Организация рекламой кампании и pr освещение.

Начинать привлекать посетителей к вашему стенду необходимо на самых ранних этапах, когда сформулированы цели участия в выставке и отобрана целевая группа.

На практике используются следующие способы, позволяющие повысить посещаемость стенда:

– заблаговременно рассылаются персональные приглашения реальным и потенциальным партнерам, сотрудникам СМИ, представителям городской, областной и республиканской администрации;

– общественность оповещается о вашем участии в выставке, о номере вашего стенда и месте его расположения в конкретном павильоне;

– осуществляется прямая почтовая рассылка потенциальным партнерам;

– проводится телемаркетинг (приглашения по телефону) или вежливое, тактичное напоминание о предстоящей выставке;

– проводится рекламная кампания по формированию или поддержанию имиджа фирмы;

– даются рекламные объявления в СМИ, транспорте.

Проведенные зарубежные исследования показали, что посещаемость стенда может увеличиться на треть при правильном проведении предвыставочной рекламной кампании.

Одним из важнейших условий эффективности участия в выставках и ярмарках является их тщательная подготовка, и прежде всего хорошее рекламно-информационное обеспечение. Реклама каждого участника должна проводиться перед открытием, во время и даже после окончания мероприятия. На подготовительном этапе до начала мероприятия задача рекламы — проинформировать целевую аудиторию о предстоящем участии того или иного участника в выставке или ярмарке и заинтересовать

ее.

Такая реклама предусматривает:

- публикации в прессе, ориентированной на целевые группы

посетителей;

- объявления в наружной рекламе (на перетяжках, щитах,

транспорте);

- сообщения на радио (в виде анонсов, бесед, аудиоспотов);

- информирование посредством Интернета;

- рассылку писем с приглашением посетить стенд партнерам и наиболее значимым клиентам, в контактах с которыми заинтересована компания (появление на выставке очень полезно подкрепить такой рекламой с приложением индивидуальных пригласительных билетов или пропусков), такие приглашения можно рассылать по электронной почте и посредством факсов;

- рассылку пресс-релизов и приглашений в СМИ (на презентации, пресс-конференции и пр.);

- включение компании в официальный каталог выставки (ярмарки), для чего необходимо своевременно оформить специальную заявку.

Купить место под рекламу в выставочном каталоге очень полезно. Тогда в нем будут указаны название компании и номер стенда. Кроме того, появится возможность дать в редакционном разделе каталога краткое описание экспонатов. Во-первых, это поможет привлечь посетителей к стенду во время проведения выставки. Во-вторых, многие посетители выставки долго хранят такие каталоги и используют в качестве справочников, и реклама будет работать многие месяцы в качестве напоминания.

Такие материалы могут содержать анонсы, извещающие будущих посетителей о программе участия компании в выставке, запланированных мероприятиях, проводимых в рамках работы стенда (конкурсах, викторинах, распродажах, семинарах, круглых столах, пресс-конференциях и пр.).

Рекламная деятельность должна продолжаться и после окончания выставки. По завершении мероприятия в СМИ можно разместить аналитические обзоры о выставке, ее участниках, работе вашего стенда. Такого рода паблисити будут способствовать укреплению имиджа компании.

Итак, участие в выставках и ярмарках представляет собой совокупность множества элементов КМК: рекламы, связей с общественностью, стимулирования сбыта, прямого маркетинга, полиграфической рекламы, рекламных сувениров и пр. Все рассмотренные средства рекламы, используемые в выставочной деятельности, должны быть объединены общим стилем (фирменными цветами, шрифтами, мелодией, лозунгами, общими дизайнерскими элементами и пр.).

Следовательно, если компания для достижения коммуникационных целей принимает решение участвовать в выставке или ярмарке, ей надо позаботиться о комплексном рекламном обеспечении этого мероприятия.

Кроме того, при выборе и постановке целей на самых первых этапах необходимы определение и разработка алгоритмов: как и по каким параметрам будут производиться индивидуальная оценка участия каждого сотрудника и интегральная оценка работы всего персонала

При правильной организации маркетинговой деятельности фирмы выставка может рассматриваться как действенный инструмент маркетинговых исследований. Во время подготовки и проведения выставки можно получить довольно большой объем информации. С позиций маркетинга на выставке осуществляется сбор первичных данных, а при необходимости – анализ и уточнение вторичной информации.

Ценность и важность проведения маркетинговых исследований состоит в том, что они позволяют:

– оперативно получить первичную информацию о покупателях, поставщиках, конкурентах, посредниках, инвесторах и т. д.;

– быстро уточнить вторичную информацию по интересующим объектам;

– прогнозировать тенденции изменений на рынке товаров и услуг;

– оценивать и отслеживать динамику изменений разнообразных показателей с той периодичностью, с которой проходят выставки;

– выявить образовавшиеся лакуны и сконцентрировать свое внимание на изучении перспективных сегментов рынка.

Особо отметим, что выставки позволяют проводить многоцелевые опросы и анкетирование. Эти исследования помогают одновременно получить необходимую информацию от многих респондентов сразу по большому количеству товаров и услуг.

Выставка – уникальное место, где с очень высокой точностью можно выделить целевые сегменты и провести замеры их параметров. Эти характеристики, как правило, очень востребованы, поскольку в них заинтересованы устроители выставки, многие экспоненты, специалисты, чья профессиональная деятельность в той или иной степени связана с ними.

При обработке собранной информации обычно используют общепринятые в мировой практике стандарты и современное программное обеспечение. Выставка – это возможность использования большого числа маркетинговых инструментов: телемаркетинг, рекламные объявления, прямые почтовые рассылки, растяжки, щиты, презентации, дегустации, лотереи, конкурсы, празднования, исследования, конференции, PR и т. д. Чтобы эффективно использовать перечисленные возможности и маркетинговые инструменты, необходимы тщательный отбор персонала и его обучение.

За один месяц активизируйте предвыставочную подготовку персонала. Проведите повторную рассылку приглашений на выставку. Закажите у организаторов дополнительное оборудование, интернет-канал и т.д. Получите бэйджи участников выставки. Оформите страховку от непредвиденных случаев.

За две недели обзвоните ваших потенциальных и постоянных клиентов и партнёров. Утвердите график встреч с ними на выставке.

[http://www.ligas-ufa.ru/podgotovka]

Реклама и пиар до выставки. Разошлите уведомления о программе вашего стенда предварительно зарегистрировавшимся посетителям выставки. Это обычный здравый смысл: сообщить людям, что Вы будете делать во время выставки и почему они должны посетить Ваш стенд. Но многие почему-то забывают об этом. Добавьте в сообщение немного интриги, используйте юмор. В общем, постарайтесь, чтобы ваша информация была интересной.

Не забудьте узнать у организаторов, какие СМИ будут освещать выставку. Получите имена и адреса главных редакторов и перешлите им подготовленные Вами пресс-релизы. Очень хорошо, если в них будут фотографии. И всегда во всех материалах добавляйте: "Вы можете увидеть нас на стенде №......

Не забывайте о спонсорстве. Спонсорство может быть очень эффективным и недорогим средством достижения ваших целей. Обычно предлагаются самые различные варианты: от спонсорства отдельных семинаров до разрешения раздавать свои рекламные материалы непосредственно на входе. Но наиболее интересные и оригинальные варианты появляются тогда, когда организаторы выставки и компания садятся вместе и начинают думать. Просто будьте откровенны и расскажите организаторам о своих целях и своем бюджете. Вы всегда найдете подходящее решение.

Используйте Интернет. Если у Вас есть свой корпоративный веб-сайт узнайте, каким образом можно обменяться линками с сайтом выставки.

Во время выставки. Хотя во время выставки всегда наблюдается дефицит времени, все-таки постарайтесь выделить несколько минут на осуществление следующих мероприятий.

Проводите совещания со своим персоналом каждый день. Помните, что именно персонал несет основную ответственность за эффективность Вашего выступления на выставке. Поэтому ежедневные совещания по итогам дня необходимы. Напоминайте каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах. Сообщайте, какие успехи уже достигнуты. Определяйте победителя в ежедневном соревновании за лучший заказ. И, самое важное, поддерживайте энергию и хорошее настроение у своих сотрудников.

Проводите оптимальное количество времени с посетителями. Достаточно важно определить, сколько времени Вы можете проводить с потенциальными клиентами. Желательно тратить его не слишком много (Вы должны встретится и с другими посетителями), но и не слишком мало (Вам нужно получить заказ). И снова определение количества времени зависит от ваших целей.

Определите технологию работы на стенде. Для стендистов существует стандартная процедура, хорошо зарекомендовавшая себя на практике.

Привлечение внимания. Останавливайте людей, используя цвет, движения, звук, броскую графику и конкурсы.

Отсеивание. Вежливо прекращайте контакт с людьми, которые не представляют для Вас интереса. Задавайте вопросы (Бы покупаете лампы для своей организации?), и если эти люди не являются потенциальными клиентами, то не задерживайте их (Тогда я не хотел бы занимать ваше время. Желаю удачного дня!).

Объяснения. Говорите спокойно и уверенно. Проводите короткие демонстрации. Используйте примеры. И старайтесь довести беседу до логического конца - заключения сделки.

Встреча. Если Вы о чем-то договорились с посетителем, сразу передайте его тому, кто работает с клиентами, чтобы не тратить зря время стендиста.

Будьте приветливы. Не скрещивайте руки на груди, не читайте газет, не разговаривайте между собой, уделяя ноль внимания посетителям. Попробуйте разделить сумму, затраченную Вами на участие в выставке, на количество минут, когда она открыта. Полученная цифра наверняка произведет на Вас впечатление. Поэтому напомните вашему персоналу, что нужно вести себя активнее. Понятно, что очень трудно целый день улыбаться и вести беседу на одни и те же темы, но делать это необходимо.

Систематизируйте все ваши контакты. Используйте специальные методы для того, чтобы классифицировать заказы. Например, такой вариант:

• большой заказ, покупают сразу;
• маленький заказ, покупают сразу;
• большой заказ, думают;
• маленький заказ, думают;
• интересуются продуктом, послана литература;
• обычный контакт.

Постоянно работайте с прессой. Приглашайте журналистов на ваш стенд или приходите в гости к ним. Всегда поддерживайте достаточное количество информационных материалов о своей компании в пресс-комнате.

Сотрудничайте с организаторами выставки, чтобы направить журналистов прямо на ваш стенд.

Создайте специальный уголок для общения с клиентами. Многочасовые хождения по выставке утомляют людей. Если Вы предложите потенциальному клиенту кофе, прохладительные напитки и возможность отдохнуть в комфортабельном кресле, то вероятность получения выгодного заказа резко повышается.

После выставки. Время проанализировать все события, произошедшие на выставке.

Общее собрание команды. Проведите совещание со всеми, кто работал на стенде. Честно проанализируйте, что было сделано удачно, а что нет. Учтите каждое предложение для того, чтобы повысить эффект от участия в выставке в будущем. Впечатления Вашего персонала - очень важный источник информации.

Оцените Ваши результаты. Вспомните список целей, которые Вы хотели бы достичь, участвуя в выставке. Сверьте полученные цифры с ожидавшимися. Если они совпадают, подумайте, как Вы смогли бы повторить этот успех на следующей выставке. Если нет, определите, в чем причина неудачи.

Следите за заказами. Не оцениваете результаты выставки сразу же после закрытия. Многие компании получают заказы в течение трех, шести или даже девяти месяцев после выставки. Только тогда можно оценить реальные результаты.

Не забывайте про контакты. Каждый посетитель, который обратил внимание на вашу продукцию, не должен быть забыт. Степень контакта может быть разной: письмо с благодарностью за заказ, телефонный звонок или информационный буклет.

Для Ваших потенциальных клиентов в течение недели после выставки становится ясно, кто действительно заинтересован в получении заказа от них, а кто нет. Поэтому не забывайте об этом.

Сделайте почтовую рассылку для всех посетителей выставки. Многие организаторы выставок рассылают пригласительные билеты по различным адресам. Попросите или купите эту базу данных. Короткое письмо со словами: "Извините, что наш стенд не привлек вашего внимания, но знаете ли Вы, что..." может принести несколько новых заказов.

Продолжайте работать с прессой. Позвоните журналистам, с которыми Вы встречались во время выставки и уточните, имеют ли они достаточно информации о ваших продуктах и услугах. Расскажите им о достигнутых результатах. Очень часто пресса готовит специальные обзоры, посвященные итогам выставки, и Ваша информацию с удовольствием будет использована.

Закажите площадь на следующей выставке. Если ваше участие было успешным, постарайтесь забронировать лучшую площадь на следующей подобной выставке. Это поможет вам получить значительную скидку и получить лучшее место.

[http://vystavki.org/articles/podgotovka-k-vistavke.html]