Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Информационная инфраструктура организации

Организация – группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели, для решения какой-либо задачи, на основе принципов разделения труда, обязанностей и иерархической структуры.

Большинство организаций – открытые системы, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетенные с внешним миром. Каждая организация имеет свою внутреннею среду: цели и задачи, структуру, технологии и людей. Закрытые организации не имеют связи с внешней средой.

Структура – логические взаимоотношения уровней управления и функционирования областей, построенные в форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации.

Технология – сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, необходимое для осуществления желаемых целей.

 

Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства – улучшение управления, совершенствование форм и методов управления на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств. Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средства сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило к совершенствованию системы иоу организации. В конечном итоге роль информации в организационном управлении постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии. Новшества – средства улучшения аппарата управления (его сокращения, удешевления).

Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационных процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного управления возможны следующие положительные результаты:

1. возможная экономия расходов за счёт снижения фонда зарплат, расходов на почту, перераспределение сырья, на оформление документов;

2. устранение возможных расходов в будущем (избежание роста численности персонала, уменьшение требований к обработке данных, снижение стоимости обслуживания);

3. нематериальные выгоды (улучшение качества информации, повышение производительности, улучшение и ускорение обслуживания, улучшение контроля, полное использование программного обеспечения, более уверенные решения).

Понятие информации является емким (разъяснение)

Процесс получения и передачи информации (источник – канал связи – получатель) происходит со множеством посредников, поэтому наблюдается её задержка и искажение. При передаче «вверх» происходит её обобщение; «вниз» - конкретизация. Главной задачей является максимальная скорость при минимальном искажении информации. От этого зависит правильность решений и прибыль.

На эффективность решения влияет качество и достоверность информации, оперативность её получения, знания и личный опыт руководителя, квалифицированный состав подчинённых.

 

Управление документацией (УД)

Термин УД широко распространен. В США организации, ведающие вопросами документации носит название NАRA.

УД следует отличать от делопроизводства и ДОУ.

Хотя управление документацией в зарубежных странах организуется по-разному, но в то же время имеет общие черты, сформировавшие под влиянием международных организаций.

Разработками в области УД занимаются такие организации, как ЮНЕСКО, Международный Совет архивов (МСА), ISO.

Заметную роль играет Международный совет архивов.

В 1976 г. МСА с Международной организацией по УД был создан Комитет по УД. Его основными целями были:

1. Выявить взаимосвязь между УД и архивами и содействовать развитию сотрудничества в области взаимных интересов (образования, разработки стандартов и терминологии).

2. Способность применения технических достижений, представляющих интерес, к методам работы архивов и в области УД.

3. Осуществлять подготовку публикаций и распространять рекомендации.

4. Обеспечивать консультативную и практическую помощь всем странам в разработки и осуществлении программ УД.

Целями УД в организации является:

1. Точное и полное документирование политики и деятельности организации.

2. Контроль за объёмом и качеством создаваемых документов.

3. Разработка механизма контроля за содержанием документов с целью предотвращения создания ненужных документов, а также повышения эффективности операций с ними.

4. Упрощение деятельности систем и процессов создания, хранения и использования документов.

5. оказание постоянного внимания к документам, начиная с их создания и до передачи на хранение или уничтожение;

Первоначально работа Комитета определены цели, которые на практике решали специалисты по управлению документацией. Поэтому в мае 1979 г. ЮНЕСКО и МСА на совместном совещании приняли программу в области управления док и арх. Принято рабочее определение УД: область общего административного управления, касающаяся достижения экономии и эффективности в процессе воздания, использования, хранения документов.

В результате деятельности Комитета в его отчете была предпринята одна из первых попыток сформулировать единое понимание целей УД.

Содержание УД включает следующие вопросы:

1) точное и полное документирование политики и деятельности организации;

2) контроль за объемом и качеством создаваемых документов;

3) разработка механизма контроля за созданием документов с целью предотвращения появления ненужных докуменов

4) управление центром документации;

5) составление графиков контроля за документами;

6) управление хранением дел в организации;

7) управление машиночитаемыми и электронными документами;

8) управление информационно-поисковой службой (ИПС);

9) управление перепиской;

10) управление формами документов.

УД охватывает весь жизненный цикл документа. Создание – установление необходимого перечня документов, их названий и функциональных назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение ИТ для составления документов.

Хранение и использование документированной информации предусматривает развитие системы передачи информации, телекоммуникаций, средств копирования и тиражирования документов.

Передача ИР на постоянное хранение в архив. Хранение документов третьей стороной – аутсорсинг.

Управление архивами следует начать с составления номенклатуры дел. Затем провести проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование консервации и реставрации документов, систематизацию архивных фондов, обеспечить доступ к документам.

 

Проблемы автоматизации УД

Роль ИТ в РБП

Изменения в разделении труда и структурировании задач были бы трудноосуществимы без использования современных ИТ. Идентификация и проектирование рпоцесов организации, коллективное выполнение задач при минимальных потерях времени, а также всесторонний обмен информацией возможны лишь при использовании интегрированных информационных систем.

Основным условием, необходимым для успешного функционирования организации, является доступ сотрудников ко всей необходимой информации в режиме реального времени. Например, для того, чтобы сотрудник отдела сбыта мог предоставить клиенту необходимую информацию в любое время, нужна информационная система, позволяющая контролировать выполнение заказа на любой стадии. Это возможно лишь тогда, когда все операции ругулируются в одной системе и все сотрудники имеют доступ к информации в полном объёме. Только система, поддерживающая интегрированную БД и все необходимые оперативные функции, обсепечивает управление процессами, т.к. использование интегрированных систем позволяет обеспечить автономность управления отдельными процессами,в то же время предоставляя механизмы контроля и координации различных составных частей. (CRS, MRP-системы контролируют всю организацию).

Часто возникает вопрос о проведении РБП в связи со внедрением компьютерных систем управлениях. Необходимо понимать, что реинжениринг и внедрение корпоративной информационной системы – это разные процессы и их не следует смешивать.

При внедрении корпоративной информационной системы первоначальным этапом является обследование положения дел в организации, и при необходимости фирма-поставщик предлагает организации план по оптимизации тех или иных процессов. Так, при внедрении АСДОУ проводится изучение системы документооборота организации, соответствие её действующему законодательству, стандартам и правилам. При неудовлетворительном состоянии АСДОУ проводится её оптимизация с участием экспертов в данной области. Только после этого организации может приступить к непосредственному внедрению информационной системы.

Каждый руководитель должен четко представлять цели внедрения и применения в подчиненной ему организации тех или иных средств и методов улучшения эффективности её деятельности.

Многие неудачи при внедрении корпоративной информационной системы связаны именно с тем, что перед началом проекта не были четко уяснена его цель. В процессе автоматизации становились явными недостатки предыдущей системы, появилось желание оптимизировать все процессы. В результате принималось решение о реструктуризации, слабоконтролируемой и нетехнологичной.

Следует учитывать тот факт, что автоматизация несёт 10% улучшения показателей работы. В то же время, реинжениринг направлен на радикальные улучшения деятельности предприятия.

Решение о проведении реинжениринга должно быть вызвано более серьёзными обстоятельствами, чем внедрение автоматизированной системы в управление, т.к. он требует серьёзных вложений времени, средств и усилий, и степень риска при непродуманном проекте реинжениринга намного выше. В то же время, внедрение современных ИТ является одним из основных этапов РБП.

ИТ являются основой реинжениринга, и их поддержка решающим образом влияет на функционирование процессов при правильном использовании – на многократное увеличение их производительности.

Одной из основных проблем является преобразование невидимых процессов в видимые. Инструментарий для решения этой проблемы был найден у инженеров. Реинжениринг предусматривает новый способ мышления: взгляд на построение компании как на инженерную деятельность. При этом используются методы конструкции, проектирования, расчёта и системного анализ, в результате чего происходит создание эффективных средств деятельности. Компания рассматривается как нечто, что может быть построено, спроектировано или перепроектировано в соответствии с инженерными принципами.

Значимость ИТ для реинжениринга заключается в следующем. Компания, которая не способна поменять своё мышление с дедуктивного на индуктивное, не готова к реинженирингу. Компания, которая ставит знак равенства между технологией и автоматизацией, не готова к реинженирингу. Компания, которая сначала ищет проблемы, а затем для их решения подыскивает технологии, не готова к реинженирингу.

Определим различие данных утверждений следующим образом. Дедуктивное решение – поиск решения выявляет проблему, а индуктивное решение сначала определяет эффективное решение, а затем определяет проблемы, которые найденное решение исключает.

Основным инструментом для построения новых возможностей служат ИТ. Однако, их неправильное применение может сорвать процесс реинжениринга, усиливая как старые способы мышления, так и прежние стереотипы поведения.

Для эффективного проведение реинжениринга необходимо широкое стратегическое видение для перепроектирования деловых процессов. Традиционный метод проектирования систем сначала устанавливает информационные требования делового процесса, а затем определяет, как они могут быть поддержаны ИТ.

Задача технологии со своей внутренней ломкой и законами развития состоит в выявлении разного рода закономерностей для определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных и экономических показателей.

Причины неудачных попыток проведения РБП состоят в неполном использовании возможностей ИТ. Выделяют три категории изменений, которые обеспечивают использование ИТ.

1. Изменения, которые позволяю улучшить временные характеристики процессов. Они позволяют автоматизировать процесс реинжениринга, анализировать данные новыми методами, которые невозможно применить вручную.

2. Реорганизация последовательности шагов по выполнению заданий в БП. Цель – существенное улучшение процессов за счёт одновременного выполнения различных работ, используя БД и сетевые технологии. Переход к распределённой организации данных, обеспецивающей доступ к информации из различных мест. Координация действий, достигающаяся за счёт быстрого доступа к информации. Использование экспертных систем для привлечения сотрудников средней квалификации для выполнения сложных высококвалифицированных работ.

3. Изменения, позволяющие контролировать функционирование каждого процесса. К числу технологий, с которыми участники проектного исследования должны быть знакомы, относятся экспертные системы, СУБД, технология «клиент-сервер».

Старые правила	Технология	Новые правила
1.Сложные работы могут выполнять только эксперты	1.Экспертные системы и системы поддержки принятия решений	1.Работу могут выполнять специалисты по общим вопросам
2.Все решения принимают менеджеры	2.Средства поддержки принятия решений, ИПС	2.Принятие решений становится частью работы каждого сотрудника
3.Для получения, хранения, поиска и передачи информации требуется офис	3.Удаленный доступ, портативные компьютеры	3.Специалисты могут посылать и получать информации из любого места
4.Для поиска информации необходимо знать, где она находится	4.ИПС, технология автоматического индексирования и отслеживания документов	4.Поиск информации осуществляется автоматически
5.Проектирование процессов осуществляется вручную	5.Имитационное моделирование, методы искусственного интеллекта	5.Автоматическое проектирование
6.Информация может появляться в одно время в одном месте	6.Распределенные БД, интернет и интранет	6.Информация может появляться в различных местах тогда, когда она необходима

 

 

Сущность, значение и особенности информационного обеспечения

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с измене­ниями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула ин­формацию в качестве важнейшего фактора производственного про­цесса. Информационный процесс необходим как непременное усло­вие работы современной техники, как средство повышения качест­ва рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения

- фонда заработной платы

- коммунальных услуг

- стоимости программного обеспечения

- расходов на почту

- расходов на оформление договоров

- расходов на перераспределение сырья

2) Устранение возможных расходов в будущем

- избежание будущего роста численности персонала

- уменьшение требований к обработке данных

- снижение стоимости обслуживания

3) Возможные нематериальные выгоды

- улучшение качества информации

- повышение производительности

- улучшение и ускорение обслуживания

- новые производственные мощности

- более уверенные решения

- улучшение контроля

- уменьшение просроченных платежей

- полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.

 

 

 

Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).

Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

- Качество, достоверность и оперативность получения информации

- Знания, опыт, личные качества руководителя

- Квалификационный состав подчинённых

- Ситуация на рынке

 

 

 

где, I_вх – входная информация о том, в каком состоянии объект управления должен быть

I_ос – осведомляющая информация о текущем состоянии объекта управления

I_у – управляющая информация в результате сравнения

U – воздействие исполнительного органа на объект управления

V – отклонение состояния объекта управления под воздействием внешней среды

Рисунок 2. Система управления объектом

Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. Сейчас это — объективная необходи­мость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обста­новке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходи­мые выводы и результативно воплощать в управленческих реше­ниях. Отсюда необходимость присутствия информационной состав­ляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенци­альных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаи­мосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые умень­шают неопределенность интересующих менеджера событий. Инфор­мация в менеджменте — сумма нужных, воспринятых и осознан­ных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, даю­щая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти опти­мальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно — необходимая предпо­сылка соединения и последующего органического срастания про­цессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая прив­лекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только эко­номическими данными, а широко использует техническую, тех­нологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные.

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, те­кущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты; краткосрочные, долгосрочные, среднесрочные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, про­ектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статис­тического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа при­надлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наибо­лее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их ре­зультаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и от­четности, обеспечивает принятие необходимых мер, направлен­ных на улучшение выполнения планов, достижение лучших ре­зультатов хозяйствования.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаи­мосвязей, выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (напри­мер, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии произ­водственных запасов) и тем самым создают условия для повы­шения эффективности аналитических исследований.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, ко­торые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся доку­менты, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

1) Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2) Хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3) Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

4) Материалы изучения передового опыта, полученные из раз­ных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).

5) Техническая и технологическая документация.

6) Материалы специальных обследований состояния произ­водства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотогра­фия и т.п.).

7) Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработан­ные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специаль­ных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяй­ственно-правовые документы и т.д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для бо­лее полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимо­сти, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное вре­мя (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), ус­ловно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, норма­тивы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объек­та на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обсле­дований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработ­ки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непремен­ным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности све­дений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи ор­ганизации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продук­цией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным ка­налам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для при­нятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства от­клонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и по­тенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отче­тов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информа­ции предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, об­работки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной инфор­мации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.