Попередня підготовка учасників наради і інформаційних матеріалів

Не слід забувати, що при визначенні складу наради і попередній підготовці його учасників значну раль відіграють наступні чинники:

• психологічний мікроклімат у колективах підрозділів закладу чи установи;

• рівень освіти, культури і професійної компетенції учасників;

• психологічна сумісність можливих майбутніх виконавців одного завдання.

Для впевненості в тому, що запланована нарада буде конструктивною, його учасників необхідно попередньо ознайомити з проблемами, які виносяться на обговорення, а також провести з ними певну психологічну підготовку до сприймання.

Варто у практичній роботі скористатись психологічними рекомендаціями:

• пам'ятайте, що в кожному вашому підлеглому є раціональне начало. Ось чому контролюйте вплив свого авторитету, особливо на стадії попереднього ознайомлення з проблемою, дайте можливість учасникам висловитись з цього 'приводу заздалегідь, звичайно, якщо вони цього забажають;

• оцінюйте майбутніх виконавців відповідно до правила: “Якщо заперечуєш —. пропонуй. Пропонуєш — роби. Хто не хоче робити, шукає причини. Хто хоче робити — шукає способи”;.

• не давайте заздалегідь “вбивчих” оцінок майбутньому виконавцю (“Ви все одно це не виконаєте!”). Звертайтеся до виконавця: “прошу пане,....” або по імені та по батькові;

• при поясненні не зовсім зрозумілих завдань переходьте від монологу до діалогу.

Добивайтеся зняття “напруги” у свого співрозмовника, стимулюйте та зацікавте його, аргументуйте свою інформацію.

За Допомогою аргументів можна повністю сформувати або змінити позицію учасників наради.

В організаційному плані учасники мають бути забезпечені:

• порядком денним;

• аналітичними матеріалами;

• статистичними відомостями;

• бібліографією;

• бланками тощо.

Організація ведення наради

ПРАВИЛА ПОЛЕМІКИ

“Конфліктність” керівника: за даними соціологів 70% виробничих конфліктів відбувається завини керівника.

Першозавдання кожної ділової людини — знати і вміти використовувати напрацьовані практикою суспільного життя правила суперечки, придатні для будь-якого випадку життя, коли формулюється точка зору. Ці правила відточувались тисячоліттями, а тому зовні прості. Ця простота насправді оманлива. Щоб правила стали вашою інтелектуальною приналежністю, від вас вимагається постійна і наполеглива праця.

Отже, правило перше. До полеміки потрібно готуватись. Підготовка може бути тактичною і стратегічною. Тактична, підготовка до суперечки має на увазі наступний діалог на певну тему з конкретним опонентом, Вам необхідно добросовісно оцінити свою позицію, зважити аргументи, подумки уявити, себе на місці супротивника, визначити, що керує ним під час суперечки.

Стратегічна підготовка не орієнтована на конкретний випадок спілкування, вона передбачає вашу постійну, систематичну, самоосвітню діяльність, під час якої здобуваються знання, розширюється і поглиблюється уявлення про людину, суспільство, навколишній світ, набувається навичка діалектичного розгляду будь-якого питання.

Правило друге. Суперечку завжди слід починати з точного визначення поняття чи предмета, про який сперечаються. Як можна сперечатись про потребу у формах власності, якщо опоненти в поняття власності вкладають різний зміст?

Правило третє. Перед тим, як заперечувати.опоненту, розберіться в суті його позиції. “Сперечатись можна лише проти того, з ким буваєш не згоден, але в той же час добре розумієш”. (В.Г.Белінськцй.) Прагнення зрозуміти опонента — цінна якість 'і запорука того, що суперечка буде продуктивною і ніколи не переросте в конфронтацію.

Правило четверте. Вступаючи в суперечку, підсумуйте сказане супротивником, при цьому підкресліть вразливі місця його роздумів.

Правило п'яте. Сперечайтеся по суті, а не прискіпуйтеся до часткового. Інакше виникне ситуація, висміяна Маяковським: “Робить із мухи слона і торгує.слоновою кісткою”.

Правило шосте. Аргументи не рахують, а зважують:

Аргументація визначає змістовність діалогу, вона містить у собі факти, статистичний матеріал, посилання на авторитети, засоби наочності тощо.

Правило сьоме. Намагайтеся попередити наступ противника. Наступ кращий за оборону.

Правило восьме. Прагніть до мінімуму слів, фактів, цифр, доведень і часу. Це імпонує слухачам і свідчить на вашу користь. “Відмінна якість великого розуму — сказати багато в небагатьох словах. Обмежений розум, навпаки, має дар багато говорити і нічого не сказати” (Ларошфуко). Спеціалісти в галузі масової комунікації стверджують, що оптимальна тривалість репліки в діалозі від 20 до 40 секунд. Прагніть вкластись у них! Це важко, але можливо і дуже ефективно.

Правило дев'яте. Не варто на все відповідати “ні”, де з чим потрібно-погодитись і використати це проти.

Правило десяте. Полеміка — не лише змагання розуму, а й серця. Пристрасність і емоційність — добра підтримка логіці.

Правило одинадцяте. Сміху боїться навіть той, хто нічого не боїться. Намагайтеся говорити з гумором і дотепно.

Правило дванадцяте. У діалозі будьте коректні. Ви непереможні, якщо сповідуєте полемічний кодекс честі, для продуктивної полеміки потрібно максимум порядних людей і ваше місце лише серед них. Публічна суперечка — це боротьба думки з думкою", протиборство ідей, а не просто людей, не слід полеміку переносити

на особистий ґрунт і перетворювати суперечку на кровну вендетту.

Правило тринадцяте. Будьте цілеспрямовані. “Якщо люди довго сперечаються, це свідчить про те, що те, про що вони сперечаються, незрозуміле для них самих” (Вольтер).

Правило чотирнадцяте. “Серйозна суперечка може бути закінчена тоді, коли автор зуміє викласти думку противника з тим же ступенем впевненості, з яким її викладає противник, але потім додати роздуми, які показують корені упереджень противника” (Д.Гранін). Не бійтеся програти в суперечці. Переможець не здобуває нічого нового для себе, а переможений іде з новим знанням.

Розпочинати роботу наради слід вчасно, не чекаючи учасників, що запізнилися. До початку наради слід створити атмосферу для конструктивної роботи. Необхідно погодити процедурні питання: час, порядок виступів основних доповідачів, порядок дебатів, регламент тощо Протокол, як правило, веде службова особа (секретар) (див. додаток, вправу 8).

Проводити нараду слід упевнено, тримати під контролем перерви, класти край безпредметним розмо-' вам, галасливим закликам та запевненням.

Дуже важливо створити клімат, що сприяє вільному обговоренню, основою якого є вміння індуктивне підходити до людей.

Тактика керівника наради

Ефективність наради залежить від розпізнання того, що відчувають учасники: однаково і ті, хто виступає, і ті, що приховано осмислюють. Проводячи нараду, можна помітити виразну реакцію на повідомлення і потрібно докласти сил до виявлення цих реакцій, і надавати їм вагомого значення. Керуючий нарадою, що сконцентрований на реалізації мети, може швидше закінчити нараду, але позбавити учасників відчуття задоволення, співпраці. Не можна припускати, щоб у ділову атмосферу наради втручався учасник, що відіграє роль дезорганізуючого критика, циніка або веселуна. Належало б цьому учаснику допомогти змінити роль так, щоб вона йому більше не підходила. Подаємо опис.поведінки учасників нарад з ілюстрацією на конкретних прикладах.

Саме тут маємо визнати, що професійність більшості керівників із питань психолого-педагогіч-ного аналізу педколективу^ зокрема учасників наради, є низькою.

Щоб впливати на роботу працівників в установі, володіти способами впливу на учасників наради, вважаємо за доцільне дати такі поради з питань психології управління.

У практику керівника має ввійти особистий аналіз проведених заходів, а для цього потрібно слідкувати за поведінкою і знати характерні типи учасників.

Досвідчений керівник враховує, що учасники наради відрізняються один від одного, і знає, як нейтралізувати їхні недоліки. Л.Зайверт наводить класифікацію учасників наради і дає поради, як поводитися головуючому.

1. Із суперечником — Ви зберігаєте незворушність і діловитість.

2. Із позитивістом — Ви пропонуєте йому підсумувати обговорення, втягуєте в дискусію. • 3. Із всезнайком — закликаєте учасників зайняти певну позицію щодо нього.

4. Зі словоохочим — тактовно перериваєте його нагадуванням про регламент.

5. Зі сором'язливим — нескладними питаннями до нього закріплюєте його впевненість у собі.

6. Із негативістом — визнайте та оцініть його знання і досвід.

7. Із незацікавленим — спитайте його про роботу.

8. Із “великою шишкою” — уникайте прямої критики. Використовуйте прийом “Так, але...”.

9. З розпитуючим — адресуйте його запитання групі.

Кожна з негативних сторін поведінки може перешкоджати в досягненні мети наради та її ефективному проходженню. На основі згаданого переліку можна визначити негативні особисті риси учасників уже під час наради і намагатись їх виправляти.

Керівник має враховувати, що навіть при чіткій організації, конкретно визначеній меті завжди існує внутрішня психологія колективу, який може мати приховану власну-мету.

Це особливо помітно,/коли проводяться наради з людьми екстраполярних поглядів або різного інтелектуального рівня.

Кожна зі сторін вважає основним завданням збереження чи навіть збільшення своїх завоювань, прав, привілеїв, становища.

Ще нижче цього рівня існує такий, в якому цілі роздрібнюються, стикаючись з особистими інтересами. Кожен думає і про те, до якої міри йому може нашкодити чи допомогти та чи інша позиція під час наради.

Такі приховані мотиви стимулюють учасників наради до обструкціоністської тактики. З'являється плутанина в меті зборів, піднімаються нові, складні за характером побічні питання, вимагаються детальні пояснення від того, хто виступає та з метою простоти говорить узагальнено. Така тактика надає проблемі вид часто складний. Тому керівник через головуючого або особисто має протистояти всім спробам сплутати сплановані цілі наради чи змінити їх. '

Основне завдання — забезпечити можливість висловитись усім бажаючим з питань, які були підняті. Для успішного вирішення цього завдання необхідно:

• надати слово всім бажаючим, не “затискати” виступи;

• не згортати дебати, якщо вони йдуть у'не бажаному, з точки зору головуючого, напрямку;

• не докоряти тим, хто виступає, якщо їхня думка не збігається з думкою керівництва, не обривати на півслові, не перебивати репліками тощо;

• щоб досягти результативності наради, потрібно створити на ній вільну і мотивовану атмосферу, дух товариськості.

Окремо виділити критику, як структурний елемент дискусії.

Наради обов'язково повинні викривати недоліки, помилки, але не можна випускати з поля зору їхню остаточну мету — покращення стану справ. Якщо Ви справді прагнете мати користь з наради. Вам необхідно ознайомитися з усіма поглядами, в тому числі і з протилежними Вашим. А це означає, що Вам потрібно дуже обережно добирати слова. Як же слід вести полеміку, щоб не принизити опонента?

• Незважаючи на збудженість, говоріть повільно і неголосно. ^

• Звертайтеся не безпосередньо до опонента, а до всієї аудиторії. Критикувати слід думки, а не людину, що. їх висловила.

• На початку репліки підкресліть, що з деяких питань Ваші погляди цілком збігаються. Це зробить опонента поступливішим.

Важливо також контролювати паузи, що виникають при обговоренні питань. Розпізнавайте такі практичні моменти в дискусії, як розмови на іншу тему, намагання зробити поспішні висновки і неправильні рішення.