Диспозиция (основная часть).

Во вводной части содержалась предыстория вопроса, причины и мотивы издания доку­мента,процесс рассмотрения дела (последнее - к судебным документам). Вводная часть на­чиналась стандартными формулами: «Били нам челом:», «Поведил перед нами:», Дали нам того справу». Вводная часть подтверждающих привилеев включала обычно (с середины XVI в.) полные тексты подтверждаемых актов.

В основной части документа содержалась информация о принятом решении, давалось указание о его выполнении и т.п.: «про то», «приказуем тебе аж бы еси:», «за которым чалом битем его хотичи то мети, приказуем тебе абы...».

Для документов того времени характерна синтаксическая невыдержанность. Наиболее часто происходило в текстах судебных документов и проявлялось в смене лица. Например, происходил переход от третьего лица к первому при использовании прямой речи.

Основная масса документов из государственной канцелярии выходила на русском язы­ке. Большинство исследователей считают, что он отличался от московского. Статут 1588 г. закрепил русский язык в качестве официального языка делопроизводства. В XVI в. заверши­лось формирование делопроизводственного языка государственной канцелярии. В области фонетики и лексики отсутствовали церковнославянские, местные диалектные черты. Вместе с тем, значительная часть документов оформлялась на латинском и польском языках. В то же время из Канцелярии ВКЛ выходили документы на итальянском, еврейском и других языках.

♦Отметка о приложении.

Некоторые тексты имели отметку о приложении. Приложения обычно конкретизирова­ли информацию, зафиксированную в основном документе. Например, к листу-распоряже­нию господарскому послу на поветовый сеймик прилагалась инструкция, согласно которой он действовал.

В другом случае приложение являлось дополнительным свидетельством и подтвер­ждением информации, закрепленной в документе.

В тексте основного документа указывалось, что к нему имеется приложение.

♦Указание свидетелей, присутствовавших при совершении акта.

Во многие документы вносились имена, титулы, должности лиц, присутствовавших при принятии отраженных в них решений. Как правило, это были радные паны, только по совету и при участии которых господарь согласно земскому привилею 1492 г. мог издать документ. Указание на свидетелей оформлялось стереотипной формулой «при том были». Иногда сви­детелей совершения акта было много, например, если документ составлялся на сейме. В этом случае поименно перечислялись сенаторы, и делалась отметка о присутствии других свиде­телей. Формула «при том были» употреблялась главным образом в привилеях и судебных решениях начала XVI в. В последние годы XVI века эта формула употреблялась реже.

Окончательно из употребления указание на свидетелей вышло в XVII в.

Этот элемент проставлялся в конце основной части текста перед местом составления и датой. В некоторых случаях он мог писаться и в самом конце документа после даты, иногда заменяя, а иногда и дополняя подпись писаря:

Писар польны А при том были

В частноправовых актах указание на свидетелей всегда было обязательным.

♦Место составления или издания документа.

В каждом документе указывались место и дата его составления. Местом составления являлся населенный пункт, где документ был подписан господарем и выдан на руки заинте­ресованному лицу. Реквизит оформлялся стандартной формулой «Писар у Вильни». Если документ составлялся, подписывался в дороге, то это обстоятельство отмечалось в докумен­те, и указывался ближайший населенный пункт.

Место составления всегда располагалось после основного текста отдельным предложе­нием, но в одну строку с ним и объединялось с датой документа.

♦ Дата документа.

Дата писалась в самом конце документа, но не во всех случаях. В таких разновидностях документа, как сознание и оповедание (выписки из канцелярских книг, записей, частнопра­вовых актов) она помещалась вверху и открывала документ. Дата включала в себя год, месяц и день месяца. Год - от Рождества Христова, однако в XV-н. XVI вв. иногда употреблялось летоисчисление от сотворения мира. Начиная с Жигимонта, год указывался от Рождества Христова. Дольше всего датировка от сотворения мира сохранилась в частных актах.

Эра от сотворения мира называется также византийской. Считалось, что от сотворения мира до Рождества прошло 5508 лет. Нужно помнить, что до 1492 г. (7000 г.) года начинался с марта, а с 1492 г. - с сентября.

По мартовскому стилю цифра 5508 вычитается из тех исторических событий, которые произошли в один из месяцев с марта по декабрь включительно. Если событие произошло в январе или феврале, то вычитается 5507.

Если событие датируется по сентябрьскому стилю, то для перевода даты на нашу эру из даты события с января по август вычитается 5508, а для событий с сентября по декабрь -5509.

Помимо этого при переводе даты следует учитывать юлианский (старый стиль) и гри­горианский (новый стиль) календари. В 1563 г. Григорий XIII издал указ, согласно которо­му после 4 октября считалось не 5, а 15 число. В Беларуси новый стиль был введен практиче­ски сразу же. Это положение сохранялось до присоединения Беларуси к России. В России только с 1918 г. перешли на новый стиль. При переводе дат с юлианского календаря на гри­горианский следует учитывать, что отставание юлианского календаря - 12 суток в XIX в., 13 суток в XX в., 14 суток в XXI в.

Кроме того, в ХУ-ХУ1 вв. часто использовалось обозначение года по индикту. Иногда в дате после указания года, месяца и дня указывался год правления Великого князя. Напри­мер: «а панования нашого пятого року».

При написании даты использовались словесный, цифровой и смешанный способы.

Единственное правило при оформлении даты - месяц оформлялся прописью.

При датировании документов, написанных по-русски, в качестве цифр использовались буквы кирилличного алфавита, в латиноязычных документах - римские цифры, реже - араб­ские.

●Удостоверение документа.

♦ Подпись.

Один из обязательных элементов документа. Как правило, документы указанного пе­риода имели две подписи: первая - лица, от имени которого исходил или выдавался доку­мент, вторая - лица, ответственного за техническую подготовку и правильность оформления документа (писарь). Большинство документов XV в. не имело вообще никаких подписей. Обычно использовалась стереотипная формула: «Правил..., писал...», «Приказ... писал». До начала XVI в. большинство листов из государственной канцелярии выходило без подписей. Более менее регулярно подписи начали проставляться при Александре не позднее 1502 г. Господарь подписывался двумя словами: ставил имя и добавлял «король» - Rex. При Жигимонте Старом подпись господаря стала появляться чаще, но даже во второй половине XVI в. Великий князь не всегда еще сам подписывал документ. В то же время, во второй полови­не XVI в. господарь подписывал большинство документов, выходивших из Канцелярии.

Видимус - копия документа.

Господарь мог подписать документ даже в том случае, если не принимал лич­ного участия в рассмотрении и решении того или иного вопроса. Некоторые виды докумен­тов обязательно имели господарскую подпись.

Писарская подпись начала проставляться на документах не позднее 1451 г., когда лист Казимира полоцкому старосте подписал писарь. Регулярно она проставлялась с 1511 г. С 1516 г. документы в классическом варианте подписывались уже двумя лицами: королем и писарем.

Подпись господаря располагалась слева под текстом и писалась, как правило, по латы­ни.

Подпись писаря - справа под текстом, но ниже господарской.

Официальный документ вместо писаря могли подписать и другие лица: как правило, канцлер, подканцлер, кто-нибудь из высших духовных лиц. Иногда на документе могло быть и три подписи. В некоторых случаях печатари подписывали документ за господаря. Но чаще

их подпись ставилась вместо писарской на наиболее важных документах. Некоторые доку­менты могли выходить за подписью других центральных врядников.

В частноправовых актах подпись - редкое явление. Статуты ВКЛ предусматривали подпись в частноправовых актах только в том случае, если человек умел писать.

♦Печать.

Печать могла либо прикладываться, либо привешиваться к документу. Как правило, прикладывалась к воску красного цвета. Печати частных лиц прикладывались на воск зеле­ного цвета, духовенства - на воск черного цвета. В особо торжественных случаях печать прикладывалась на золото, серебро, другие материалы. В тексте документа указывалось сте­реотипной формулой на особенность прикрепления печати к документу. Вид документа не имел никакого значения.

Во второй половине XVI в. канцелярия использовала большую (у канцлера) и малую (у подканцлера) печати. Господарская печать в форме перстня называлась сыгнетом и к офи­циальным документам не прикладывалась, а использовалась Великим князем в тех случаях, когда он выступал как частное лицо. Употребление сыгнета в официальных документах слу­чалось в виде исключения с обязательным условием последующего удостоверения государ­ственной печатью.

Несколькими печатями скреплялись документы на сеймах, документы, касавшиеся об­щих интересов ВКЛ и Польши. Они скреплялись подписью монарха и государственными пе­чатями двух государств.

Печать прикладывалась ко всем документам для придания юридической силы и имела даже большее значение, чем подпись. Документ, не имевший печати, в суде признавался не­действительным.

Тема 10: Текст современного управленческого документа. Композиционная струк­тура текста. Общие требования к языку и стилю служебных документов.

Текст документа - информация, зафиксированная письмом или любой системой зву­козаписи, заключающая в себе всю основную часть документа.

Прежде всего, необходимо решить вопрос, нужно ли составлять документ, нельзя ли обойтись бездокументным обменом информацией. Законом нельзя предусмотреть все слу­чаи, когда документирование обязательно, когда документ будет лишним. Всегда целесооб­разно и необходимо составлять документы в тех случаях, когда они охраняют интересы на­рода и государства, содержат отчеты о деятельности государства, отдельных организаций.

В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, выделяют доку­менты простые и сложные.

Простые документы - это те документы, в которых рассматривается один вопрос.

Сложные документы - те документы, в которых рассматривается несколько вопросов.

Простые документы более удобны в обработке, легче регистрируемы, их легче подши­вать в дела, использовать в архиве. Обработка сложных документов может вызвать ряд труд­ностей. Их сложно регистрировать (в графу содержания журнала / карточки надо писать не­сколько вопросов, при направлении на исполнение, если вопросы касаются разных струк­турных подразделений организации, нужно устанавливать очередность выполнения или снимать копию с документа). Исполнение документа задерживается. Если исполнение во­просов, поднятых в документе, взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, то на каждый вопрос приходится заполнять отдельную контрольную карточку. Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, при формировании дел иногда снимают копии и делают выписки, помещая в разные дела в соответствие с номенклатурой.

Тем не менее, в ряде случаев приходится составлять сложные документы. Сложными являются такие документы, как правила, приказы, протоколы, отчеты.

Письма и докладные записки должны составляться по одному вопросу.

♦Структура текста документа.

Текстовый документ обычно состоит из трех частей:

1) введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на другой документ;

2) изложение, где приводятся цифры, факты, доводы;

3) заключение, содержащее суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения, просьбы

Одна из частей может отсутствовать, но заключение - обязательная часть документа.
Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует делить текст на две части:

• основание, причины составления документа (вводная часть);

• излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения / просьбы (основная
часть).

Вводная часть может отсутствовать.

Текст сложных по содержанию документов (инструкции, приказы, протоколы и др.) до­пускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими циф­рами с точками. Но 4 знака, разделенных точкой - это максимум.

В зависимости от вида документа, принадлежности к той или иной системе документа­ции будет различаться формуляр документа, а также структура и оформление текста. Напри­мер, в нормативных правовых актах существует своя система нумерации составных частей текста: разделы, главы, пункты, подпункты, которые обозначаются словами, римскими и арабскими цифрами.

Как элементы текста иногда выделяются заголовок и приложение.

♦ Композиционная (логическая) структура текста документа.

Композиционная структура текста документа - это последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы или предмета.

Композиция определяется:

1) видом и разновидностью управленческого документа;

2) формой представления текста (связный текст, таблица, анкета, график, диаграмма);

3) содержанием конкретного документа;

4) спецификой отдельного акта делового общения.

В текстах документов, представленных в форме таблицы или анкеты, композиционная структура текста задана самой формой представления текста.

Композиционная структура текста таблицы будет выглядеть следующим образом: объ­екты, признаки их описания, конкретные показатели.

КСТ анкеты: объект, признаки его описания, конкретные показатели.

Тексты документов, представленных в грамматически связной форме, составляются по устойчивым, выработанным практикой документирования композиционным схемам, опреде­ляющим состав и последовательность текста документа для каждого вида документа или его разновидности. Например, тексты приказов по основной деятельности будут состоять из вводной (констатирующей) и распорядительной (обоснование) частей. Тексты приказов по личному составу будут состоять из тех же частей, но части будут расположены в обратном порядке. Текст протокола заседания строится по следующей схеме: вводная часть - основная часть (а основная часть по схеме: слушали - выступили - решили).

Особенности содержания документа, а также цели конкретного акта делового общения могут в определенной степени влиять на композиционную структуру текста, вызывая необ­ходимость отступления от заданной схемы. Например, в определенной ситуации возможны распорядительные документы без обоснования, письма без пояснения и т.д.

♦Язык и стиль служебных документов.

Официальный документ оформляется в деловом стиле. Специфическими признаками делового стиля являются:

1) формулировки документов должны быть безупречно отработаны в юридическом отно­шении;

2) текст документа должен быть точным, не допускающим различных толкований;

3) нейтральный тон изложения;

4) лаконичность.

Тема 11: Употребление в текстах современных управленческих документов ино­странных слов, терминов, неологизмов, сокращений.

При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется поль­зоваться простыми предложениями, использовать прямой порядок слов.

Вводные слова должны стоять в начале предложения. Сказуемое следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах употреблять глаголы неопределенной формы и языковые конструкции повелительного характера.

♦ Особенности употребления терминов, неологизмов в деловой речи.

Термины, употребляемые в документах, делятся на:

Ø отраслевую терминологию, отражающую содержание предметной области, которой по­священ документ. Например: комплектование - отбор документов и прием их на посто­янное хранение в архив;

Ø специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управле­ния.

Термин - слово / устойчивое словосочетание, которому приписано определенное науч­ное или специальное понятие.

Совокупность терминов отдельной области знания / профессиональной области дея­тельности составляет терминологию (терминосистему).

Термин употребляется в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность со­держания документа и однозначность понимания текста. При употреблении термина следует следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и корреспонденту. Если у автора возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина:

1) дать официальное определение термина;

2) расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;

3) исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом / выражением.

Использование неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия или называет по­нятие, уже имеющееся в языке. В последнем случае - это профессионализм, употребление которого в деловой речи недопустимо. Неологизм, относящийся к первой категории, имеет полное право на существование.

♦ Использование сокращений.

В деловой речи в целях компрессии для обозначения понятий используются сокраще­ния, но только общепринятые.

Есть два вида сокращенных слов:

1) аббревиатуры (лексические сокращения) - сложносокращенные слова, образованные
путем удаления части составляющих их букв или образованные из частей слов. Напри­мер: СНГ, АСУ, зам.;

2) графические сокращения - применяемые на письме сокращенные обозначения слов:
п/о, гр-н, тчк, ж.-д.

Лексические сокращения функционируют как самостоятельные слова. Графические со­кращения - это не слова, т.к. на письме и при чтении расшифровываются. Рассмотрим правила образования аббревиатур. I) Существует несколько видов лексических сокращений:

1) инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обо­значающих понятие:

а) буквенные - при чтении произносятся буквы: БГУ, ВДНХ, СССР и т.д.;

б) звуковые - при чтении произносятся звуки: вуз, МАЗ, АЭС и т.д.;

в) буквенно-звуковые: МВД, ГИБДД, РОВД и т.д.;

2) слоговые сокращения - сокращение по начальным слогам слов, входящих в сложное на­именование: иняз, истфак, завуч;

3) частично сокращенные слова - слова из части или частей слова и полного слова: техос­мотр, подлодка, хозрасчет.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обо­значают имя собственное (название организации). Родовые наименования пишутся со строч­ной буквы.

Инициальные буквенные аббревиатуры всегда пишутся прописными буквами (СТБ, БГУ).

Инициально-звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного и строчными, если образованы от нарицательного слова (вуз);

4) слова-усечения: зам., зав., нач.;

5) телескопические - из начала и конца составляющих слов: бионика, рация (от радиостанция);

6) смешанного типа - в сложносокращенных словах по смешанному типу буквенные со­кращения пишутся прописными буквами, а слоговые - строчными буквами: НИИхиммаш, БелАЗ.

II) Графические сокращения делятся на:

1) точечные - после сокращения всегда ставится точка: и др., и т.д., экз., и т.п., и пр., т.е., т.о., т.к., т.н. (не употребляются в официальных документах, т.к. не являются общепринятыми);

2) дефисные: г-н (форма обращения «господин» сокращается в начале / середине фразы, а также в реквизите «Адресат» в форме «г-н»; в конце и в формуле вежливости «господин» не сокращается; при употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а потом инициалы, при употреблении фамилий и инициалов без слова «господин» даже при нали­чии наименования должности вначале пишут инициалы, затем - фамилию);

3) косо-линейное сокращение: п/о, к/ф;

4) нулевые (курсивные): как правило - физические величины: т, кг, м, см;

5) комбинированные: ж.-д., сев.-зап.

При употреблении графических сокращений следует помнить: они не должны оканчи­ваться на гласную. Не следует перегружать текст графическими сокращениями.

♦Правила употребления географических сокращений и дат.

Названия географических понятий сокращаются только перед словом, к которому они относятся: г. Минск, оз. Нарочь.

Сокращение г. (город) применяется в реквизитах «Адресат», «Место составления и изда­ния документа», «Текст». При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы: гг.

После некоторых дат ставятся две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом если охватывается определенный хронологический период, второй год пишется полностью. 2001-2004 гг.

Учебные и финансовые годы пишутся через косую черту, сокращая год на две первые цифры и употребляя слово «год» в единственном числе: 2003/04 г.

При упоминании в тексте или заголовке только одного года слово «год» не сокращает­ся: в начале 2003 года.

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты, например, 22 апреля 2004 г., а не 22 апреля сего года или текущего года.