Выбор программной платформы автоматизации

Разработка любого программного продукта ведется по следующей схеме: постановка задачи; выбор метода решения; проектирование каждого этапа; разработка алгоритмов; создание программных модулей; их отладка; эксплуатация программного продукта; авторский надзор. Отметим, что по каждому из перечисленных этапов разрабатывается соответствующая документация с соблюдением требований различного уровня стандартов, включая и международные.

Когда речь идет о системе управления организации, которая динамично развивается, возникает задача постоянного совершенствования и адаптации первоначально созданной автоматизированной системы управления. С другой стороны, система управления, базирующаяся на делопроизводстве (бумажном или электронном) носит комплексный характер. В связи с этим не стоит ожидать получения существенных результатов при использовании локальных систем. Поэтому основой автоматизации управления может являться только комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации, позволяющий охватить все процессы организации делопроизводства, с возможностью формирования единой информационной базы.

Кроме того, этот комплекс должен опираться на следующие компоненты:

· методологию проектирования бумажного делопроизводства и адекватного документооборота (как начальный вариант);

· методологию проектирования электронного делопроизводства и электронного документооборота;

· методологию разработки автоматизированной системы электронного делопроизводства;

· методологию эксплуатации и сопровождения этой системы.

Комплекс предполагает наличие следующих инструментальных средств:

· рабочее место разработчика компонентов системы;

· отладочный комплекс, обеспечивающий обнаружение и исправление ошибок на этапе разработки; отладку технологического процесса исполнения того или иного документа; комплексную отладку автоматизированной системы электронного делопроизводства наряду с отладкой электронного документооборота;

· систему конвертации (возможно трансляции) данных существующих баз данных в соответствии с форматом, структурой и отображением, предусмотренных результатной базой данных;

· рабочее место администратора автоматизированной системы;

· автоматизированные рабочие места (возможно и виртуальные) исполнителей;

· единое информационное пространство, поддерживаемое на этапе эксплуатации автоматизированной системы. Это пространство содержит сведения о документах, находящихся в процессе исполнения; об оперативном состоянии всей автоматизированной системы электронного документооборота; архив документов; необходимую метаинформацию по каждому электронному документу и другие сведения.

Приведем требования, которым должен удовлетворять комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации процесса управления организации:

1. Проектирование, разработка, отладка и эксплуатация системы делопроизводства — как бумажного, так и электронного варианта — должна соответствовать требованиям ГОСТов, ОСТов, международных стандартов ISO 9001:2000, а также ГОСТ Р ИСО 9001-2001.При этом необходимо максимально использовать имеющиеся наработки по типовым формам и процессам работы с ними.

2. Методология проектирования бумажного и электронного делопроизводства наряду с соответствующим документооборотом должна гарантировать формализацию большинства типов документов (не менее 85- 90%).

3. Возможность автоматизации всего формализуемого процесса делопроизводства с соблюдением адекватности форм и процедур обработки документов, представленных как в бумажном, так и в электронном виде.

4. Соблюдение целостности и преемственности проектной документации при переходе от одного этапа к другому.

5. Методология проектирования системы автоматизации должна предполагать абстрактный уровень создания документов без предоставления их содержательной фактической информации, соблюдая при этом её конфиденциальность.

6. Потенциальная независимость программного комплекса от фирмы-разработчика на этапе эксплуатации и развития автоматизированной системы управления.

7. Лексика языка проектирования бумажного и электронного делопроизводства, а также документооборота должен совпадать с лексикой проблемной области. Все понятия, процессы и операции в проектных и технологических документах не должны выходить за её рамки.

8. Проектные решения электронного делопроизводства и электронного документооборота должны адекватно переноситься на внутреннее описание системы средствами выбранного языка.

9. Разработка системы автоматизации должна предусматривать весь пакет проектной и технологической документации бумажного делопроизводства, электронного делопроизводства, электронного документооборота, а также автоматизированной системы управления.

10. Спроектированная и разработанная автоматизированная система должна адекватно соответствовать и отвечать проектной и технологической документации.

11. Созданный программный комплекс должен обеспечивать различные функции, среди которых выделим наиболее значимые:

· проверка допустимости корректировки документа и/или его реквизитов;

· проверка корректности изменяемых реквизитов в документах;

· содержательный и логический контроль между документами при не синхронизованных процессах исполнения определенных их разновидностей;

· контроль исполнения документов по срокам;

· контроль над корректным функционированием системы администраторами всех уровней.

12. В комплексе должен быть реализован модуль по обнаружению ошибок в процессе исполнения документов.

13. Должна быть обеспечена преемственность локальных автоматизированных систем, поддерживающих делопроизводство и документооборот с возможной последующей их интеграцией в единую информационную систему.

14. В комплексе должно поддерживаться единое информационное пространство с возможностью обеспечения автоматического формирования его структуры.

15. Комплекс должен предусматривать разграничение прав доступа с соблюдением конфиденциальности информации внутри организации.

16. Должна быть предусмотрена избирательная возможность доступа к содержимому определенных фрагментов документа для участников его исполнения.

Поясним наиболее существенные из этих требований

Однозначность форм бумажного и электронного документов снимает проблему несогласованности между заказчиком и разработчиком. Заказчик предоставляет на бумаге тот или иной документ. Затем сравнивает его с электронным аналогом. Идентичность форм и процедур обработки бумажного документа предполагает, что пользователь автоматизированной системы не производит дополнительных действий при работе с его электронным аналогом. При этом многие действия выполняются автоматически, а формализованные функции контроля полностью берет на себя система. Такой подход упрощает процесс освоения работы с системой пользователю, так как на экране он видит аналог бумажной формы и совершает те же операции, что и при работе с бумажным документом.

Соблюдение требований международных, отечественных и отраслевых стандартов, существенно упрощает процедуру сертификации организации, избавляет её от многих неурядиц и несогласованности при подготовке отчетных документов для государственных и вышестоящих инстанций.

Преемственность имеющихся локальных систем для многих организаций предполагает решение определенных вопросов, связанных в основном с процессом делопроизводства. Такие системы, как правило, не содержат развитых средств оперативной адаптации, отслеживая внешние изменения, а по мере развития предприятия она становится обузой. Это обстоятельство либо заставляет поддерживать постоянный контакт с разработчиком программного продукта, либо не выходить за рамки ограничений, предусмотренных данной системой. Использование нескольких локальных систем внутри одной организации предполагает ведение разных баз данных, что приводит к дублированию информации и её несогласованности. К тому же следует учитывать, что в рамках локальных систем созданы большие базы данных и отлажены технологические процессы. Специалисты не откажутся от наработанных процедур и имеющихся баз данных. В связи с этим, комплекс должен располагать специальной подсистемой конвертации, которая непосредственно преобразует данные из имеющейся базы данных. После конвертации в рамках автоматизированного комплекса формируются документы определенных типов, а также текущее содержимое разнообразных справочников, составляющих основу единого информационного пространства.