решения: Учебник. - М.: Инфра - М, 2002.

. Франчук В.И. Основы построения организационных систем. - М.: "Экономика", 1991.

. Федосеев И.В. Совершенствование управления инновационно-инвестиционной деятельностью строительного предприятия в регионе. - СПб.: СПбГИЭУ, 2008.

Периодические издания и интернет

. Джон Седдон Управление без принуждения // «Европейское качество» №2, 2004

. Павловец В.В. Оценка бизнеса. Системный подход // http://www.bkg.ru

. Сухов С.В. Системный подход к управлению коммерческим предприятием // Менеджмент в России и за рубежом. №6 2001 // http://www.cfin.ru/press/management/2001-6/04.shtml

. Системный подход к оценке эффективности аппарата управления // "Экономический анализ: теория и практика", 2007, N 2

. Шиганова А.В. Риски - особый критерий управления активами //Омский научный вестник. - 2006. - № 8.

 

 

Приложение

 

Баланс ООО «Автоматика-Сервис» на 2010 год (извлечение), (тыс. руб.)

Актив	На начало года	На конец года	Пассив	На начало года	На конец года
I. Внеоборотные активы	46 300	49 400	III. Капитал и резервы	48 100	51 850
Нематериальные активы	200	200	Уставный капитал	15 300	15 300
Основные средства	42 000	47 900	Собственные акции	(150)	-
Незавершенное строительство	4 000	1 000	Добавочный капитал	21 000	21 000
Долгосрочные финансовые вложения	100	300	Резервный капитал	1 350	1 350
II. Оборотные активы	35 590	40 050	Нераспределенная прибыль	10 600	14 200
Запасы	18 600	22 100	IV. Долгосрочные обязательства	800	800
НДС	900	760	Займы и кредиты	800	800
Дебиторская задолженность (со сроком погашения до 12 мес.)	13 990	15 780	V. Краткосрочные обязательства	32 990	36 800
Дебиторская задолженность (со сроком погашения более чем через 12 мес.)	1 200	700	Займы и кредиты	3 200	5 300
Краткосрочные финансовые вложения	500	430	Кредиторская задолженность	29 790	31 500
			в том числе по налогам и сборам	-	-
Денежные средства	400	280	Задолженность перед персоналом организации	-	-
Баланс	81 890	89 450	Баланс	81 890	89 450