Тема 2. Реквизиты документов 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Тема 2. Реквизиты документов



Вопросы к зачету

Тема 1. Унификация и стандартизация документов

1. Как определяется понятие «документ»?

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007: Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

 

2. Что понимается под стандартизацией документов?

Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы.

 

3. В каком случае документ имеет юридическую силу?

Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:

  1. Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).
  2. Дата документа.
  3. Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.
  4. Подпись

Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:

  • Название вида документа, за исключением писем
  • Номер документа

 

4. Что такое унифицированная система документации?

Унифицированная система документации(усд) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

 

5. С какой целью проводится унификация?

Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 

6. Какова классификация документов в РФ?

- по видам

-по форме

-по содержанию

-по происхождению

-по месту происхождения

-по срокам хранения

-по гласности

-по стадиям

-по средствам фиксации

-по срочности

 

7. По какому стандарту оформляются документы на территории Российской Федерации?

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

 

8. Как определяется состав документов предприятия?

Документы могут быть организационно-распорядительными, справочно-информационными, по личному составу.

 

 

9. Какие документы относятся к организационно-распорядительным?

Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы;
Распорядительные документы – документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;

 

10. Какие документы относятся к справочно-информационным?

Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др. Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.

 

11. Какие документы включены в перечень «по личному составу»?

Документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;

 

12. Какими могут быть документопотоки?

Входящие, исходящие, внутренние

 

13. Каковы средства передачи документов?

Почтовые отправления, телеграммы, фельдъегерьская связь, электронная почта, телефонограммы, телефаксограммы, личная передача.

 

14. Что такое документооборот предприятия?

Согласно ГСДОУ документооборот – упорядоченное движение документов с момента их получения (создания), до завершения исполнения, отправки или помещения в дела.

 

15. Что входит в табель форм документов?

Список разрешенных унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности.

 

16. Что такое регистрация документов?

По Госту Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

 

17. Каковы виды регистрации документов?

Централизованная, децентрализованная, смешанная.

Журнальная, карточная, электронная.

 

18. Какой документ является идентичным юридически подлиннику?

Дубликат

 

Тема 5. Виды документов

53. Какие документы относят к организационным?

Организационные документы – комплекс док., содержащих правила создания орг., выбор ее организационно-правовой формы структуру, среднюю численность и т.д.

Устав, положения (о министерствах, о бухучете, о зарплате и тд), инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка.

 

54. Какие локальные акты должны быть в организации?

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила по обеспечению безопасных условий и охране труда;

Положение о нормированном рабочем дне;

Положение о порядке хранения персональных данных работника.

штатное расписание;

трудовой договор на каждого сотрудника;

должностная инструкция;

приказы о приеме, переводе, увольнении работника;

иные приказы руководителя организации;

графики отпусков;

положение о структурном подразделении и т.д.

 

55. Что такое устав организации?

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

 

56. Что регламентирует положение?

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

 

57. Что такое трудовые функции?

Трудовая функция - это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

 

58. Что такое штатное расписание?

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

 

59. Какие виды документов относят к распорядительным?

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер, обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или должностным лицам.

Постановления, приказы, распоряжения, указания, решения.

 

60. Какие виды приказов выделяют в делопроизводстве?

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

 

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью.

 

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

 

61. В какие сроки издается приказ о приеме на работу?

Согласно п. 2 ст. 68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

 

62. Что такое распоряжение?

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

 

63. Каковы особенности содержания протокола?

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?)

Структура резюме

Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города), e-mail (если он есть), семейное положение

Цель

Образование

Трудовой опыт (практика) в обратном хронологическом порядке

Дополнительные навыки работы

Дополнительная информация

Указание на возможность предоставления рекомендаций

Дата составления резюме

 

84. Каковы особенности гражданско-правовых договоров?

Согласно статье 420 ГК РФ гражданско-правовой договор – это соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Получение одной из сторон договора конкретного результата, выраженного в материально-вещественной или иной форме. Достижение такого результата, как правило, влечет прекращение договора.

-Договор заключается на конкретный срок или до возникновения результата, оговоренного сторонами.

-Стороны находятся в равном положении и в момент заключения договора, и в ходе его исполнения (т.е. в этом случае отношения власти и подчинения отсутствуют).

-В договоре гражданско-правового характера нельзя использовать формулировки, ссылающиеся на правила внутреннего трудового распорядка.

-Исполнитель (подрядчик и т.п.) в определенных случаях может передавать исполнение своих обязательств (их части) третьим лицам.

-Отпуск не предоставляется, период временной нетрудоспособности не оплачивается.

-Стоимость выполненной работы (услуги) и порядок ее оплаты определяются по соглашению сторон в договоре. На ее размер не влияет система оплаты труда, принятая у работодателя. Оплата производится, как правило, после окончания работы по договору за достигнутый результат.

 

Тема 8. Требования к тексту документа

90. Как проводится рубрикация текста документа?

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой. В конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).

 

91. Как оформляются поля документа?

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210x297) и А5 (148x210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики — ведомости, планы и т.д., оформляются на формате A3 (297x420).

В соответствии с рекомендациями ГОСТ 6.30--2003 поля должны быть не менее: левое поле — 20 мм; правое поле — 10 мм; верхнее поле — 20 мм; нижнее поле — 20 мм.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы. Поэтому указанные размеры полей обычно используются для документов оперативной переписки, а для документов долговременного и постоянного сроков хранения, которые будут переплетены или подшиты в дело, следует установить левое поле 35 мм.

 

92. Каким образом нумеруются страницы документа?

Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр. или е.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.

 

Вопросы к зачету

Тема 1. Унификация и стандартизация документов

1. Как определяется понятие «документ»?

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007: Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

 

2. Что понимается под стандартизацией документов?

Стандартизация документов — высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы.

 

3. В каком случае документ имеет юридическую силу?

Что бы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие реквизиты:

  1. Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ).
  2. Дата документа.
  3. Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.
  4. Подпись

Чтобы документы организации имели юридическую силу, в них так же должны быть указаны:

  • Название вида документа, за исключением писем
  • Номер документа

 

4. Что такое унифицированная система документации?

Унифицированная система документации(усд) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

 

5. С какой целью проводится унификация?

Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

 

6. Какова классификация документов в РФ?

- по видам

-по форме

-по содержанию

-по происхождению

-по месту происхождения

-по срокам хранения

-по гласности

-по стадиям

-по средствам фиксации

-по срочности

 

7. По какому стандарту оформляются документы на территории Российской Федерации?

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)

 

8. Как определяется состав документов предприятия?

Документы могут быть организационно-распорядительными, справочно-информационными, по личному составу.

 

 

9. Какие документы относятся к организационно-распорядительным?

Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы;
Распорядительные документы – документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;

 

10. Какие документы относятся к справочно-информационным?

Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др. Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.

 

11. Какие документы включены в перечень «по личному составу»?

Документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела;

 

12. Какими могут быть документопотоки?

Входящие, исходящие, внутренние

 

13. Каковы средства передачи документов?

Почтовые отправления, телеграммы, фельдъегерьская связь, электронная почта, телефонограммы, телефаксограммы, личная передача.

 

14. Что такое документооборот предприятия?

Согласно ГСДОУ документооборот – упорядоченное движение документов с момента их получения (создания), до завершения исполнения, отправки или помещения в дела.

 

15. Что входит в табель форм документов?

Список разрешенных унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности.

 

16. Что такое регистрация документов?

По Госту Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

 

17. Каковы виды регистрации документов?

Централизованная, децентрализованная, смешанная.

Журнальная, карточная, электронная.

 

18. Какой документ является идентичным юридически подлиннику?

Дубликат

 

Тема 2. Реквизиты документов

19. Что такое формуляр документа?

Формуляр документа — совокупность реквизитов документа и их признаков

20. Какие форматы бумаги допустимы в делопроизводстве?

Для оформления деловых документов используются следующие форматы: А3, А4, А5

 

21. Сколько реквизитов может быть в документе?

 

22. В каком документе не пишется название?

Деловое письмо

 

23. Что считается датой организационно-правового документа?

Дата его утверждения

 

24. Что является датой протокола?

Дата событыия, заседания

 

25. Как правильно оформляется индекс документа?

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом “дата”. Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например, № 57/01-04: 57 - номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 - структурное подразделение, 04 - номер дела в этом подразделении.

26. Каким образом оформляется реквизит «адресат» при направлении письма физическому лицу?

Справа. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

 

27. Каким образом оформляется реквизит «адресат» при направлении письма юридическому лицу?

Справа. При адресовании документа организации наименования указывают в именительном падеже. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

 

28. Сколько адресатов может быть на первой странице письма?

Четыре. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

 

29. К каким документам не составляется заголовок к тексту?

К тексту документов оформленных на бланках формата А5 заголовок не составляется

 

30. Как располагаются подписи на документах?

Подписи на документе располагаются одна под другой в последова­тельности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интерва­лами. Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

 

31. Как оформляется внутреннее согласование документа?

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

 

32. Как оформляется внешнее согласование документа?

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п. В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

 

33. Где на документе проставляется отметка о заверении копии?

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения

 



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2017-02-19; просмотров: 515; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.95.2.54 (0.105 с.)