Тема 12: Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы.

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.

Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за­трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти­повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав­лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

1) упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

2) унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

3) сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

4) использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

5) ускорить процессы принятия управленческих решений.

При унификации текстов применяются методы содержательной и формальной уни­фикации.

К методам содержательной унификации относятся следующие методы:

Ø установление состава форм документа;

Ø создание типовых форм;

Ø построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),

Ø унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

Ø унификация структуры документа;

Ø создание общих синтаксических правил построения документа;

Ø унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной ин­формации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и дейст­вия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная инфор­мация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста.

Унификация текстов управленческих документов - это объективный процесс, выте­кающий из условий функционирования документов в системе управления и зависящий от следующих факторов:

■ типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возни­кающими при функционировании юридических лиц;

■ определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и
правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

■ повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости
в однотипных управленческих документах.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повто­ряющихся ситуаций.

Этапы унификации текстов документов:

1) унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

2) унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

3) разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информаци­онно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от пра­вильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедитель­ность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргу­ментированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управ­ленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысло­вых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Мо­дальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употребле­нием инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности.

Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отра­жающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Для определения объ­екта унификации изучаются уставы организации, ее структурных подразделений, должност­ные инструкции специалистам.

При просмотре дел устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение конкретного вопроса, выделяются основные документы, несущие близкую по смыслу ин­формацию.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяю­щихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями докумен­та (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержа­ние, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе. В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на еже­годную международную выставку, посвященную системе Unix:

1. Обращение

2. Сообщение о месте и времени проведения выставки

3. Цель проведения

4. Возможность участия в заседании круглого стола

5. Просьба подтвердить участие

6. Формула вежливости

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выраже­ния, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста.

На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм доку­ментов организации, в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.).

Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п.

Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структур­ных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм утверждаются руководителем организации. Вновь создаваемые унифицированные формы могут использоваться в традици­онном или автоматизированном режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:

1) Работники службы ДОУ;

2) Другие специалисты.

Программы обучения включают в себя:

Ø цели унификации и ее место в ДОУ;

Ø специфика ОДС;

Ø требования к композиционной структуре документов;

Ø основные методы унификации текстов управленческих документов;

Ø формы представления унифицированных текстов и др.

Введение альбома предусматривает его актуализацию, т.е. исключение устаревших форм, разработку и включение вновь утвержденных форм, их корректировку.

Одним из средств унификации является формализация. Следствием регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих действий и ситуаций, темати­ческой ограниченности деловой речи является широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых шаблонных словосочетаний и языковых оборотов, используемых в неизменном виде: сообщаем, что в период с... по...; акт составляется комиссией в составе...; направ­ляется на согласование (рассмотрение, утверждение); в соответствие с договоренностью, достигнутой...; во время переговоров стороны обсудили возможность...; просим вас изы­скать возможность...; принимая во внимание, что..., просим; учитывая изложенное, про­сим....

Языковые формулы - результат унификации языковых средств, используемых в одно­типных, повторяющихся ситуациях. Формулы выступают как юридически значимые компо­ненты текста, без которых документ не обладает юридической силой или выступают в каче­стве элементов, определяющих его видовую принадлежность: оплату гарантируем (гаран­тийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме... до...; претензии по гарантии следует предъявлять...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением... возложить на...

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокра­щая время на его подготовку и восприятие.