Как ознакомить работников с документами о порядке обработки персональных данных в организации

Ознакомьте работников с документами, которые у вас в организации регламентируют порядок обработки персональных данных, под подпись (п. 8 ст. 86, ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Вы можете использовать такой же порядок ознакомления, что и при ознакомлении с Правилами внутреннего трудового распорядка (например, с помощью листа ознакомления, составленного в свободной форме).

А документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных, дополнительно опубликуйте (ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных). Например, разместите на сайте организации.

Если это сделать невозможно, нужно сделать политику доступной каким-то иным способом (ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных). Например, повесьте распечатанную на бумаге политику на стенде в офисе.

6. Какие риски возможны при нарушении требований к обработке персональных данных работников организации

В этом случае возможны, в частности, следующие риски:

1. административная ответственность:

- по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ - за несоблюдение требований к обработке персональных данных работников, которые установлены Трудовым кодексом РФ.

Например, вас могут привлечь к ответственности по этой статье, если вы не знакомите работников под подпись с локальными нормативными актами, которые устанавливают порядок обработки персональных данных работников (например, с положением о персональных данных);

- по ст. 13.11 КоАП РФ - за нарушение требований к обработке персональных данных, которые установлены Законом о персональных данных.

Например, если не опубликовали или другим способом не обеспечили свободный доступ к документу, который определяет в вашей организации политику в отношении обработки персональных данных, вас могут оштрафовать по ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ;

2. уголовная ответственность по ч. 2 ст. 137 УК РФ - если работник, ответственный за обработку персональных данных других работников, злоупотреблял своими служебными полномочиями, собирал и распространял сведения о частной жизни работника без его согласия.

 

Ситуация

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ТРУДОВАЯ КНИЖКА ПОТЕРЯНА?

 

Для оформления дубликата трудовой книжки взамен утерянной необходимо обратиться к работодателю, у которого трудится работник, либо к работодателю по последнему месту работы.

Новая трудовая книжка оформляется работодателем по заявлению работника при поступлении на новое место работы.

 

Оформление дубликата трудовой книжки (новой трудовой книжки) при утрате ее работником после увольнения

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Она оформляется работодателем при заключении работником трудового договора впервые и в период его трудовой деятельности хранится у работодателя (ч. 4 ст. 65, ч. 1 ст. 66 ТК РФ; п. п. 8, 45 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (последний день работы) (ч. 3, 4 ст. 84.1 ТК РФ; п. 35 Правил).

Если трудовая книжка была утеряна работником после увольнения, ему следует обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 Правил).

При поступлении на новое место работы работнику, у которого нет трудовой книжки, новый работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы (ч. 5 ст. 65, ч. 5 ст. 66 ТК РФ; п. п. 10, 20, 21 Правил).

 

Оформление дубликата трудовой книжки при утрате ее в период работы

В период работы работодатель может выдавать работнику трудовую книжку на руки в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), в частности для назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015).

Если в таком случае работник потерял трудовую книжку, для оформления ее дубликата он может обратиться к работодателю, у которого трудится, в том же порядке, что изложен выше относительно оформления дубликата трудовой книжки бывшим работодателем (п. 31 Правил).

Полагаем, что такой же порядок применяется и тогда, когда трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (за исключением массовой утраты работодателем трудовых книжек).

Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя). При этом работодатель, по вине которого была утеряна трудовая книжка, может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ; п. 45 Правил).

 

Оформление дубликата при массовой утрате трудовых книжек

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, техногенной катастрофы, стихийного бедствия и т.п.) случается массовая утрата трудовых книжек работников. В таком случае дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

Эта комиссия по имеющимся у работодателя и работников документам (например, приказам о приеме на работу, трудовым договорам, заверенным копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при их отсутствии - на основании показаний двух и более свидетелей устанавливает факт и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя, а также принимает меры к получению документов о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.

Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику необходимо обращаться в суд (п. 34 Правил; п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69; п. п. 4, 5 Положения, утв. Распоряжением Минсоцразвития МО от 22.05.2018 N 19РВ-47).

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд. В связи с этим целесообразно получить у работодателя и сохранять копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив (ч. 1 ст. 62 ТК РФ; п. 9 ст. 3, ч. 8, 10 ст. 23, ч. 3 ст. 26 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

 

 

Форма документа