Визначена порядку денного і прийняття рішення про проведення наради

Багато нарад бувають невдалими ще до їх початку. Перш за все потрібна підготовка, на яку не слід шкодувати часу. Нарада буде ефективною лише тоді, коли керівник переконаний в необхідності обміну інформацією, аналізу складної ситуації або проблеми, яка вимагає прийняття комплексного рішення.

Вищезгаданий автор навчального посібника зазначає, що підготовка складається з наступного алгоритму дій:

• прийняття рішення про проведення наради. Інши-. ми словами, скласти чіткий розклад “внесок — результат”. Потрібно пам'ятати, що нарада не може замінити інших форм керівництва: особистих контактів із колегами і підлеглими, безпосереднього вирішення найважливіших питань самим керівником, розподілу службових доручень, інформації за допомогою письмових джерел (наказів, розпоряджень, інструкцій тощо). Якщо суспільно-корисна віддача від наради під сумнівом, від неї слід відмовитись.

• визначення теми, мети наради, порядку денного. Тему наради необхідно визначити чітко й однозначно. Якщо вона сформульована розпливчасте, то.після наради залишається лише почуття незадоволення. Окрім того, слід чітко визначити для себе мету наради, тобто якого результату Ви хочете досягти: прийняти рішення,з того чи іншого питання чи виробити опорні рекомендації для прийняття такого рішення.

Найуважнішого розроблення потребує також порядок денний, тобто в якій послідовності буде розглянуто питання {'можливі попередні результати. Число питань у порядку денному повинно бути оптимальним, щоб мати змогу виділити достатньо часу для обговорення кожного питання і не втомити учасників. Порядок денний складається з визначенням часу, необхідного для всієї наради і для обговорення кожного окремого питання відповідно до його значення (пріоритету!). Найскладніші питання слід поставити спочатку, щоб бути впевненим, що часу на їх розгляд вистачить. Деякі дослідники радять підходити до розподілу питань порядку денного не з ділових критеріїв, а -з психологічних, тобто починати з тих питань, котрі вирішити буде легше. Досягнутий таким чином успіх підбадьорить учасників наради. Потрібно, також передбачити., щоб особливо складні проблеми були проілюстровані наочними матеріалами, тому що краще один раз побачити, ніж сто разів почути. У зв'язку з цим і сам порядок денний має бути записаний на дошці і бути весь час на очах учасників. Продуманий заздалегідь план наради можна скласти за формою:

ПЛАН НАРАДИ

Тема:_ Дата.

час

Місце проведення. Документи для обговорення

Учасники

Пункти порядку денноу:,.

Рішення:

Результати:

Відмітки про виконання заходів:

ВИЗНАЧЕННЯ ДАТИ І ЧАСУ ПРОВЕДЕННЯ, СКЛАДУ УЧАСНИКІВ

Дата і час проведення мають бути обрані з урахуванням доступності для учасників і можливості підготуватись. Тривалість нарад повинна бути оптимальною. Будь-яка оперативна нарада має займати не більше 20—30 хв, інші ділові наради повинні вкладатись в го-дину-півтори. За даними соціально-психологічних досліджень, найбільш ефективні наради з загальним регламентом розгляду одного, причому доволі складного рішення — в межах 30—40 хв. Найважливішим етапом у підготовці наради є визначення складу її учасників. Тому на засідання потрібно запрошувати мінімально необхідну кількість людей, а саме:

• тих, кого безпосередньо стосується рішення наради;

• тих, хто має відповідні спеціальні знання;

• виконавців рішень;,

• тих, хто має досвід вирішення.аналогічних проблем;

• відповідальних за виконання рішень. НІКОЛИ не потрібно запрошувати людей лише для масовості наради! Є ще один критерій — компетентність працівника. Якщо компетентність недостатня для того, щоб внести, свою частку в роботу колективного розуму, якщо працівник лише сприймає інформацію, нехай краще він вивчить результати наради з письмових документів. Потрібно подумати також про спосіб

повідомлення працівників, запрошених на нараду, і про ті матеріали, з якими потрібно попередньо ознайомитись. Особливо це важливо під час проведення значних і багатолюдних нарад. У цьому випадку корисно попередньо розмножити тези виступів основних доповідачів. Це дозволить кожному учаснику наперед продумати питання, що будуть обговорюватись, і мати вже свою думку. Якщо люди готові до наради, вони знають, про що говорити і що пропонувати. Слід, однак, пам'ятати, що надмірно заорганізована нарада, коли завчасно складено список доповідачів і тих, хто виступає, розподілено почерговість виступів, підготовлено тексти їхніх виступів, тобто все розподілено і розписано, як по нотах, проходить, як правило, гладко, але нудно і не приносить істотної користі. Прикладом можуть слугувати колишні конференції, що проводились під тиском “згори”.

Підготовка матеріалів до наради

Щоб забезпечити результативну роботу наради, необхідно заздалегідь підготувати ділово-інформаційні матеріали, доповідь, проект рішення, які заздалегідь направляють учасникам наради. Це дає можливість аргументовано вести дискусію, приймати аргументоване і ділове рішення. У зв'язку з цим відомий американський спеціаліст з ораторського мистецтва Френк Снелл пропонує під час підготовки до доповіді скористатись універсальним планом, який охоплює такі питання:

1. Як заволодіти увагою слухачів

2. Як найкращим чином використати свою енергію

3. Як сказати саме те, що потрібно сказати

4. Як завоювати своєю ідеєю розум слухача

5. Як розвинути успіх

ЯК ПРАКТИЧНО СКОРИСТАТИСЬ ЦИМ ПЛАНОМ

Професор А.Г. Єлісєєв радить. Приготуйте шість аркушів білого паперу. На кожному аркуші в лівому куті напишіть назви пунктів, а на шостому — “Результат виступу”. На № 3 напишіть тему доповіді. На № 4 і № 5 випишіть усі докази, приклади, порівняння і протистав-^ лення, цифри. На № 6 помістіть Ваш заключний виступ Перед аудиторією. Запишіть, до чого Ви збираєтесь закликати слухачів. Тепер продумайте початок виступу і запишіть його на № 1. Він повинен бути коротким, яскравим і точним. На № 2 запишіть те, за допомогою чого Ви збираєтесь розкрити тему виступу. Таким чином, план готовий. Далі вже можна усно продумати хід виступу, дібрати необхідні слова, жести, інтонації. Є й інший спосіб — записати доповідь, вивчити її, потім заховати матеріал і надалі користуватися лише опорними аркушами. Єдине, чого не можна допустити, — це читати свій виступ. (Додаток, вправи 3,4).'

Для порівняння наведемо поради з підготовки до виступу професора. А.А-Леонтьєва:

• дайте собі відповідь, чи справді Вам потрібно мати повний текст? Короткий конспект? План? Чи взагалі обійтись без папірця;

• якщо Ви відчуваєте, що не можете без тексту, зробіть наступне: перед тим, як написати, зобразіть на папері хід Ваших думок у вигляді схеми “ми знаємо..., звідси... ” тощо. Коли логічний скелет побудовано, розгорніть зв'язок думок у послідовності, напишіть текст;

• перечитайте текст декілька разів. Чи всі змістові ___________ зв'язки, збережені? Якщо ні, можливо, вони і не потрібні, тому що слухачі самі зможуть їх висловити;

• виділіть у тексті фрази, що відображають головний хід думок, і підкресліть їх червоним. Прочитайте лише червоний текст: чи збережено логічний зв'язок?

• виділіть у тексті вислови, що безпосередньо служать для Вашої основн'ої думки (не більше 2-3 синіх фраз на 1 червону). Прочитайте червоне і синє: чи є логічний зв'язок?

• випишіть червоні і сині фрази на окремий аркуш;

• допишіть 3-4 початкові і 3-4 кінцеві фрази. На тому самому аркуші липишіть цифрові дані, імена, географічні назви чи те, що важке для запам'ятовування. Тепер можна йти на доповідь лише з цим аркушем?

Це не догматична схема, можливо, у Вас з'являться свої методи підготовки, головне, щоб вони приносили бажані результати.

ПІДГОТОВКА ПРОЕКТУ РІШЕННЯ

Першим кроком до ефектив-^ ності наслідків колективної праці є підготовка проекту і прийняття рішення. Тут варто скористатися такими рекомендаціями:

• констатуюча частина має відображати суть проблем і їхній стан на даний момент;

• основна (постановча) частина повинна відображати весь зміст рішень, котрі приймаються;

• визначаються основні терміни виконання;

• визначаються форми і методи контролю за виконанням, звітність виконавців.

Пункти проекту рішення викладаються алогічній послідовності, при цьому в кожному пункті:

• слід висвітлювати короткий, чіткий цілеспрямований зміст;

• зміст повинен легко піддаватись аналізу та оцінці за результатами;

• визначаються конкретні особи, відповідальні за виконання та терміни виконання;

• необхідно враховувати реальність виконання рішень, які можуть бути прийняті.

Після. проведення наради проект рішення відповідним чином коригується. Кожному виконавцю видається один примірник рішення чи виписка пунктів, що стосуються саме його.