Імпортування та зв’язування з даними у книзі Excel

Імпортування та зв’язування з даними у книзі Excel

Дані із книги Microsoft Office Excel можна перенести в Microsoft Office Access у кілька способів. Можна скопіювати дані з відкритого аркуша та вставити його в таблицю Access, імпортувати аркуш до нової або наявної таблиці або зв’язати аркуш із базою даних Access.

У цій статті детально описано процес імпортування або зв’язування з даними Excel в Access.

Загальні відомості про імпортування даних з Excel

Якщо заплановано зберегти всі дані або їх частину з одного або кількох аркушів Excel в Access, слід імпортувати вміст аркуша до нової або наявної бази даних Access. Під час імпортування даних в Access буде створено їх копію в новій або наявній таблиці без змінення вихідного файлу Excel.

Типові сценарії імпортування даних Excel до Access

· Ви досвідчений користувач Excel, але для більш ефективної роботи з даними вам потрібно користуватись Access. Можна перемістити дані з аркушів Excel до однієї або кількох нових баз даних Access.

· Відділ або робоча група використовує Access, але час від часу отримує дані у форматі Excel, які потрібно вносити до баз даних Access. Можна імпортувати аркуші Excel до бази даних у міру їх отримання.

· Ви використовуєте Access для керування даними, але щотижневі звіти від решти вашої команди надходять у вигляді книг Excel. Краще автоматизувати процес імпорту таким чином, щоб кожного тижня у визначений час дані, які надходять, додавалися до бази даних.

Якщо імпортування даних з Excel здійснюється вперше

· Не можна зберегти книгу Excel як базу даних Access. Excel не підтримує можливості створення бази даних Access на основі даних Excel.

· Якщо книгу Excel відкрито в Access (для цього в діалоговому вікні Відкриття файлу слід вибрати у списку Тип файлів варіант Файли Microsoft Office Excel і вибрати потрібний файл), буде створено зв’язок із книгою Access, але дані не імпортуватимуться. Зв’язування із книгою суттєво відрізняється від імпортування аркуша до бази даних.

Імпортування даних з Excel

У цьому розділі описано, як підготуватися до операції імпортування та запустити її, а також як зберегти параметри імпорту як специфікацію для подальшого повторного використання. Слід пам’ятати, що можна одночасно імпортувати дані лише з одного аркуша. Не можна відразу імпортувати всі дані із книги цілком.

Підготовка аркуша

1. Знайдіть вихідний файл і виберіть аркуш із даними, які потрібно імпортувати до Access. Якщо потрібно імпортувати лише частину аркуша, можна визначити іменований діапазон, який містить лише клітинки, які потрібно імпортувати.

Запуск операції імпортування

1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт клацніть елемент Excel.

ПРИМІТКА Вкладка Зовнішні дані доступна, лише якщо відкрито базу даних.

2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані - Таблиця Excel у полі Ім’я файлу вкажіть ім’я файлу Excel із даними, які потрібно імпортувати.

-або-

Натисніть кнопку Огляд і за допомогою діалогового вікна Відкриття файлу знайдіть файл, який потрібно імпортувати.

3. Укажіть спосіб зберігання імпортованих даних.

Щоб зберегти дані в новій таблиці, виберіть варіант Імпортувати дані джерела до нової таблиці в поточній базі даних. Пізніше буде запропоновано присвоїти цій таблиці ім’я.

Щоб додати дані до наявної таблиці, виберіть варіант Додати копію записів до таблиці та виберіть таблицю з розкривного списку. Цей параметр недоступний, якщо база даних не містить таблиць.

4. Натисніть кнопку ОК.

Буде запущено майстер імпорту електронних таблиць, який допоможе здійснити операцію імпортування. Перейдіть до наступних кроків.

Запуск збереженого завдання

1. В області переходів Outlook виберіть пункт Завдання та двічі клацніть завдання, яке потрібно запустити.

2. На вкладці Завдання у групі Microsoft Office Access виберіть елемент Імпортувати .

3. Відкрийте цільову таблицю в поданні таблиці. Порівняйте дані в таблиці з вихідним аркушем і переконайтеся, що вони правильні.

Зв’язування з даними Excel

Зв’язавши базу даних Access з даними іншої програми, можна скористатися наявними в Access засобами створення запитів і звітів, причому не потрібно зберігати копію даних Excel у базі даних.

Після додавання зв’язку з аркушем або іменованим діапазоном Excel в Access створюється нова таблиця, зв’язана з вихідними клітинками. Будь-які зміни у вихідних клітинках Excel відображаються у зв’язаній таблиці. Однак, вміст відповідної таблиці в Access змінити не можна. Додавати, редагувати або видаляти дані можна лише у вихідному файлі.

Підготовка даних Excel

1. Знайдіть файл Excel і аркуш або діапазон із даними, з якими потрібно зв’язатися. Якщо не потрібно зв’язатися з усім аркушем, можна визначити іменований діапазон, який включає лише потрібні клітинки.

Створення зв’язку

1. На вкладці Зовнішні дані у групі Імпорт клацніть елемент Excel.

ПРИМІТКА Вкладка Зовнішні дані доступна лише за відкритої бази даних.

2. У діалоговому вікні Отримати зовнішні дані - Таблиця Excel у полі Ім’я файлу вкажіть ім’я вихідного файлу Excel.

3. Виберіть пункт Підключитися до джерела даних за допомогою створення пов’язаної таблиці та натисніть кнопку ОК.

Буде запущено майстер зв’язування електронних таблиць, який допоможе виконати операцію зв’язування.

4. На першій сторінці майстра виберіть аркуш або іменований діапазон і натисніть кнопку Далі.

5. Якщо перший рядок вихідного аркуша або діапазону містить імена полів, виберіть варіант Перший рядок містить заголовки стовпців. Заголовки стовпців використовуються в Access для іменування полів таблиці. Якщо ім’я стовпця включає певні спеціальні символи, його не можна використати як ім’я поля в Access. У таких випадках відобразиться повідомлення про те, що полю буде призначено припустиме ім’я. Для продовження натисніть кнопку ОК.

6. На останній сторінці майстра вкажіть ім’я для зв’язаної таблиці та натисніть кнопку Готово. Якщо таблиця з указаним іменем уже існує, буде запропоновано перезаписати наявний файл. Натисніть кнопку Так, щоб перезаписати файл, або кнопку Ні, щоб указати інше ім’я файлу.

Буде здійснено спробу створення зв’язаної таблиці. Якщо операцію завершено успішно, відобразиться повідомлення Зв’язування таблиці завершено. Відкрийте зв’язану таблицю та перегляньте поля та дані, щоб переконатися, що всі поля містять правильні дані.

За наявності значень помилок або неправильних даних потрібно виправити помилки у вихідних даних. Додаткові відомості про виправлення неполадок зі значеннями помилок або неправильними значеннями див. у наступному розділі.

Усунення помилки #Num! та інших неправильних значень у зв’язаній таблиці

Навіть за відображення повідомлення Зв’язування таблиці завершено слід відкрити таблицю в поданні таблиці, щоб переконатися, що рядки та стовпці містять правильні дані.

За наявності в таблиці помилок або неправильних даних виконайте дії, описані в цій таблиці, і повторіть операцію зв’язування. Пам’ятайте, що значення не можна додати безпосередньо до зв’язаної таблиці, позаяк її призначено лише для читання.

Проблема	Усунення
Графічні елементи	Графічні елементи на аркуші Excel, наприклад, емблеми, схеми та рисунки, не можна зв’язати з Access.
Формат відображення	Може знадобитися встановити властивість певних полів Формат (Format) у режимі конструктора, щоб переконатися, що в поданні таблиці правильно відображено дані.
Обчислювані значення	Результати обчислюваних стовпця або клітинок відображаються у відповідному полі, але саму формулу (або вираз) в Access відображено не буде.
Скорочені текстові значення	Збільште ширину стовпця в поданні таблиці. Якщо після цього значення все ще не відображено повністю, можливо, воно містить більше 255 символів. У програмі Access можна зв’язатися лише з першими 255 символами, тому слід імпортувати дані, а не зв’язуватися з ними.
Повідомлення про переповнення числового поля	Зв’язана таблиця може відображатися правильно, але під час запуску запиту до таблиці може відобразитися повідомлення про помилку Переповнення числового поля. Це може бути зумовлено конфліктом між типом даних поля у зв’язаній таблиці та типом даних, які зберігаються в цьому полі.
Значення TRUE або FALSE і -1 або 0	Якщо вихідний аркуш або діапазон включає стовпець, який містить лише значення TRUE або FALSE, для стовпця у зв’язаній таблиці буде створено поле «Так/Ні». Однак, за наявності у вихідному аркуші або діапазоні стовпця, який містить лише значення -1 або 0, для стовпця в застосунку Access за промовчанням буде створено числове поле, і змінити тип даних відповідного поля в таблиці не вдасться. Якщо у зв’язаній таблиці потрібно розмістити поле «Так/Ні», переконайтеся, що вихідний стовпець включає значення TRUE та FALSE.
Багатозначні поля	У програмі Access не підтримується наявність кількох значень у полі, навіть якщо вихідний стовпець містить список значень, розділених крапкою з комою (;). Список значень вважатиметься окремим значенням, і його буде розміщено в текстовому полі.
#NUM!	Повідомлення про помилку #Num! відобразиться в полі замість фактичних даних за таких умов: · Якщо вихідний стовпець містить кілька числових значень або значень дат у стовпці з переважно текстовими значеннями, числові значення або значення дат імпортовано не буде. · Якщо вихідний стовпець містить кілька текстових значень у стовпці з переважно числовими значеннями, текстові значення імпортовано не буде. · Якщо вихідний стовпець містить кілька текстових значень у стовпці з переважно значеннями дат, текстові значення імпортовано не буде. Виконання цих дій допомагає звести до мінімуму появу пустих значень у таблиці: 1. Переконайтеся, що вихідний стовпець не містить значень різних типів даних. 2. Відформатуйте стовпці у файлі Excel. 3. Під час операції зв’язування виберіть правильний тип даних для кожного поля. Якщо вказано неправильний тип даних, стовпець результатів може містити лише значення #Num! у всіх рядках даних.
Значення дат замінено числовими значеннями	Якщо в полі відображено випадкове п’ятизначне число, перевірте, чи вихідний стовпець містить як (переважно) числові значення, так і кілька значень дат. Значення дат, які відображено в числових стовпцях, неправильно перетворено на числа. Замініть значення дат числовими значеннями та повторіть операцію зв’язування.
Числові значення замінено значеннями дат	Якщо в полі відображено випадкове значення дати, перевірте, чи вихідний стовпець містить як (переважно) значення дат, так і кілька числових значень. Числові значення, які відображено у стовпцях дат, неправильно перетворено на дати. Замініть числові значення значеннями дат і повторіть операцію зв’язування.

 

Імпортування та зв’язування з даними у книзі Excel

Дані із книги Microsoft Office Excel можна перенести в Microsoft Office Access у кілька способів. Можна скопіювати дані з відкритого аркуша та вставити його в таблицю Access, імпортувати аркуш до нової або наявної таблиці або зв’язати аркуш із базою даних Access.

У цій статті детально описано процес імпортування або зв’язування з даними Excel в Access.