Библиографическая запись и ее элементы.

Библиографическая запись и ее элементы.

 

Библиографическая запись – это элемент (компонент) библиографической информации, фиксирующий сведения о документе – объекте записи, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска.

В состав библиографической записи входит библиографическое описание, дополняемое по мере необходимости заголовком, терминами индексирования (классификационными индексами и предметными рубриками), аннотацией (рефератом), шифром хранения документа, сведениями о связи с другими библиографическими записями и другой дополнительной информацией о документе, обеспечивающей доступ к нему.

 

Библиографическая информация и формы ее существования.

На роль заместителя понятия БИ претендует еще одно понятие – «библиографическое сообщение». В специальной и учебной литературе библиографическое сообщение рассматривается как элементарная форма, то есть наиболее простая, далее неделимая структурная единица библиографической информации. Между тем оно не совсем отвечает требованиям, предъявляемым к таковым и прежде всего, требованию предметности. Оно не имеет конкретных очертаний и ускользает от взгляда исследователя как нечто определенное. Данное обстоятельство позволяет утверждать, что библиографическое сообщение – это явление скорее сложное, чем простое, скорее абстрактное, чем конкретное, скорее общее, чем частное. Этим понятием можно обозначить практически все формы существования библиографической информации: и единичную библиографическую запись, и библиографическое пособие, и печатную форму коммуникации, и устную. В терминологическом стандарте библиографическое сообщение определяется как текст, содержащий библиографическую информацию. Если понимать текст широко, не только как печатную знаковую систему, но и устную, тогда можно с этим согласиться.

Но рассмотрение библиографического сообщения как формы существования библиографической информации связывается с его представлением в статике: сообщение – это текст, своего рода продукт, результат. Вместе с тем понятие «библиографическое сообщение» содержит в себе еще и момент осуществления и даже в первую очередь, – процессуальности. Библиографическое сообщение – это акт действия по переводу первично-документальной информации на вторично-документальный уровень, а также по передаче потребителю набора сведений о документе. Именно поэтому оно органично для устной коммуникации, где отсутствует видимая фиксация состояния и очевиден лишь процесс.

В связи с этим библиографическое сообщение предстает не только как феномен процесса активного функционирования библиографической информации, но и как структурная единица библиографической деятельности.

Метапоисковые системы

Еще одним перспективным направлением развития поисковых сервисов в сети является использование метапоисковых систем. Основа метапоисковых систем - это интерфейс между пользователем и множеством поисковых систем. Метапоисковая система не предназначена для индексирования и накопления информации.назначение ее - чистый поиск и обработка результатов поиска.

Метасистема позволяет, в соответствии с пожеланиями пользователя, ограничить свой поиск определенными поисковыми серверами, проверять существование ресурсов, на которые указывают результаты поиска, осуществлять уточненный поиск в результатах поиска и т.д. Метапоисковые системы часто называют клиентами к поисковым серверам.

Примером метапоисковой системы может служить отечественная разработка "ДИСКо Искатель" компании "ДИСКо" (http://www.disco.ru).

Основной чертой метапоисковых систем нового поколения является объединение поисковых серверов различных специализаций. В рамках одного приложения можно осуществлять поиск информации различного типа. При обработке поискового запроса допускается соединение более чем со 100 поисковыми системами (в т.ч. и со специализированными). Результаты поиска дополнительно обрабатываются: ссылки, дублирующие уже найденные, системой исключаются; полученные адреса проверяются на доступность. Есть возможность конфигурации работы с поисковыми серверами (можно выбрать серверы, с которыми будет работать система, указать максимальное число ссылок, получаемых с каждого сервера и т.д.).

Однако и в случае использования метапоисковых систем не обойтись без знаний о традиционных поисковых серверах - именно они служат базой для всякого поиска.

23.Информационно - библиотечный центр

Центр оснащен комплексом современных технических средств и предоставляет современные информационные сервисы для обеспечения потребностей обучения и профессиональной деятельности. Фонды ИБЦ – это более 60000 экземпляров бумажных, аудио, видео и электронных ресурсов, новейшие издания и периодика по профилям специальностей Академии. Электронная база данных библиотеки ежедневно пополняется учебно-методическими пособиями. Благодаря уникальной технологии обработки поступающих журналов, а также систематическому доступу к полнотекстовым лицензионным подписным базам данных, пользователи ИБЦ обладают возможностью получать новейшие данные для подготовки учебных, исследовательских и научных работ. ИБЦ имеет электронный читальный зал, оснащенный современными мультимедийными компьютерами, видеосистемами, ксероксами, сканерами, доступом к справочно-правовым системам. Посетителям оказываются офисные (распечатка, ксерокопирование, брошюровка и др.) и информационные (помощь в поиске информации, консультации по работе в информационных системах и др.) услуги.

24.Информационно-поисковые системы Научной библиотеки.

ПС с бóльшим набором функций и возможностей обычно входят в состав СУБД и именуются информационно-поисковыми системами. Они также создаются и используются для эффективного нахождения пользователями необходимых им данных, в том числе в Интернете.

Терминологически «информационно-поисковая система» (англ. «informationretrievalsystem», IRS) – представляет систему, предназначенную для поиска и хранения информации; пакет программного обеспечения, реализующий процессы создания, актуализации, хранения и поиска в информационных базах и банках данных.

В толковом словаре по вычислительной технике информационно-поисковая система трактуется как «система, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска», а база данных – как «совокупность средств и методов описания, хранения и манипулирования данными, облегчающих сбор, накопление и обработку больших информационных массивов. Организация различных БД отличается видом объектов данных и отношений между ними». В этой связи нелишне рассмотреть дефиниции, связанные с библиографическими базами и банками данных.

Библиографические базы и банки данных – библиографическая информация на машиночитаемых носителях, которая обрабатывается, хранится и выдается с помощью средств вычислительной техники. Библиографический банк данных (ББнД) – одна или несколько библиографических баз данных, имеющих общее лингвистическое и программное обеспечение. Библиографические данные представляются в формате, образующем набор полей для записи отдельных элементов библиографического описания, сведений о содержании документа (аннотаций, рефератов, классификационных индексов, предметных рубрик, ключевых слов), адресно-справочных данных (сигл, шифров хранения и др.).

Библиографические БД по видам отражаемых документов подразделяются на: книги, сериальные издания, статьи, диссертации, патенты и т.д., а по тематике на: универсальные, многоотраслевые, отраслевые, тематические, персональные и др. Крупными являются ББнД национальной библиографии, международных и национальных многоотраслевых и отраслевых информационных систем, а также электронные каталоги (ЭК) национальной и крупной научной библиотек, национальные каталоги.

К числу крупнейших универсальных библиографических БнД всемирного характера относятся электронные информационные ресурсы (ЭИР) Библиотеки Конгресса США. В России ББнД создаются с 1980 года во Всесоюзной книжной палате (ВКП, ныне Российская книжная палата, РКП), с середины 1980-х годов – в таких отраслевых библиотеках, как ЦНСХБ, ГЦНМБ, ГПНТБ. Универсальные национальные и научные библиотеки приступили к формированию ЭК в начале 1990-х годов.

Более подробно вопросы, связанные с БД, рассматриваются в теме 13. Вернёмся к ИПС.

Функционирование современных ИПС основано на двух предположениях:

1) документы, необходимые пользователю, объединены наличием некоторого признака или комбинации признаков;

2) пользователь способен указать этот признак.

Оба эти предположения на практике не выполняются, и можно говорить только о вероятности их выполнения. Поэтому, процесс поиска информации обычно представляет собой последовательность шагов, приводящих при посредстве системы к некоторому результату, и позволяющих оценить его полноту. При этом поведение пользователя, как организующее начало управления процессом поиска, мотивируется не только информационной потребностью, но и разнообразием стратегий, технологий и средств, предоставляемых системой.

Так как пользователь обычно не имеет исчерпывающих знаний об информационном содержании ресурса, в котором проводит поиск, то оценить адекватность выражения запроса, равно как и полноту получаемого результата, он может, отыскав дополнительные сведения, либо организовав процесс таким образом, чтобы часть результатов поиска могла использоваться для подтверждения или отрицания адекватности другой части.

В то же время, для пользователей-профессионалов характерна устойчивость тематического профиля, а в случае, если они являются «информационно-ориентированными», то им свойственно желание и способность организовать информационное пространство проблемы. Это означает, что пользователь создает по существу новый, «самостоятельный» проблемно-ориентированный, индивидуально обновляемый и пополняемый ИР, включающий помимо подборок документов также и метаинформацию, например, словари специальной терминологии, классификаторы предметных областей, описания ресурсов и т.д.

Особенность работы пользователя в режиме «самообслуживания», в контексте задачи автоматизации совокупной деятельности, означает, что система должна представлять среду, обеспечивающую поддержку не только функций потребителя по обработке найденной информации и тех функций, которые традиционно относились к функциям информационного посредника (интерпретация запроса, его перевод на информационно-поисковый язык, выбор ИР, автоматизированный поиск и ручной отбор материалов), но также и такие «обеспечивающие» функции, как: структурирование информационной потребности, лексическая адаптация запроса, оценка, систематизация и обработка результатов поиска, причем на уровне как отдельного документа, так и информационных ресурсов в целом. Отметим, что технические возможности, которыми ныне располагает пользователь, позволяют ему создавать информационный ресурс – формировать массивы, систематизировать и создавать внешние представления их содержания для собственного или внешнего использования.

ИПС делятся на: традиционные (ручные, механические, электро-механические) и автоматизированные (электронные).

Автоматизированные ИПС (АИПС), используют компьютерные программно-технические средства и технологии и предназначаются для нахождения и выдачи пользователям информации по заданным критериям.

Данные в АИПС вводятся на основе специально разрабатываемых форматов ввода. Все сведения об одном объекте в ИПС представляются в виде систематизированных данных, образующих, как бы, одну строку таблицы и называются записью. При этом, например, если ИПС представляет электронный каталог библиотеки, то любое библиографическое описание (БО) документа в нём – одна запись, состоящая из полей, равных количеству элементов БО. Совокупность записей образует БД, которая, как правило, хранится в одном файле. Совокупность БД, объединенных одной СУБД, образует банк данных.

25.Информационно-правовые нормы Конституции РФ

Основной состав информационно-правовых норм Конституции РФ, закрепляющих основные информационные права и свободы, приведен в гл. 3, параграфе 3.2, настоящего учебника (это ч. 3 ст. 15, ст. 23, 24, 29, 33, ч. 3 ст. 41, 42, 43, 44, ст. 45, ст. 55, ч. 3 ст. 56).

Кроме того, Конституция РФ устанавливает порядок подготовки и принятия федеральных и федеральных конституционных законов, условия их применения и действия, по существу устанавливает регламент «производства и распространения таких актов (ч. 3 ст. 90, ст. 102, 103, 104, 105, 106, ч. 2 ст. 108, ст. 114, 115).

Расширенная структура информационного законодательства отражает как его реальное состояние, так и соображения по развитию этого законодательства в направлении постепенного перехода к кодифицированному акту в информационной сфере — Информационному кодексу РФ.

Эту структуру можно представить следующим образом:

1. Информационно-правовые нормы международных актов.
2. Конституция Российской Федерации (конституционные информационно-правовые нормы).
3. Акты отрасли информационного законодательства:
Общая часть
законодательство о реализации права на поиск, получение, передачу и использование информации;
законодательство о гражданском обороте информации (в стадии формирования);
законодательство о документированной информации (об информационных ресурсах, информационных продуктах,
информационных услугах);
законодательство о создании и применении информационных систем, их сетей, иных информационных технологий и средств их обеспечения;
законодательство об информационной безопасности;
Особенная часть

законодательство об интеллектуальной собственности (информационные аспекты);
законодательство о средствах массовой информации;
законодательство о библиотечном деле;
законодательство об архивном фонде и архивах;
законодательство о государственной тайне;
законодательство о коммерческой тайне;
законодательство о персональных данных.

4. Отрасли законодательства РФ, акты которых включают (или должны включать) отдельные информационно-правовые нормы:

конституционное и административное законодательство (в части закрепления информационных прав и свобод и установления компетенции государственных структур по формированию информационных ресурсов и предоставлению информации из них потребителям информации); гражданское законодательство (в части учета особенностей информации как объекта информационного правоотношения) (в стадии формирования);
законодательство о предприятиях и предпринимательской деятельности и о добросовестной конкуренции (в связи с появлением новых возможностей осуществления предпринимательства в сетях) (в стадии формирования); законодательство о труде (в части новых форм и видов трудовой деятельности в информационных сетях) (в стадии формирования);
законодательство об ответственности за правонарушения в информационной сфере (уголовная, административная и гражданско-правовая ответственность).
Вопросы доступа к источникам права сегодня решаются достаточно просто. Известно, что активно действуют автоматизированные справочные системы правовой информации, такие, как Гарант, Кодекс, КонсультантПлюс, ЮСИС и другие подобные системы.

 

 

26. Информационно-технологическое сопровождение библиотечной деятельности

В традиционной системе коммуникаций, не одно столетие базировавшейся на обращении печатных изданий, роль издательств, книготорговых организаций, библиотек и архивов была четко определена и казалась незыблемой. Однако в результате цифровой революции огромный информационный массив трансформировался в компьютерные файлы, размещенные в глобальной компьютерной сети. Это привело к утверждению совершенно иных подходов к созданию, распространению, хранению и доведению до потребителей знаний. Многие из этих принципов еще нуждаются в серьезном теоретическом осмыслении, однако в реальной жизни достижения высоких технологий уже широко применяются наиболее продвинутыми странами. В высшей степени показательно, что именно на базе информационных технологий на наших глазах формируется давно предрекавшееся постиндустриальное общество, в основе которого лежит информация, являющаяся одновременно главным товаром, ресурсом и инструментом экономики.

В доцифровую эру библиотека была единственным учреждением, регулярно занимавшимся сбором, систематизацией, хранением и доведением до потребителей информации. Эта исторически сложившаяся монополия гарантировала библиотеке не очень престижное, но все же достаточно прочное место в системе социальных коммуникаций, поскольку ни в каком другом учреждении потенциальный потребитель не мог получить доступа к профессионально обработанным и тщательно сохраняемым информационным массивам, по сути - к накопленному цивилизацией знанию.

Интернет изначально стал наполняться содержанием, оснащаться средствами систематизации и поиска документов без какого бы то ни было не только контроля, но и участия со стороны библиотек. (исключение составили наиболее гибко мыслящие библиотекари, покинув библиотеки, приняли участие в формировании средств навигации в Интернет, например, Yahoo.) Ныне уже окончательно ясно, что цифровая информационная сеть развивается по собственным законам, опираясь на принципиально новые решения, обеспечивающие систематизацию, хранение и поиск сведений - то есть чисто библиотечные функции.

27. Информационный поиск (ретроспективный)

Ретроспективный поиск информации - информационный поиск, проводимый во всем накопленном массиве документов или фактов по любому запросу, соответствующему тематике и виду информационного массива.

Ретроспективный поиск, реализуемый по мере возникновения запросов, охватывает весь объем информационного фонда, В ИПС, используемой в процессе автоматизированного проектирования, наиболее вероятен ретроспективный поиск информации

Ретроспективный поиск в соответствии с заданными запросами по реферативным изданиям, каталогам картотекам и специальным указателям позволяет достаточно быстро получить необходимые статистические данные для формирования перечня релевантных источников информации.

Осуществитьретроспективный поиск информации более сложно. Поэтому во многих учреждениях пытаются в таких случаях использовать компьютерные системы.

28. Информационный поиск (тематический)

Данный вид поиска целесообразно проводить перед началом разработки какого-либо решения для того, чтобы заранее избежать копирования уже известных решений, учесть все их достоинства и недостатки.

Предметом тематического поиска является интересующая Вас техническая проблема или тема, например, Вашей научно-исследовательской работы. В этом случае поиск представляет собой подбор документов, относящихся к сформулированной в запросе или заказе технической проблеме или теме.

Область тематического поиска представляет собой все релевантные предмету поиска области науки и техники (т.е. имеющие наиболее близкое к нему отношение).

Объем тематического поиска входят опубликованные патентные документы ведущих стран мира (Великобритания, Германия, Россия, СССР, США, Франция, Швейцария, Южная Корея, Япония), международных организаций (ВОИС, ЕПО, ЕАПО) и общедоступные непатентные источники (печатные издания, материалы диссертаций, сведения о выставках и т.п.).

29. Информационный поиск и его виды

Поиск информации представляет собой процесс выявления в некотором множестве документов (текстов) всех тех, которые посвящены указанной теме (предмету), удовлетворяют заранее определенному условию поиска (запросу) или содержат необходимые (соответствующие информационной потребности) факты, сведения, данные.

Процесс поиска включает последовательность операций, направленных на сбор, обработку и предоставление информации.

В общем случае поиск информации состоит из четырех этапов:

§ определение (уточнение) информационной потребности и формулировка информационного запроса;

§ определение совокупности возможных держателей информационных массивов (источников);

§ извлечение информации из выявленных информационных массивов;

§ ознакомление с полученной информацией и оценка результатов поиска.

 

Виды поиска

Полнотекстовый поиск — поиск по всему содержимому документа. Пример полнотекстового поиска — любой интернет-поисковик, например www.yandex.ru, www.google.com. Как правило, полнотекстовый поиск для ускорения поиска использует предварительно построенные индексы. Наиболее распространенной технологией для индексов полнотекстового поиска являются инвертированные индексы.

Поиск по метаданным — это поиск по неким атрибутам документа, поддерживаемым системой — название документа, дата создания, размер, автор и т. д. Пример поиска по реквизитам — диалог поиска в файловой системе (например, MS Windows).

Поиск изображений — поиск по содержанию изображения. Поисковая система распознает содержание фотографии (загружена пользователем или добавлен URL изображения). В результатах поиска пользователь получает похожие изображения. Так работают поисковые системы: PolarRose, Picollator и др.

30. Информационный поиск: опыт определения понятия, цели и границы. Логическое, эмпирическое и эвристическое в поиске. Критерии оценки поиска.

Центральная задача ИП — помочь пользователю удовлетворить его информационную потребность. Так как описать информационные потребности пользователя технически непросто, они формулируются как некоторый запрос, представляющий из себя набор ключевых слов, характеризующий то, что ищет пользователь.

Классическая задача ИП, с которой началось развитие этой области, — это поиск документов, удовлетворяющих запросу, в рамках некоторой статической коллекции документов. Но список задач ИП постоянно расширяется и теперь включает:

• Вопросы моделирования;

• Классификация документов;

• Фильтрация документов;

• Кластеризация документов;

• Проектирование архитектур поисковых систем и пользовательских интерфейсов

• Извлечение информации, в частности аннотирования и реферирования документов;

• Языки запросов и др.

Релева́нтность (англ. relevant) — применительно к результатам работы поисковой системы и экспертной системы — степень соответствия запроса и найденного, то есть уместность результата. В более общем смысле, одно из наиболее близких понятию качества «релевантности» — «адекватность», то есть оценка степени соответствия, но и степени практической применимости результата, а также степени социальной применимости варианта решения задачи.

Пертине́нтность (англ. pertinent) — cоотношение объёма полезной информации к общему объёму полученной информации. Коротко — это пользосоответствие может быть выражено в виде процента наподобие КПД (коэффициент полезного действия).

Пертине́нтность (англ. pertinent) — соответствие найденных информационно-поисковой системой документов информационным потребностям пользователя

Прежде чем начинается процедура поиска информации, возникает информационная потребность, которая представляет собой разновидность нематериальной потребности, потребность в информации, необходимой для решения конкретной задачи или достижения некоей цели

Основная задача информационного поиска – помочь пользователю найти ту информацию, в которой он заинтересован. Из имеющегося множества информациитребуется отобрать подмножество, соответствующее информационной потребности пользователя, обычно выражаемой неким набором ключевых слов.

 

31. Научно-справочный аппарат к тексту документа: состав и особенности научно-технической информации.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.

К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.

К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.

К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.

Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.

Утверждённые Центральной экспертно-проверочной комиссией – экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.

Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.

Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния НСА.

32. Обеспечение юридически значимого электронного документооборота.

В настоящее время в целях повышения эффективности деятельности организаций осуществляется активное внедрение систем электронного документооборота. При этом особое внимание уделяется обеспечению юридической значимости электронных документов. Поэтому проблема создания системы юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) является актуальной для многих современных компаний.

Решение этой проблемы требует комплексного подхода. Для реализации ЮЗЭДО необходимо подготовить определенную техническую, технологическую, организационно-распорядительную и нормативную базу, соответствующую требованиям законодательства, современному уровню развития информационных технологий и отвечающую потребностям бизнеса организации.

Правовые аспекты реализации ЮЗЭДО

В соответствии с Федеральным законом от 26 июля 1995г. N 24-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» для подтверждения юридической силы документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных систем может быть использована электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Именно применение ЭЦП позволяет признать электронный документ равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью[1].

Таким образом, можно определить ЮЗЭДО — как документооборот, при котором участники системы совершают действия по принятию к исполнению электронных документов, удостоверенных ЭЦП, и при этом несут ответственность за совершение, либо не совершение этих действий.

В основе юридической значимости электронного документооборота лежит возможность обеспечить:

подлинность - возможность однозначной идентификации отправителя;

контроль целостности электронного документа, в частности, от несанкционированного создания, изменения или уничтожения данных;

неотрекаемость - невозможность отказа автора от факта подписания электронного документа и получателя от факта его принятия.

Использование в системе ЮЗЭДО средств ЭЦП позволяет обеспечить все необходимые составляющие юридической значимости электронных документов, обеспечивающих их гражданско-правовую защиту.

Правовой базой для создания ЮЗЭДО служит вступивший в силу 10 января 2002 года Закон №1_ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который разрешает использование электронных документов наравне с документами на бумаге, заверенными собственноручными подписями и печатями организаций.

Условия равнозначности электронного документа, заверенного ЭЦП, и документа на бумаге, заверенного собственноручными подписями и печатями, оговоренные в Законе об ЭЦП[2], заключаются в том, что:

ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи;

подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;

сертификат ключа подписи данного документа действуют на момент подписания или на момент проверки подписи. То есть ключ ЭЦП не скомпрометирован, не передавался другому лицу, сертификат не аннулирован. При этом необходимо наличие доказательств, определяющих момент подписания.

Безусловно, при реализации системы ЮЗЭДО необходимо обратить внимание на обеспечение конфиденциальности электронного документа. Однако важно понимать, что ЭЦП не решает эту задачу, поэтому при реализации ЮЗЭДО необходимо предусмотреть возможность шифрования электронных документов.

Таким образом, в соответствии с существующей нормативно-правовой базой, использование ЭЦП должно являться основой при реализации систем ЮЗЭДО. При этом необходимо соблюдать обязательные условия, позволяющие признавать ЭЦП равнозначной собственноручной подписи.

Организационные аспекты реализации ЮЗЭДО

1. Разработка регламентной документации

В соответствии с нормами действующего законодательства, для определения условий, при которых участники системы документооборота договариваются принимать к исполнению документы, удостоверенные ЭЦП, они должны заключить между собой соглашение[3]. Если участники являются сотрудниками одной организации (внутрикорпоративный документооборот), то такое соглашение оформляется в виде распорядительного документа (например, положения), который вводится в действие решением руководителя организации. В противном случае, участники системы документооборота оформляют это соглашение в виде договора.

Данное соглашение должно регламентировать все аспекты применения ЭЦП для удостоверения документов в конкретных системах электронного документооборота. К таким аспектам относятся:

условия равнозначности ЭЦП собственноручной подписи;

условия применения средств ЭЦП;

порядок организации криптографической защиты информации

порядок работы с УЦ;

порядок разрешения споров в досудебном порядке.

Регламент должен определять перечень программного обеспечения, с помощью которого могут создаваться электронные документы, форматы документов и сертификата ЭЦП.

2. Удостоверение точного времени создания документа

Кроме заверки документов электронной подписью, необходимо зафиксировать точное время их создания. Это позволяет предотвращать возможные конфликты при обмене документами между партнерами, коллегами и т.п. Создать официальное доказательство факта существования документа на определенный момент времени позволит использование штампов времени. Поэтому ЮЗЭДО должен быть интегрирован со службой штампов времени.

Служба штампов времени позволяет в один из атрибутов системы помещать штамп, фиксирующий момент создания ЭЦП. При таком решении имеется возможность проверять ЭЦП с учетом того, действовал ли сертификат в момент создания этой ЭЦП, а не в момент проверки.

Таким образом, для реализации и внедрения ЮЗЭДО необходимо предусмотреть комплекс организационных мер, включающих разработку соглашения о применении ЭЦП и организацию надежного хранения закрытых ключей. К таким мерам можно отнести и интеграцию системы ЮЗЭДО со службой штампов времени. Именно эти меры помогут избежать разногласий и конфликтов, которые могут возникнуть в процессе использования системы ЮЗЭДО.

Технические аспекты реализации ЮЗЭДО

На основании Закона об ЭЦП и других нормативных актов можно сформулировать следующие технические требования, необходимые для обеспечения юридической значимости ЭЦП и внедрения системы ЮЗЭДО:

внедрить технологию ЭЦП на основе асимметричных криптографических алгоритмов;

организовать техническую службу, выполняющую функцию реестра сертификатов – хранилища выпущенных УЦ сертификатов;

внедрить инфраструктуру открытых ключей подписи, организовать УЦ сертификатов ключей подписи;

обеспечить использование сертифицированных технических средств при генерации ключей подписи;

внести изменения в стандарты на оформление документов, устанавливающие, что владельцем ключа ЭЦП может стать только доверенное физическое лицо, н