Акционерный капитал (уставный капитал).

Экзаменационный билет №4.

 

2. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов.

 

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №4.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительные документы (ОРД), можно условно подразделяются на три группы:

Ø организационно-правовые документы;

Ø распорядительные документы;

Ø справочно-информационные документы.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компе­тенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответ­ственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности; должностные инструкции работников, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для использования, они реализуют нормы ад­министративного права и являются правовой основой деятельности учреждения.

Цель разработки организационно-правовых документов - наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделения­ми и работниками.

 

Правила оформления

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Организационно-правовые документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:

Ø положение (о чем?) об отделе кадров;

Ø структура и штатная численность (чего?) аппарата Министерства;

Ø инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

Ø должностная инструкция (кого?) референта.

Организационно-правовые документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответствен­ность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационно-правовые документы проходят установленный в организации поря­док согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяю­щей соответствие данного организационного документа действующему законо­дательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относят­ся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеру­емых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

Общие положения.

Порядок деятельности.

Управление.

Прочие накопления.

Прекращение деятельности.

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие спе­цифику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесени­ем всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участ­ников.

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации — печатью органа государственной реги­страции.

Положение об организации — это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована УСОРД и включает следующие разделы

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (уч­редители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия пере­дачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

Договором определяются предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.

В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

На договоре подписи заверяются печатями. Если обе договаривающиеся стороны (или одна из сторон) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №4.

3. Персональный компьютер в деятельности архивиста. Состав ПК.

В условиях современного бизнеса даже самая маленькая фирма, не может обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Сегодня, компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.

Персональный компьютер

От того, как будет выглядеть АРМ – автоматизированное рабочее место, насколько правильно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации. Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис. Вот примерный комплект технических и организационной техники для оснащения рабочего места архивиста.

На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат. Желательно всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода и кратковременного пользования и, вместе с тем, хорошо обозревалась. При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так как это может привести к поломке или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения к работе. Планировка технического оснащения рабочих мест считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:

Ø рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

Ø шкафы и картотеки располагаются с максимальным удобством подходов к ним;

Ø естественное освещение должно падать на рабочие места слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;

Ø необходимо обеспечить свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

Ø следует исключить неблагоприятное воздействие теплового излучения от отопительных приборов.

К офисной технике или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве и архивоведении для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Работа архивиста требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчают и ускоряют трудовой процесс. В связи с этим архивист, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

1. Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:

2. Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.

3. Печатное и множительное оборудование.

4. Средства обработки документов.

5. Демонстрационная видеотехника.

6. Системы связи.

7. Системы безопасности и их обеспечение.

К основным техническим устройствам типового персонального компьютера архивиста (комплект минимальной конфигурации) относятся:

Ø системный блок и его внутреннее устройство,

Ø монитор и его разновидности,

Ø клавиатура,

Ø графический указатель «мышь»

Ø акустические системы.

Системный блок — это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.

Монитор предназначен для вывода текстовой и графической информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой. Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024х768. Такие мониторы обеспечивают:

Ø компактность по сравнению с мониторами на основе электронно-лучевой трубки самых последних моделей;

Ø безопасность, так как такие мониторы практически не нагрева ются во время работы и поглощают гораздо меньше озона;

Ø эргономику, так как изображение на экране монитора намного четче, чем у названных мониторов, следовательно, глаза пользователей будут меньше уставать;

Ø невысокую цену, LCD монитор сегодня не роскошь, а средство визуального отображения информации. В настоящее время его цена почти вплотную приблизилась к цене хороших моделей на базе ЭЛТ.

 

Клавиатура предназначена для ввода-вывода требуемой информации, индикации работоспособности клавиатуры, а также для выполнения основных и вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель — мышь — предназначен для ввода графической информации в компьютер. В настоящее время наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.

Все перечисленное ранее — это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной.

Акустические системы предназначены для преобразования аудиосигналов в звуковые сигналы, воспроизводимые звуковыми колонками. Следует заметить, что использовать вместе с компьютером необходимо только экранированные колонки — они могут быть расположены в непосредственной близости с монитором и не приведут к постепенному размагничиванию ЭЛТ. А вот выбор звуковых колонок столь велик, что рекомендовать какие-то конкретные наборы сложно, все зависит от назначения персонального компьютера.

 

Экзаменационный билет № 5

1. Основные принципы информационных и коммуникационных технологий.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования ин­формации на основе применения технических средств.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Информационная технология реализуется в рамках информационной системы.

Информационная технология – это способ преобразования информации.

Для новой информационной технологии характерны:

• сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения ин­формации на основе интегрированной базы данных, предус­матривающая единую унифицированную форму представления, хра­нения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

• безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежу­точные версии и необходимые данные записаны на машинные носите­ли и доводятся до пользователя через экран видеотерминала;

• интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими воз­можностями для пользователя;

• возможности коллективного исполнения документов на основе группы автоматизированных рабочих мест, объединенных средствами комму­никаций;

• возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи.

Итак, в основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть по­ложены три основных принципа: интегрированность, гибкость и интерактив­ность.

Средства и методы информационных технологий включают в себя:

Ø комплекс технических средств;

Ø средства управления техническим комплексом;

Ø организационно-методическое обеспечение.

Комплекс технических средств — это совокупность инструментов, приспособлений, машин, механизмов и автоматических устройств, с помощью которых осуществляется собственно информационное преобразование.

Средства управления техническим комплексом позволяют персоналу осуществлять целенаправленное использование технических средств для реализации информационного преобразования.

Организационно — методическое обеспечение увязывает реализацию всех действий технических средств и персонала в единый монологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного преобразования и включает в себя:

— нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению различных документов в рамках решения конкретной задачи;

— инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

— инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы персонала в рамках конкретной информационной технологии. Если основу комплекса технических средств составляют средства компьютерной техники, то речь идет о компьютерных информационных технологиях.

 

Коммуникациями называется обмен информацией, на основе ко­торого менеджер получает данные, необходимые для принятия ре­шения. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых эле­мента:

• отправитель — лицо, генерирующее идеи, собирающее ин­формацию, передающее ее;

• сообщение — собственно информация, закодированная с по­мощью символов;

• канал — средство передачи информации;

• получатель (потребитель) информации — лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

 

К качеству информации предъявляют следующие требования:

 

• своевременность;

• достоверность — процент реальных сведений к общему объе­му информации;

• достаточность — минимально полный объем информации, позволяющий менеджеру принять обоснованное решение;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплектность системы информации (по качеству и ресурсо­емкое™ товара, по стадиям жизненного цикла товара и т. д.);

• адресность;

• правовая корректность;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность.

 

Важным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки ин­формации с помощью новых информационных технологий. Разви­тие информационных технологий — переход от технологии обработ­ки данных к технологиям обработки знаний. Новые информацион­ные технологии включают:

• новые технологии коммуникаций на основе локальных, рас­пределенных и беспроводных сетей;

• новые технологии обработки информации на основе АРМов;

• новые технологии принятия решений на основе средств ис­кусственного интеллекта — баз знаний, экспертных систем, систем моделирования и др.

В основе коммуникационных технологий лежит обмен информации. Обмен информацией производится по каналам передачи информации. Каналы передачи информации могут использовать различные физические принципы. Так, при непосредственном общении людей информация передается с помощью звуковых волн, а при разговоре по телефону - с помощью электрических сигналов.

 

2. Система распорядительной документации.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №5.

Организационно-распорядительный документ — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительные документы (ОРД), можно условно подразделяются на три группы:

• организационно-правовые документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы.

Распорядительные документы - вид письменного документа, в ко­тором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также во­просов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

В организациях, действующих на основе единоначалия, когда вся полнота власти принадлежит одному лицу — руководителю, принимаемые решения в ходе регулирования деятельности фиксируются в распорядительных документах — приказах, указаниях, распоряжениях.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения в целях разрешения основных задач, стоящих перед данным учреждением.

По содержанию приказы делятся на: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?",

например: " О реорганизации предприятия ", " Об изменении оплаты отпус­ков " и т. д.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части приказа излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются его цели и задачи.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина изда­ния приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки прописными буквами.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если за­дание (поручение) носит постоянный характер.

В последнем пункте указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее из­данные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.

Распоряжение и указание — правовые акты, издаваемые руководителем организации (предприятия, учреждения) действующим на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение и указание оформляются по тем же правилам, что и приказ. Вместо ключевого слова «П Р И К А З Ы В А Ю» используются «П Р Е Д Л А Г А Ю», «О Б Я 3 Ы В А Ю», «Р Е К О М Е Н Д У Ю». Короткие распоряжения и указания могут не иметь заголовка. В текстах часто отсутствует констатирующая часть.

Кроме того, распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документируется протоколами, постановлениями, решениями и распоряжениями.

Постановление (решение) — правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами, установления стабильных норм и правил.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

По оперативным вопросам издаются распоряжения.

Текст постановления, решения состоит из двух частей — констатирующей (описательной) и распорядительной (постановляющей).

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, объясняет мотивы предписываемых действий.

Иногда постановление (решение) не нуждается в вводной части, тогда его текст начинается с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ».

Распорядительная часть несет основную нагрузку и начинается со слов «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «РЕШАЕТ», перед которыми указывается наименование коллегиального органа (совет директоров, коллегия, правление). Затем с новой строки с абзаца следует распорядительная часть.

Распорядительная часть делится на пункты, как и в приказе.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ».

Оформляются постановления и решения на общем бланке формата А4.

Датой постановления (решения) является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Подписывают постановление (решение) председатель и секретарь коллегиального органа.

Ознакомительные визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа.

 

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №5.

3. Перечислите основные возможности текстового редактора Word. Возможности Word при работе со шрифтами.

 

Экзаменационный билет № 6

1. Основные методы информационных и коммуникационных технологий.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования ин­формации на основе применения технических средств.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Информационная технология реализуется в рамках информационной системы.

Информационная технология – это способ преобразования информации.

Для новой информационной технологии характерны:

• сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения ин­формации на основе интегрированной базы данных, предус­матривающая единую унифицированную форму представления, хра­нения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

• безбумажный процесс обработки документа, при котором на бумаге фиксируется только окончательный вариант документа, а промежу­точные версии и необходимые данные записаны на машинные носите­ли и доводятся до пользователя через экран видеотерминала;

• интерактивный (диалоговый) режим решения задачи с широкими воз­можностями для пользователя;

• возможности коллективного исполнения документов на основе группы автоматизированных рабочих мест, объединенных средствами комму­никаций;

• возможность адаптивной перестройки формы и способа представления информации в процессе решения задачи.

В основу концепции новой информационной технологии, базирующейся на широком применении массовой компьютерной техники, должны быть по­ложены три основных принципа: интегрированность, гибкость и интерактив­ность.

Средства и методы информационных технологий включают в себя:

Ø комплекс технических средств;

Ø средства управления техническим комплексом;

Ø организационно-методическое обеспечение.

Комплекс технических средств — это совокупность инструментов, приспособлений, машин, механизмов и автоматических устройств, с помощью которых осуществляется собственно информационное преобразование.

Средства управления техническим комплексом позволяют персоналу осуществлять целенаправленное использование технических средств для реализации информационного преобразования.

Организационно — методическое обеспечение увязывает реализацию всех действий технических средств и персонала в единый монологический процесс в соответствии с назначением конкретного информационного преобразования и включает в себя:

Ø нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению различных документов в рамках решения конкретной задачи;

Ø инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

Ø инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы персонала в рамках конкретной информационной технологии.

Если основу комплекса технических средств составляют средства компьютерной техники, то речь идет о компьютерных информационных технологиях.

Коммуникациями называется обмен информацией, на основе ко­торого менеджер получает данные, необходимые для принятия ре­шения. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых эле­мента:

• отправитель — лицо, генерирующее идеи, собирающее ин­формацию, передающее ее;

• сообщение — собственно информация, закодированная с по­мощью символов;

• канал — средство передачи информации;

• получатель (потребитель) информации — лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

К качеству информации предъявляют следующие требования:

Ø своевременность;

Ø достоверность — процент реальных сведений к общему объе­му информации;

Ø достаточность — минимально полный объем информации, позволяющий менеджеру принять обоснованное решение;

Ø надежность (с определенной степенью риска);

Ø комплектность системы информации (по качеству и ресурсо­емкое™ товара, по стадиям жизненного цикла товара и т. д.);

Ø адресность;

Ø правовая корректность;

Ø многократность использования;

Ø высокая скорость сбора, обработки и передачи;

Ø возможность кодирования;

Ø актуальность.

Важным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки ин­формации с помощью новых информационных технологий. Разви­тие информационных технологий — переход от технологии обработ­ки данных к технологиям обработки знаний. Новые информацион­ные технологии включают:

• новые технологии коммуникаций на основе локальных, рас­пределенных и беспроводных сетей;

• новые технологии обработки информации на основе АРМов;

• новые технологии принятия решений на основе средств ис­кусственного интеллекта — баз знаний, экспертных систем, систем моделирования и др.

В основе коммуникационных технологий лежит обмен информации. Обмен информацией производится по каналам передачи информации. Каналы передачи информации могут использовать различные физические принципы. Так, при непосредственном общении людей информация передается с помощью звуковых волн, а при разговоре по телефону - с помощью электрических сигналов.

 

2. Система документации по личному составу. Подсистема организационно-распорядительной документации.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №6.

Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности организации, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж граждан является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Система документации по личному составу включает в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:

1. Организационная документация:

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положение о структурном подразделении;

- должностные инструкции.

2. Распорядительная документация:

- приказы по личному составу;

- распоряжения.

3. Персональная документация:

Ø трудовая книжка;

Ø личное дело;

Ø личная карточка работника.

4. Учетная кадровая документация:

Ø личные карточки Т-2;

Ø личный листок по учету.

5. Договорная документация:

Ø коллективный договор (соглашение);

Ø трудовой договор.

6. Справочно-информационная документация.

Ø справки;

Ø докладные и объяснитель­ные записки;

Ø акты;

Ø протоколы

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя. В Единой государственной системе документационного обеспечения управления определено, что наименования распорядительных документов напрямую зависят от системы управления.

Руководителю коллективного органа управления – председателю кооператива, совета директоров и т. д. – следует издавать распорядительные документы, которые называются распоряжения, а единоличному руководителю – приказы.

Издание распорядительных документов по личному составу обязательно:

- при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;

- при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;

- при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;

- в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;

- при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;

- при предоставлении отпуска;

- при перемене фамилии и в других случаях.

Отличительной особенностью распорядительных документов по личному составу является то, что они выполняют двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта - заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. являются распорядительными, правовыми. С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу регистрирует сам факт, т. е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных документов.

Следовательно, любой распорядительный документ по личному составу как вид может быть отнесен не только к организационно-распорядительной документации, но и одновременно к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД).

С 5 января 2004 г. постановлением Госкомстата были утверждены унифицированные формы документов:

Ø приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

(форма № Т-1, индивидуальная);

Ø приказ (распоряжение) о приеме работников на работу