Перечень групп документов сразу лучше определять в соответствии с видом документопотока (входящий, исходящий, внутренний) и местом регистрации, а также видом РК.

Входящие документы

К входящим группам документов могут относиться (См. Рисунок 2):

- входящие распорядительные и нормативные документы из вышестоящей организации (при ее наличии);

- входящая корреспонденция (переписка) из вышестоящей организации (при ее наличии);

- входящая корреспонденция (переписка) из организации;

- обращения, заявления и жалобы граждан.

Рисунок 2

В организации может существовать более подробная детализация входящих групп документов. В этом случае, возможно, потребуется создание подпапок для объединения групп документов (См. Рисунок 3 и Рисунок 4).

Рисунок 3

Рисунок 4

В небольших, средних и ряде крупных организации регистрация входящих документов обычно осуществляется централизовано в службе ДОУ, которая может носить разные наименования: управление делами, служба управления документацией, канцелярия и т.д.

В ряде крупных организации регистрация входящих документов осуществляется децентрализовано: в службе ДОУ регистрируются документы, поступающие на рассмотрение руководителю организации и его заместителям, а документы, адресованные в структурные подразделения и на имя руководителя структурного подразделения или его заместителя, регистрируются децентрализовано - в структурных подразделениях. В этом случае для каждого структурного подразделения должна существовать своя группа (или группы) для входящих документов, объединенные в подпапку. Также должна существовать подпапка, в которой будут объединены входящие группы документов, поступающие на имя организации, ее руководителю и его заместителям (См. Рисунок 5, Рисунок 6, Рисунок 7).

Рисунок 5

Рисунок 6

Рисунок 7

Для входящих документов используются два вида РК:

- "Входящие" – для групп, документы которых поступают от организаций;

- "Письма граждан" – для групп, документы которых поступают от граждан.

Внутренние документы

Внутренние документы можно условно разделить на: организационно-правовые (или нормативные); распорядительные и информационно-справочные.

К организационно-правовым относятся следующие группы документов: положения, инструкции, регламенты, правила и т.д.

К распорядительным относятся: приказы, распоряжения, решения и т.д.

К информационно-справочным относятся: протоколы, акты, служебные записки, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

В большинстве организаций (за исключением очень крупных) организационно-правовые и распорядительные документы, а также часть информационно-справочных документов регистрируются централизовано в службе ДОУ.

Служебные записки, докладные записки и объяснительные записки должны регистрироваться децентрализовано в подразделении, являющемся создателем документа. Соответственно для каждого подразделения нужно создать свои группы документов для служебных, докладных и объяснительных записок (См. Рисунок 8, Рисунок 9, Рисунок 10, Рисунок 11).

Рисунок 8

Рисунок 9

 

Рисунок 10

 

Рисунок 11

Для внутренних документов используется вид РК "Исходящие".

Исходящие документы

Исходящие документы в основном представляют собой исходящую корреспонденцию (переписку). Регистрация исходящих документов осуществляется по такому же принципу, что и входящих документов.

В некоторых организациях регистрация исходящих документов осуществляется централизовано в службе ДОУ.

В крупных организациях регистрация может осуществляться децентрализовано: в службе ДОУ регистрируются исходящие документы за подписью руководителя организации и его заместителей, в структурных подразделениях – исходящие документы за подписью руководителя подразделения и его заместителей, а также других сотрудников подразделений, в соответствии с их должностными правами и обязанностями.

Для исходящих документов используется вид РК "Исходящие".

Для каждой группы документов нужно определить порядок образования (шаблон) регистрационного номера.

Шаблон регистрационного номера документов может быть составлен из следующих элементов:

- Порядковый номер – порядковый номер документа в пределах групп документов, для которых установлено единое номерообразование;

- Индекс группы документов;

- Индекс дела по номенклатуре;

- Индекс лица, подписавшего документ (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов);

- Индекс подразделения исполнителя (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп исходящих документов);

- Префикс обращений граждан – начальная буква фамилии гражданина в письме или обращении (элемент может быть добавлен в шаблон только для групп писем граждан);

- Индекс грифа доступа;

- Год регистрации документа – последняя цифра года регистрации РК;

- Индекс связки – индекс, определяющий наличие у документа связок определенного типа на момент регистрации;

- Рег. № связанного документа;

- Порядковый номер связанного документа;

- Порядковый номер в пределах связанной РК;

- Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (знак "минус");

- Разделитель – знак, разделяющий элементы шаблона (косая черта);

- Свободный номер (при выборе данного элемента отменяется автоматическое формирование номера. В процессе регистрации документов, соответствующих группе документов со свободным номерообразованием, номер РК задается вручную вводом с клавиатуры);

- Свободный + порядковый номер (при выборе этого элемента, шаблон номера может состоять только из данного элемента, выбирать его в комбинации с другими элементами не разрешается).