Система грифования документов

Гриф – один из реквизитов документа (служебная отметка, памятка), свидетельствующая о конфиденциальности содержащихся в нем сведений и проставляемый на самом документе и сопровождающем письме к нему.

Система грифования документов не гарантирует сохранности информации, однако позволяет четко организовать работу с документами и сформировать систему доступа к информации. Информация и документы, отнесенные к КТ, имеют несколько уровней грифа, ограничение в соответствующих различным степеням конфиденциальности информации.

Гриф конфиденциальности присваивается документу:

- исполнителем при подготовке к составлению проекта

- руководителем структурного подразделения или же организациями при согласовании или подписании документа.

 

35. Учет поступивших пакетов, документов и носителей конфиденциальной информации (И)

В основе решения задачи правильной организации работы с пакетом лежит выполнение комплекса технологических процедур, включающего:

- прием пакетов

- учет пакетов

- распределение и вскрытие пакетов

- выделение из общего документопотока ценных и конфид. документов

- закрытие журнала учета пакетов

Графы журнала учета пакетов делятся на 3 зоны:

1. исходные сведения о пакетах

2. исходные сведения о документе

3. рабочие сведения

Учету подлежат все зарегистрированные в журнале учета пакетов конфид. документы, независимо от предполагаемого периода их конфиденциальности.

Карточка учета входящего документа включает следующие зоны:

1. зона исходных сведений о документе

2. зона сведений о листе хранения документа

3. зона сведений о местонахождении документа

4. зона сведений об отправке документа

Зона исходных сведений о документе:

- входящий номер и гриф конфиденциальности

- дата поступления

- исходящий номер документа и дата

- количество листов основного документа и приложений

- откуда поступил

- вид документа и его краткое содержание

Зона сведений о листе хранения документа:

- индекс дела

- номера листов дела

- росписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа

- отметки о проверках наличия документов

Зона сведений о местонахождении документа:

- кому выдан

- количество листов основного документа и приложений

- роспись в получении и дата

- роспись за возврат и дата

- сведения о движении первого экземпляра карточки

- отметка о проверке закрытия всех позиций карточки

Зона сведений об отправке документа:

- куда направлен документ

- количество листов основного документа и приложений

- наименование и номер сопровождения документа и его дата

- росписи о проверке правильности отметок об отправке

- отметка о возврате

Номер поступившего документа проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения. Во входящем штампе документа дополнительно фиксируется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности.

Обязательному инвентарному учету и маркировке подлежат магнитные носители информации.

Этапы оформления и учета носителя конфид. информации, выдача и прием их исполнителей выполняется в службе конфид. делопроизводства и включает следующие процедуры:

1. первичное оформление носителя

2. учет носителя

3. окончательное оформление носителя

4.

36. Выдача конфид. документов в работу и контроль их исполнения

Передача документов сопровождается выполнением следующих процедур:

- распределение документов

- рассмотрение документов руководителем

- передача документов исполнителям или на другие участки службы конфид. документации.

Документы выдаются исполнителям для работы под роспись в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной учетной карточки.

Электронные документы передаются копиями в базу данных компьютера либо рабочие станции исполнителям с предварительным внесением в электронную карточку документа своей электронной подписи.

Функцию контроля исполнителя можно условно разделить на 2 компонента:

1) контроль исполнителя документов по существу затронутых в них вопросов

2) контроль сроков исполнения этих решений

В технологическом процессе контроля выделяют 4 этапа:

1. постановка документов на контроль

2. ведение контроля

3. снятие документов с контроля

4. анализ исполнительной дисциплины

5.

Организация исполнения КД

Основные этапы исполнения КД:

1) установление уровня рифа конф-сти сведений, подлежащих выполнению в документе.

2) оформление и учёт носителя для документирования выделенного комплекса КИ.

3) составление вариантов и черновика текста документа.

4) учёт подготовленного черновика КД.

5) изготовление проекта КД.

6) издание КД.

При документировании КИ следует учесть, что:

1) Объём включаемых в документ конфиденциальных сведений д.б. min

2) Документ всегда должен касаться только одного вопроса(темы)

3) Конфиденциальные показатели (формулы, выводы, результаты опытов) должны фиксироваться в документе только один раз (затем просто ссылаться на документ, в котором они были отражены).

4) Инф-я, относящаяся к тайне фирмы, д б максимальным образом локализована в конкретной части документа, разделе, приложении

Составление текстов особо ценных КД обычно централизуется на уровне руководства организации

Учету подлежат черновики всех КД независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа. [черновик и документ имеют один учетный номер]

В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующей отправки, хранения или уничтожения.

Карточка учета включает следующие зоны:

1) Зона исходных сведений о документе

2) Зона рабочих сведений о документе

3) Зона отметок об отправлении и возврате документов

4) Зона отметок о передаче документа на другие участки службы конф. делопроизводства или движении документа

5) Зона отметок о подшивке документа в дело или взятии его на инвентарный учет

6) Зона отметок об уничтожении документа

Цель этапа изготовления проекта КД: перепечатывание черновика документа и создание оформленного в соответствии с гостами оригинала проекта документа, предназначенного по окончании этапа издания стать подлинником документа.

Издание документа включает:

1) Заключительные корректирование текста и подготовка документа к изданию

2) Итоговое внутреннее согласование документа

3) Внешнее согласование документа

4) Подписание документа руководителем

5) Утверждение, одобрение документа (при необходимости)

 

Копирование КД

Копирование и размножение КД всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе.

Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятие копии с документов, производства выписок из документов.

Выписка – копия части документа.

Копировальная техника должна размещаться в помещении службы конф. делопроизводства.

В ходе изготовления КД не должна использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. После окончательного согласования документа с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанных на обороте документа.

Учет размноженных экземпляров осуществляется в специальном журнале. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон. Испорченные листы не следует выбрасывать в мусорную корзину.