Информационные технологии документационного обеспечения управления

Экономическая информация имеет дискретный характер, т.е. может быть структурирована и представлена как совокупность отдельных структурных единиц информации. Важнейшими видами структурных единиц информации являются: реквизит; показатель; документ.

На основе показателей строятся документы, которые могут включать один или несколько логически связанных показателей. Форма документа определяет расположение и формат значений реквизитов.

В заголовочной части формы документа располагают реквизиты, идентифицирующие форму или отдельный экземпляр документа (например, название документа, код формы или документа).

Содержательная часть формы документа может содержать информацию различного представления — текст, анкету, таблицы и т.д.

Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие документу правовую силу (подписи лиц, дату составления или заполнения документа).

Умение определить количество и состав реквизитов в документе позволяет оценить уровень его информативности, рассчитать объемы информации (зная разрядность каждого реквизита — объем информации в документе, зная число документов — общий объем информации).

Жизненный цикл документа — это интервал времени от момента создания до момента сдачи (или уничтожения) документа. Между этими моментами осуществляется движение документа — документооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления.

Несмотря на компьютерную революцию на рубеже XX и XXI вв., документация, в том числе бумажная, остается важным носителем информации для выработки на его основе управленческого решения, а также фактическим подтверждением распоряжений и указаний официальных лиц (руководителей предприятия, государственных органов). Это лишний раз доказывает важность изучения документирования как существенной составной части системы управления предприятием. Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством.

Документационное обеспечение управления предполагает создание имеющих юридическую силу документов. Документирование информации — это запись информации на бумаге или другом носителе по правилам, устанавливаемым органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

На территории Российской Федерации понятие документирования регламентируется законом "Об информации, информатизации и защите информации". В нем оговариваются также вопросы юридической силы электронных документов (ст. 5, "Документирование информации").

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии.

Цель документирования — придание информации юридической силы. Это происходит при размещении информации на носителе по утвержденной органом управления форме, сопровождении ее установленными реквизитами регистрации и учета, указанием на создателя — юридическое или физическое лицо, наличии подписи ответственного должностного лица-изготовителя на самом документе, даты изготовления и внесения изменений.

Задокументированная информация, полученная на законных основаниях из государственных информационных ресурсов гражданами и организациями, может быть использована для создания производной информации даже для коммерческого распространения при условии ссылки на источник информации.

С другой стороны, все предприятия обязаны представлять документированную информацию государственным органам. Перечень документированной информации, представляемой в обязательном порядке, утверждает Правительство Российской Федерации. Порядок и условия обязательного представления информации, содержащей государственную тайну, и конфиденциальной информации устанавливаются и осуществляются в соответствии с законодательством об этих категориях информации.

Делопроизводство и документооборот — основные процессы, обеспечивающие информацией лиц, принимающих решения, для реализации возложенных на них функций управления государственными или частными структурами. Целью создания электронного документооборота и делопроизводства является обеспечение оптимизации решения задач документационного и информационного обеспечения управленческой деятельности. Такие задачи могут быть решены благодаря созданию базы информационной поддержки принятия управленческих решений, сокращению сроков рассмотрения служебных записок и прочих обращений сотрудников, сокращению сроков ответа на обращения, более быстрого создания распорядительных актов, а также повышения ответственности за их исполнение, создания банка нормативно-правовой и законодательной информации для принятия управленческих решений, принятия единых принципов регистрации и учета документов.

Система электронного документооборота и делопроизводства на предприятии должна поддерживать возможности: создания проектов документов и их согласования, электронной рассылки документов, регистрации документов, учета служебной корреспонденции, поиска необходимых документов, контроля исполнения распоряжений. Создание электронной службы протоколов означает создание сервера банка документов в целях обеспечения оперативного доступа сотрудников к актуальным документам.

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. При переходе к электронным документам и автоматизации документо-оборота рост производительности труда сотрудников увеличивается на 25-50%, сокращается время обработки одного документа более чем на 75%.

В последние десятилетия в современных системах автоматизации документооборота успешно используются новые технологии:

Системы обработки изображений документов (Imaging System) предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Системы обработки изображений осуществляют сканирование документов для записи на сервер, их классификацию по различным критериям, передачу изображений на рабочую станцию для просмотра, модификации или печати.

Системы оптического распознавания символов (Optical Character Recognition System, OCR) позволяют осуществлять перевод бумажных документов в электронную форму. С помощью сканирующего устройства считывается изображение документа. В результате распознавания текста изображение документа отображается в файл, отформатированный как текстовый. Различные распознавательные механизмы в этих системах дают возможность обрабатывать любые шрифты и любые тексты. Из существующих систем можно отметить системы, ориентированные прежде всего на распознавание русскоязычных текстов — FineReader и CuneiForm.

Системы управления документами, СУД (Document Management System, DMS) предназначены для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов. Развитые системы управления документами осуществляют следующие функции:

• индексирование документов;
• полнотекстовый поиск по ключевым словам;
• организацию доступа к документу независимо от места его хранения;
• поиск и управление документами с помощью ключевых компонентов (оглавление, название раздела);
• многоуровневую защиту данных, которая разрешает доступ к документам только отдельным пользователям или устанавливает виды доступа, например, "только для чтения" и т.д.

Системы автоматизации деловых процессов, АДП (Work-Flow System) предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документы в таких системах обрабатываются по принятому в организации алгоритму и перемещаются в рамках корпоративной системы между отдельными подразделениями и исполнителями по заранее определенным маршрутам.
Системы для обеспечения деятельности рабочих групп (Groupware) предназначены для организаций, сотрудникам которых по характеру их деятельности требуется постоянный обмен документами. Такие приложения позволяют обрабатывать как структурированную, так и неструктурированную информацию.

Основными функциями программного обеспечения для рабочих групп являются:

• электронная почта;
• поддержка видеоконференций/совещаний;
• совместное использование документов;
• маршрутизация документов;
• управление изображениями документов;
• календарное планирование и др.

В современных системах автоматизации документооборота наблюдается тенденция интеграции этих технологий, они могут применяться как в качестве отдельных, так и интегрированных компонентов.

Компьютерные технологии подготовки и обработки текстовых документов

4.2.1.Классификация систем подготовки текстовых документов

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения следующим образом:

Редакторы текстов (text editor), которые являются составной частью более сложных программных систем и выполняют простые функции. Предназначены они в основном для подготовки текстов программ и обычно встроены в систему программирования на конкретном языке программирования (Turbo Pascal, Turbo СИ и др.). Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяет особенности построчной записи текстов на языках программирования, хотя этот набор и весьма широк. Примером встроенного текстового редактора может служить редактор Norton Commander, который не может обрабатывать тексты значительной длины, но зато очень быстро загружается, что удобно для внесения оперативных изменений.

Когда основная задача пользователя состоит в подготовке текстов на естественных языках для печатания документов, набор операций редактора должен быть существенно расширен, и программный продукт переходит в новое качество — систему подготовки текстов (продукт, которому соответствует англоязычный термин word processor). Такие программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить текстовые процессоры и настольные издательства.

Текстовые процессоры — это специальные сервисные программы, входящие в состав прикладного программного обеспечения, предназначенные для подготовки, редактирования, оформления и печати документов и текстов различных видов с помощью ЭВМ. При работе с текстовым процессором возможно многократно исправлять его отдельные фрагменты, не вводя заново весь текст, вносить в текст другие материалы, также подготовленные на компьютере и хранящиеся в других файлах (например, схемы, таблицы), печатать на принтере текст в нужном количестве экземпляров. Можно автоматически составлять оглавление документов, проверять правильность написания слов, составлять по заданным текстам словари и т.д.

В текстовых процессорах есть специальные функции для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

• ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, что дает приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;
• предварительное описание структуры будущего документа, в котором задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и т.п.;
• автоматическую проверку орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;
• ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;
• объединение документов в процессе подготовки текста к печати;
• одновременную обработку различных
• создание и использование собственных макрокоманд для обработки текста;
• одновременную обработку различных
• создание и использование собственных макрокоманд для обработки текста;
• импорт файлов в различных форматах, подготовленных другими программными продуктами;
• экспорт файлов, т.е. перезапись их в другом формате с целью использования в иных программных продуктах;
• автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста, что объясняется необходимостью включения в текст дополнительной информации, описывающей структуру документа, шрифты и тому подобное, поскольку у каждого слова или даже символа могут быть свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, нельзя прочесть и, следовательно, отредактировать и напечатать другими текстовыми процессорами. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения — конверторы, гарантирующие получение выходного файла в формате текстового процессора — получателя документа.

Программа-конвертор на входе принимает информацию в одном формате, а как результат своей работы выдает информацию в виде файла в другом (требуемом) формате. Дальнейшее усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конверторы практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня многие программы текстовой обработки поддерживают наиболее популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Условно их можно разделить на две группы.

К первой группе можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. К ним относятся WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, TCube.

Текстовые процессоры второй группы имеют существенно меньшие возможности, однако удобнее в использовании, ими легче пользоваться, они работают быстрее, требуют меньше оперативной памяти и существенно ниже по стоимости. К этой группе можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec just Write, DacEasy Word.

Одним из самых распространенных текстовых процессоров является редактор Word, входящий в интегрированный пакет Microsoft Office. Новые версии Word обладают еще большими преимуществами по сравнению с предыдущими. Так, например, текстовый процессор Word 2000 предназначен для подготовки как простых документов (деловых писем, объявлений, справок, извещений и т.д.), так и сложных документов большого объема с таблицами, формулами, графиками, диаграммами, рисунками (научные отчеты и монографии), а также верстки газетных страниц, подготовки художественных книг с иллюстрациями.

Издательские системы или настольные издательства (desktop publishing, пакеты DTP или НИС). Издательские системы позволяют подготавливать тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации разного рода полиграфических эффектов, а также вывода текстов на фотонаборные автоматы. Они используются для оформления больших документов, книг, газет, буклетов.

Пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров тем, что имеют более широкие возможности управления подготовкой текста, и подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего качества. У всех пакетов есть характеристики, отсутствующие в абсолютном большинстве текстовых процессоров, например, сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т.д. Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно выделить:

• настольные издательства профессионального уровня, предназначенные для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала (к ним относятся QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows);
• издательские системы начального уровня, которые не рассчитаны на получение промышленной полиграфической продукции, а используются, например, при создании информационного бюллетеня или поздравительной открытки. Пакеты этой группы ориентируются на пользователя, который пользуется ими эпизодически (к этой группе относятся Microsoft Publisher, Pageplus for Windows).