Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы

Существует также ряд отдельных опций и подсистемы, которые могут быть поставлены в дополнение к системе "ДЕЛО".

Подсистема "ДЕЛО-Web" является web-интерфейсом к системе "ДЕЛО" и обеспечивает выполнение всех основных функций.

Подсистема "Поточное сканирование" предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы, помещения их в хранилище системы "ДЕЛО" и автоматического установления ссылочной связки между РК документа и его электронным образом.

Опция "Сканирование" предназначена для сканирования бумажных документов в электронные образы в момент заполнения РК документа с помощью интегрированного в систему пакета FineReader 7.0 Scripting Edition.

Опция "Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование" предназначена для защиты данных с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования. Данная опция использует программные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), которые устанавливаются на рабочих местах пользователей. СКЗИ обеспечивают формирование электронной цифровой подписи, шифрование и дешифрование сообщений.

Подсистема "Архивное дело" – это многопользовательская система, автоматизирующая процессы формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации, ведения и учета архивных дел и документов, составления номенклатуры дел.

При совместном использовании с системой "ДЕЛО" обеспечивается полная интеграция "Архивного дела" в части ведения номенклатуры дел, рубрик, групп документов, гриф доступа, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. Кроме того, поддерживается возможность доступа к РК (истории исполнения) документов, переданных на архивное хранение.

4.1. Подсистема "ДЕЛО-Web"

Для того чтобы сотрудники удаленных филиалов стали равноправными участниками документооборота всей организации, а также для того, чтобы руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, могли участвовать в принятии, исполнении и контроле решений, в системе "ДЕЛО" реализован web-интерфейс (или подсистема "ДЕЛО-Web"), обеспечивающий простой и эффективный доступ к документам, хранящимся в базе данных системы.

Подсистема "ДЕЛО-Web" (См. Рисунок 17) функционирует в среде интернет-навигатора Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше), который входит в стандартную поставку Windows 2000. Для работы с этой опцией не требуется устанавливать специальное программное обеспечения на рабочих местах пользователей.

Рисунок 17

Подсистема "ДЕЛО-Web" предназначена для выполнения следующих задач:

- Получение оперативной информации о внутреннем и внешнем документообороте организации;

- Регистрация документов;

- Поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;

- Работа в папках кабинета, включая:

- просмотр поступивших документов;

- издание поручений по документу;

- ввод отчета об исполнении поручения;

- контроль исполнения документов;

- визирование и подписание проектов документов.

4.2. Подсистема "Поточное сканирование"

Подсистема "Поточное сканирование" предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы и помещения их в хранилище системы "ДЕЛО".

Технология поточного сканирования основана на том, что при регистрации на документ наносится штрих-код. После этого помеченные штрих-кодом документы сканируются и автоматически (по штрих-коду) связываются с РК документа. Сканирование может происходить на отдельно оборудованном рабочем месте.

При сканировании может сохраняться как графический образ документа, так и производиться распознавание и перевод его в текстовый формат для облегчения дальнейшей работы и поиска документов в базе.

Использование поточного сканирования документов значительно сокращает трудозатраты на ввод документальной информации в базу данных системы "ДЕЛО" и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.

Для распознавания штрих-кодов и текста используется система FineReader (версия FineReader 7.0 Scripting Edition) компании ABBYY, также для поточного сканирования необходим потоковый сканер с функцией распознавания штрих-кода.

4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование"

Для использования электронной цифровой подписи в системе "ДЕЛО" предусмотрена специальная опция "ЭЦП и шифрование".

Опция позволяет подписывать электронной цифровой подписью документы, хранящиеся и обрабатываемые в системе "ДЕЛО". При необходимости, документ может быть подписан несколькими сотрудниками, что очень удобно для автоматизации процедур согласования, визирования и утверждения документов.

Любой сотрудник, имеющий доступ к документу, получает достоверную информацию о подписях – кто и когда подписал данный документ, а также может проверить подлинность каждой подписи и убедиться, что после подписания документ не был отредактирован. Процедура проверки цифровой подписи предельно проста – достаточно один раз "щелкнуть" мышкой.

Опция "ЭЦП и шифрование" также предоставляет возможность подписывать и шифровать документы, отправляемые по электронной почте внешним адресатам: филиалам, дочерним организациям, клиентам или партнерам. Шифрование сообщений, передаваемых по внешним каналам связи, позволяет гарантированно защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа – прочтения, искажения либо подмены.

В том случае, если система "ДЕЛО" установлена у всех участников обмена информацией, вместе с документами передаются и цифровые подписи, наложенные на документ. Таким образом, пользователи корпоративной системы получают возможность подписывать и распространять по всей территориально-распределенной организации подписанные документы. При этом, например, проверка подписи президента корпорации в удаленном филиале выполняется точно так же, как и проверка подписи сотрудника филиала.

Технология работы с опцией "ЭЦП и шифрование"

Методы криптографической защиты информации, используемые в опции, основываются на использовании ключей, состоящих из открытой и закрытой частей.

Закрытая часть записывается на ключевой носитель и передается пользователю, ключ может быть дополнительно защищен паролем на случай потери носителя.

Закрытый ключ используется:

- для формирования ЭЦП файла, прикрепленного к регистрационной карточке документа или проекта документа;

- для формирования ЭЦП сообщения, направляемого внешним адресатам по электронной почте;

- при дешифрации сообщений, направляемых данному пользователю по электронной почте.

Чтобы подписать прикрепленный к регистрационной карточке документа (проекта документа) файл или сообщение, отправляемое по электронной почте, пользователю достаточно поместить носитель закрытого ключа в считывающее устройство компьютера и нажать на кнопку "Подписать".

Открытый ключ применяется для проверки адресатами ЭЦП пользователя и для шифрования сообщений, направляемых этому пользователю. Для защиты от искажений открытый ключ заверяется центром сертификации и хранится внутри сертификата открытого ключа пользователя.

Сертификат передается всем, с кем пользователь планирует обмениваться сообщениями, защищенными при помощи ЭЦП и шифрования.

В хранилище системы "ДЕЛО" помещаются сертификаты открытых ключей всех пользователей, а также сертификаты ключей внешних адресатов организации.

Для формирования сертификатов и закрытых ключей можно воспользоваться любым соответствующим программным обеспечением или услугами удостоверяющего центра. Организации, не пользующиеся услугами удостоверяющих центров и не имеющие собственной инфраструктуры управления ключами, могут использовать Центр управления ключевой системой (ЦУКС), который может быть включен в комплект поставки опции.

4.4. Подсистема "Архивное дело"

Подсистема "Архивное дело" – это многопользовательская система, автоматизирующая процессы составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации, ведения и учета архивных дел и документов, экспертизы ценности документов.

Данная подсистема предназначена для архивов организаций и структурных подразделений, занимающихся формированием и оформление дел, а также имеющих потребности доступа к архивным документам. Гибкая настройка прав доступа позволяет обеспечить сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями нормативных актов и регламентов организации.

Подсистема "Архивное дело" может использоваться как совместно с системой "ДЕЛО", так и самостоятельно. При совместном использовании с системой "ДЕЛО" обеспечивается полная интеграция "Архивного дела" в части ведения номенклатуры дел, рубрик, групп документов, грифов доступа, отслеживания изменений в структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов. Кроме этого, поддерживается возможность доступа к регистрационным карточкам (истории исполнения) документов, переданных на архивное хранение.

Основные функции подсистемы

1. Автоматизированная подготовка номенклатуры дел:

- создание номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры для организации на основе ранее введенной номенклатуры;

- копирование требуемых заголовков номенклатуры дел подразделения из номенклатур дел других подразделений;

- формирование номенклатуры дел путем загрузки информации, содержащейся в предварительно подготовленном файле установленного формата;

При составлении номенклатуры дел системой поддерживается возможность выбора срока хранения из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Росархива 6 октября 2000 г.

2. Ввод документов в подсистему:

- регистрация дел и документов – создание архивной регистрационной карточки с использованием настраиваемых системных справочников;

- прием исполненных документов из системы "ДЕЛО" для формирования и оформления дел (единиц архивного хранения). Архивные регистрационные карточки документов при этом создается автоматически;

- возможность работы с электронными образами (файлами документов);

- перевод бумажного архивного фонда в электронный вид с помощью опции "Поточное сканирование";

- оформление дел, включая автоматизированный расчет количества листов в документах внутри дела и разбивку дел на тома;

- уменьшение числа возможных ошибок и обеспечение единообразия в представлении данных, хранимых в подсистеме (реализуется благодаря заполнению ключевых полей архивных карточек дел и документов из заранее формируемых списков допустимых значений, описанных в системных справочниках).

3. Группировка дел в пределах фонда, использование хронологически-структурной схемы систематизации дел.

4. Учет и контроль движения дел и документов, ведение карты-заместителя на выданные дела и документы:

- Подсистема позволяет отслеживать все перемещения дел и документов: выдачу на руки, возврат и выбытие.

5. Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения, выделение дел к уничтожению.

6. Формирование отчетных форм, содержащихся в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.:

- форма номенклатуры дел организации;

- форма итоговой записи к номенклатуре дел организации;

- форма номенклатуры дел структурного подразделения;

- форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации;

- форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;

- форма годового раздела сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) хранения;

- форма годового раздела сводной описи дел по личному составу;

- форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

- форма внутренней описи документов дела;

- форма листа-заверителя дела.

7. Поиск дел и документов в архиве обеспечивается по:

- по реквизитам дел;

- по реквизитам документов;

- полнотекстовый поиск по файлам документов.

 

4.5. Контрольные вопросы к разделу 4

1. Какие дополнительные опции и подсистемы можно использовать вместе с системой "ДЕЛО"?

2. В каких целях используется подсистема "ДЕЛО-Web"?

3. В каких целях используется подсистема "Поточное сканирование"?

4. В каких целях используется опция "Сканирование"?

5. В каких целях используется опция "ЭЦП и шифрование"?

6. В каких целях используется подсистема "Архивное дело"?

7. Опишите основные функции подсистемы "Архивное дело"?

 

 

Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ

5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению
модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "ДЕЛО"

В ходе предварительного обследования на ООО "Кондитерская фабрика "Сластена" были получены следующие документы:

1. Организационная структура ООО "Кондитерская фабрика "Сластена" (см. Рисунок 18);

2. Документ, отражающий замещение должностей (см. таблицу 7);

3. Инструкция по делопроизводству;

4. Номенклатура дел.

Организационная структура ООО "Кондитерская фабрика "Сластена"

Рисунок 18

 

Таблица 7

Замещение должностей

Структурное подразделение	Должность	ФИО
Наименование	Код

 

Дирекция		Генеральный директор	Семенов А.А.
Зам. генерального директора	Титов К.Н.
Зам. генерального директора	Лютиков Н.Е.
Управление производства		Директор по производству -начальник управления	Смирнов А.Н.
Зам. начальника управления	Парфенов Е.Г.
Секретарь	Никитина К.О.
Отдел планирования и обеспечения производства	02-1	Начальник отдела	Краснов Н.Г.
Экономист по планированию I категории	Тихонов В.О.
Экономист по планированию II категории	Миронов О.О.
Техник по планированию I категории	Табаков У.Н.
Техник по планированию II категории	Комягинская Е.Н.
Техник по планированию II категории	Лобачева Е.М.
Техник по планированию	Лобанова П.Ю.
Цех производства шоколада	02-2	Начальника цеха	Трофимов К.Г.
Зам. начальника цеха	Никифоров А.А.
Кондитер	Афанасьев Б.Е.
Кондитер	Назаренко П.А.
Техник	Бабий А.В.
………	……
………	……
Цех производства начинок	02-3	Начальника цеха	Попов Н.Е.
Зам. начальника цеха	Петрова Н.К.
Кондитер	Глазков Н.Ю.
Кондитер	Ткач Е.К.
Техник	Шевченко Е.В.
………	……
………	……
Цех производства шоколадных конфет	02-4	Начальника цеха	Олешко В.Н.
Зам. начальника цеха	Васильев Н.К.
Кондитер	Смоленская А.К.
Кондитер	Третьякова А.Г.
Техник	Мелявский Г.В.
………	……
………	……
Цех производства карамели	02-5	Начальника цеха	Гришин А.А.
Зам. начальника цеха	Воробьев И.К.
Кондитер	Семкина В.У.
Кондитер	Попов Л.Д.
Техник	Чернов А.М.
………	……
………	……
Управление по качеству		Начальник управления	Колесов Н.А.
Секретарь	Павлова У.А.
Отдел технического контроля	03-1	Начальник отдела	Тростин А.Г.
Зам. начальника отдела	Сапоровский Е.Е.
Техник-технолог I категории	Уланов П.В.
Контролер пищевой продукции	Головина В.Н.
Контролер пищевой продукции	Голова И.О.
Контролер пищевой продукции	Осотова Л.Н.
Специалист	Мишин Т.В.
Специалист	Степанов К.А.
Отдел менеджмента качества	03-2	Начальник отдела	Полещук В.А.
Главный специалист	Стефаненко И.С.
Главный специалист	Сахаров С.Е.
Специалист	Некрасов С.А.
Финансовое управление		Финансовый директор – начальник управления	Якушин А.М.
Зам. начальника управления	Алюшин Е.Д.
Секретарь	Орлова А.В.
Планово-бюджетный отдел	04-1	Начальник отдела	Попинов П.В.
Экономист I категории	Копытин В.И.
Экономист II категории	Субботина Л.Б.
Финансовый отдел	04-2	Начальник отдела	Лепкович Е.Н.
Экономист I категории	Жуков А.А.
Экономист II категории	Ерохина Т.М.
Главный специалист	Челочев Л.Я.
Сметный отдел	04-3	Начальник отдела	Храмова Е.Д.
Экономист I категории	Семенова И.С.
Экономист II категории	Улунцева Е.А.
Главный специалист	Минаева Т.В.
Бухгалтерия	04-4	Главный бухгалтер	Горбачева Л.Н.
Бухгалтер I категории	Афанасьева Е.А.
Бухгалтер II категории	Нестеренко Т.Н.
Бухгалтер II категории	Филицына Н.Е.
Управление сбыта		Начальник управления	Новицкая Е.Г.
Зам. начальника управления	Петракова О.Н.
Секретарь	Короткова Л.Ш.
Отдел оптовых продаж	05-1	Начальник отдела	Попова Н.Г.
Зам. начальника отдела	Садиков О.Б.
Экономист по сбыту I категории	Иванова Н.А.
Экономист по сбыту II категории	Галяутдинова А.Р.
Экономист по сбыту II категории	Телегина Е.В.
Агент торговый	Маслова О.Н.
Агент торговый	Цудечкис С.В.
Отдел розничных продаж	05-2	Начальник отдела	Каганов Ю.Л.
Зам. начальника отдела	Извощик О.В.
Экономист по сбыту I категории	Янушкевич В.Ю.
Экономист по сбыту II категории	Абрамов Л.А.
Агент торговый	Тычкин В.А.
Отдел оформления и отгрузки продукции	05-3	Начальник отдела	Малышев И.Е.
Экономист I категории	Крекшин Н.С.
Специалист	Грянченко А.Н.
Специалист	Абрамова М.А.
Транспортный отдел	05-4	Начальник отдела	Подкаменева П.В.
Специалист	Третьяков А.Р.
Водитель автомобиля	Яковишин Ю.А.
Водитель автомобиля	Норко А.Ф.
Водитель электро- и автотележки	Климчук Т.В.
Грузчик	Павлова Н.В.
Управление по персоналу		Директор по персоналу – начальник управления	Стручков И.Н.
Зам. начальника управления	Саламатина Н.И.
Секретарь	Мамонтова Л.В.
Отдел кадров	06-1	Начальник отдела	Чупов О.Н.
Инспектор по кадрам	Федосова Д.Б.
Инспектор по кадрам	Морозова Н.Г.
Отдел развития и подготовки персонала	06-2	Начальник отдела	Королева О.Н.
Главный специалист	Маркина Г.Н.
Специалист	Серебренникова О.В.
Отдел охраны труда	06-3	Начальник отдела	Карпецкий Ю.А.
Инженер по охране труда	Бородина Е.К.
Инженер по нормированию труда	Ипатов С.С.
Управление документацией		Начальник управления	Поликовская О.С.
Секретариат	07-1	Заведующий секретариатом	Пугачева Е.Б.
Секретарь руководителя	Царева А.А.
Секретарь руководителя	Завгородняя В.С.
Секретарь (прим.: секретарь зам. ген. директора)	Ивко А.Н.
Секретарь (прим.: секретарь зам. ген. директора)	Кондратенко Н.Ю.
Секретарь (прим.: на ресепшн)	Кальцева Ю.О.
Секретарь (прим.: на ресепшн)	Уголькова А.А.
Канцелярия	07-2	Заведующей канцелярией	Щелкалина Н.Э.
Делопроизводитель	Гусарова Л.А.
Делопроизводитель	Болотина В.В.
Отдел совершенствования работы с документами	07-3	Начальник отдела	Рогоза В.А.
	Документовед I категории	Протопопова С.Ю.
Группа контроля	07-4	Руководитель группы	Юдина В.А.
Главный специалист	Орлова В.С.
Специалист	Коновалова М.Г.
Юридический отдел		Начальник отдела	Лапин В.А.
Юрисконсульт	Насекина З.А.
Отдел маркетинга		Начальник отдела	Фомина С.И.
Менеджер по маркетингу	Атанина Е.А.
Менеджер по маркетингу	Головина Л.А.
Отдел информационных технологий		Начальник отдела	Шустов В.Б.
Программист	Андреев А.В.
Программист	Пустов А.Н.
Специалист по защите информации	Максимов А.Е.

Информация, полученная из инструкции по делопроизводству ООО "Кондитерская фабрика "Сластена" о документах, с которыми осуществляется работа в организации.

Входящая и исходящая корреспонденция обрабатывается и регистрируется двумя делопроизводителями централизовано в канцелярии. Также в канцелярии регистрируются следующие документы: положения, инструкции, должностные инструкции, регламенты, приказы и распоряжения по основной деятельности, акты и протоколы.

Служебные, докладные и объяснительные записки регистрируются, децентрализовано секретарями управлений. Служебные, докладные и объяснительные записки, созданные в управлении документации, регистрируются в канцелярии.

Договора поставок регистрируются экономистом по планированию II категории в отделе планирования и обеспечения производства.

Договора продаж (оптовые) регистрируются экономистом по сбыту II категории в отделе оптовых продаж.

Договора продаж (розничные) регистрируются экономистом по сбыту II категории в отделе розничных продаж.

 

Контролем за исполнением резолюций генерального директора и его заместителей, а также поручений, содержащихся в распорядительных документах, занимается группа контроля.

Контролем за исполнением поручений (документов) на уровне управлений занимаются секретари управлений.

 

Также во время обследования было выявлено, что во всех цехах, а также в транспортном отделе пользователи компьютеров являются начальники цехов (отдела) и их заместители. Остальным сотрудникам данных отделов компьютеры не нужны в работе, также они не являются визирующими и подписывающими лицами, на их имя практически не приходят никакие внутренние и входящие документы.

 

Задания:

1. Определить количество рабочих мест системы "ДЕЛО", необходимое для:

а) автоматизации следующих функций делопроизводства: регистрации входящей и исходящей корреспонденции, положений, регламентов, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов и актов; поиска регистрируемых документов; организации учета движения бумажных документов и их копий; осуществления контроля за исполнением резолюций генерального директора и его заместителей, а также поручений, содержащихся в распорядительных документах;

б) автоматизации следующих функций делопроизводства: регистрации всех вышеназванных в практической работе документов; поиска регистрируемых документов; организации учета движения бумажных документов и их копий; осуществления контроля за исполнением поручений (документов) как на уровне организации в целом, так и на уровне каждого из управлений;

в) создания в организации безбумажной технологии обработки документов (переход к электронному документообороту), включающей работу над проектами документов, регистрацию документов, контроль за исполнением поручений (документов), исполнение поручений (документов), организацию движения документов в электронной форме и т.д.

Обоснуйте Ваш ответ.

Какие дополнительные опции Вы порекомендовали использовать в каждом из трех случаев?

2. Графически отобразите иерархическую структуру справочника "Подразделения", указав вершины и листья справочника. Определите, стоит ли создавать картотеки для каких-либо подразделений.

Обоснуйте Ваш ответ.

3. Графически отобразите иерархическую структуру справочника "Группы документов", указав вершины и листья справочника.

Обоснуйте Ваш ответ.

Какой еще информацией надо обладать для заполнения справочника "Группы документов" в системе "ДЕЛО"?

4. Графически отобразите структуру справочника "Кабинеты" для вариантов, указанных в задании: 1а, 1б, 1в.

Обоснуйте Ваш ответ.

5. Какую информацию надо выяснить для заполнения следующих справочников: "Виды доставки", "Грифы доступа", "Типы реестров", "Категории адресатов", "Типы связок", "Рубрикатор", "Номенклатура дел", "Список организаций", "Граждане". Обязательно ли заполнение каждого из этих справочников?

6. Опишите абсолютные и картотечные права пользователей для вариантов, указанных в задании: 1а, 1б, 1в. Какая дополнительная информация может потребоваться при описании абсолютных и картотечных прав пользователей?

Обоснуйте Ваш ответ.

 

Лабораторные работы

Для организации процесса обучения рекомендуется при настройке системы в учебном классе заполнить справочки системы и описать права пользователей следующим образом:

- для каждого студента должно быть создано самостоятельное структурное подразделение, выделенное в самостоятельную картотеку. В состав данного структурного подразделения могут входить другие структурные подразделения (например, отделы);

- такое же самостоятельное структурное подразделение должно быть создано для преподавателя. Кроме этого для преподавателя должно быть создано подразделение "Руководство";

- для каждого самостоятельно структурного подразделения должен быть создан минимум один кабинет;

- все должностные лица структурных подразделений должны быть приписаны к какому-нибудь кабинету;

- должны быть созданы разные группы документов для регистрации разными студентами (для учебного процесса лучше настроить децентрализованную модель регистрации);

- каждый студент должен обладать правом работы только в одной определенной картотеке;

- студент должен иметь право вводить резолюции и подписывать проекты только за руководителя структурного подразделения, в котором у него есть право работать, а также за его заместителей;

- студент должен иметь право вводить отчеты и визировать проекты только за должностных лиц структурного подразделения, в котором у него есть право работать;

- каждый студент должен быть системным технологом.

Перед тем как приступать к выполнению лабораторных работ, необходимо ознакомиться с "Руководством технолога" и "Руководством пользователя".

Пример лабораторной работы № 1

1. В модуле "Справочники" в справочнике "Подразделения" создайте в Управлении (к картотеке которого Вы имеете доступ в модуле "Документы") структурное подразделение – лабораторию, а в лаборатории – должностных лиц: начальника, ведущего специалиста и специалиста.

2. В модуле "Справочники" в справочнике "Кабинеты" заведите кабинет для созданной Вами лаборатории, внесите в кабинет список должностных лиц – сотрудников лаборатории, а также откройте доступ ко всем папкам.

3. В модуле "Справочники" в справочнике "Номенклатура дел" заведите 5 заголовков дел для созданной Вами лаборатории.

4. В модуле "Пользователи" выберите пользователя, под которым Вы работаете в системе, и откройте его права в системе "ДЕЛО". Зайдите в закладку "Права в картотеках" и установите права на работу во всех папках созданного Вами кабинета. Зайдите в закладку "Абсолютные права" и установите право ввода резолюции и контроля исполнения поручений от начальника лаборатории, а также право исполнения поручений, визирования и подписания проектов от всех сотрудников лаборатории.

5. В подсистеме "Документы":

· Зарегистрируйте входящий документ, заполнив все основные поля, и создайте на его основе контрольную резолюцию, автором которой является начальник созданной Вами лаборатории, а исполнителями – сотрудники лаборатории.

· Откройте кабинет лаборатории. Настройте папки кабинета "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" таким образом, чтобы они содержали следующие столбцы в следующей последовательности:

- вид РК;

- флаг контрольности документа;

- регистрационный № документа;

- флаг контрольности поручения;

- дата документа;

- краткое содержание;

- корреспондент;

- автор резолюции/№ пункта;

- плановая дата исполнения поручения;

- исполнитель поручения;

- состояние исполнения;

- текст поручения;

- категория поручения;

- отчет исполнителя;

- дата отчета;

- флаг напоминания.

· Определите сколько записей содержится в папках "Поступившие", "На исполнении", "На контроле" (_________________).

· Введите отчет исполнения за сотрудников лаборатории. Определите, что изменилось в папке "На контроле" (__________________________________).

· Откройте резолюцию на редактирование и введите фактическую дату исполнения. Определите, какие изменения произошли в кабинете и с РК документа (_________________________________________________________________________________________________________________________________________________).

6. В модуле "Документы" откройте меню "Настройки системы/Списки" и создайте список "Начальники лабораторий".

7. В модуле "Документы" зарегистрируйте внутренний документ, заполнив все основные поля", и через поле "Адресаты" отправьте данный документ всем начальникам лабораторий. Каким еще способом можно направить в кабинет к начальникам лабораторий зарегистрированную РК документа? Воспользуйтесь данным способом.

8. В модуле "Документы" распечатайте список документов, которые Вы зарегистрировали за время работы с системой.

Пример лабораторной работы № 2

1. Создайте в 6 папке "Управление проектами" кабинета (необходимо использовать кабинеты, которые были созданы во время выполнения предыдущей лабораторной работы) проект документа, заполнив следующие поля в РКПД: исполнитель, доступ, состав, содержание, файлы.

2. Добавьте двух визирующих должностных лиц (их необходимо выбрать из отделов управлений, выделенных в недоступные Вам картотеки). Установите вид маршрута "Всем сразу" и срок визирования 2 часа и направьте проект на визирование.

3. Добавьте подписывающее должностное лицо (директора), но на подпись проект документа не отправляйте

4. Сохраните РКПД. Обратить внимание на изменение статуса РКПД (правый верхний угол) и время, которое отводится на визирование.

5. Откройте 7 папку "На визировании" в каждом из кабинетов в доступной Вам картотеке и завизируйте все проекты документов, которые поступили на визирование.

6. Вернитесь в 6 папку "Управления проектами", откройте созданную Вами РКПД. Посмотрите, как прошло визирование проекта документа.

7. Создайте вторую версию проекта документа.

8. Отправьте проект документа на повторное визирование, указав порядок оправки "По очереди" и срок 1 день.

9. Откройте 7 папку "На визировании" в каждом из кабинетов в доступной Вам картотеке и завизируйте все проекты документов, которые поступили на визирование.

10. Вернитесь в 6 папку "Управления проектами", откройте созданную Вами РКПД. Посмотрите, как прошло визирование проекта документа. Отправьте проект на подписание, указав срок 1 день. (Подписание за директора осуществляет преподаватель).

11. Вернитесь в 6 папку "Управления проектами", откройте созданную Вами РКПД. Зарегистрируйте документ, сохранив при этом РКПД.

Пример лабораторной работы № 3

 

1. Зарегистрируйте входящий документ, заполнив следующие поля: От, Экз. №, Доступ, Корр., Исх. №, Дата, Подписал, Состав, Доставка, Кому, Содержание, Журнал передачи. Перешлите РК документа во все подразделения.

2. Введите контрольную резолюцию на зарегистрированный документ. Введите отчет за исполнителя и снимите документ с контроля.

3. Зарегистрируйте исходящий документ. В исходящем документе должны быть заполнены следующие поля: От, Экз. №, Доступ, Подп., Содержание, Испол., Состав, Связки, Журнал передачи (укажите, что копия документа была списана в дело), Адресат (должна быть отмечена отправка документа адресату). К регистрационной карточке (РК) должен быть прикреплен файл.

4. Между входящим документом и исходящим документом должна быть установлена связка. Спишите копию исходящего документа в дело.

5. Распечатайте регистрационную карточку (РК) входящего документа и сохраните файл MS Word c РК на рабочем столе с именем РК.doc.

6. Настройте папку кабинета "Поступившие" таким образом, чтобы она содержала следующие столбцы в следующей последовательности:

- вид РК;

- флаг контрольности документа;

- регистрационный № документа;

- флаг контрольности поручения;

- дата документа;

- краткое содержание;