Инструкция №БД 01 по наличным и безналичным расчетам с поставщиками.

Инструкция №БД 01 по наличным и безналичным расчетам с поставщиками.

Подсчет активов на счетах организации. 2

Безналичные и наличные расчеты с поставщиками. 4

Безналичные расчеты с поставщиками. 7

Наличные расчеты с поставщиками. 10

Ответственность за ошибки, допущенные при выполнении данной инструкции. 12

Приложения к данной инструкции. 14

Подсчет активов на счетах организации.

Средства на расчетных счетах и овердрафт, далее по тексту - Активы на счетах.

Расчетными счетами организации пользуются несколько подразделений. Так же каждая организация имеет ссудный счет с овердрафтом (овердра́фт — кредитование банком расчётного счёта клиента для оплаты им расчётных документов при недостаточности или отсутствии на расчётном счёте клиента - заемщика денежных средств), суммы по которым распределены по подразделениям. У каждого подразделения есть свои поступления и оплаты с расчетного счета, никто из подразделений не имеет право пользоваться средствами на расчетном счете или овердрафтом другого подразделения.

Для того чтобы произвести оплаты с расчетного счета, каждое подразделение на начало дня обязано посчитать активы на счетах, которыми они располагают.

Для подсчета активов на счетах на начало рабочего дня необходимо к входящему остатку прибавить поступления на расчетный счет за предыдущий рабочий день, и вычесть оплаты с расчетного счета за предыдущий рабочий день.

Так как, в 1С подразделения «МотоОйл», выгружается общая выписка по счетам, которыми пользуются все подразделения, главный бухгалтер подразделения «МотоОйл» ведет в программе Excel таблицу «Выписка по расчетному счету» Приложение 1, пример заполнения таблицы «Выписка по расчетному счету» Приложение 2. Данная таблица отражает все поступления и списания отдельно по каждому подразделению, это необходимо для того чтобы никакое подразделение не использовало оплаты и списания других подразделений.

Каждое подразделение имеет бухгалтера, который ведет выписку по движению средств на счетах организации, данного подразделения. В начале рабочего дня, каждый бухгалтер подразделения присылает в личном сообщении на WhatsApp, фотографию выписки по расчетным счетам, за предыдущий рабочий день. По данным выпискам главный бухгалтер заполняет таблицу «Выписка по расчетному счету».

Данные по «МоторОйл», главный бухгалтер получает из выписки, выгруженной в программу 1С или распечатанной на бумажном носителе. Каждый будний день,бухгалтер по реализации 2 разряда, выгружает выписку по расчетным и ссудным счетам, предыдущего рабочего дня, по организациям в 1С и распечатывает их на бумажном носителе. Далее на выписках на бумажном носителе он отмечает оплаты от клиентов нашему подразделению и передает их главному бухгалтеру.

После внесения в таблицу всех данных, при условии, что каждое подразделение верно посчитало своё поступление и списание с расчетного счета, сумма поступлений по всем подразделениям, плюс поступления по овердравту, должно быть равно общей сумме поступления на расчетный счет, а сумма списания по всем подразделениям, плюс списания по овердравту, должно быть равно общей сумме списания с расчетного счета. Если суммы не равны, то одно из подразделений не правильно посчитало своё поступление или списание. В данной ситуации необходимо провести расследование, и выяснить какое подразделение допустило ошибку, путем проверки распределения каждого платежного поручения. После выявления ошибки, её необходимо устранить, путем распределения платежных поручений правильно.

После подсчета активов на счетах организаций на начало рабочего дня можно производить оплаты с расчетного счета.

Приложения к данной инструкции.

Приложение 1

Таблица «Выписка по расчетному счету».

Начальный остаток «Организация» __.__.____г.
	Общая сумма	Овердр.	АКБ	ЗапЧасти	Креп М	Мотор	Итого
Итого поступление
Итого реализация
Начальный остаток «Организация» __.__.____г.

Приложение 2

Таблица «Выписка по расчетному счету» – Пример.

Начальный остаток «ММ» 19.02.19г.
	Общая сумма	Овердр.	АКБ	ЗапЧасти	Креп М	Мотор	Итого
Итого поступление	550861,61	77077,71	65916,92	1669,4	371747,58
Итого реализация	550861,61	473783,9		1692,2		75385,51
Начальный остаток «ММ» 20.02.19г.	56064,49

 

1. Начальный остаток «Организация» __.__.____г. – это входящий остаток активов на счетах, предыдущего дня, подразделения «МоторОйл» (Пример: Начальный остаток «ММ» 19.02.19г. - 100000).

2. Общая сумма «итого поступление» и «итого реализация» – это общая сумма поступления и реализации по выписке организации (Пример: 550861,61 и 550861,61).

3. Овердрафт «итого поступление» и «итого реализация» – это общая сумма поступления и списания по овердрафту (Пример: 77077,71 и 473783,9).

4. АКБ, ЗапЧасти, КрепМ, Мотор «итого поступление» и «итого реализация» – это общая сумма поступления и реализации по каждому подразделению в отдельности (Пример: 65916,92 и 0, и т.д.).

5. Итого «итого поступление» – это разница между общей суммой поступления по выписке и суммой поступления по всем подразделениям и овердравту. Если «Итого» равно «0», то выписка заполнена правильно.

6. Итого «итого реализация» – это разница между общей суммой реализации по выписке и суммой реализации по всем подразделениям и овердравту. Если «Итого» равно «0», то выписка заполнена правильно.

7. Начальный остаток «Организация» __.__.____г. – это исходящий остаток активов на счетах, подразделения «МоторОйл», на дату заполнения выписки, то есть это сумма активов по счетам на актуальный день. Исходящий остаток равен: начальный остаток активов, плюс поступление, минус реализация (Пример: Начальный).

Приложение 3

Приложение 4

Форма №ФБМ 1 «Табель учета оплат (ТУО)» - Пример.

Сумма инкассации из сейфа на Р/С МВ: -
Сумма инкассации из сейфа на Р/С ММ: 50000
Наименование ИП (МВ или ММ)	Наименование организации	Назначение платежа	Организация работает с НДС (да/нет)	Сумма оплаты
ММ	ООО «ИКСОРА»	Согласно УПД №И-59180 от 24.01.2019г., за фильтра	Да
Итого:
Дата составления: 19.02.2019г.
ФИО сотрудника оформившего форму: Кубанцева А.Е. Подпись: Кубанцева
Подпись Аудитора: Меняйло

 

1. Сумма инкассации из сейфа на Р/С - сумма инкассации из сейфа на Р/С предпринимателя (Пример: 50000, на Р/С ММ).

2. Наименование ИП (МВ или ММ) - наименование организации, по которой необходимо произвести оплаты (Пример: ММ).

3. Наименование организации — наименование поставщика, по которому необходимо произвести оплаты (Пример: ООО «Иксора»).

4. Назначение платежа - назначение платежа должно начинаться со слова «согласно», далее идет вид документа(ов) (УПД, счет – фактура, счет и т.д.), затем номер(а) и дата(ы) документа(ов), затем комментарий за что производится данная оплата (Пример: Согласно УПД №И-59180 от 24.01.2019г., за фильтра).

5. Организация работает с НДС – если поставщик работает с НДС, то поставить «ДА», если поставщик работает без НДС, то поставить «НЕТ» (Пример: ДА).

6. Сумма оплаты – сумма оплаченной задолженности по поставщику (Пример: 50000).

7. Итого – общаясумма оплат по всем платежным поручениям (Пример: 50000).

8. Дата составления: - дата составления формы (Пример: 19.02.2019г. ).

9. ФИО сотрудника оформившего форму: - ФИО сотрудника оформившего форму (Пример: Кубанцева А.Е.).

10. Подпись: - подпись сотрудника оформившего форму (Пример: Кубанцева).

11. Подпись Аудитора: - подпись аудитора принявшего форму (Пример: Меняйло).

Приложение 5

Форму №ФБМ 2 «Табель учета оплат за наличный расчет (ТУО наличка)».

Сумма инкассации из сейфа:

Наименование ИП (МВ или ММ)

Наименование организации

Назначение платежа

Сумма оплаты

Итого:

Дата составления:

ФИО сотрудника оформившего форму: Подпись:

Подпись Аудитора:

Приложение 6

Форму №ФБМ 2 «Табель учета оплат за наличный расчет (ТУО наличка)» - Пример.

Сумма инкассации из сейфа: 100000

Наименование ИП (МВ или ММ)

Наименование организации

Назначение платежа

Сумма оплаты

МВ

ООО «Хайтек»

Согласно УПД №3961 от 1601.2019г., за антифриз

Итого:

Дата составления: 19.02.19г.

ФИО сотрудника оформившего форму: Кубанцева А.Е. Подпись: Кубанцева

Подпись Аудитора: Меняйло

1. Сумма инкассации из сейфа - сумма инкассации из сейфа (Пример: 100000).

2. Наименование ИП (МВ или ММ) – не обязательно к заполнению. Если поставщик постоянно отписывает товар на одну организацию, то указать какую (Пример: МВ).

3. Наименование организации — наименование поставщика, по которому необходимо произвести оплаты (Пример: ООО «Хайтек»).

4. Назначение платежа - назначение платежа должно начинаться со слова «согласно», далее идет вид документа(ов) (УПД, товарная накладная и т.д.), затем номер(а) и дата(ы) документа(ов), затем комментарий за что производится данная оплата, при отсутствии документов, указать только комментарий за что производится данная оплата (Согласно УПД №3961 от 1601.2019г., за антифриз).

5. Сумма оплаты – сумма оплаченной задолженности по поставщику (Пример: 50000).

6. Итого – общая суммаоплат по всем платежным поручениям (Пример: 50000).

7. Дата составления: - дата составления формы (Пример: 19.02.2019г.).

8. ФИО сотрудника оформившего форму: - ФИО сотрудника оформившего форму (Пример: Кубанцева А.Е.).

9. Подпись: - подпись сотрудника оформившего форму (Пример: Кубанцева).

10. Подпись Аудитора: - подпись аудитора принявшего форму (Пример: Меняйло).

Инструкция №БД 01 по наличным и безналичным расчетам с поставщиками.