Организационная структура ООО «Мальта Тур»

Организационная структура управления ООО «Мальта Тур» выглядит следующим образом (Рис.1):

Рис. 1 – Организационная структура туристического агентсва

Используемая в данной туристической фирме структура построена по линейно-функциональному принципу на основе трех основных служб – коммерческо-финансовой службы, службы по работе с клиентами и службы па маркетингу и рекламе. Данная структура в современных условиях является достаточно эффективной, так как не учитывает особенностей функционирования конкурентного рынка туристских и гостиничных услуг.

В результате организационной структуры уперавления предприятием следует:

1. В данной организации нет функций, которые были бы не закреплены ни за одной из служб. Существует четкое распределение обязанностей по службам в зависимости от их назначения.

2. Если происходит какой-то сбой в данной системе управления предприятием за счет делегирования полномочий руководители отделов и высшее руководство может совмещать некоторые функции и в данном случае это весьма рационально.

3. Также следует отметить, что при управлении данным предприятием наблюдается постоянное двойное подчинение. Все младшие сотрудники фирмы, подчиняясь непосредственно своему руководителю, также подчиняются и вышестоящему руководству. Говоря о курьерской службе отдельно, нужно заметить, что такая система управления требует достаточного количества сотрудников данной службы.

4. Недостатком данной системы является отсутствие менеджера по подбору и найму персонала, т.к. такое количество служб, несомненно, требует обученного персонала и его необходимого количества. В данном случае эту функцию выполняет высшее руководство.

Цель ООО «Мальта Тур» - не продать Вам тур, а организовать Ваш отдых таким образом, чтобы в дальнейшем при планировании поездки у Вас не осталось сомнений, к кому обратится. Для нас главное, чтобы, присоединившись к нашей команде, Вы стали нашим постоянным партнёром и другом!

Должностные обязанности директора, включают следуюшие обязанности:

1.Отвечать за разработку новых туристических маршрутов, реализацию тур пакетов.

2. Заключать договоры с зарубежными и отечественными турфирмами, санаториями и.т.

3.Отвечать за рекламную компанию.

4.Отвечать за документацию.

5.Отвечать за продажу туров.

6.Заключать договоры с туристами и выдавать необходимый пакет
документов.

7.Хранить коммерческую тайну, которая включает; названия и адреса
партнеров, имена и фамилии клиентов, себестоимость авиабилетов,
размеры должностных окладов.

8.Принимать участие в туристических выставках-ярмарках.

9.Отвечать за разработку и обновление текстов и маршрутов экскурсий.

10.Расширять тематику проводимых городских и загородных экскурсий.

11.Осуществлять контроль за качеством проведения экскурсий
проводимых фирмой.

12. Каждую неделю подводить итоги о проделанной работе.

13. Ежемесячно делать финансовый отчет о проделанной работе сдает
14. Принимать заявки на маршрут.

15. Отвечать за оплату турпакета и отправляет копию платежного
поручения туроператору.
16. Принимать все претензии, которые возникли у туриста на маршруте,
решает их путем переговоров с клиентам и туроператором.
17. Своевременно информировать бухгалтерию о необходимости
выставления счетов для оплат по безналичному расчету.

18. Обеспечить передачу продавцу паспортов клиентов.
19. Производить аннулирование заказа.

20. Инструктировать туристов об условиях организации туров, условиями
выезда за границу с несовершеннолетними детьми.

21. Проводить инструктажи по вопросам профилактики карантинных и
других особо опасных инфекциях. Информировать туристов о правилах поведения, факторах риска и безопасности на маршруте.

Директор несет ответственность:

¾ За работу туристской фирмы в целом и надлежащее исполнение своих обязанностей.

¾ За корректное обращение с клиентами

¾ За сохранность вверенной ему документации.

¾ За сохранность вверенного ему имущества

¾ За разглашение коммерческой тайны

¾ За разглашение информации о клиентах третьим лицам, если это не связано с выполнением своих служебных обязанностей.

Должностные инструкции менеджера по туризму
Менеджер обязан:

Владеть полной информацией по маршрутам.
Отвечать за телефонные звонки и напрямую работает с клиентом.
Заключать договор с клиентом на туристическое обслуживание по
маршруту, выдает пакет необходимых документов.

Отвечать за программу туров.

Отвечать за организацию детского отдыха.
Каждую неделю отчитывается за проделанную работу.

Выезжать в рекламные туры и командировки.

Вести необходимую для работы документацию.

Отвечать за страхование туристов.

Ежемесячно делать финансовый отчет и сдает гл. бухгалтеру.

Принимать заявки на маршрут.

Отвечать за оплату туристом тур пакета.
Отправлять копию платежного поручения партнерам по бизнесу.
Постоянно повышать свой профессиональный и общеобразовательный
уровень.
Принимать все претензии, которые возникают у туриста.
Принимать участие в разработке новых программ.
Информировать клиента о технике безопасности.
Сообщать принимающей стороне сведения о туристах: точное число человек, возраст детей, дата заезда и выезда, № рейса, категория размещения, вид питания, Ф.И.О. туристов, данные паспорта, адрес.
Информировать туристов о правилах поведения, факторах риска и
безопасности. Производить аннулирование.

Немедленно информировать о возникновении условий
препятствующих поездке.

Информировать туриста об условиях проживания, питания, трансфере.
Менеджер несет ответственность:

За соответствие паспортных данных и достоверность занесенной в
журнал информации.

Несвоевременность отправки факсов на визовую поддержку и бронирование.

За бездействие или ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

За информацию предоставленную клиентам.
За корректное обращение с клиентами фирмы.
За исполнение приказов и распоряжений руководства.

За сохранность вверенной ему документации.\

За разглашение коммерческой тайны, и сведениях о клиентах.

Обслуживая клиента менеджер должен:

Точно и грамотно рассказать о маршрутах, предлагаемых
турфирмой;

По желанию клиента остановиться на каком-то маршруте
подробнее и описать все особенности выбранной страны;

По желанию клиента и по его возможностям предложить отели;

Предложить помощь в приобретении билета, если билет
необходим;
После того, как клиент определился, записать все данные о нем
в журнал турфирмы;

Заключить договор с клиентом, при необходимости взять
предоплату; Оформить и отослать вовремя лист бронирования, в котором содержится: Ф.И.О. выезжающих, данные ОП, название страны, категория проживания, вид питания, трансферт, другие необходимые данные;

Получить подтверждение брони, пригласить клиента для оплаты тура;

Выдать пакет документов: договор, путевку, памятку по маршруту, страховой полис, билеты, если они есть, номера телефонов принимающей фирмы;

Обязательно проинструктировать клиента вторично о времени, месте, встречи с принимающей фирмой, повторить точное время отправления и возвращения, обратить внимание на страховку, объяснить, что бывают форс-мажорные обстоятельства и пожелать приятного отдыха;
Менеджер так же обязан находиться в постоянной связи с клиентом и информировать его заранее о возможных изменениях, так же приложить все усилия, чтобы клиент остался довольным и вернулся только с наилучшими впечатлениями.

По сути дела вся туристическая компания составляет один агентский отдел. Работа заключается в том, чтобы клиент, придя один раз в эту фирму, пришел еще и предложил услуги своим друзьям и знакомым.