Автоматизация предметной деятельности хозяйствующего субъекта на базе консолидированного электронного документооборота

Будем исходить из предположения, что документы в пределах предметной деятельности хозяйствующего субъекта циркулируют между подразделениями, образуя их внутреннее перемещение.

Процесс движения и обработки как внешних, так и внутренних документов в пределах структурных подразделений организации принято называть её документооборотом. В том случае, когда речь идет об электронной форме представления, отображения и хранения документов, а также их передаче, приеме и обмене с применением коммуникационных средств, следует говорить о консолидированном электронном документообороте.

В общем случае документооборот следует рассматривать как обмен необходимой информацией и/или документами между специалистами, осуществляющими разнообразную предметную деятельность с использованием необходимых документов, в том числе и электронных, в рамках конкретного хозяйствующего субъекта. Специалисты, как правило, работают в тех или иных структурных подразделениях хозяйствующего субъекта, имеющего ту или иную форму организационной структуры.

Подчеркнем одну особенность, связанную с документооборотом хозяйствующего субъекта вообще и с его электронной разновидностью в частности. Актуализация документооборота хозяйствующего субъекта обусловливается либо необходимостью выдачи сведений (сводки, отчетность, аналитический материал и т.п.) внешним организациям (выше стоящие инстанции, органы налоговой инспекции, статистические органы и др.), либо собственными потребностями с целью обеспечения функций управления, либо сопряжена с обработкой документов, с которыми клиент обращается в конкретную организацию. Вне зависимости от канала актуализации документооборота любая организация должна располагать полным комплектом документов, с которыми работают её специалисты. При этом следует помнить, что сам комплект форм конкретных документов, инструкции по работе с каждым из них, нормативно-справочная информация, а также вся совокупность реальных документов хозяйствующего субъекта образуют его единое информационное пространство, компоненты которого могут располагаться и на компьютерах в электронном виде, не образуя при этом целостной системы. В случае электронного документооборота необходима системная увязка всех компонентов единого информационного пространства: комплект форм конкретных документов должен быть представлен в электронной форме. Для работы с реальными электронными документами, размещаемыми, как правило, в базе данных, необходимо иметь соответствующие экранные формы, а также интеллектуальный интерфейс, поддерживающий дружественный диалог системы с пользователем в терминах той или иной предметной деятельности. Компоненты единого информационного пространства, относящиеся к электронному документообороту, охарактеризуем ниже.

Рассмотрим более подробно понятие "интеллектуальный интерфейс". Данная категория имеет такое название, исходя из того, что общение пользователя с системой электронной обработки данных (СЭОД) осуществляется в терминах предметной деятельности и с использованием функций как самой СЭОД, так и операционной системы. Для этих целей применяются либо экранная форма, либо экранное окно, либо и то и другое. Экранная форма содержит термины предметной деятельности; поясняющие поля, применяемые для ввода данных; раскрывающиеся списки, используемые для выбора необходимых позиций; поля, в которых размещена полезная информация (поясняющая, констатирующая, регламентная и др.). При этом экранная форма должна быть "связана" со "своим" электронным документом.

Экранное окно может содержать функции как самой СЭОД, так и функции операционной системы. Как правило, эти функции реализованы в виде перечня раскрывающихся списков, компоненты которых уточняют и расширяют действия глобальной функции. Кроме того, экранное окно имеет рабочую область, полосы прокрутки и другие компоненты, присущие Windows- ориентированным системам. Некоторые функции экранных окон могут вызывать экранные формы для работы с ними, а также располагают возможностями изменения настроек посредством переопределения ранее заданных параметров.

Набор экранных окон с реализованными разнообразными функциями, соотнесенными с выполнением конкретной работы, позволяет организовать автоматизированную обработку данных, используя для этих целей поток работ.

Необходимо располагать достаточным набором бизнес операций, реализованных программно в системе документооборота, в том числе и электронного с целью их применения и/или адаптации для решения конкретных задач хозяйствующего субъекта. Перечислим наиболее характерные операции, которые применяются к обрабатываемым документам, это - прием, передача, хранение, чтение, корректировка, обмен, исполнение, архивирование, удаление и т.п. Различные сочетания приведенных бизнес операций, применяемых к документам, в том числе представленным и в электронном виде, составляют основу их обработки на протяжении всего жизненного цикла того или иного документа. Приведем принципиальную схему прохождения информации, на которой показаны её основные компоненты (Рис 3.6).

В том случае, когда в организации действует не электронный документооборот, то нет необходимости и в интеллектуальном интерфейсе. Что касается набора характерных операций обработки документов, то их перечень незначительно отличается от разновидности документооборота.

 

 

 

Примечание. Пунктирная стрелка на схеме обозначает возможность получения результатов напрямую с применением системных средств, минуя интеллектуальный интерфейс.

 

Рис. 3.6. Принципиальная схема прохождения информации

 

Перейдем к изложению материала, поясняющего сущность электронного документооборота. Электронный документооборот необходимо рассматривать, соотнося его как с субъектами, так и с объектами. В качестве субъектов электронного документооборота выступают разработчики (проектировщики программного и информационного обеспечения, программисты, аналитики, специалисты в области сетевых и телекоммуникационных средств связи, системные программисты и др.), клиенты, пользователи (различных уровней, разных структурных подразделений), администраторы (системы электронной обработки данных, баз данных, сетей и др.).

К объектам электронного документооборота, как правило, принято относить: электронные документы; экранные формы; различного рода электронные справочники; результаты электронной обработки данных (выходные документы, таблицы, отчеты, сводки, графики, диаграммы и т.п.), организационную, распорядительную и методическую документацию. Необходимо также учитывать и иметь в виду метаинформацию; применяемый формальный аппарат; используемые инструментальные средства; интеллектуальный интерфейс; базы данных – все эти компоненты обеспечивают и поддерживают продуктивное функционирование электронного документооборота с необходимой степенью эффективности.

Успешное функционирование электронного документооборота предполагает наличие унифицированного интерфейса, обеспечивающего взаимодействие с ним исполнителей. Это достигается благодаря применению единых принципов описания объектов, будь то документ или разновидность справочников, и операций над ними. Унифицированный подход к описанию объектов позволяет создать базовую экранную форму для работы с любым из них. Что касается конкретного отображения полей экранной формы, то оно всецело зависит и определяется метаинформацией о субъекте и объекте. Механизмы настройки электронного документооборота и прав пользователей должны позволять выстраивать любые маршруты обработки документов, определять разнообразные права доступа и задавать соответствующие процедуры обработки объектов. При этом сам электронный документооборот должен предполагать реализацию объектно-ориентированного подхода к организации процесса циркуляции документов, предусматривать формализацию бизнес процессов хозяйствующего субъекта, а также выполнять быструю настройку бизнес решений его системы управления.

Концепция единства информационного пространства является основой электронного документооборота, предоставляющая аналитические возможности, оказания информационных услуг, создания универсальных справочников, экранных форм, обеспечения надежной защиты данных на всех участках ее обработки, транспортировки, хранения и т.п.

Приведем схему (Рис. 3.7), показывающую преобразование входного документа в электронные его разновидности отображения, представления и хранения.

 

 

Рис. 3.7. Преобразование входного документа в его электронные разновидности

 

 

Дадим пояснения общего характера приведенной схемы 3.7. Информация, как правило, вводится с входного документа в компьютер, используя экранную форму, компоненты которой соответствуют электронному отображению в зависимости от метаинформации самого документа и метаинформации о пользователе. В общем случае экранная форма – некоторая маска, накладываемая на электронный документ, в соответствии с метаинформацией о субъекте и объекте. Применительно к электронному документообороту компоненты экранной формы учитывают идентификатор, пароль и права доступа конкретного пользователя. Учитывая эти факторы, актуализируются соответствующие поля электронного документа, с которыми работает конкретный пользователь. Остальные поля электронного документа являются недоступными для данного сочетания атрибутов пользователя. При этом отметим, что размещение и тем более, хранение электронного документа в полноформатном виде на магнитном носителе, сопряжено с большим расходом памяти. Компактное размещение электронного документа выполняется с использованием механизма контент-записи. Суть этого механизма сводится к тому, что одна запись (текстовая строка) содержит структурированные данные различных типов, относящиеся к конкретному объекту (это может быть электронный документ, экранная форма, справочник и т.п.). При этом все данные хозяйствующего субъекта хранятся в виде контента-записей в базе данных. Использование механизма контент - записи сокращает трафик за счет уменьшения количества обращений к базе данных, а применение процедур архивирования минимизирует объемы хранимых данных. Кроме того, взаимодействие электронного документооборота с базовой экранной формой осуществляется также благодаря применению механизма контент – записи и необходимой метаинформации, характеризующей любой её элемент.

 

 

 

 

Рис. 3.8. Принципиальная схема системы электронной обработки данных хозяйствующего субъекта

 

 

Продуктивное функционирование механизма электронного документооборота предполагает введение для каждого пользователя идентификатора, пароля и прав доступа. При этом электронный документ рассматривается как основной носитель информации в автоматизированной системе электронной обработки данных хозяйствующего субъекта, основные компоненты которой приведены на схеме (Рис. 3.8).

Поясним некоторые блоки приведенной схемы. Виртуальное автоматизированное рабочее место (ВАРМ)рассматривается как наиболее перспективный мобильный вариант электронной обработки данных в части её автоматизации. Функционирование таких рабочих мест для хозяйствующего субъекта, прежде всего, предполагает организацию единого информационного пространства, наличие хранилища данных, внедренный механизм электронного документооборота, подключение к сетевой информационной системе (в общем случае к Internet), обеспечение эффективных средств защиты информации, а также телекоммуникационных каналов при их наличии.

При этомрабочее место рассматривается не как персональный компьютер, с которого выполняется работа, а как способ коммуникации с системой электронной обработки данных хозяйствующего субъекта. Отметим, что ВАРМ при этом формируется автоматически в зависимости от введенного идентификатора, пароля и прав доступа в рамках функционирования механизма электронного документооборота.

Автоматизированная электронная обработка данных и сам электронный документооборот предполагает применение некоторого формализованного подхода к представлению электронных документов. В зависимости от принадлежности документа либо к предметной деятельности, либо к предметной сущности, каждый из них соотносятся с определенным абстрактным классом. В связи с этим необходимо различать предметные сущности абстрактного класса, всесторонне характеризующие электронный документ, задавая метаинформацию в виде набора атрибутов, перечня допустимых операций, жизненного цикла и возможных состояний документа. Таким образом, все документы хозяйствующего субъекта разбиваются на соответствующие классы в зависимости от общности свойств, образуя однородные кластеры.

Классы строятся по иерархическому принципу и обладают признаками наследования и дополнения. Появление новых типов документов предполагает либо создание класса из имеющегося набора с дополнением необходимых факторов, либо создание уникальных классов с новыми факторами. Автоматизированная электронная обработка данных по существу предполагает преобразование информации, представленной различными электронными документами, относящимися к той или иной предметной области по определенным схемам и/или алгоритмам. Кроме того, электронная обработка выполняется с учетом предметных сущностей и разрешенных операций для данного электронного документа конкретному пользователю исходя из его идентификатора, пароля и прав доступа в рамках той или иной предметной деятельности.

Существенную роль в электронном документообороте играет единое информационное пространство, содержащее электронные документы в виде контент-записей, экранные формы, справочники, а также метаинформацию по каждому объекту (электронному документу, разновидностям справочников и т.п.) и субъекту (администратору, разработчику, пользователю, клиенту и т.п.).

Электронный документооборот должен иметь достаточно развитые транспортные средства, обеспечивающие эффективное взаимодействие с окружающей средой (филиалы, поставщики, потребители и т.п.). Вместе с этим, транспортные средства должны осуществлять обмен информацией, как между программными комплексами, так и выполнять функции экспорта/импорта аналитических и отчетных данных для структурных подразделений хозяйствующего субъекта.

Сама настройка механизма электронного документооборота осуществляется в автоматизированном режиме и предполагает априорное определение и задание метаинформации в виде атрибутов (скаляры, множества, отсылки), модели состояний (исходный, созданный, исполненный, удаленный), перечня операций, выполняемых над определенным типом объекта. Следует упомянуть также еще один компонент – функциональные роли, предназначенные для предоставления прав на выполнение стандартных функций над объектами. Напомним, что права доступа обеспечивают защиту и адресацию при внутреннем обмене информацией. Вся эта метаинформация задаётся в соответствующем справочнике пользователя. Для наглядности на схеме 3.9 выделена в самостоятельный блок метаинформация для документа. При этом необходимо помнить, что и справочники и метаинформация для документа хранятся на винчестере в виде единого информационного пространства.

Рассматривая вопросы электронного документооборота необходимо остановиться на характерных и присущих ему потоках, к которым отнесем информационные, процессные и потоки, порождающие метаинформацию о субъектах и объектах.

Информационные потоки обусловлены непосредственным движением и обработкой самих электронных документов. При этом электронный документ пересылается с магнитного диска в оперативную память в виде контент-записи с адекватным его отображением в соответствующей экранной форме для последующей обработки. Затем обработанный электронный документ записывается на магнитный носитель. Напомним, что к тому или иному электронному документу имеют доступ сотрудники, обладающие необходимыми привилегиями. Кроме того, к электронному документу могут быть применены только допустимые для него операции, которые может выполнить со своего рабочего места сотрудник, обладающий соответствующими привилегиями.

Процессные потоки возникают при актуализации управляющих воздействий как непосредственно на сам электронный документооборот, так и на его компоненты. Вместе с тем процессные потоки возникают при первоначальном задании идентифицирующих признаков пользователя (идентификатор, пароль, права доступа и т.п.), а также и при каждом его входе в систему электронной обработки данных.

Потоки, обусловленные порождением метаинформации, возникают на различных этапах функционирования системы электронной обработки данных хозяйствующего субъекта, основу которого составляет электронный документооборот. Следует различать метаинформацию о субъектах и мета информацию об объектах.

Представляет определенный интерес процесс функционирования электронного документооборота, принципиальная схема которого представлена на схеме (Рис. 3.9).

Поясним приведенную схему.

Изначально метаинформация порождается в момент создания соответствующего справочника пользователя, где хранится его идентификатор, пароль, права доступа (с какими документами может работать пользователь и какие действия над каждым из них он может совершать). Существенную роль в формировании метаинформации играют сведения о каждом типе электронного документа, соотнесенного с определенной предметной сущностью абстрактного класса. Кроме того, для каждого типа документа определен набор допустимых операций, необходимые атрибутивные признаки (атрибуты), жизненный цикл, допустимые состояния, а также функциональные роли. Все эти сведения составляют метаинформацию о конкретном документе, которая используется при его автоматизированной электронной обработке.

Таким образом, доступ того или иного пользователя к определенному электронному документу определяется исходя из метаинформации о самом пользователе и метаинформации о конкретном документе.

 

 

 

	Рис 3.9. Принципиальная схема функционирования электронного документооборота

 

 

Другими словами, имеем некоторое допустимое пересечение множества метаинформации пользователя со множеством метаинформации о конкретном документе. Результат этого пересечения представляется отображаемыми полями экранной формы конкретного документа для определенного пользователя. При этом другие поля электронного документа для данного пользователя скрыты - он их не видит, так как они не актуализируются в экранной форме.

На схеме (Рис. 3.10) показано функционирование электронного документооборота с позиций разработчика. Поясним основные положения приведенной схемы. Так, взаимодействие экранной формы документа и его электронного эквивалента (электронного документа) с метаинформацией осуществляется, сообразуясь с тем, какие позиции экранной формы являются доступными конкретному пользователю, исходя из его идентификатора, пароля и прав доступа. Что касается коммуникаций самого электронного документа с метаинформацией, то их взаимодействие обусловливает и набор выполняемых операций, и его отношение к предметной сущности абстрактного класса, и функциональные роли, и набор атрибутов, и жизненный цикл, и состояние документа (см. рисунок 3.9 и пояснения к ней).

Является вполне очевидным, что электронный документооборот с возникающими и порождаемыми при его функционировании потоками необходимо рассматривать также и с позиций администратора системы электронной обработки данных хозяйствующего субъекта, и с позиций пользователя (клиента), и с позиций прохождения документов в системе.

Электронный документооборот предоставляет возможность ведения аналитического учета, а также обеспечивает данными по управленческому учету, что является существенным в условиях перехода российских предприятий и организаций на международную систему финансовой отчетности.

 

		Рис. 3.10. Функционирование электронного документооборота с позиций разработчика

 

Рассмотрев основные компоненты консолидированного электронного документооборота, сделаем обобщающий вывод, компактно характеризующий его сущность: сотрудник, располагая определенным идентифицирующим признаком и необходимым паролем, а также, обладая соответствующими правами доступа, может подключиться к выполнению работы вне зависимости от места его пребывания в офисе и/или находясь за его пределами. Таким образом, речь идет о новой мобильной возможности взаимодействия сотрудников с информационным пространством хозяйствующего субъекта, основу которого составляет электронный документооборот, не исключая при этом, электронных контактов друг с другом и групповых телекоммуникационных отношений. В этом случае следует рассматривать консолидированный электронный документооборот, как мощное средство автоматизации предметной деятельности сотрудников структурных подразделений хозяйствующего субъекта.

Изложенные варианты представления предметной деятельности и разнообразные средства её реализации являются той базой, используя которую возможно продуктивно автоматизировать операционные задачи, задачи планирования, стратегические задачи управления. Для этой цели необходимо выбрать соответствующее представление предметной деятельности и адекватные ему средства реализации. Что касается вопросов проектирования и разработки инструментальных средств для этих задач, то можно воспользоваться рассмотренными в данном разделе подходами.

 

Вопросы для самопроверки.

1. Сущность автоматизации предметной деятельности хозяйствующих субъектов экономики.

2. Охарактеризуйте этапы развития автоматизации.

3. Поясните схему, отражающую направления и средства автоматизации предметной деятельности.

4. Охарактеризуйте подходы к разработке средств автоматизации.

5. Раскройте сущность последовательности работ по автоматизации деятельности хозяйствующего субъекта.

6. В чем проявляется сущность автоматизации предметной деятельности.

7. Поясните схему автоматизации предметной деятельности.

8. Поясните схему, отражающую общее представление предметной области.

9. Охарактеризуйте компоненты средств реализации предметной деятельности.

10. Поясните таблицу, показывающую соотношение представления предметной деятельности и средств реализации.

11. Поясните обобщенную схему автоматизации предметной деятельности средствами СУБД.

12. Охарактеризуйте этапы автоматизации предметной деятельности средствами СУБД.

13. Раскройте сущность автоматизации предметной деятельности хозяйствующего субъекта на базе консолидированного электронного документооборота.

14. Поясните принципиальную схему прохождения информации.

15. Поясните схему преобразования входного документа в его электронные разновидности.

16. Что понимается под контент - записью?

17. Поясните принципиальную схему системы электронной обработки данных хозяйствующего субъекта.

18. Что понимается под виртуальным автоматизированным рабочим местом?

19. Что понимается под автоматизированной электронной обработкой данных?

20. Что понимается под электронным документооборотом?

21. Охарактеризуйте единое информационное пространство.

22. Поясните принципиальную схему функционирования электронного документооборота.

23. Поясните схему функционирования электронного документооборота с позиций разработчика.

 

 

Список рекомендуемой литературы
1.	Землянский А.А. Агропромышленный комплекс: вложения, информатизация. Монография, М., Изд-во МСХА, 1998
2.	Землянский А.А. Информатика. Раздел: PowerPoint – инструментальное средство подготовки и визуализации презентаций. Учебный практикум. М., МСХА, 2002
3.	Землянский А.А. Информатика. Раздел: Автоматизированное рабочее место. Учебное пособие для студентов экономических специальностей. М., МСХА, 2003
4.	Землянский А.А., Землянский А.А. Информатика: Системы управления базами данных и пакеты прикладных программ (учебное пособие для студентов экономических специальностей) М., МСХА, 2001
5.	Землянский А.А., Кретова Г. А., Стратонович Ю. Р., Яшкова Е. А. “Практикум по информатике”, Колосс, 2003
6.	Землянский А.А., “Информационные технологии в экономике”, Колосс, 2004
7.	Компьютерные системы и сети: Учебник / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина – 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005
8.	Мельников В. В. Безопасность информации в автоматизированных системах. М., Финансы и статистика, 2002
9.	Пятибратов А.П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник / А.П. Пятибратов, Л.П. Гудыно, А.А. Кириченко; Под ред. А.П. Пятибратова. – 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005
10.	Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», 1995.