Метаданные электронного документа.

 

Метаданные – структурированные данные о данных, т.е. информация, которая позволяет идентифицировать информационные ресурсы, управлять ими, осуществлять поиск. Особое значение – при работе с электронными документами. В стандарте ГОСТ 7.70-2003 термин «метаданные» определен как формализованное описание электронного информационного ресурса, используемое для идентификации и категоризации ИР при работе с большими совокупностями информационных ресурсов. Стандарт ИСО 15489 «метаданные» - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течении времени. Метаданные нужны для поиска.

Из этого определения следует, что делопроизводственные данные используются прежде всего для описания содержания, структуры и контекста документа.

Содержание – контент, фактическая информация документа, фиксирующая управленческую деятельность.

Структура – внешний вид и расположение частей содержания (носитель, формат файла, организация данных, расположение реквизитов), а также наличие в документе связей с другими документами.

Физическая структура зависит от ПО и ТО. Поэтому понятным ЭД делает логическая структура – отношение между его составными частями.

Контекст – внешняя среда (содержащаяся в документе или сопроводительная информация, показывающая взаимосвязь документа с управленческой деятельностью организации или с другими документами. Эта информация о самом документе (заголовок, автор, дата создания, о создателе и целях создания документа, об использовании)).

Метаданные образуются не только в момент создания (получения и регистрации), но и добавляются с течением времени.

Метаданные – не новое явление в работе с документами и информацией. Однако в ДП и архивном деле – новый термин, необходимость применения которого важна с приобретением метаданных особого значения. В электронной среде ЭД всегда … Именно метаданные делают ЭД пригодными для использования, понятными и аутентичными, гарантируют достоверность, неизменность и доказательную силу ЭД. Управление метаданными – обязательная часть управления ЭД. В традиционном ДП метаданные содержатся на обложках дел, регистрационных карточках, номенклатурах дел. В идеале метаданные прикреплены к информации, на которую они ссылаются. В современной практике работы с документами с применение автосистем метаданные обычно закодированы в электронном объекте.

Т.о. метаданные служат для описания как бумажных, так и электронных документов, придают информации структурированный вид. Описывают и системы, которые управляют ими, а также принципы и правила, которым документы соответствуют. За рубежом существуют различные стандарты метаданных, в том числе разработанные для целей ДП и архивного дела. Универсальный набор метаданных содержит т.н. «дублинское ядро», применяемый для любых информационных ресурсов стандарт ИСО 15836. На основе ДЯ в РФ в 2003 г. был разработан ГОСТ 7.70. Этот стандарт вводит систему описания ИР, в т.ч. сетевых ресурсов локальных и глобальных сетей и приближает ее к международной практике. Он предлагает для описания ИР 29 реквизитов. Из них для всех категорий ресурсов обязательны:

1) идентификатор ИР (неповторяемость);

2) наименование ресурса – название, присваиваемое ресурсу создателем или владельцем;

3) владелец - наименование юридического или физического лица, распоряжающегося ресурсом;

4) описание – текстовое изложение содержания ресурса, включая аннотацию или реферат;

5) коды рубрикатора (коды классификаторов);

6) ключевые слова – описывают тематику ЭР, т.е. термины основных понятий, информация о которых содержится в ресурсе;

7) язык – на котором написаны текстовые компоненты ИР. Если на разных – указывается каждый из них.

8) период обновления – с какой периодичностью производится обновление ресурса путем записи одного из слов: год, квартал, месяц, день, не обновляется;

9) финансирование;

10) дата последнего обновления ИР.

Для элементодата в мире используют ИСО 8 601, который устанавливает унифицированный формат представления для дат.

Некоторые реквизиты, установленные стандартом, являются условно-обязательными, поскольку они должны присутствовать в описании не всех ИР. К условно-обязательным относятся следующие реквизиты:

1) дата последнего обновления метаданных ИР. Реквизит обязателен, если метаданные обновлялись;

2) сетевой адрес. Обязателен, если ресурс выставлен в глобальной сети;

3) консультант. Указывается лицо, к которому следует обращаться для получения дополнительной информации о ресурсе. Реквизит обязателен для несетевых ЭР.

4) дата регистрации. Реквизит обязателен в случае регистрации ИР.

5) служба регистрации. Наименование организации, регистрирующей ИР (институт прикладных программных систем).

Помимо обязательных и условно-обязательных в стандарте установлены факультативные реквизиты, которые необязательно должны присутствовать в описании, но позволяют предоставить пользователю дополнительную информацию об ИР, сделать ресурсы удобнее и привлекательнее для использования (обязательный реквизит «владелец» может быть дополнен факультативными реквизитами «создатель» и «участник», т.е. наименованиями юридических лиц или именами физических лиц создавших ресурс или участвовавших в создании ресурса). Тематика Ир может быть представлена не только обязательным реквизиты «ключевые слова, но и дополнительным «индекс универсально десятичная классификация (УДК)». Если автор считает необходимым можно указать ИРсы, из которых почерпнутая включаемая в ИР информация или связаннее с описываемым ресурсом (реквизит «родственный ресурс»). Текстовое описание временного периода источников на основании которых создан описываемый ресурс содержит реквизит «ретроспектива». Степень ограничения доступа к ресурсу (без ограничений, персональные данные, тайна следствия и судопроизводства, служебная тайна, коммерческая тайна, государственная тайна) может отражать реквизит «ограничение по доступу». В реквизите «использование» можно указать формат представления данных, а также программно-технические средства, необходимы для использования ресурса. Объем ресурса – реквизит «объем».

Если описываемый ресурс – собрание однотипных или близких по структуре документов или записей (полнотекстовая база данных), то заполняется реквизит «количество документов». Для связи с консультантами могут быть реквизиты «телефон для консультации» и «е-майл для консультации».

Службам регистрации ИР стандарт рекомендует ввести не только каталог зарегистрированных ресурсов, но и списки реквизитов для использования при составлении описании таких типов ЭР как «организация» и «персона» (каталог издается институтом прикладных …). В эти списки реквизитов вносятся данные об организациях и лицах, владеющих, создающих, участвующих в создании или публикации ИР, а также консультирующих по вопросам использования ИР. Список организаций и список персон являются динамическими, т.е. могут пополнятся по мере накопления электронных ИР.

В стандарте приводятся списки реквизитов для ИР типа «организация» и типа «персона». Для организаций (юрлиц) предусмотрено 14 реквизитов: идентификатор (например, номер по порядку, присвайваемый службой регистрации), официальное наименование, контактные реквизиты (сайт, номер телефона, факса, адрес ЭП, официальный почтовый адрес), место расположения (населенный пункт), руководитель, вышестоящая организация, дата последнего обновления сведений об организации.

Для физический лиц предусмотрено 9 реквизитов: идентификатор, полное имя, должность, телефон, факс, адрес ЭП, персональный сайт, дата последнего обновления сведений о персоне.

Реквизиты организаций в основном имеют статус обязательных или условно. Для физического обязательно только его идентификатор и полное имя.

Большинство элементов метаданных в стандарте соответствуют международному Дублинскому ядру. В стандарте не получил отражение только реквизит «тип ресурса», значение которого в зарубежных нормативах … рекомендуется выбирать из слова типов ДЯ, содержащего перечень терминов для идентификации ИР: коллекция, набор данных, интерактивный ресурс, звук, текст.

Государственные стандарты метаданных приняты во многих развитых странах. Работа над ними обычно ведется в рамках ЭП.

Помимо универсальных стандартов существуют относящиеся к определенной отросли или дисциплине. В ряде стран приняты стандарты описания архивной документной информации. Стандарты делопроизводственных метаданных – особый тип стандартов, призванных обеспечить значимость, управляемость, длительность существования документации в организации. Так, в Австралии стандарт ДП метаданных разработан Национальным архивом и предназначается для госучреждений. Он основан на ДЯ, рекомендует и детально описывает 20 основных и 65 допольнительных элементов метаданных. Эти стандарты также разработаны архивными органами австралийских штатов Виктория и Новый Южный Уэльс. Следует отметит австралийскую школу ДП метаданных, созданную университетом Монаш. В частности стандарт метаданных штата НЮУ – достаточно сложная схема, охватывающая все возможные характеристики документа и показывающую связи между документом и управленческой функцией а также между документом и индивидом, стр подразделением, организацией, которые создали, используют, управляют или несут ответственность за документ или соответствующую управленческую операцию.

К обязательным ДП метаданным стандарт относит элементы, фиксирующие 5 категорий информации о документе:

1) основная информация, позволяющая идентифицировать документ: тип документа или группы документов (отдельный документ дела), уникальный идентификатор (обычно цифровой или буквенно-цифровой (номер документа), заголовок документа, дата создания документа.

2) место нахождения документа: место хранения (например № дела, текущее местонахождение (обычно имя пользователя),

3) связи документа с управленческой деятельностью, другими документами и создателем: управленческая функция, к которой относится документ, организация, ответственная за управление документа.

4) доступ к документу: права доступа (для внутреннего пользования, ограничения доступа (коммерческая тайна)).

5) управление документом: дата регистрации, носитель и формат хранения ЭД, номер дела по НД, срок хранения, действия, произведенные с документом (дата и лицо, осуществившее действие (регистрацию или передачу документа на хранение)).

Стандартизация ДП метаданных в течении нескольких лет проводилась на национальном, а в последние годы перешла на международный уровень.

В 2004 – международный стандарт ДП метаданных ИСО 23081.

ДП документы требуют своего уникального особого набора метаданных и ДЯ к ним не вполне подходит. Чтобы быть понятными и через длит время, доки требую больше метаданных, фиксирующих контекст создания документа. Однако сегодня специалисты не пришли к единому мнению о составе набора метаданных. Большие надежды связаны с ИСО 23081, к 3 части которого предполагается оценить на соответсвствие требованиям стандарта ИСО 15489 существующие наборы метаданных в этой области. Но пока в ДП нет общепринятого набора метаданных в отличии от библиотечного сообщества, применяющего ДЯ.

Основные категории метаданных, которые система управления документами и хранить вместе с содержанием документа включают:

1) контекстуальные метаданные (данные о создании, получении, передачи документа, дату получения, отношение документа к определенном бизнес-процессу и связанных документов,)

2) об услов

3) метаданные о размещении документа

4) метаданные, описывающие содержание документа

5) метаданные о структуре документа

Т. е. ДП метаданные должны в различной степени детализировать содержание и структуру документа, контекст его создания. В ИСО 23081 различаются метаданные о самом документе, о принципах и правилах управленческой деятельности, о лицах, участвующих в процессе управления и ДП, об управленческой деятельности и ее процессах, о ДП процессах. Требования к этим категориям метаданных установлены исходя из требований ИСО 15489. В целом в современных стандартах требования к ДП метаданным устанавливаются с учетом принципа единства документов и процессов управленческой деятельности, в ходе которых документы создаются. Особое значение при работе с ЭД придается «протоколам контроля системных процессов», автоматический создаваемых компьютерной системой данным, фиксирующим производимые с отдельным документом или его метаданными действиями (время и дату действия, вид действия, лицо, производившее действие).

В различный словарях компьютерных терминов можно обнаружить множество переводов «audit trail»:… В целом они определяются как хронологически упорядоченная совокупность записей, результатов деятельности субъектов системы, достаточная для восстановления, просмотра и анализа последовательности действий, окружающих или приводящих к выполнению операций, процедур с целью инспекции конечного результата. Записи о событиях, происходящих в системе заносятся в файл контрольного журнала вручную или автоматически.

Согласно ИСО 15489 протоколы контроля системных процессов позволяют отслеживать все действия по передаче документов, эффективно защищать документы от неавторизованного использования, изменения или уничтожения, поскольку просмотр этих протоколов позволяет выявить попытки несанкционированного доступа к незащищенным данным и идентифицировать лиц, делавших такие попытки. Поэтому автоматические протоколы должны хранится как минимум столько же, сколько хранится документация, к которой они относятся.

Использование современных информационных технологий делает метаданные особенном полезными. Во-первых большинство компьютерных программ автоматически создают метаданные и ассоциируют их с файлами. Во-вторых для создания метаданных сущ специальное ПО. В третьих, БД удобны для хранения и обеспечения доступа к метаданным. Управление метаданными – важнейшая часть управления документацией. Эффективное управление метаданными – знание и применение соответствующих стандартов. Основной – ДЯ.

 

Управление документацией (УД)

Термин УД широко распространен. В США организации, ведающие вопросами документации носит название NАRA.

УД следует отличать от делопроизводства и ДОУ.

Хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет общие черты, сформировавшие под влиянием международных организаций.

Разработками в области УД занимаются такие организации, как ЮНЕСКО, Международный Совет архивов (МСА), ISO.

Заметную роль играет Международный совет архивов.

В 1976 г. МСА с Международной организацией по УД был создан Комитет по УД. Его основными целями были:

1. Выявить взаимосвязь между УД и архивами и содействовать развитию сотрудничества в области взаимных интересов (образования, разработки стандартов и терминологии).

2. Способность применения технических достижений, представляющих интерес, к методам работы архивов и в области УД.

3. Осуществлять подготовку публикаций и распространять рекомендации.

4. Обеспечивать консультативную и практическую помощь всем странам в разработки и осуществлении программ УД.

Целями УД в организации является:

1. Точное и полное документирование политики и деятельности организации.

2. Контроль за объёмом и качеством создаваемых документов.

3. Разработка механизма контроля за содержанием документов с целью предотвращения создания ненужных документов, а также повышения эффективности операций с ними.

4. Упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов.

5. оказание постоянного внимания к документам, начиная с их создания и до передачи на хранение или уничтожение;

Первоначально работа Комитета определены цели, которые на практике решали специалисты по управлению документацией. Поэтому в мае 1979 г. ЮНЕСКО и МСА на совместном совещании приняли программу в области управления док и арх. Принято рабочее определение УД: область общего административного управления, касающаяся достижения экономии и эффективности в процессе воздания, использования, хранения документов.

В результате деятельности Комитета в его отчете была предпринята одна из первых попыток сформулировать единое понимание целей УД.

Содержание УД включает следующие вопросы:

1) точное и полное документирование политики и деятельности организации;

2) контроль за объемом и качеством создаваемых документов;

3) разработка механизма контроля за созданием документов с целью предотвращения появления ненужных докуменов

4) управление центром документации;

5) составление графиков контроля за документами;

6) управление хранением дел в организации;

7) управление машиночитаемыми и электронными документами;

8) управление информационно-поисковой службой (ИПС);

9) управление перепиской;

10) управление формами документов.

УД охватывает весь жизненный цикл документа. Создание – установление необходимого перечня документов, их названий и функциональных назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение ИТ для составления документов.

Хранение и использование документированной информации предусматривает развитие системы передачи информации, телекоммуникаций, средств копирования и тиражирования документов.

Передача ИР на постоянное хранение в архив. Хранение документов третьей стороной – аутсорсинг.

Управление архивами следует начать с составления номенклатуры дел. Затем провести проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование консервации и реставрации документов, систематизацию архивных фондов, обеспечить доступ к документам.

 

Проблемы автоматизации УД