Начало работы в Microsoft Access

Чтобы начать работу с СУБД Access, необходимо после загрузки операционной системы запустить ее. Это можно сделать, например, так: в меню Пуск выбрать пункт Программы и в появившемся меню щелкнуть на пункте Microsoft Access. Появившееся после запуска окно Access представлено на Рис. 1. Для быстрого запуска Access удобно иметь ярлык этой программы на рабочем столе Windows. Создать ярлык можно разными способами. Например, выберите программу Microsoft Access, как при ее запуске. Нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню последовательно выберите команды Отправить и Рабочий стол. Ярлык будет создан и отобразится на рабочем столе и запуск можно выполнить двумя нажатиями мыши на ярлыке.

Рассмотрим основные элементы окна Access: строка заголовка, строка меню, панель инструментов, область задач.

В строке заголовка содержится кнопка системного меню, название приложения и кнопки, управляющие представлением окна на экране.

Строка меню содержит несколько пунктов, каждый из которых имеет собственное ниспадающее меню, открываемое щелчком мыши на этом пункте. Ниспадающее меню содержит команды Access. Для получения справки о назначении команды можно вызвать справку, набрав команду Справка|Что это такое?. Э та команда позволяет получить сведения как о доступных, так и о недоступных командах в текущем режиме Access.

 

 

Рис. 1

 

Панель инструментов состоит из значков-кнопок, представляющих собой наиболее часто используемые команды меню. Кнопки панели позволяют, не обращаясь к командам, выполнить те же операции, но белее быстрым и удобным способом. Набор команд и их графических представлений на панели инструментов является основой интерфейса пользователя, который позволяет в диалоговом режиме выполнить основные работы в среде Access.

Панель Область задач отображается после запуска Access, она позволяет начать работу с базой данных (уже существующей или вновь создаваемой).

В отличие от многих других приложений (таких, как Word), пользователю нет необходимости специально сохранять базу данных. Сохранение выполняется автоматически после присвоения названия БД. Access записывает данные на диск всякий раз при вводе записей или внесении изменений в объекты БД. Именно поэтому в начале создания базы данных Access запрашивает ее название. Необходимо сохранять объекты внутри самой БД после их создания или редактирования (формы, отчеты, запросы и т.д.).

 

Создание таблиц данных

Рассмотрим на примере таблицы данных Преподаватели ее создание в MS ACCESS. Ее структура представлена в Таблица 1.

Таблица 1.

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый
Дисциплина	Текстовый
Телефон	Текстовый
Оклад	Денежный

 

При вводе данных в поле Должность должны вводиться только слова Профессор, Доцент или Ассистент. В противном случае на экране должно появляться сообщение о неверном вводе данных. Значение по умолчанию в этом поле сделаем Доцент.

 

Рис. 2

Для создания новой базы данных после запуска Access на панели задач нужно выбрать пункт Новая база данных. Если панель задач не открыта, можно воспользоваться командами в строке меню Файл – Создать, после чего появится панель задач. После выбора пункта меню в появившемся окне (Рис. 2) нужно выбрать каталог, в котором будет сохранен файл БД, и задать имя файла новой БД. После нажатия кнопки Создать открывается окно новой БД (Рис. 3).

Access для создания новой таблицы БД предлагает три способа их создания: в режиме конструктора, с помощью мастера, путем ввода данных.

 

Рис. 3