Цели и задачи совершенствования системы информационного обеспечения управленческой деятельности

В период информатизации общества формирование и производство информации становится важнейшим для ее полноценного применения.

Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением.

Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п.

Эти цели управления информационными ресурсами похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами.

Задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• cоздание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления;
• правильный отбор первичных сведений и источников информации;
• правильная систематизация и классификация информации;
• непрерывность процесса сбора и переработки информации;
• отсутствие дублирования информации;
• проверка корректности (непротиворечивость данных);
• многократное использование информации;
• приведение к общему формату информации;
• фильтрация, агрегирование и актуализация информации;
• оптимизация числа показателей и уменьшение объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Задачи создания и совершенствования системы информационного обеспечения:

• определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);
• определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;
• унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;
• организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;
• организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);
• формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;
• формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;
• организация обратной связи — осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации.