Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема 16: Понятие «система документации». Признаки системы документации. ⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 7
Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность определенной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, далее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее -уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государственной власти: министерство, концерн, предприятие. В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается. В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функциональные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдельных. Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим системам: • деление системы на подсистемы: система документации отрасли или отдельной функции управления делится на подсистемы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой документации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы: 1) Организации методологии планирования; 2) Перспективного планирования; 3) Текущего планирования. Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою очередь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (например, перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства); • взаимосвязь внутри и между системами: внутри системы между ееэлементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изолированно. Каждый из них занимает определенной место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляется в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко - взаимное проникновение друг в друга.
ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность ит.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты. Тесно связаны между собой системы плановой и отчетно-статистической документации. Если различные виды планов входят в состав плановой документации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях действия планов: как в ходе переписки по их выполнению, так и при подведении итогов по их выполнению. Т.о., системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают; • наличие внутренней организации; • автономность элементов системы: автономность систем проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсистем данной системы в значительной мере самостоятельно. Например: в подсистеме "учет имущественно-материальных ценностей» ведутся книги и картотеки по учету основных средств, акты о приеме, сдаче, списании материалов и др. Все эти документы выполняют важную и достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Но это не противоречит принципу взаимосвязи с другими подсистемами в решении общих задач данной системы. • способность к развитию: каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач. Темы 17 и 18: Историческая обусловленность формирования систем документации. Системы документации ВКЛ. Развитие систем документации в Российской империи и на современном этапе.
Система документации, как и документ - следствие исторического развития. С развитием государства и его аппарата управления отдельные документы приобретают новое качественное значение. Постепенно из некогда единой системы документации в силу развития специализации и дифференциации управления в отраслевых и функциональных направлениях выделились специальные системы документации, обслуживающие отдельные функции или отрасли деятельности государства. Процесс дифференциации систем документации применительно к дифференциации управления привел к выделению системы общего делопроизводства. Документирование по общим вопросам управления охватывает основную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникших при документальном оформлении этой деятельности, - общая документация. Параллельно выделяются специальные системы документации, в которых отражаются отдельные функции управления: система учетной, военной, судебной, финансовой документации и др. Складывание в Беларуси специальных систем до- кументации относится к ХУ-ХУ1 вв. Отсутствие в ВКЛ центральных специальных органов управления государством обусловило отсутствие отраслевых систем документации за исключением судебной документации в некоторой степени. Специальные системы документации, которые мы выделили, носили функциональный характер. Системы документации, сложившиеся в этот период - не неизменны. Усложнение задач управления привело к изменениям в составе и содержании систем. Проследим развитие специальных систем документации на примере учетной документации. Существовало два направления учета: бухгалтерский и статистико-экономический. Бухгалтерский учет. На характер бухгалтерской документации в ХV-первой половине ХV1 веков оказали значительное влияние: Ø отсутствие постоянного органа для управления финансовыми делами; Ø особая система поступления финансовых ресурсов в центральную государственную казну (скарб земский и дворный), при которой сюда попадали только остатки государственных доходов, не израсходованных на местах. Подскарбий принимал деньги или вещи, выдавая лицу, доставившему их, вызнание или расписку, служившую для него оправдательным документом. Большая часть государственных расходов (выплата жалования и т.д.) приходилась на «местные кассы». По личному приказу господаря или по его совету с Панами Радными писари государственной канцелярии выдавали заинтересованным лицам квиты (квитанции), по которым они могли получить причитающиеся им суммы из местных касс, исходя из средств, которыми располагали «местные кассы», мнения кредитора на месте. Из скарба подскарбий земский выдавал деньги и вещи чаще всего на листы и квиты, взятые получателем у великокняжеских писарей, в редких случаях - по устному поручению Господаря или панов. Каждый писарь вел реестр квитам, выданным при его посредстве, с кратким обозначением их содержания (реестры отправ), которые являлись, по сути, расходными книгами. Квиты, оплаченные местными урядниками и арендаторами господарских доходов, и расписки, выданные подскарбием при сдаче остатка доходов в скарб, предъявлялись ими во время ежегодного финансового отчета. После отчета писарь от имени Великого князя выдавал отчитавшемуся квитанцию с печатью и заносил в книгу результаты личбы (отчета): приход, расход, остаток или копию квитанции.
Аналогичным образом отчитывался подскарбий земский, предъявляя в качестве оправдательных документов господарские листы и квиты, реестры сделанных расходов. Книги, в которые заносились отчеты местных финансовых агентов, называли книгами аренд. Первоначально в эти книги заносилась информация о передаче в аренду мыт, корчем, других доходных мест, а также соответствующие акты о принятии личбы у этих арендаторов. При Великом князе Александре в эти книги стали вписывать информацию по вопросам скарба, но не имевшим отношение к арендам. Со времени Жигимонта Старого книги аренд становятся основными учетными книгами скарба. В них вписывались документы об арендах, финансовые отчеты должностных лиц, «листы вызнанные» кредиторам великого князя, общие отчеты по скарбам подскарбия земского и др. В середине ХVI в. в организацию учета внесены некоторые изменения и усовершенствования. Расширены функции подскарбия земского. Он наделен полномочиями министра финансов. Ему отдано высшее управление господарским хозяйством и ведение центральной отчетности. Устава на волоки 1557 г. подчинила подскарбию земскому старост, державцев, тивунов, городничих и других держателей господарских доходных мест, которые должны были давать финансовые отчеты подскарбию земскому либо одному из его ближайших помощников - писарю скарбному. Выдавалась квитанция, за которую нужно было платить 2 гроша.
……………………………………………………………………………………………………….
СТБ 6.10.1-95 рекомендует строить УФД именно с помощью формуляра-образца. Необходимость формуляра-образца определяется разработчиком унифицированной системы документации. Тема 20: Основные требования к построению формуляра-образца. Можно выделить основные требования к построению формуляра-образца. Формуляр-образец строится для одного или нескольких документов, относящихся к единой подсистеме УСД по ОК Республики Беларусь 6.10.1-95. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные исходные документы после унификации реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов или описание реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов. Формуляр-образец должен устанавливать: формат бумаги, конструкционную сетку, служебные поля, расположение частей, зон и реквизитов с учетом двухсторонней печати. Формат бумаги определяют исходя из свойства и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа с учетом размера полей для подшивки. Рекомендуется использовать форматы АЗ, А4, А5 и А6 (по ГОСТу 93.27). Стандарт допускает использовать кратные им форматы. Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного порядка. Расстояние между соседними линиями определяется техническими характеристиками печатных устройств: между вертикальными линиями - 2,6 мм (=пробел в пишущей машинке), между горизонтальными - 4, 25 мм (=интервал в пишущей машинке) (в теперешних стандартах этого нет, берется из старых стандартов). Линии конструкционной сетки должны иметь порядковые номера. Конструкционным элементом проектируемых УФД является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями. Ячейка конструкционной сетки - это поле для размещения одного знака документа, включая пробел. Конструкционным элементом может быть базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки конструкционной сетки. Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линий конструкционной сетки, разделенными точками. Установлено три зоны формуляра-образца: заголовочная, содержательная и оформляющая. Они устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Зоны формуляра-образца устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и обозначаются координатами верхней левой и нижней правой ячеек конструкционной сетки, между которыми ставится знак «тире». В заголовочной части устанавливают две зоны: для размещения реквизитов заголовочной части документов; для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части. В содержательной части формуляра-образца размещаются реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм, и устанавливаются поля данных с учетом границ установленных зон. В границах содержательной части формуляра-образца выделяется специальная зона для записи реквизитов, подлежащих дальнейшей обработке средствами вычислительной техники. Границы таких реквизитов следует выделять жирной линией. В границах оформляющей части формуляра-образца устанавливают одну зону. В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизита «Дата заполнения документа» или
подписи лица / лиц, ответственных за правильность заполнения формы, предусматривается место для печати (при необходимости). Унификация и стандартизация документов осуществляются как на национальном, так и на международном уровнях. На международном уровне ведущая роль в унификации и стандартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (18О). Именно этой организацией приняты различные стандарты: • 180 5127.1-83 «Документация и информация. Словарь терминов. Часть 1. Основные понятия»; • 180 800-88 «Понятия и термины. Международная унификация»; • 180 216-1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские • 180 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка»; • 180 8439-90 «Разработка бланков. Основные положения»; • 180 6422-1985 «Типовые бланки для торговой документации» (именно с торговой документации началась унификация документов в международном масштабе); • 180 353-1975 «Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения • 180 269-1985 «Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры»; • 180 11180-1993 «Адресация почтовая».
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-02-07; просмотров: 1296; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 34.201.37.128 (0.044 с.) |