Тема 7. Электронный документооборот и цифровая подпись

85. Что такое электронный документ?

Электронный документ -совокупность данных, зафиксированных на материальном носителе и/или передаваемых по электронным каналам связи с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора. Электронныйдокумент может создаваться на основе документа на бумажном носителе, на основе другого электронного документа либо порождаться в процессе информационного взаимодействия Сторон без каких-либо преобразований. Электронная подпись предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ, и является аналогом собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.

 

86. Что такое электронная подпись?

Электронная подпись - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи (целостность), принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи (авторство), а в случае успешной проверки подтвердить факт подписания электронного документа (неотказуемость).

 

87. Что входит в учётный контур организации?

ведение организационной структуры предприятия;

составление и ведение штатного расписания;

ведение учетных карточек сотрудников;

кадровый документооборот;

пенсионный учет;

военный учет;

табельный учет;

учет больничных;

учет командировок;

учет отпусков и отсутствия;

учет различных видов стажа.

 

88. Что входит в расчётный контур организации?

расчет заработной платы;

расчет командировочных расходов;

расчет начислений и удержаний;

оформление и расчет нарядов на выполнение работ.

 

89. Каковы правила электронной переписки?

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми (имя или эл. адрес из визитки).

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Правило 4. Используйте «Re:» только для ответа.

Правило 5. Вставляйте адрес получателя в последнюю очередь.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма (пример «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата»).

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении (признак неуважения и недоверия к своему партнеру)

Правило 15. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением(смайлики, LOL)

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Правило 19. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо (возможно, лучше позвонить).

 

 

Тема 8. Требования к тексту документа

90. Как проводится рубрикация текста документа?

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой. В конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).

 

91. Как оформляются поля документа?

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате A3 (297x420).

В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30--2003 поля должны быть не менее: левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

 

92. Каким образом нумеруются страницы документа?

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или е.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.