Заполнение базовых справочников

Оглавление

 

Введение. 3

Раздел 1. Назначение и основные понятия системы.. 4

1.1. Назначение системы.. 4

1.2. Основные понятия системы.. 5

1.3. Контрольные вопросы к разделу 1. 8

Раздел 2. Настройка системы.. 9

2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения делопроизводства конкретной организации 9

2.1.1. Проведение обследования. 9

2.1.2. Заполнение базовых справочников. 10

2.1.3. Регистрация пользователей системы и описание их прав. 10

2.1.4. Заполнение дополнительных справочников. 10

2.2. Правила заполнения и ведения справочников системы.. 10

2.2.1. Справочник "Подразделения". 11

2.2.2. Справочник "Кабинеты". 13

2.2.3. Справочник "Группы документов". 14

2.2.4. Справочник "Грифы доступа". 22

2.2.5. Справочник "Виды доставки". 22

2.2.6. Остальные справочники системы.. 22

2.2.6. Редактирование и удаление элементов справочников. 24

2.3. Модуль "Пользователи" и определение количества рабочих мест системы.. 25

2.3.1. Права пользователей. 25

2.3.2. Определения количества рабочих мест системы.. 26

2.4. Контрольные вопросы к разделу 2. 27

Раздел 3. Модули и основные функции системы.. 28

3.1. Модули системы.. 28

3.2. Основные функции модуля "Документы". 29

3.2.1. Регистрация документов. 29

3.2.2. Работа над проектами документов. 37

3.2.3. Контроль за исполнением поручений (документов) 39

3.2.4. Исполнение поручений (документов) 39

3.2.5. Организация документооборота. 40

3.2.6. Списание документов в дело. 40

3.2.7. Отправка документов. 40

3.2.8. Поиск документов, поручений и проектов документов. 41

3.3. Контрольные вопросы к разделу 3. 41

Раздел 4. Дополнительные опции и подсистемы.. 42

4.1. Подсистема "ДЕЛО-Web". 42

4.2. Подсистема "Поточное сканирование". 43

4.3. Опция "Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование". 43

4.4. Подсистема "Архивное дело". 44

4.5. Контрольные вопросы к разделу 4. 46

Раздел 5. Примеры практических и лабораторных работ. 47

5.1. Пример практической работы: формирование требований к заполнению модуля "Справочники" и модуля "Пользователи" системы "ДЕЛО". 47

5.2. Лабораторные работы.. 52

5.2.1. Пример лабораторной работы № 1. 52

5.2.2. Пример лабораторной работы № 2. 53

5.2.3. Пример лабораторной работы № 3. 54

Список литературы.. 55

 

 

Введение

Настоящее методическое пособие предназначено для студентов, изучающих систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" (систему "ДЕЛО") в рамках одной из дисциплин.

Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные офисные системы" (ЭОС)[1], обеспечивает автоматизацию делопроизводства, минимизируя при этом рутинные операции по обработке документов, а также позволяет перейти организации полностью на электронный документооборот.

Первая версия системы была выпущена в 1996 году. Сегодня систему "ДЕЛО" используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Шесть субъектов Российской Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы "ДЕЛО".

Настоящее методическое пособие посвящено назначению и функциональным возможностям системы "ДЕЛО", ее основным модулям, дополнительным опциям и подсистемам, особенностям настройки системы на структуру и правила ведения делопроизводства конкретной организации.

Один из разделов пособия содержит примеры лабораторных и практических работ, направленных на закрепление и оценку полученных знаний и навыков по работе с системой "ДЕЛО".

Для изучения системы "ДЕЛО", кроме данного методического пособия, также необходимо ознакомиться с "Руководством технолога" и "Руководством пользователя"[2].

 

Раздел 1. Назначение и основные понятия системы

Назначение системы

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" (система "ДЕЛО") – программная система, предназначенная для автоматизации делопроизводства в организациях. Система функционирует на локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводства.

Система позволяет обеспечить автоматизацию делопроизводства в службе документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) и ее подразделениях: экспедиции, канцелярии, общем отделе, группе контроля и т.п., а также обеспечить автоматизацию делопроизводства в других структурных подразделениях.

К числу основных функций "российского" делопроизводства, требующих автоматизации, относятся следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции организации и ее внутренних документов;

- организация работы с проектами документов, включая согласование (визирование) проекта документа, подписание (утверждение) проекта документа и регистрацию документа, созданного на основе проекта;

- организация движения документов (документооборота) внутри организации;

- осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением поручений (документов);

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- поиск документов по различным критериям и получение статистических отчетов по организации работы с документами.

При автоматизации документооборота организации система "ДЕЛО" может использоваться в двух целях.

Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый в организации документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства и облегчая рутинные операции по обработке документов. При этом система обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за исполнением поручений (резолюций) руководства, ввод отчетов исполнителей по поручениям (документам), организацию и учет движения документов между подразделениями и должностными лицами, включая движение бумажных оригиналов и копий документов. По каждому зарегистрированному документу в системе хранятся сведения, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним в подразделениях: от регистрации до списания в дело, включая ход исполнения документа и рассылку во внешние организации.

По массиву всех зарегистрированных документов возможно проведение поисковых операций с целью отбора требуемых документов, в том числе, с целью контроля за исполнением поручений (документов).

Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ. Поэтому, система после ее внедрения в организации может служить своеобразным "мостом" для постепенного перехода от бумажной к безбумажной технологии обработки документов.

Основные понятия системы

В этом разделе определены основные понятия, оперирование которыми позволит легко освоить на практических примерах основные функции изучаемой системы.

Должностное лицо – в терминологии системы это сотрудник организации, непосредственно участвующий в работе с документами. Должностное лицо может обладать одним или несколькими правами из следующих: согласования (визирования) проектов документов, подписания (утверждения) документов, создания резолюций, исполнения поручений (резолюций). Должностные лица совсем не обязательно являются пользователями системы. Если должностное лицо является одновременно пользователем системы, то оно обязательно регистрируется в качестве пользователя.

Пользователь системы – сотрудник, непосредственно работающий с системой на автоматизированном рабочем месте. Выполняет технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении.

Пользователя не следует путать с должностным лицом. Отдельные пользователи могут вводить информацию за одного или нескольких должностных лиц. Например, секретарь подразделения может вводить в систему сведения за всех сотрудников структурного подразделения, включая своего руководителя.

Каждый пользователь имеет свой личный идентификатор (специальное имя пользователя) и пароль.

Системный технолог – особый пользователь, обладающий обширными правами при работе в системе, обеспечивающий деятельность остальных пользователей системы. Выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей. Производит заполнение, дополнение и изменение содержимого справочников системы, настраивая систему на существующие правила делопроизводства и текущие изменения в структуре организации.

Системным технологом должен быть работник, знающий принятый для данной организации порядок работы с документами и обладающий навыками работы с компьютером. В относительно большой по числу пользователей системе может быть несколько системных технологов с разделением отдельных функций между ними. В небольшой организации один из пользователей может совмещать свои обязанности с обязанностями системного технолога.

Администратор системы – сотрудник, осуществляющий установку системы на сервере и рабочих местах пользователей, а также решающий вопросы системной поддержки эксплуатации базы данных системы. Системный администратор в большинстве случаев назначается "Владельцем базы данных", которому доступны модули "Справочники" и "Пользователи".

Справочники системы – справочники, заполняемые системным технологом с целью настройки системы на структуру организации и правила работы с документами, существующие в данной организации. Без заполнения справочников работа в системе не возможна.

Справочники содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов регистрационных карточек документов (РК) и регистрационных карточек проектов документов (РКПД), а также для определения направлений документопотоков. Задание значений реквизитов РК и РКПД выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры регистрации, исключить ошибки, а также для отдельных пользователей ограничить выбор только разрешенными для них значениями.

Регистрационная карточка документа (РК) – электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки документа (РКК), предназначенной для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска. Регистрационная карточка документа является основной единицей хранения информации в базе данных системы. Каждый документ, информация о котором хранится в системе, описывается набором реквизитов РК. РК создается при регистрации документа в системе. Вместе с регистрационной карточкой в системе может храниться и электронный образ документа, прикрепленный к РК.

Регистрационная карточка проекта документа (РКПД) – электронная карточка, предназначенная для внесения информации о проекте документа. РКПД также содержит информацию о процессе согласования (визирования) и подписания (утверждения) проекта документа.

Картотеки системы можно интерпретировать как некоторое подмножество РК, зарегистрированных в системе. Картотеки системы аналогичны картотекам, состоящим из бумажных РКК в отдельных подразделениях организации.

Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов в ней.

Зарегистрированная в системе РК документа будет принадлежать одной или нескольким картотекам, определенным в системе. "Приписывание" РК к тем или иным картотекам осуществляется системой в зависимости от того, где была зарегистрирована РК, какая информация была введена в РК или какие операции (функции) выполнены над ней.

Кабинет – совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях (резолюциях) и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам.

Кабинет можно условно назвать "виртуальной надстройкой над картотекой" или "виртуальным рабочим местом", основное назначение которого является отбор только тех документов и проектов, с которыми должны быть выполнены определенные делопроизводственные операции.

Каждое должностное лицо может быть приписано только к одному кабинету, поскольку туда будут направляться все адресованные ему документы и поручения. Приписанное к кабинету должностное лицо в терминах системы называется владельцем кабинета.

Работу с документами в кабинете осуществляют пользователи, которым открыт доступ к одной, нескольким или всем папкам кабинета.

Количество и состав кабинетов организации определяется принятой в организации технологией обработки документов, наличием компьютеров в подразделениях, количеством рабочих мест системы и т.д.

Кабинеты могут быть персональными (когда к кабинету приписано только одно должностное лицо) и коллективными (когда к кабинету приписано несколько должностных лиц). Коллективные кабинеты, например, могут создаваться на отдел, если в нем установлено одно рабочее место системы. В этом случае владельцами кабинета будут все должностные лица отдела, а пользователем – секретарь отдела или ответственный за делопроизводство в отделе.

Папки кабинета – папки, содержащие записи о документах, поручениях (резолюциях) и о проектах документов, с которыми должностное лицо – владелец кабинета должен выполнить определенные делопроизводственные операции. При выполнении действий с РК документов, поручениями, а также с РКПД в папках кабинетов появляются или исчезают записи, связанные с этими РК, поручениями или РКПД.

Кабинет имеет восемь папок: Папки "Поступившие", " На исполнении", "На контроле", "У руководства", "На рассмотрении" предназначены для работы с документами, требующими исполнения.

- Папка "Поступившие": в этой папке содержатся записи о РК документов и поручениях, посланных на исполнение или ознакомление должностным лицам, являющимся владельцами данного кабинета, и еще не обработанные пользователями данного кабинета;

- Папка "На исполнении":в этой папке находятся записи о РК документов и поручениях, принятых к исполнению пользователями данного кабинета и еще не исполненных;

- Папка "На контроле": в папке хранятся записи о РК документов и поручениях, находящихся на контроле, ход исполнения которых контролируется владельцем кабинета.

Две следующие папки " На рассмотрении" и " У руководства" обеспечивают взаимодействие руководителя и его делопроизводственного персонала (секретариат, канцелярия, общий отдел) на этапе рассмотрения документов и выработки резолюций. Обычно, изучив документы, помощник или референт готовит проекты резолюций и передает их на рассмотрение руководителю:

- Папка "У руководства": в папке находятся записи о проектах резолюций, направленных на рассмотрение владельцам кабинетов;

- Папка "На рассмотрении": в папке хранятся записи о подготовленных проектах резолюций, ожидающие рассмотрения владельцем кабинета.

Папки " Управление проектами", " На визировании" и " На подписи" используются для работы с проектами документов:

- Папка "Управление проектами":в этой папке содержатся записи о РКПД, исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета;

- Папка "На визировании": в папке находятся записи о РКПД, присланных на визирование (согласование) владельцам данного кабинета;

- Папка "На подписи": в папке хранятся записи о РКПД, присланных на подписание (утверждение) владельцам кабинета.

Доступ пользователю к тем или иным папкам кабинета предоставляется системным технологом.

Гриф доступа – реквизит РК документа, а также электронного документа, ограничивающий круг пользователей, имеющих доступ к РК или электронному документу.

Каждый пользователь системы получает право доступа к РК и электронным документам только с определенными грифами (например, "общий", "Для служебного пользования", "конфиденциально" и т.д.). Пользователь может просмотреть РК или электронный документ, а также осуществить с ними какие-либо действия только в том случае, если РК или электронный документ имеют разрешенный пользователю гриф доступа.

Электронный документ – в терминах системы это электронный образ документа, связанный с РК. Для такой связи в составе реквизитов каждой РК документа предусмотрен специальный раздел – Файлы. К одной РК может быть присоединено любое количество файлов. При этом в качестве файлов электронных документов могут храниться файлы произвольного вида (текстовые, графические, звуковые файлы, видеоизображения и т.д.).

Связки документов – логическая связь между РК одного документа с РК другого документа или с несколькими РК других документов. Связи могут быть различного рода (тематические, иерархические, производственные и т.д.).

Группа документов – это совокупность документов, объединенных единой технологией работы с ними. Все регистрируемые в системе документы обязательно должны относиться к какой-либо группе документов.

Одни группы документов являются входящими в организацию (например, входящая корреспонденция, входящая распорядительная документация от вышестоящей организации, заявления, обращения и жалобы граждан и т.д.). Для них в системе разработано два вида РК: Входящие и Письма граждан.

Другие группы документов создаются в организации (например, внутренние документы: приказы, распоряжения, служебные записки и другие, а также исходящие документы: исходящая корреспонденции и т.д.). Для них разработан один вид РК: исходящие.

Для каждой организации создается необходимое для них количество групп документов, которое зависит от видов документов получаемых и создаваемых в организации, а также от формы регистрации документов (централизованная, децентрализованная).

Для каждой группы документов задается шаблон, по которому формируется регистрационной номер, а также при необходимости состав дополнительных реквизитов РК и также значения реквизитов РК, которые должны заполняться по умолчанию.

1.3. Контрольные вопросы к разделу 1

1. Назовите основное назначение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".

2. Перечислите основные автоматизируемые функции делопроизводства.

3. Позволяет ли система "ДЕЛО" сопровождать традиционную технологию документооборота? Позволяет ли система перейти к электронному документообороту?

4. Дайте определения понятиям "должностное лицо" и "пользователь системы". В чем заключается отличие должностного лица от пользователя системы?

5. Всегда ли должностное лицо является пользователем системы?

6. Может ли пользователь осуществлять работу в системе за нескольких должностных лиц?

7. Дайте определения понятиям "системный технолог" и "администратор системы". В чем заключается отличие системного технолога от администратора системы?

8. Дайте определение понятию регистрационная карточка документа (РК).

9. Дайте определение понятию регистрационная карточка проекта документа (РКПД).

10. Что такое "картотека" и "кабинет"? В чем заключается их отличие?

11. Кто является владельцем и пользователем кабинета?

12. Может ли одно должностное лицо быть владельцем нескольких кабинетов?

13. Сколько владельцев может быть у одного кабинета?

14. Из каких папок состоит кабинет? Назовите назначение каждой папки кабинета.

15. Назовите назначение грифа доступа.

16. Какие виды файлов могут быть связаны с РК документа? Сколько файлов может быть связано с одной РК документа?

17. Дайте определение понятию "Группа документов".

Раздел 2. Настройка системы

2.1. Настройка системы на структуру и на правила ведения
делопроизводства конкретной организации

Главной особенностью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО" является настраиваемость на уникальную структуру организации и на правила ведения делопроизводства конкретной организации.

Под структурой организации понимается состав и организационная подчиненность ее подразделений, а также перечень должностных лиц.

Настройка системы на структуру необходима для правильного, быстрого и точного прохождения документов в организации.

К моменту внедрения системы в организации уже могут существовать устоявшиеся правила делопроизводства. К таким правилам можно отнести:

- порядок регистрации документов, включая порядок формирования регистрационного номера документа,

- порядок отслеживания движения оригиналов и копий документов между исполнителями,

- порядок списания документов в дело в соответствии с номенклатурой дел,

- порядок рассылки исходящих документов и др.

Для того чтобы система смогла поддерживать правила делопроизводства конкретной организации, их нужно выявить на этапе проведения обследования и настроить систему с учетом этих правил.

Настройку системы "ДЕЛО" можно разделить на следующие поэтапные работы:

1. Проведение обследования структуры и правил делопроизводства в организации. Выбор правил настройки системы (правил заполнения справочников системы).

2. Заполнение базовых справочников системы.

3. Регистрация пользователей системы и описание их прав.

4. Заполнение дополнительных справочников системы.

Проведение обследования

Проведение обследования – первый этап настройки системы "ДЕЛО" на структуру и правила ведения делопроизводства конкретной организации. Основная цель этого этапа: собрать всю необходимую информацию, которая понадобится для формирования и заполнения справочников системы.

При проведении обследования необходимо изучить следующие документы организации:

- штатное расписание;

- документ, отражающий замещение должностей;

- графическую структуру организации;

- инструкцию по делопроизводству;

- номенклатуру дел;

- должностные инструкции пользователей системы.

Также необходимо провести анкетирование и интервьюирование сотрудников службы документационного обеспечения управления (далее – службы ДОУ).

Для проведения предварительного анкетирования можно воспользоваться анкетой, содержащей в приложение № 1.

По итогам проведения обследования должны быть сформированы правила настройки системы (заполнения справочников).

 

Входящие документы

К входящим группам документов могут относиться (См. Рисунок 2):

- входящие распорядительные и нормативные документы из вышестоящей организации (при ее наличии);

- входящая корреспонденция (переписка) из вышестоящей организации (при ее наличии);

- входящая корреспонденция (переписка) из организации;

- обращения, заявления и жалобы граждан.

Рисунок 2

В организации может существовать более подробная детализация входящих групп документов. В этом случае, возможно, потребуется создание подпапок для объединения групп документов (См. Рисунок 3 и Рисунок 4).

Рисунок 3

Рисунок 4

В небольших, средних и ряде крупных организации регистрация входящих документов обычно осуществляется централизовано в службе ДОУ, которая может носить разные наименования: управление делами, служба управления документацией, канцелярия и т.д.

В ряде крупных организации регистрация входящих документов осуществляется децентрализовано: в службе ДОУ регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации и его заместителям, а документы, адресованные в структурные подразделения и на имя руководителя структурного подразделения или его заместителя, регистрируются децентрализовано - в структурных подразделениях. В этом случае для каждого структурного подразделения должна существовать своя группа (или группы) для входящих документов, объединенные в подпапку. Также должна существовать подпапка, в которой будут объединены входящие группы документов, поступающие на имя организации, ее руководителю и его заместителям (См. Рисунок 5, Рисунок 6, Рисунок 7).

Рисунок 5

Рисунок 6

Рисунок 7

Для входящих документов используются два вида РК:

- "Входящие" – для групп, документы которых поступают от организаций;

- "Письма граждан" – для групп, документы которых поступают от граждан.

Внутренние документы

Внутренние документы можно условно разделить на: организационно-правовые (или нормативные); распорядительные и информационно-справочные.

К организационно-правовым относятся следующие группы документов: положения, инструкции, регламенты, правила и т.д.

К распорядительным относятся: приказы, распоряжения, решения и т.д.

К информационно-справочным относятся: протоколы, акты, служебные записки, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

В большинстве организаций (за исключением очень крупных) организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов регистрируются централизовано в службе ДОУ.

Служебные записки, докладные записки и объяснительные записки должны регистрироваться децентрализовано в подразделении, являющемся создателем документа. Соответственно для каждого подразделения нужно создать свои группы документов для служебных, докладных и объяснительных записок (См. Рисунок 8, Рисунок 9, Рисунок 10, Рисунок 11).

Рисунок 8

Рисунок 9

 

Рисунок 10

 

Рисунок 11

Для внутренних документов используется вид РК "Исходящие".

Исходящие документы

Исходящие документы в основном представляют собой исходящую корреспонденцию (переписку). Регистрация исходящих документов осуществляется по такому же принципу, что и входящих документов.

В некоторых организациях регистрация исходящих документов осуществляется централизовано в службе ДОУ.

В крупных организациях регистрация может осуществляться децентрализовано: в службе ДОУ регистрируются исходящие документы за подписью руководителя организации и его заместителей, в структурных подразделениях – исходящие документы за подписью руководителя подразделения и его заместителей, а также других сотрудников подразделений, в соответствии с их должностными правами и обязанностями.

Для исходящих документов используется вид РК "Исходящие".

Для каждой группы документов нужно определить порядок образования (шаблон) регистрационного номера.

Шаблон регистрационного номера документов может быть составлен из следующих элементов:

- Порядковый номер – порядковый номер документа в пределах групп документов, для которых установлено единое номерообразование;

- Индекс группы документов;

- Индекс дела по номенклатуре;

- Индекс лица, подписавшего документ (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов);

- Индекс подразделения исполнителя (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов);

- Префикс обращений граждан – начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп писем граждан);

- Индекс грифа доступа;

- Год регистрации документа – последняя цифра года регистрации РК;

- Индекс связки – индекс, определяющий наличие у документа связок определенного типа на момент регистрации;

- Рег. № связанного документа;

- Порядковый номер связанного документа;

- Порядковый номер в пределах связанной РК;

- Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (знак "минус");

- Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (косая черта);

- Свободный номер (при выборе данного элемента отменяется автоматическое формирование номера. В процессе регистрации документов, соответствующих группе документов со свободным номерообразованием, номер РК задается вручную вводом с клавиатуры);

- Свободный + порядковый номер (при выборе этого элемента, шаблон номера может состоять только из данного элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами не разрешается).

Пример заполнения таблицы, описывающей документы организации

 

Наименование объединяющей вершины / подвершены

Наименование группы документа

Вид РК

Порядок образования регистрацион­ного номера

Уровень номеро­образо­вания

Необхо­димость автомати­зации работы с проектами[3]

Реквизиты по умолчанию[4]

Дополни­тельные реквизиты

Наименования подразделе­ния(ий), регистрирующего документ и ФИО сотрудника, проводящего регистрацию

 

Вершина: Входящие	-	-	-	-	-	-	-	-
Подвершина: Входящие из вышестоящих организаций	-	-	-	-	-	-	-	-
Федеральные законы	Входящие	ФЗ - Поряд. №		-	Гриф доступа – общий, Вид доставки – почта, Кому – Петров В.Н.	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Указы Президента РФ	Входящие	УП - Поряд. №		-	-"-	нет	-"-
Постановления Правительства РФ	Входящие	ПП - Поряд. №		-	-"-	нет	-"-
…..	….	….	….	….	….	….	….
…..	….	….	….	….	….	….	….
Подвершина: Входящие из организаций и от граждан	-	-	-		-	-	-	-
Входящие документы от организации	Входящие	Вх - Поряд. №	-	-	нет	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Заявления, обращения и жалобы граждан	Письма граждан	Вх - Подря. № / Префикс обращ.	-	-	нет	нет	-"-
Вершина: Внутренние	-	-	-	-	-	-	-	-
Подвершина: Внутренние организации	-	-	-	-	-	-	-	-
Положения	Исход.	Поряд. № - П		да	Гриф доступа – общий, Подпись – Петров В.Н.	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Инструкции	Исход.	Поряд. № - И		да	-"-	нет	-"-
Должностные инструкции	Исход.	Поряд. № - ДИ		да	-"-	нет	-"-
Приказы по основной деятельности	Исход.	Поряд. № - Пр		да	-"-	нет	-"-
Решения	Исход.	Поряд. № - Р		да	-"-	нет	-"-
Протоколы	Исход.	Поряд. №		да	-"-	нет	-"-
Акты	Исход.	Поряд. №		да	-"-	нет	-"-
Подвершина: Внутренние 1 Управления	-	-	-	-	-	-	-	-
Докладные записки	Исход.	01/ДЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	1 Управление: Смирнова А.Е.
Объяснительные записки	Исход.	01/ОЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	-"-
Подвершина: Внутренние 2 Управления	-	-	-	-	-	-	-	-
Докладные записки	Исход.	02/ДЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	2 Управление: Николаева Н.Н.
Объяснительные записки	Исход.	02/ОЗ - Поряд. №		нет	нет	нет	-"-
….	….	….	….	….	….	….	….	….
….	….	….	….	….	….	….	….	….
Вершина: Исходящие	-	-	-		-	-	-	-
Исходящие документы	Исход.	Поряд. № / индекс дела по номен­клатуре дел	-	да	нет	нет	Канцелярия: Семенова А.В. Ильина К.Н.
Вершина: Договора	-	-	-	-	-	-	-	-
Договора оказания услуг	Исход.	Д - Поряд. № / индекс дела по номен­клатуре дел		да	нет	Дата оконча­ния дог., срок вы­полнения услуг, сумма дог., от­метка о пролон.	10 Управление: Чернова О.В. Сидоров К.Е.
Договора купли-продажи	Исход.	Д - Поряд. № / индекс дела по номен­клатуре дел		да	нет	Дата оконча­ния дог., сумма дог., отметка о пролонгации	-"-
….	….	….	….	….	….	….	….
….	….	….	….	….	….	….	….

 

2.2.4. Справочник "Грифы доступа"

Справочник "Грифы доступа" содержит грифы доступа к документам, использование которых позволяет ограничить доступ пользователей к документам, зарегистрированным в системе.

Грифы доступа присваиваются документам при их регистрации или при редактировании РК.

При назначении пользователю прав в модуле "Пользователи" устанавливается, с документами каких грифов он имеет право работать.

Каждый документ может иметь только один ограничительный гриф. Пользователю может быть дано право работы с несколькими грифами в зависимос