Глава 2. Автоматизированные информационные системы

Прежде чем рассматривать вопросы, касающиеся автоматизированных информационных систем в экономике, остановимся на основных вехах их становления и разработки.

К наиболее значимым рубежным компонентам отнесем следующие:

Автоматизированное рабочее место (АРМ). Увеличение объемов учетных операций и усложняющаяся отчетность потребовали их автоматизации, обойтись без которой было уже немыслимо. Только таким путем удаётся снизить нагрузки, ложащиеся на специалистов, уменьшить количество ошибок, неизбежных при больших объемах ручного бухгалтерского труда. Именно тогда появились АРМы, решавшие задачи учета, выполнявшегося на рабочем месте специалиста.

Сетевые учетные системы. Автоматизация работы специалистов повлекла за собой проблему консолидации информации, обрабатываемой на разных рабочих местах. Появились сетевые решения, на первых порах реализовавшие задачи обмена информацией и одновременного доступа к данным. Напомним, что консолидированная информация породила спрос на различную аналитику.

Учетно-аналитические системы. Большие объёмы учетной и бухгалтерской информации предполагали выполнение более сложных способов группировки данных и её аналитической обработки. Отметим, что на первых порах для учетных систем в качестве единицы обработки выступала проводка. Сейчас основной единицей для учетно-аналитических систем является первичный документ, договор и/или сделка.

Управляющие системы. Такие системы ориентированы на управление бизнесом с возможным подключением учетно-финансового и аналитического модулей, а также использования возможностей экспертных систем, поддерживающих механизм выработки и принятия решений.

Выбор основных этапов становления автоматизации управления базируется на её фундаментальном принципе: специалисту помогать надо в той работе, с которой он не справляется либо по причине больших её объемов, либо большой трудоемкости, либо обилия самой информации, либо по возможному сочетанию указанных причин. Автоматизация в данном случае нацелена прежде всего на снижение трудозатрат, уменьшение числа ошибок и повышение скорости обработки информации, а в конечном итоге она рассматривается как средство сокращения издержек, повышения рентабельности и конкурентоспособности хозяйствующих субъектов, функционирующих в нарождающейся конкурентной среде.

Самостоятельное направление представляют системы автоматизации отдельных видов предметной деятельности на базе специализированного программного обеспечения.

К таким системам можно отнести автоматизированные системы, поддерживающие ведение бухгалтерского учета, составление регламентированной отчетности, управление инвестиционными портфелями, управление кадрами, управление ресурсами, управление взаимодействиями с поставщиками и потребителями продукции, нормативно-правового обеспечение предметной деятельности, информационно-аналитическое обеспечение, предоставление данных о состоянии финансовых, сырьевых, потребительских и т.п. рынках и др.

Одними из первых приступили к внедрению технологических нововведений коммерческие банки в силу наличия у них необходимых финансовых средств. Создание автоматизированных банковских систем (АБС) началось с автоматизации часто повторяющихся, легко программируемых операций, к которым относятся учетные и расчетные операции, операции по вкладам, кассовые операции и т.п. В дальнейшем зона охвата информационными системами и технологиями постепенно расширилась, включая такие участки банковской деятельности, как кредитные операции, операции с наличной иностранной валютой, ценными бумагами и др. Одновременно с созданием банковских систем развивались автоматизированные системы, обеспечивающие получение справочной и/или нормативно-правовой информации (например, системы «Гарант», «Консультант Плюс» и др.).

Иное направление представляют управленческие информационные системы на базе универсального программного обеспечения.

При этом выделяют интегрированные автоматизированные системы,включающие подсистемы: сбора и хранения информации, ведения бухгалтерского, аналитического и управленческого учета, составления регламентной и уникальной отчетности, ведения делопроизводства, анализа финансовой деятельности, управления кадрами, оперативного и стратегического планирования и др.

Вне зависимости от программного обеспечения, с помощью которого реализованы современные автоматизированные системы, они должны решать следующие основные задачи:

ü автоматизированное управление сбором информации, поступающей из различных внешних и внутренних источников, ее хранение, транспортировка и обработка;

ü обеспечение дистанционного оперативного доступа потребителей информации к данным системы;

ü обработка документов, ведение учета, оперативное составление регламентных и уникальных отчетов;

ü автоматизация операций и этапов технологических процессов, внедрение новых программных продуктов и услуг;

ü анализ имеющейся информации на основе экономико-математических и статистических моделей;

ü обеспечение функций контроля;

ü выдача рекомендаций менеджерам хозяйствующего субъекта по принятию оперативных и стратегических управленческих решений;

ü защита информации и электронной документации от несанкционированного доступа;

ü поддержание электронной цифровой подписи.

Автоматизированной информационной системе свойственны следующие компоненты: аппаратные средства; программное, математическое, информационное, лингвистическое, эргономическое, кадровое и правовое обеспечение; телекоммуникации; методологические, организационные, технические и технологические элементы автоматизации производственно-хозяйственной деятельности; системное и инструментальное обеспечение; архитектура; специалисты по каждому виду предметной деятельности.

Методологические, организационные, технические аспекты автоматизации производственно-хозяйственной деятельности, вопросы системного и инструментального обеспечения, а также архитектуры должны постоянно находиться в центре внимания специалистов, занимающихся разработкой и эксплуатацией автоматизированных систем управления. Недооценка этих вопросов приводит к серьезным финансовым потерям и понижает имидж хозяйствующего субъекта.

Автоматизированная система управления должна поддерживать основную информацию, к которой относятся:

Ø нормативно-правовые документы;

Ø организационно- распорядительную документацию;

Ø справочную информацию;

Ø данные о состоянии товарных, сырьевых, финансовых и др. рынков;

Ø сведения о поставщиках и потребителях;

Ø методическое обеспечение;

Ø учетные сведения (плановые показатели, результаты их выполнения и динамику);

Ø персонифицированные данные о кадровом составе;

Ø сведения о конкурентах и др.

Повышение качества информационных систем невозможно обеспечить без использования научно обоснованных подходов, учитывающих передовые разработки в области информационных технологий и конкретной предметной деятельности. Выработку этих подходов необходимо начинать с определения общих требований к автоматизированным системам управления.

Она должна строиться на основе модульности, предполагающей наличие программного ядра и независимых функциональных модулей. Их число может со временем увеличиваться, за счет чего наращиваются возможности системы. Программное ядро определяется как минимальный состав подсистем, при котором система сохраняет свою работоспособность. Ядро такой системы предполагает подсистемы бухгалтерского учета, отчетности, управления, защиты информации (идентификация, аутентификация, безопасность, разграничение доступа и др.), администрирования сети, баз и хранилищ данных, настройки и т. п.

 

Интегрированность системы - способность всех её компонентов работать на единой базе данных (едином информационном пространстве) таким образом, чтобы информация любой отдельно взятой подсистемы была доступна другим подсистемам. Интегрированная система автоматизации многофилиального хозяйствующего субъекта должна отличаться специфической архитектурой, обусловленной особыми требованиями к аппаратной платформе, программным продуктам и средствам телекоммуникаций.

Расширение бизнеса по предоставлению различных услуг требует организации оперативной и удобной системы обслуживания пользователей, возможности проведения самообслуживания их из дома, офиса или мультимедийного киоска самообслуживания. Основными проблемами при этом являются недостаточная оперативность обслуживания пользователей, слабая поддержка различных каналов связи и периферийных устройств, высокая стоимость эксплуатации системы из-за отсутствия интегрированных, высокотехнологичных решений.

Интегрированное решение автоматизированных систем управления дает хозяйствующим субъектам существенные преимущества за счет использования единой программно-аппаратной платформы, общей базы данных и нормативно-справочной информации, единых механизмов администрирования и настройки системы, а также средств подготовки и выдачи отчетности. Кроме того, работа сотрудников различных подразделений в рамках единого информационного пространства позволяет быстро разрабатывать приложения в общей интегрированной среде. Интегрированный подход позволяет хозяйствующим субъектам не только расширять спектр совершаемых ими операций и предоставляемых услуг, но и повышать их качество.

Расширяемость системы предполагает возможность обеспечивать производство новых программных продуктов без увеличения общих издержек на эксплуатацию системы.

Комплексность системы предполагает, что все направления многофункциональной деятельности хозяйствующего субъекта подлежат автоматизации. При этом комплексная автоматизированная система управления должна представлять связанный набор продуктов, каждый из которых разработан с использованием единых инструментальных средств и функционирует на общей программно-аппаратной платформе, обеспечивая полную интеграцию продуктов при их совместном использовании.

Гибкость системы предполагает предоставление возможности легкой замены (перенастройки) её структуры для решения новых задач и адаптации к изменившимся условиям внешней и внутренней среды. Выполнение этого требования позволяет через средства настройки оперативно модифицировать описания и правила выполнения конкретных операций, создавать новые формы отчетности, вводить в систему необходимые алгоритмы и т. п. Отметим, что гибкость является важнейшей чертой модульных автоматизированных систем управления.

Открытость позволяет использовать её для совместной работы с другими автоматизированными системами и офисо ориентированными инструментальными средствами. Указанному требованию удовлетворяют современные открытые СУБД, поддерживающие сетевое взаимодействие в архитектуре "клиент-сервер". Так, использование СУБД Oracle дает возможность реализовывать в рамках АСУХС такие важные свойства, как её переносимость практически на известные компьютерные платформы, функционирования во всех коммуникационных сетях, надежность хранения и обработки данных, высокую скорость обработки транзакций в многопользовательском режиме, большую эффективность при работе на мультипроцессорных ЭВМ.

Масштабируемость системы предоставляет возможность расширения функциональных границ АСУХС до уровня распределенной системы практически неограниченного размера и сложности. Информационную основу такой системы составляет единая централизованная база данных, позволяющая в широких пределах наращивать сеть его филиалов и подразделений.

Единое информационное пространство. Эффективное управление хозяйствующим субъектом возможно лишь при наличии оперативной информации о деятельности всех его структурных подразделений. В этой связи организация оперативного доступа к информации является сложной, а подчас непосильной задачей, если подразделения замкнуты в собственной информационной среде, работают с отдельными, несвязанными программными продуктами. Для решения данной задачи необходимо, чтобы все подразделения функционировали в едином информационном пространстве. Это позволяет различным специалистам получать доступ к информации, необходимой для реализации своих функциональных обязанностей.

Консолидация данных является не только одним из требований к автоматизированным системам управления, но и сложной многоплановой задачей. Консолидация данных предполагает их сбор из различных внешних и внутренних источников. Далее собранная разрозненная и разнородная информация интегрируется в единую базу данных таким образом, чтобы её можно было использовать для оперативного получения ответов на возникающие вопросы руководителей, аналитиков, менеджеров и специалистов предметной области.

Применительно к многопрофильной предметной деятельности хозяйствующего субъекта, к тому же имеющего распределенные структурные подразделения, указанная задача имеет несколько решений. В настоящее время наибольшее предпочтение получили решения, базирующиеся на технологии " Хранилище данных " (Data Warehouse).

Суть такого решения заключается в следующем. Существующие средства автоматизации многопрофильного хозяйствующего субъекта практически остаются без изменений. При этом устанавливается дополнительный сервер "Хранилища данных" и реализуется модуль передачи в него информации из имеющихся OLTP-систем.

Хранилища данных по своей сути представляют собой корпоративные БД, реализуемые на основе объектно-ориентированных многомерных баз данных, в которых размещается необходимая для продуктивного функционирования хозяйствующего субъекта информация. Состав данных и взаимосвязи между ними определяются логической структурой хранилища, использующей технологию многомерного представления данных. Упрощенной иллюстрацией этой концепции может служить куб, разбитый на ячейки (по типу кубика Рубика). Разработка структуры хранилища осуществляется специалистами предметной области хозяйствующего субъекта.

Уместно подчеркнуть, что "Хранилище данных" аккумулирует первичные данные, позволяющие получать специалистам быстрый и удобный доступ к самой разнообразной информации о деятельности "своей" организации.

Хранилище данных консолидирует информацию, касающуюся не только ведения бухгалтерского учета, но и другую информацию, необходимую для выполнения задач бюджетного планирования, анализа, моделирования состояния хозяйствующего субъекта, маркетинга, управления структурными подразделениями, подготовки консолидированной отчетности, управления кадрами и др.

Анализ информации, содержащейся в "Хранилище данных", выполняется средствами OLAP-системы (On-Line Analytical Processing). Эта система представляет собой инструментальное средство для создания приложений, поддерживающих принятие управленческих решений. При этом OLAP-система позволяет по ходу проведения анализа группировать данные различным образом, обобщать их или детализировать до необходимой степени. Основными характеристиками этих систем являются:

ü поддержка архитектуры клиент-сервер;

ü многомерное представление данных на концептуальном уровне;

ü равноправие всех измерений;

ü доступность для пользователя структуры, способов хранения и обработки данных;

ü композиция и декомпозиция данных;

ü динамическая обработка разреженных матриц.

Средства OLAP не создают новых данных. С их помощью информация особым образом в нескольких измерениях представляется пользователю. Поскольку OLAP-инструменты универсальны, то они непосредственно не используются в предметной деятельности. В качестве конечного продукта они порождают приложение, ориентированное на узкую прикладную задачу. В этой связи сдерживающим фактором эффективного использования этих систем является слабое научно-методическое обеспечение пост анализа и содержательной интерпретации его результатов.

В настоящее время известны встраиваемые аналитические инструменты в те или иные приложения, порожденные средствами OLAP-систем, которые позволяют решать следующие задачи:

ü анализ структуры балансов хозяйствующих субъектов;

ü определение доли филиалов и/или структурных подразделений в том или ином показателе или балансовом счете;

ü оценка динамики движения средств по счетам;

ü выявление трендов по определяющим показателям;

ü распределение субъектов по заданным параметрам;

ü формирование оперативных отчетов различной конфигурации по тем или иным разрезам;

ü получение текущей финансовой отчетности хозяйствующего субъекта и её анализ;

ü получение сводной отчетности (финансовой, бухгалтерской, статистической и управленческой);

ü ведение оперативного анализа результатов функционирования хозяйствующего субъекта на основе текущей информации и др.

Важнейшим требованием к автоматизированным системам является защита информации, которая должна обеспечивать данные от несанкционированного доступа, их целостность и взаимную согласованность в любой момент времени. Задача информационной безопасности должна решаться на верхнем уровне автоматизированной системы управления через строгую структурированность системы доступа к информации (использование паролей, разграничение прав доступа, методов идентификации и аутентификации пользователей); полное восстановление ретроспективы происходящих в системе событий, с определением лиц, их совершавших (комплексный мониторинг действий пользователей); использование зафиксированной информации, для изменения которой требуются специальные полномочия.

Технология обеспечения безопасности должна предполагать защиту от несанкционированного доступа к данным, как из программных продуктов собственной системы, так и из внешних приложений. В этой связи важно отметить высокую степень надежности и безопасности, которую обеспечивают разработки в архитектуре клиент-сервер при использовании современных СУБД (Oracle, SQL-сервер, DB2, CORBA и др.).

Степень защиты информации во многом зависит от наличия в системе необходимого набора средств администрирования, аудита, а также от полноты и качества системной и организационно-распорядительной документации. Более детальные сведения по защите информации изложены в соответствующем разделе.

К числу важных требований, которым должна отвечать автоматизированная система, необходимо отнести наличие развитой системы документооборота, которая позволяет настраивать его необходимым образом, описывая схемы делопроизводства - от маршрутизации документов на уровне отдельных операций или групп операций до правил генерации и составления разнообразной отчетности. Эти требования в большей степени относятся к электронному документообороту.

Современные информационные технологии способствуют развитию безбумажной технологии обработки информации. Следует отметить, что количество типов электронных документов, получивших тот же юридический статус, что и их бумажные аналоги, неуклонно растет. Это даёт основания для успешной реализации концепции электронного документооборота.

Основными преимуществами электронной технологии являются: транспортировка данных без существенной задержки, многоадресная рассылка оригинала, уникальность хранения, надежная защита, значительное снижение трудоемкости обработки электронных документов.

Автоматизированные системы управления должны поддерживать режимработы с альтернативными планами счетов, что позволяет вести параллельный учет в нескольких учетных системах, использующих как отечественные, так и международные стандарты бухгалтерского учета.

Закладываемые в УИС технологии и проектные решения должны полностью соответствовать требованиям регулирующих органов (ЦБ России, Министерства финансов РФ, Налоговой инспекции, Росстата и др.), позволять вести учет деятельности не только головного офиса, но и его филиалов, дочерних структур, составлять консолидированную отчетность.

Автоматизированные системы управления должны иметь развитые языковые и инструментальные средства для получения разнообразных видов отчетов: бухгалтерского, финансового и управленческого характера. Несмотря на то, что автоматизированные системы содержат, как правило, большое количество различных шаблонов отчетов, необходимо иметь возможность оперативно создавать новые формы отчетов либо редактировать имеющиеся.

Для этих целей используются программные продукты, реализующие данные функции, которые называют генераторами отчетов. Они позволяют получать различные по конфигурации и наполнению отчеты и/или формы путем интерпретации их шаблонов, доступных для модификации администратору системы. Так, например, для реализации указанной проблемы в развитых автоматизированных системах присутствует генератор отчетов, который поддерживает язык запросов SQL, являющийся международным стандартом в области обработки данных. Использование этого языка, а также специального инструментария и дружественного интерфейса, позволяет минимизировать трудоемкость составления новых и модификацию существующих выходных форм и отчетов. Генератор отчетов позволяет конструировать как отдельные таблицы данных, так и более сложные структуры данных - книги отчетов, в которых частные таблицы расположены в определенной последовательности совместно с текстовым и иллюстративным графическим материалом. Необходимо отметить, что наличие мощного развитого инструментария оперативного получения разнообразных видов отчетности является важнейшим условием для создания на их базе всевозможных аналитических приложений.

Развитие автоматизированных систем идет по пути от автоматизации отдельных технологических процессов предметной деятельности (ведение учета и составление отчетности, сбор и хранение информации, ведение бухгалтерской, финансовой, управленческой документации и т. п.) к автоматизации процесса управления хозяйствующим субъектом в целом. На пути создания АСУ автоматизация учетных функций, как одной из функций управления, является первым шагом, за которым следуют другие, реализующие такие функции управления, как анализ (многомерный, многофакторный, многокомпонентный и др.), планирование (оперативное, перспективное, стратегическое и др.), контроль (структурный, арифметический, логический и др.).

Именно поэтому автоматизированные системы должны обладатьразвитыми аналитическими возможностями, позволяющими проводить комплексный анализ всех сторон предметной деятельности хозяйствующего субъекта. Для решения указанной задачи необходимо:

ü иметь не избыточную и стройную систему показателей;

ü располагать набором методов сбора, хранения, обработки, анализа и интерпретации данных;

ü иметь инструментарий анализа финансового состояния хозяйствующего субъекта и его структурных подразделений;

ü отслеживать и прогнозировать динамику различных показателей;

ü способствовать специалистам в реализации их собственных аналитических разработок и экономико-математических моделей.

Помимо перечисленных требований, предъявляемых к автоматизированным системам, необходимо, чтобы она отвечала ряду требований с точки зрения внутреннего контроля: автоматическое отслеживание действующего законодательства, требований регулирующих органов, а также внутренних нормативных документов; предусматривать специальные средства и программы контроля (контроль ввода информации, отслеживание разделения полномочий, соблюдение прав и правил доступа и т. п.).

Важнейшим требованием к современным автоматизированным системам управления является поддержка принятия управленческих решений на всех уровнях иерархической пирамиды и стадиях процесса управления через обеспечение специалистов каждого уровня - от рядовых исполнителей до менеджеров высшего ранга - информацией, необходимой для принятия адекватных решений. Автоматизированные системы, разработанные с учетом перечисленных требований, позволяют существенно повысить эффективность выполнения управленческих функций хозяйствующих субъектов, способствуют достижению качественно новых уровней информационного и аналитического обеспечения процесса управления. Вместе с тем, следует отметить, что очень многие возможности, имеющиеся у автоматизированных систем управления, используются специалистами не в полном объеме. Как правило, только до 60% всех реализованных возможностей автоматизированной системы используются специалистами конкретной предметной деятельности.