Обработка входящих документов.

В организациях прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

• специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значительном объеме документооборота);

• сотрудник службы ДОУ, например экспедитор;

• секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т. д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ.

Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Вскрывается почти вся корреспонденция.

Не вскрываются:

• конверты с надписью «лично»;

• документы, адресованные общественным организациям;

• упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

Определяется необходимость сохранения упаковки.

Конверты сохраняют в случаях, если:

• получена доплатная корреспонденция;

• адрес отправителя написан только на конверте;

• дату отправки и получения документа можно установить только по почтово­му штемпелю на конверте.

Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

Проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организа­цию». Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера до­кумента. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя (пример 1).

Пример

Оформление отметки о поступлении документа в организацию

Затем производится предварительное рассмотрение и распределение доку­ментов.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов.

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (реквизит 17).

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие
резолюции руководства.

Это документы, адресованные в структурные подразделения, конкретным исполнителям в соответствии с их функ­циями и компетенцией.

3. Документы, не требующие регистрации.

Не регистрируют поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспек­ты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые другие документы.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отправителю или передаются по назначению.

Схема работы с входящими документами приведена в примере.

Пример

Схема прохождения входящих документов

- прием корреспонденции, проверка правильности корреспонденции, проверка правильности доставки и комплексность упаковки

- передача писем с пометкой «лично» адресатам

- предварительное рассмотрение (сортировка, размещение)

- регистрация

- передача документов в структурные подразделения или исполнителям

- передача документов руководителю

- рассмотрение документов руководителем (резолюция)

- внесение сведений из резолюции в регистрационную форму

- передача документов исполнителям

- контроль исполнения документов

- исполнение документов

- подшивка документов в дела

 

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №17.

3. Текстовый редактор Word. Нумерованные и маркированные списки.

 

Экзаменационный билет № 18

1. Информационные технологии в профессиональной работе по архивному делу.

Основные понятия информационных технологий

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии – получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Технология (гр. techne– мастерство, logos – учение, учение о мастерстве) – совокупность знаний о способах и средствах проведения производственных процессов, при которых происходит необходимое качественное изменение обрабатываемых объектов.

Информационная технология – система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Информационная технология – это способ преобразования информации.

Информационная технология – совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор хранение, обработку, вывод и распространение информации. Информационные технологии предназначены для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов.

В области решения задач по управлению современным офисом информационная технология – совокупность четко определенных целенаправленных действий (алгоритмов) персонала по переработке информации.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации – высший, средний и низший.

Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т.п.).

Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения – процессом принятия решения

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т.п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.