Створення іменованого діапазону в Excel

a. Перейдіть до Excel і відкрийте аркуш, який потрібно імпортувати.

b. Виділіть діапазон клітинок із даними, які потрібно імпортувати.

c. Клацніть виділений діапазон правою кнопкою миші та виберіть команду Назвати діапазон.

d. У діалоговому вікні Нове ім’я вкажіть ім’я діапазону в полі Ім’я та натисніть кнопку ОК.

Пам’ятайте, що за раз можна імпортувати лише один аркуш. Щоб імпортувати дані з кількох аркушів, потрібно повторити операцію імпорту для кожного з них.

2. Перегляньте вихідні дані та виконайте дії згідно з наведеною нижче таблицею.

Елемент	Опис
Кількість стовпців	Кількість вихідних стовпців, які потрібно імпортувати, не може перевищувати 255, позаяк Access підтримує не більше 255 полів у таблиці.
Пропускання стовпців і рядків	У вихідний аркуш або іменований діапазон рекомендовано включати лише рядки та стовпці, які потрібно імпортувати. Рядки Під час операції імпортування не можна фільтрувати або пропускати рядки. Стовпці Під час імпортування не можна пропускати стовпці, якщо дані додаються до наявної таблиці.
Табличний формат	Переконайтеся, що всі клітинки мають табличний формат. Якщо аркуш або іменований діапазон включає об’єднані клітинки, вміст клітинки буде розміщено в полі, яке відповідає крайньому лівому стовпцю, а інші поля залишаться пустими.
Пусті стовпці, рядки та клітинки	Видаліть усі непотрібні пусті стовпці та рядки з аркуша або діапазону. Якщо аркуш або діапазон містить пусті клітинки, додайте відсутні дані. Якщо заплановано додати записи до наявної таблиці, переконайтеся, що відповідне поле в таблиці приймає пусті (відсутні або невідомі) значення. Поле прийматиме пусті значення, якщо його властивість Обов’язково (Required) має значення Ні, а властивість Правило перевірки (ValidationRule) не забороняє пустих значень.
Значення помилок	Якщо одна або кілька клітинок в аркуші або діапазоні містять значення помилок, наприклад,#NUM і #DIV, виправте ці значення перед початком операції імпортування. Якщо вихідний аркуш або діапазон містить значення помилок, пусте значення буде розміщено у відповідному полі в таблиці..
Тип даних	Щоб уникнути помилок під час імпортування, переконайтеся, що кожен вихідний стовпець містить дані одного типу у всіх рядках. Access просканує перші вісім вихідних рядків, щоб визначити тип даних полів у таблиці. Рекомендовано перевірити, чи перші вісім вихідних рядків не мають значень різних типів даних у всіх стовпцях. Також перед операцією імпортування рекомендовано відформатувати всі вихідні стовпці в Excel і призначити певний формат даних кожному з них. Форматування рекомендовано виконати, якщо стовпець включає значення різних типів даних. Наприклад, стовпець «Номер рейса» може містити числові та текстові значення, наприклад, 871, AA90 і 171. Щоб уникнути відсутніх або неправильних значень, виконайте такі дії: 1. Клацніть стовпець правою кнопкою миші та виберіть пункт Формат клітинок. 2. На вкладці Число в області Числові формати виберіть формат. Для стовпця «Номер рейса» найкраще вибрати варіант Текстовий. 3. Натисніть кнопку ОК. Якщо вихідні стовпці відформатовано, але вони все ще містять мішані значення в рядках після восьмого рядка, під час операції імпортування можна пропустити або неправильно перетворити значення..
Перший рядок	Якщо перший рядок аркуша або іменованого діапазону містить імена стовпців, в Access можна вказати, що під час операції імпортування дані в першому рядку мають сприйматися як імена полів. Якщо вихідний аркуш або діапазон не включає імен, перед початком операції імпортування рекомендовано додати їх до джерела. ПРИМІТКА Якщо заплановано додати дані до наявної таблиці, переконайтеся, що ім’я кожного стовпця збігається з іменем відповідного поля. Якщо ім’я стовпця відрізняється від імені відповідного поля в таблиці, операцію імпортування не буде виконано. Щоб переглянути імена полів, відкрийте таблицю в режимі конструктора в Access.

1. Закрийте вихідну книгу, якщо її відкрито. Якщо вихідний файл залишатиметься відкритим, під час операції імпортування можуть виникнути помилки перетворення даних.